La inteligencia artificial en la gestión de Archivos

Seguridad y control en archivos digitales: previniendo errores con inteligencia artificial
https://pulsoslp.com.mx/

La IA se posiciona como aliada en la gestión de documentos digitales, ofreciendo soluciones eficientes y seguras.

Gestionar documentos digitales se ha convertido en un verdadero quebradero de cabeza. Empresas, instituciones y usuarios particulares nos enfrentamos cada día a montañas de archivos que hay que guardar, ordenar y proteger.

Pensemos en esto: según la International Data Corporation (IDC), en 2025 llegaremos a tener 175 zettabytes de información digital flotando por ahí. Es una barbaridad de datos, y obviamente, cuantos más tengamos, mayor será el caos y los riesgos.

¿La buena noticia? La inteligencia artificial está demostrando ser bastante útil para poner orden en todo este lío digital.

Ya existen soluciones como PDFinity, orientadas a trabajar con documentos digitales, que incorporan funciones inteligentes para clasificar y proteger archivos sin depender exclusivamente de procesos manuales.

Aquí es donde entran en juego las tendencias en IA para 2026, que apuntan a sistemas cada vez más autónomos, capaces de detectar anomalías, anticipar errores y mantener la organización documental casi en segundo plano, sin exigir una supervisión constante.

A partir de ahí, la pregunta deja de ser si la IA sirve para gestionar documentos y pasa a ser cómo puede hacerlo mejor, con menos riesgos y más fiabilidad.

Menos errores gracias a la automatización

Seamos honestos: los humanos metemos la pata constantemente cuando gestionamos documentos. Clasificamos mal, creamos duplicados, perdemos archivos... Es parte de nuestra naturaleza.

La IA puede automatizar estos procesos aplicando reglas consistentes, lo que significa muchos menos fallos.

Gartner hizo un estudio donde descubrieron que las empresas que usan IA para gestionar documentos han conseguido reducir un 40% los problemas con archivos mal clasificados o perdidos.

Los algoritmos detectan inconsistencias en nombres, formatos y toda esa información oculta (metadatos) que ayuda a encontrar documentos después. El resultado: cada archivo termina donde debe y podemos localizarlo al instante.

Protegiendo nuestros archivos de fisgones

Cada vez hay más gente intentando acceder a archivos que no les corresponden, especialmente cuando trabajan muchas personas con los mismos documentos.

Los sistemas de IA analizan cómo usamos normalmente los archivos y saltan las alarmas cuando detectan algo raro que podría ser un intento de acceso no autorizado.

La Agencia Europea de Ciberseguridad (ENISA) confirma que incorporar IA en la protección de documentos reduce bastante las filtraciones y nos permite seguir mejor el rastro de quién hace qué con cada archivo.

Básicamente, estos sistemas detectan problemas antes de que exploten.

Documentos auténticos y sin manipulaciones

Necesitamos estar seguros de que nadie ha tocado nuestros documentos sin permiso y que son legítimos.

La IA vigila las diferentes versiones de cada archivo y nos avisa si hay cambios sospechosos o el contenido no cuadra con versiones anteriores.

Esto es crucial cuando hablamos de temas legales, financieros o administrativos, donde un documento alterado puede traer consecuencias graves.

El National Institute of Standards and Technology (NIST) ha investigado esto y señala que combinar IA con blockchain ofrece un control robusto sobre la integridad de archivos digitales.

Así mantenemos la información confiable sin sacrificar velocidad ni facilidad de acceso.

Orden automático en el caos documental

¿Te suena la sensación de estar ahogándose en documentos? Es el pan nuestro de cada día en muchas organizaciones.

La IA clasifica automáticamente miles de archivos según los criterios que le marquemos, lo que hace que buscar y recuperar documentos sea muchísimo más rápido.

McKinsey & Company publicó un informe sobre automatización en entornos digitales donde afirman que usar IA para organizar documentos puede aumentar hasta un 30% la productividad de equipos administrativos.

