El Contenido fantasma o datos no estructurados desde la perspectiva profesional de un archivólogo

El Contenido fantasma o datos no estructurados desde la perspectiva profesional de un archivólogo
Autor: Licenciada Carmen Marín, con apoyo de Grok

El enfoque resalta la vital importancia de organizarlos mediante procesos archivísticos especializados, y pone de manifiesto el error común de delegar esta responsabilidad exclusivamente a profesionales de sistemas de información o TI, sin tomar en cuenta al experto en archivología.

El "contenido fantasma" empresarial

Por qué es vital organizar los datos no estructurados desde la archivología

En el entorno empresarial actual, se estima que aproximadamente el 90% de los datos generados por las organizaciones son no estructurados. Estos datos —que incluyen correos electrónicos, documentos en PDF o Word, presentaciones, informes, contratos, imágenes, videos, mensajes en plataformas colaborativas y otros formatos dispersos— carecen de una estructura predefinida, se encuentran en silos desconectados y resultan difíciles, cuando no imposibles, de localizar, recuperar o utilizar de manera eficaz.

Como bien se describe, representan el "contenido fantasma" de la organización: un vasto volumen de información valiosa que permanece invisible, infrautilizada y expuesta a riesgos.

Organizar estos datos no es un mero ejercicio técnico de almacenamiento o indexación informática; es una necesidad estratégica que garantiza la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de la información a lo largo del tiempo.

Desde la visión de la archivología, estos datos son documentos de archivo en sentido amplio: evidencias de las actividades, decisiones y obligaciones de la empresa.

Su desorganización genera

• pérdidas económicas (por duplicidad de esfuerzos,
• tiempos de búsqueda excesivos o decisiones basadas en información incompleta),
• riesgos legales (incumplimiento de normativas de retención, protección de datos o auditorías),
• vulnerabilidades de seguridad (exposición de información sensible) y, sobre todo,
• la imposibilidad de transformar ese "fantasma" en un activo real para la toma de decisiones, la innovación y la competitividad.

La mayoría de las empresas cometen un error conceptual grave al asumir que este problema corresponde exclusivamente a los profesionales de sistemas o tecnologías de la información. Si bien los expertos en TI son esenciales para la infraestructura técnica (almacenamiento en la nube, bases de datos no relacionales o herramientas de IA para procesamiento), la gestión eficaz de datos no estructurados requiere el enfoque archivístico profesional.

El archivólogo aporta el conocimiento teórico-metodológico específico para:

• Clasificación archivística: Identificar las series documentales, funciones y actividades que generan estos datos, estableciendo esquemas de clasificación funcionales que reflejen el contexto orgánico de la empresa (no solo por tipo de archivo o fecha).
• Ordenación y descripción: Aplicar métodos de ordenación (cronológica, alfabética, numérica o combinada) y descripción normalizada, incorporando metadatos que capturen el contexto, contenido y estructura de los documentos, asegurando su trazabilidad y recuperación eficiente.
• Valoración y selección: Evaluar el valor administrativo, legal, fiscal y probatorio de los documentos para definir tablas de retención y disposición final, evitando la acumulación innecesaria y garantizando el cumplimiento normativo.
• Preservación y conservación: Implementar estrategias para mantener la autenticidad e integridad a largo plazo, incluyendo migración de formatos y planes de preservación digital.
• Gestión del ciclo de vida documental: Desde la creación/captura hasta la disposición, integrando los datos no estructurados en sistemas de gestión documental que respeten principios archivísticos.

Estos procesos están alineados con estándares internacionales como la ISO 15489 (Gestión de documentos de archivo), que enfatiza un control sistemático y responsable de la información como evidencia organizacional.

Delegar esta responsabilidad solo a TI suele resultar en soluciones parciales: repositorios masivos sin contexto archivístico, búsquedas ineficaces o falta de control sobre la vida útil de los documentos.

El archivólogo, como especialista en la gestión de la memoria organizacional, es el profesional idóneo para liderar o colaborar estrechamente en estas iniciativas, integrando la perspectiva técnica con la archivística. Solo así el "contenido fantasma" deja de ser un lastre y se convierte en un recurso estratégico, accesible y confiable.

En resumen, organizar los datos no estructurados no es un problema tecnológico puro, sino un desafío archivístico. Las empresas que reconozcan el rol central del archivólogo en esta tarea no solo mitigan riesgos, sino que liberan el verdadero valor oculto de su información.

Las diferencias entre archivología (o archivística, según el término usado en diferentes contextos hispanohablantes) y TI (Tecnologías de la Información) son fundamentales, especialmente en la gestión de documentos y datos en organizaciones. Aunque ambas disciplinas interactúan cada vez más en entornos digitales, sus enfoques, objetivos, principios y competencias son distintos. A continuación, se presenta una comparación clara y estructurada.

1. Definición y objeto de estudio

Archivología / Archivística: Es la disciplina científica y profesional que estudia los archivos como conjuntos orgánicos de documentos generados por una persona, entidad o actividad (pública o privada). Se centra en la gestión del ciclo de vida documental completo: desde la creación, captura, clasificación, valoración, conservación, descripción, acceso y disposición final (incluyendo eliminación o transferencia a archivo histórico). El documento de archivo se entiende como evidencia y memoria de las actividades, con énfasis en su autenticidad, integridad, fiabilidad y contexto orgánico.

