Contenido Fantasma o datos no estructurados: el Criterio Archivístico como Motor de la Inteligencia Empresarial

Gobernanza de la Información no Estructurada
Por: Lic. carmen Marín con apoyo de Gemini

El Criterio Archivístico como Motor de la Inteligencia Empresarial

 
1. El Diagnóstico: La Trampa de la Automatización sin Control

Tras una investigación de las tendencias actuales en gestión de contenidos, se observa que muchas organizaciones cometen el error de implementar soluciones de Inteligencia Artificial (IA) bajo una visión puramente tecnológica. El resultado suele ser la creación de silos digitales más rápidos, pero igual de caóticos.

El 90% de los datos no estructurados no se resuelve con más almacenamiento, sino con valoración y clasificación, procesos que pertenecen estrictamente a la ciencia archivística.

 
2. El Criterio Archivístico en la Implementación de IA

El rol del profesional de la archivología, en la implementación de tecnologías de captura inteligente no es operativo, sino estratégico y prescriptivo. La IA es el "músculo", pero el archivólogo es el "cerebro" que dicta las reglas:

• Entrenamiento Semántico: La IA clasifica mediante lenguaje natural, pero es el archivólogo quien define el tesauro y el vocabulario controlado para que la máquina no confunda una "factura de servicios" con un "contrato de consultoría".

• Determinación de Metadatos Críticos: El archivólogo investiga qué datos son necesarios para la trazabilidad legal y administrativa, instruyendo a los sistemas sobre qué extraer para que el documento tenga valor probatorio.

• Gobernanza del Ciclo de Vida: Un sistema de IA puede etiquetar un documento, pero solo el criterio archivístico determina, basándose en la normativa vigente, si ese documento debe conservarse 5, 20 años o de forma permanente.

3. Modelo de Colaboración Interdisciplinaria

Para enfrentar el "Contenido Fantasma", es imperativo diferenciar las esferas de actuación para evitar el desplazamiento de competencias:

Área de Investigación	Responsabilidad de Sistemas (IT)	Responsabilidad de Archivología
Infraestructura	Mantener los servidores y la conectividad del motor de IA.	Definir la arquitectura de la información y la jerarquía de fondos.
Captura de Datos	Asegurar que la herramienta de extracción funcione técnicamente.	Validar la integridad y autenticidad del dato extraído.
Seguridad	Cifrado de datos y control de perímetros (Firewalls).	Clasificación de seguridad basada en la sensibilidad del contenido.
Eliminación	Borrado físico de los datos en los discos.	Dictamen de valoración para la eliminación legalmente segura.

4. Conclusión 

La investigación demuestra que el éxito de la transformación digital no reside en el software, sino en la metodología. El profesional de sistemas garantiza que el software corra; el profesional de la archivología garantiza que la información sirva.

Sin la intervención del archivólogo, la empresa corre el riesgo de automatizar la obsolescencia y perder el control sobre su responsabilidad legal. Mi propuesta es liderar la configuración de estas herramientas desde el diseño (Privacy and Archiving by Design), asegurando que el contenido deje de ser "fantasma" para convertirse en un activo auditable.


El archivólogo no no es un "organizador de papeles", es el Arquitecto de Reglas de Negocio esenciales para que cualquier IA empresarial pueda operar sin riesgos legales.