Además, la IA sugiere categorías, agrupa documentos relacionados entre sí y optimiza el espacio de almacenamiento eliminando duplicados innecesarios.

Para terminar: la IA como guía en el caos digital

Lo realmente importante de la IA no es solo que haga cosas por nosotros, sino que nos da tranquilidad y control cuando estamos nadando en información por todos lados.

Cuando gestionar documentos deja de ser una pesadilla y se convierte en algo fluido, ganamos mucho más que productividad: tenemos seguridad, integridad y podemos rastrear todo lo que pasa con nuestros archivos.

Si la usamos bien, la IA convierte nuestros archivos digitales de un problema en una fuente fiable para tomar decisiones. La tecnología no está aquí para sustituirnos, sino para darnos soporte cuando lo necesitamos.

recommended by

Read more...

En el derecho de acceso a la información es clave la Gestión Archivística

ENA: la gestión archivística es clave para garantizar el derecho de acceso a la información pública

https://www.gob.pe/

Destacados especialistas abordaron el tema de los archivos en la esfera de transparencia en el segundo webinar del “Jueves Archivístico” del año

La transparencia y el acceso a la información pública son pilares fundamentales de una democracia saludable. En este contexto, la gestión adecuada de los archivos públicos se convierte en una herramienta esencial para garantizar estos derechos.

Este fue el tema central del segundo webinar del “Jueves Archivístico”, titulado “Archivos y Transparencia: garantizando el derecho de acceso a la información”, realizado por la Escuela Nacional de Archivística (ENA), entidad educativa del Archivo General de la Nación, el jueves 24 de abril.

El evento contó con la participación de destacadas especialistas: la Mg. Diana Sánchez, especialista legal en la Oficina General de Asesoría Jurídica del Ministerio de la Producción; la Mg. Mirtha Escajadillo, jefa de Atención al Ciudadano, Gestión Documental y Archivo de la Municipalidad Distrital de Jesús María; y como moderadora, la especialista en archivos Giovanna Valencia.

Las ponentes compartieron sus experiencias y conocimientos sobre el impacto de la gestión archivística en la promoción de la transparencia y el acceso a la información pública.

Al respecto, el director de la ENA, Santiago Tácunan Bonifacio, consideró que los archivos son garantes del acceso a la información y de la transparencia en la gestión pública. “Nuestro compromiso es seguir fortaleciendo las capacidades de los profesionales del sector archivístico en todo el país”, señaló.

Durante su intervención, la Mg. Diana Sánchez enfatizó que la transparencia no comienza con la solicitud de información, sino con la adecuada organización y conservación de los documentos por parte del Estado.

En esa línea, destacó la aprobación del Decreto Supremo N.º 007-2024-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, como una oportunidad para profesionalizar la gestión documental en las entidades públicas. “El nuevo marco legal debe ser aprovechado para fortalecer la gestión documental en todas las entidades públicas. De lo contrario, el acceso a la información seguirá siendo parcial y reactivo”, manifestó.

Por su parte, la Mg. Mirtha Escajadillo resaltó que los archivos públicos no son solo depósitos de documentos, sino herramientas fundamentales para la rendición de cuentas y la participación ciudadana.

La especialista alertó sobre la persistente dependencia de documentos físicos en la administración pública, lo que limita la eficiencia y accesibilidad de la información. “Digitalizar, modernizar y organizar nuestros archivos no es un lujo, es una necesidad para ejercer derechos”, afirmó.

El webinar concluyó con un llamado a las instituciones públicas y privadas a implementar estrategias claras para la modernización y digitalización de sus archivos, promoviendo la capacitación continua de los profesionales del sector.

Con esta iniciativa, la ENA reafirma su compromiso con el fortalecimiento de las capacidades profesionales en beneficio de una gestión documental más eficiente, transparente y orientada al ciudadano.