TI (Tecnologías de la Información): Es el conjunto de disciplinas y prácticas relacionadas con el desarrollo, implementación, mantenimiento y uso de sistemas informáticos, redes, software, hardware y datos. Se enfoca en la tecnología como herramienta para procesar, almacenar, transmitir y proteger información en general (datos estructurados, no estructurados, transaccionales, big data, etc.).

2. Enfoque principal

Archivología: Contextual y probatorio. Prioriza el porqué y el para qué de los documentos: su valor administrativo, legal, fiscal, probatorio e histórico. Busca preservar el contexto de creación (quién, cuándo, por qué y en qué función se generó el documento) para garantizar su valor como prueba.

TI: Técnico y operativo. Se centra en el cómo: eficiencia, rendimiento, escalabilidad, seguridad informática, accesibilidad rápida, automatización, análisis de datos y soporte tecnológico.

3. Principios y normas claves

Archivología: Se rige por principios archivísticos como procedencia, orden original, ciclo de vida documental, valoración y estándares como ISO 15489 (Gestión de documentos), ISO 30300 (Sistemas de gestión de documentos) y normativas nacionales de archivos (ej. tablas de retención documental).

TI: Se basa en estándares técnicos como ISO/IEC 27001 (seguridad de la información), ITIL (gestión de servicios TI), frameworks de desarrollo (Agile, DevOps), ciberseguridad, cloud computing y bases de datos.

4. Competencias y roles típicos

Archivólogo:

• Clasificación funcional y por series documentales.
• Valoración y elaboración de tablas de retención y disposición.
• Descripción archivística (metadatos contextuales, ISAD(G), NORMAS).
• Preservación a largo plazo (autenticidad digital, migración de formatos).
• Gestión de riesgos legales y cumplimiento normativo (acceso a información pública, protección de datos personales).

Profesional de TI:

• Diseño e implementación de infraestructuras (servidores, redes, cloud).
• Desarrollo de software y aplicaciones.
• Gestión de bases de datos y big data.
• Ciberseguridad, backups y recuperación de desastres.
• Soporte técnico y optimización de rendimiento.

5. Relación y complementariedad

La archivología no sustituye a TI, ni TI a la archivología. En la era digital, ambas son complementarias:

• TI proporciona las herramientas tecnológicas (sistemas de gestión documental electrónica - SGDE, ECM, repositorios digitales, IA para OCR o clasificación automática).

• La archivología aporta el marco conceptual y metodológico para que esos sistemas respeten los principios archivísticos y eviten perder el valor probatorio de los documentos (ej. un sistema tecnológico puede almacenar millones de archivos, pero sin clasificación archivística y metadatos adecuados, no se garantiza su fiabilidad como evidencia legal).

Muchas empresas cometen el error de pensar que un proyecto de gestión documental es "solo TI", cuando en realidad requiere liderazgo archivístico para definir procesos, políticas y controles. Tabla comparativa resumida 

 

Categoría	Archivología / Archivística	Tecnologías de la Información (TI)
Objeto principal	Documentos de archivo como evidencia orgánica.	Información y datos en sistemas tecnológicos.
Enfoque	Contextual, probatorio e histórico-legal.	Técnico, operativo y eficiente.
Ciclo de interés	Todo el ciclo de vida (creación $\rightarrow$ disposición).	Principalmente creación, almacenamiento y acceso.
Principios clave	Procedencia, orden original y valoración.	Escalabilidad, seguridad y rendimiento.
Normas representativas	ISO 15489, ISAD(G), Cuadros de Clasificación.	ISO 27001, ITIL, COBIT.
Riesgo si se ignora	Pérdida de valor probatorio y del contexto.	Fallos técnicos y brechas de seguridad.
Rol organizacional	Memoria institucional y cumplimiento legal.	Infraestructura y herramientas digitales.

En conclusión, mientras TI construye y mantiene el "cómo" digital, la archivología asegura el "qué", "por qué" y "para qué" de la información como patrimonio y evidencia confiable. Su colaboración es esencial para una gestión documental efectiva en el siglo XXI

Referencias bibliográficas

ISO 15489-1:2016. Información y documentación — Gestión de documentos de archivo — Parte 1: Conceptos y principios. International Organization for Standardization.

Box Blog / IDC (2023). "90% of your data is unstructured — and it's full of untapped value". Disponible en: https://blog.box.com/90-your-data-unstructured-and-its-full-untapped-value

IBM (s.f.). "Conquering the 3 core challenges of unstructured data". Disponible en: https://www.ibm.com/think/insights/conquering-3-core-challenges-unstructured-data

Pure Storage (s.f.). "¿Qué es la gestión de datos no estructurados? Herramientas, bases de datos y análisis". Disponible en: https://www.purestorage.com/es/knowledge/what-is-unstructured-data-management.html

Archivo General de la Nación (Colombia). Cartilla de Ordenación Documental. Disponible en: https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/DOCUMENTOS%20TECNICOS/CARTILLA%20DE%20ORDENACION%20DOCUMENTAL.pdf

Athento (2025). "Información no estructurada: el gran desafío (y oportunidad) de las empresas en 2025". Disponible en: https://www.athento.com/es/informacion-no-estructurada-el-gran-desafio-y-oportunidad-de-las-empresas-en-2025