El dato:

• Los participantes que completaron adecuadamente su inscripción y asistencia podrán acceder gratuitamente a la certificación del evento.

Read more...

Proceso de expurgo documental con el objetivo de optimizar la gestión de archivos: Ayuntamiento de Ciudad Real

Ciudad Real avanza en la modernización de la Administración Electrónica con el expurgo de documentos administrativos

https://eldiadigital.es/

El Ayuntamiento de Ciudad Real continúa dando pasos firmes en su apuesta por una administración moderna, eficiente y digital y, en el marco del Plan de Modernización de la Administración Electrónica 2023-2027, se ha llevado a cabo un importante proceso de expurgo documental con el objetivo de optimizar la gestión de archivos y facilitar la digitalización de los servicios municipales.

Todo ello, tras la aprobación, en esta semana, de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha, quien dictaminó favorablemente el expediente de expurgo de determinados documentos municipales, aquellos de mayor antigüedad y carentes de valor.

Estas actuaciones se enmarcan dentro del proceso de modernización administrativa 2023-2027, que está ejecutándose por este equipo de Gobierno, ha informado el Consistorio en nota de prensa.

Así, acelerado, en el último año, el proceso de implantación de la administración electrónica en este Ayuntamiento, todos los documentos municipales ya se producen en formato electrónico y, en ese mismo formato, electrónico, se archivan en los servidores municipales habiéndose, por tanto, abandonado el documento en papel en esta administración.

Tal y como comenta la concejal de Administración Electrónica, Mar Sánchez, "procedía, llegados a este punto, el análisis de qué documentos históricos existentes en formato papel carecen de valor y, respecto a estos, la tramitación del expediente de expurgo y su destrucción material. En esos términos se ha actuado".

Este proceso ha consistido en la revisión, selección y eliminación controlada de documentos administrativos que han agotado su vigencia legal y administrativa, siguiendo estrictamente los criterios establecidos por la normativa archivística. El expurgo ha permitido liberar espacio físico en dependencias municipales, mejorar la organización de la documentación activa y avanzar hacia un modelo de archivo más ágil, sostenible y accesible.

Sánchez señala que "ello va a permitir recuperar, en torno a 100 metros cuadrados de dependencias municipales de la Casa Consistorial, que estaban ocupadas por estas cajas de documentos carentes de valor y su conversión en oficinas municipales para mejorar los servicios que se prestan a los ciudadanos".

Desde el área municipal se destaca que esta actuación se enmarca en la estrategia para implantar una Administración Electrónica moderna, centrada en la eficiencia interna y, en ofrecer una mejor atención a la ciudadanía. "Reducir el papel, facilitar el acceso digital a los expedientes y agilizar los trámites administrativos es fundamental para ofrecer un servicio público más transparente y cercano", declara la concejal de Administración Electrónica, Mar Sánchez.

Read more...

Coronavirus: El poder de la Información a tiempo

La Información es poder
https://www.mimorelia.com/
Ahora nos damos cuenta de que la organización y conservación, administración y preservación homogénea es indispensable siempre, pero sobre todo en tiempos en que se tiene que actuar rápido; sí, en este momento que tenemos que generar documentos sin parar y encontrar la información necesaria para salvar vidas. 

Ahora que se requiere promover el uso de métodos y técnicas archivísticas para desarrollar sistemas de archivos que nos garanticen localizar de manera expedita los expedientes administrativos y clínicos. 

Que la gestión documental nos facilita todas y cada una de las actividades a realizar, y que nos hubiera permitido advertir las áreas de oportunidad que tenemos en cuanto al manejo de la información interna y de los pacientes. 

Que sin este tratamiento integral de la documentación y la falta de protocolos de seguridad de la información que contiene datos personales sensibles, ha sido muy complicado, a veces imposible, proteger los datos de las personas que han dado positivo por Covid-19 o que están en contacto con ellas; en consecuencia, ahora muchos de ellos viven discriminados, y enfermeros, doctores y personal que trabaja en dependencias de salud son agredidos. 

Nos percatamos de que tuvimos que haber aprovechado las tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos; que esto nos hubiera ahorrado mucho tiempo y que, a su vez, hubiera permitido tiempos de espera menores para atender a los pacientes y para tratar a las personas internadas en los centros de salud. 

Que es necesario que absolutamente todo el personal esté capacitado en archivos y gestión documental, porque no sólo quien está en el archivo histórico maneja los documentos; sino que es en las áreas operativas donde aquellos tienen un mayor uso. 

Y que, actualmente, depende del tratamiento que se le está dando a los documentos, la precisión de la información que se da a conocer, las medidas que se acuerdan y ordenan ejecutar y la vida de muchos mexicanos.

Fuente: https://www.mimorelia.com/ahora-nos-damos-cuenta/

Read more...

Files, la app de Google de gestión de archivos

Files, la app de Google de gestión de archivos, ya cuenta con soporte para USB OTG
https://sevilla.abc.es/

De todas las aplicaciones oficiales de Google para Android posiblemente una de las menos conocidas es Files, una herramienta para la gestión de archivos, que desde su lanzamiento ha ido mejorando sus prestaciones de forma notable. Lo último ha sido algo que era muy esperado por muchos usuarios, debido a su utilidad: incorporar soporte para USB OTG.

Con su actualización a la versión 1.0.224103129, además de corregir errores menores Google Files añade esta función (que para aquellos que no estén al tanto cabe explicar que USB OTG es un ‘acrónimo’ de On The Go con el se indica que al terminal se pueden conectar periféricos) de manera que ahora es posible, con el cable pertinente, conectar un lector de tarjetas o pendrive al dispositivo y gestionar su contenido desde éste.

De esta forma, Google Files recibe un espaldarazo importante que le permite competir de tú a tú con las aplicaciones referentes en la materia que hasta ahora sí contaban con esta importante ventaja frente a la herramienta de la compañía de Mountain View. La aplicación, cuyo objetivo es mejorar la organización del contenido así como optimizar el almacenamiento en los dispositivos, ya ofrecía recomendaciones para desinstalar aplicaciones que utilizamos poco, o borrar archivos -temporales, caché…-; detectar y ayudar a eliminar el correo no deseado y el duplicado de imágenes; facilita la localización rápida de archivos importantes como fotos, vídeos y documentos; y hace más sencillo el compartir archivos online de forma rápida y segura, haciendo uso del Bluetooth y el GPS .

Google Files se puede descargar de forma gratuita en la Play Store. Para su funcionamiento basta con contar con Android 5.0 o una versión posterior del sistema operativo del gigante de Internet.

Autor: MARTÍN ARÉVALO

Read more...

Herramientas de colaboración empresarial

El futuro de la colaboración empresarial
http://www.haycanal.com/ 21/03/2016

lack, Salesforce Chatter, Huddle, Box... la lista de las herramientas de colaboración parece que es interminable. ¿Pero qué hay detrás de la proliferación de estas herramientas y qué impacto tienen en las empresas?

Las herramientas de colaboración empresarial se han ganado bien los galones, han hecho auténticas maravillas facilitando la colaboración entre los distintos departamentos y equipos de las empresas, desde compartir archivos y almacenar en la nube hasta compartir agendas e informes y ahora, gracias a una mejor y mayor colaboración, se abre la posibilidad de mejorar las comunicaciones internas de la empresa, lo que tendrá su repercusión por ejemplo en una mayor agilidad en el trabajo y en el proceso de tomas de decisiones. A nadie le puede sorprender que más y más empresas estén invirtiendo en estas aplicaciones.

Las herramientas de colaboración están ayudando a las organizaciones a mejorar su competitividad y, además, a reducir costes asociados a desplazamientos y espacios de trabajo.

De acuerdo a un reciente estudio de Clinked, las organizaciones que usan herramientas de colaboración alcanzan mayores niveles de productividad, con crecimientos de casi un 13%. Y más aún, el 97% de las empresas reconocen que, usando estas herramientas, pueden atender a sus clientes más eficientemente.

Una consecuencia lógica es por tanto que el 82 % de las empresas que utilizan esas herramientas de colaboración prevén aumentar su uso en el futuro. Y gracias a este “apetito” por la colaboración, el mercado se espera que crezca hasta alcanzar los aproximadamente 65 millardos de euro en 2019, frente a los 43 millardos de euro de 2014.

¿Pero qué es lo que realmente podemos encontrar detrás de la proliferación de estas herramientas y cuál va a ser el futuro de los equipos de relación con el cliente?

De manera muy resumida, podemos decir que las herramientas de colaboración están pensadas para eliminar silos, que son uno de los mayores obstáculos para la transformación digital que podemos encontrar en estos momentos.

Un problema muy común, y al mismo tiempo muy importante, es que las empresas tienen que hacer frente a múltiples silos en la colaboración en el trabajo. Para muchos de los empleados, el correo electrónico es un método de comunicación prácticamente unidireccional y de salida, de hecho, más de 200 millardos de correos electrónicos se envían diariamente, frente a los 12 millardos del año 2000. Pero no olvidemos que al mismo tiempo que se usa el correo electrónico, muchos empleados pueden estar utilizando una solución de gestión documental, como Google Docs por ejemplo, para colaborar en proyectos de una cierta duración en el tiempo, un servicio de chat o una plataforma de mensajería instantánea para una interacción en tiempo real con sus colegas y, por qué no, un sistema de gestión documental, como Dropbox, para almacenar documentos.

Mientras que cada una de estas herramientas son tremendamente útiles por sí mismas, especialmente en lo que se refiere a proyectos en equipo y discusiones, hay una solución más adecuada para que los equipos interactúen unos con otros. Las organizaciones deben trabajar para hacer que estas herramientas distintas y separadas se unan en un espacio único y centralizado para asegurar una experiencia de usuario mucho más racional y menos molesta.

Y es ahí donde las herramientas de colaboración avanzadas pueden impulsar el espacio de trabajo en las empresas. Este tipo de herramientas están muy dirigidas y se integran perfectamente en los procesos actuales, desde la gestión de proyectos y la gestión de documentos a la creación e intercambio de contenidos. También dan servicio a flujos de trabajo habituales como la gestión de tareas y control de tiempos, lo que es muy útil para cualquier organización que trabaje con plazos de ejecución.

A medida que más y más empresas se encaminan hacia la adopción total de herramientas avanzadas de colaboración, vamos viendo como la definición tradicional de colaboración y comunicación va siendo puesta en cuestión. Y al mismo tiempo que vemos como está creciendo su adopción en la industria, los proveedores de soluciones de colaboración se ven obligados a seguir innovando en la mejora de la experiencia de usuario y apoyando a la próxima generación del trabajo en equipo.

Autor: José Paz, director general de Avaya España y Portugal

Read more...

Decreto 2573 de diciembre de 2014: gestión de archivo y correspondencia, con aseguramiento de la información

¡Gestión de archivo, correspondencia y aseguramiento de la información!
http://www.semana.com/ 21/05/2015

La gestión de archivo y correspondencia, con aseguramiento de la información, es de obligatorio cumplimiento en las entidades del Estado: Decreto 2573 de diciembre de 2014.

Si queremos frenar la corrupción, nada más acertado que aplicar el sistema de gobierno en línea y para hacerlo, es indispensable ordenar cuanto antes los archivos del historial administrativo de la nación, es decir, de todas las entidades del Estado, iniciando la tarea desde su creación hasta el presente, con visión hacia el futuro, procurando rescatarlos de las bodegas húmedas y malolientes donde se encuentran y reposan muchos de ellos, que debido a su mal manejo hay que empezar por reconstruirlos.

Los contratos de Gestión de Archivo, Correspondencia y Aseguramiento de la Información, que en lo sucesivo deben cumplir obligatoriamente todas las entidades del Estado, además de dinamizar la administración pública, prestan al ciudadano un servicio muy eficiente puesto que una vez cumplida esta misión, desde cualquier parte del país se pueden consultar los Actos Administrativos de todas las entidades oficiales.

Esto nos permitiría entrar en la era del llamado: Gobierno en Línea, y los funcionarios que expiden los actos administrativos quedarán protegidos, puesto que con el mencionado sistema, los documentos que expidan no van a ser adulterados por los funcionarios corruptos, con fin el de cometer fechorías tan comunes en su adulteración de donde se derivan todo tipo de ilícitos, por los cuales muchos funcionarios honestos se encuentran encartados con la justicia, o cuando menos con los organismos de control.

Es preocupante que los archivos de la mayoría de las entidades estatales reposen en bodegas sin ninguna protección para conservarlos contra el deterioro; existen casos tan aberrantes, que son muchas las entidades del Estado que actualmente no tienen memoria puesto que sus archivos fueron destruidos por hordas criminales para ocultar desfalcos, chanchullos y peculados, por esta razón hay cierta indiferencia para cumplir este propósito, puesto que al hacerlo indudablemente que quedan al descubierto, y en el futuro, menos podrán hacerlo.

La transparencia de toda entidad estatal empieza desde la Gestión de Archivo y Correspondencia con aseguramiento de la Información, regulada por el Decreto 2573/2014, al cual deben acogerse todas las instituciones del Estado y las entidades particulares que tengan que ver con funciones de contratación.

Ante tanta corrupción en la Administración Pública, quienes sean sus rectores deben ser precavidos para que dentro del programa de Gestión de Archivo y Correspondencia de su entidad se les asigne un código con todo el historial administrativo de su gestión, con el fin de blindarse de futuras e injustas reclamaciones cuando quienes son sus reemplazos adulteran la pulcritud y la honestidad de las actos puestos en ejecución.

De conformidad con el Decreto 2573 de diciembre 12/2014, todas las entidades del Estado y las particulares que tengan que ver con el manejo de actividades oficiales tienen la obligación de alinearse de acuerdo con su función administrativa, con el fin de facilitar que el ciudadano, desde cualquier lugar donde se encuentre, pueda identificar mediante el sistema informativo del gobierno en línea los Actos Administrativos expedidos por las entidades de su competencia: Presidencia de la República, Ministerios, Superintendencias, Departamentos Administrativos, organismos de control; Gobernaciones, Alcaldías, toda la rama jurisdiccional y la legislativa.

Las anteriores consideraciones están reguladas por la Ley 489 de 1.998, que establece la obligatoriedad para que todos los entes del Estado, incluidas las administraciones regionales y municipales, se alineen bajo un solo esquema técnico con el fin de hacer más dinámica la información al ciudadano, dinamizar la Administración Pública y así permitir que en pocos minutos se pueda identificar un Acto Administrativo de cualquier entidad oficial, sin importar el tiempo de su expedición.

Considero que cualquier entidad estatal, para acogerse a las disposiciones legales anteriormente descritas, debe empezar por tres aspectos fundamentales:

Suele ocurrir con frecuencia en la Administración Pública -sin excepción-, quienes expiden un Acto Administrativo no tienen la precaución de archivarlo técnicamente con el fin de protegerlo de posibles adulteraciones, como por ejemplo: cuando se expiden en pos de asignar un presupuesto, o miles de Actos Administrativos que son vulnerables a las falsificaciones para defraudar al Estado, y en fin, sin número de situaciones que se presentan donde hay funcionarios corruptos listos a borrarlos o adulterarlos para sacar gabelas de beneficio personal.

Los organismos de control y la misma Fiscalía están hasta el tope de investigaciones por casos de adulteración de documentos y son muchos los exfuncionarios honestos que en los actuales momentos se encuentran en las cárceles inocentemente por no haber tenido la precaución de practicar la Gestión de Archivo y Correspondencia, con aseguramiento de la información.

Desde luego que esta práctica no le conviene a los funcionarios corruptos puesto que una entidad que proteja sus Actos Administrativos, es muy difícil que sea vulnerable a los actos delictivos dentro y fuera de la Institución.

Si hacemos una evaluación sobre este tipo de gestión documental de archivo y correspondencia dentro de la Administración Pública, nos daremos cuenta de que son muy pocas las entidades que se han acogido al programa, pero que de acuerdo a las nuevas disposiciones legales dictadas por el Gobierno en el Decreto 2573 de diciembre /2014, es de imperiosa necesidad que se le dé cumplimiento a la norma, en coordinación con algunas empresas especializadas en esta lides, para que inicien cuanto antes el programa de Gestión de Archivo y Correspondencia con aseguramiento de la información, dentro de la Administración Pública.

El aseguramiento de la información evita posibles adulteraciones a futuro, le da seguridad a quien regenta sus actividades de que queda blindado hacia el futuro contra posible fraudes o adulteración de documentos.

urielos@telmex.net.co
urielos@hotmail.es

Read more...

Las maravillas de PDF Expert de la mano de Readde en la gestión de archivos

PDF Expert, la solución de Readde a la gestión de archivos
http://www.actualidadipad.com/ 30/10/2014

Como estudiante, me veo en la tesitura de tener que lidiar con una cantidad ingente de apuntes, libros, fotocopias, exámenes… y archivos pdf. Respecto al primer grupo de documentos no tengo más remedio que cargar con una anticuada carpeta, pero para aquellos presentes en el formato de Adobe no dudo en recurrir a mi iPad, dispositivo que, sin duda alguna, ha supuesto un antes y un después en mi día a día académico.

Sería fácil caer en la tentación de pensar que iBooks es la aplicación idónea para manejar estos archivos en formato pdf, pero, como podría sugerir cualquier usuario con conocimiento de causa, la realidad se antoja muy distinta a lo que podría parecer: se trata de una aplicación que para un uso esporádico es correcta, sin florituras, pero que de cara a un usuario intensivo resulta, como poco, insuficiente: su manejo no es nada ágil, y su versatilidad se torna prácticamente nula.

Por suerte, como se solía decir, hay una aplicación para todo, y aquí es cuando entra en escena PDF Expert, una completísima herramienta de la mano de Readdle, que viene a suplir todas estas carencias, añadiendo además una serie de características y mejoras que llevan el consumo de documentos digitales a un nuevo nivel.

Nada más abrir la aplicación nos encontramos con un explorador de archivos capaz de sincronizarse con un amplio abanico de servicios en la nube, tales como iCloud, Dropbox, Google drive (entre otros), y la interfaz está pensada de tal manera que la transferencia de documentos entre los diferentes servicios se solventa con un sencillo drag’n’drop (arrastrar y soltar, para los más puristas).

Ya dentro de un documento, pdf expert sacará pecho y nos mostrará todas sus herramientas, distribuidas inteligentemente entre una barra superior y un menú lateral desplegable, que ganaron en sencillez al vestirse de iOS 7. Entre ellas se encuentran las más comunes como el subrayador de textos, el lápiz de esbozos o las anotaciones en cajones de texto, pero también tiene añadidos muy interesantes, como la posibilidad de editar el contenido del documento o la adición de un sistema de pestañas al estilo de safari que permite tener diferentes archivos abiertos a la vez.

Por si fuera poco, recientemente recibió una actualización que, además de dar cabida a las resoluciones de los nuevos iPhone y al sensor Touch ID (añadido probablemente útil también de cara al próximo iPad), incorporó un nuevo sistema de escritura manual, añadió soporte a iCloud Drive e implementó la extensión Document Picker que, en resumidas cuentas, permitirá el traspaso de archivos a otras aplicaciones.

Read more...

Interdisciplinariedad en la gestión de archivos

Archivero ve los beneficios de una educación interdisciplinaria en Houston
http://houston.cbslocal.com/ 30/09/2014

El Consejo de Bibliotecas y Recursos de Información señala que "los archiveros tienen una conciencia de la construcción social, institucional e individual de la memoria y la comprensión de las implicaciones de cómo se representa en la memoria y se transmiten a través del tiempo." Debido a la importancia de la social y aspectos conductuales de la historia cultural, los archiveros a menudo tienen antecedentes en la psicología.

(Foto cortesía de Lauren Meyers) 

Lauren Meyers habla de su educación y su posición como un archivista universitario en la Universidad de Houston Clear Lake.

¿Qué programa de grado estudiaste?

"Tengo una maestría en bibliotecología y la información; una licenciatura en historia del arte y la psicología; así como una certificación en gestión sin fines de lucro ".

¿En qué consiste su trabajo actual?

"Como archivista universitario, superviso los planes y especificaciones para la adquisición de nuevo material, la divulgación de las donaciones, divulgación y publicidad para los investigadores potencial, el acceso y la preservación de nuestras colecciones, y el desarrollo global y el crecimiento de los archivos. Un día típico podría incluir cualquier cosa de hacer una exposición en línea para una colección, para ayudar a un investigador de un proyecto, que se arrastra a través de una unidad de almacenamiento de edad para salvar los papeles de alguien. En mi tiempo libre yo también corro un sitio web, archi-ive.org, que los documentos de la arquitectura y la investigación que hago para el sitio me ayuda a entender y trabajar con los investigadores de mi trabajo de día mejor ".

¿Siente que su educación le preparó para su papel actual?

"Creo que mi tiempo en la escuela, así como mis experiencias de vida, desempeñan un papel importante en mi trabajo del día a día. Yo estaba por todo el lugar en la universidad y me gradué con los campos de estudio que en realidad no van de la mano, tradicionalmente, pero he encontrado que cada uno de ellos me han ayudado de diferentes maneras - la historia del arte se requiere un gran trabajo de investigación, el análisis y la escritura; la psicología se centró en las personas y las habilidades interpersonales; gestión sin fines de lucro aborda la recaudación de fondos, marketing, gestión de voluntarios, defensa y desarrollo del programa. Creo que todo junto me ha hecho una persona más bien redondeado profesional y personalmente. El llevar - Creo que la educación interdisciplinaria es valiosa, así como el camino que tomes con el tiempo que se persigue".

¿Tiene algún consejo para las personas que quieren seguir una carrera similar?

"No tenga miedo de seguir una educación que le interesa, tener confianza en sus habilidades y fortalezas, y salir y hablar con la gente en el campo!"

Gillian Kruse es un escritor independiente que vive en Houston. Se graduó de la Universidad de Rice con un gran amor por las artes escénicas y visuales. Le gusta escribir sobre las artes y eventos culturales, especialmente los poco conocidos queridos, para ayudar a los residentes de Houston a aprender acerca de lo que está sucediendo en su ciudad. Su obra se puede encontrar en Examiner.com.

Read more...

Zocalo de Amazon: sincronización y consulta de contenidos en la nube desde dispositivos móviles

Amazon crea Zocalo para simplificar el almacenamiento de archivos
http://www.itespresso.es/ 14/07/2014

La nueva herramienta de Amazon Web Services agiliza la sincronización y consulta de los contenidos en la nube desde los dispositivos móviles.

La gestión de archivos y documentos siempre es una tarea vital para empresas y pymes. Con la premisa de agilizar y simplificar estas labores empresariales Amazon ha creado Zocalo que sirve para agilizar las tareas de colaboración profesionales al permitir la sincronización y consulta de contenidos desde dispositivos móviles, revela la compañía en su web oficial.

Se trata de una herramienta perteneciente a Amazon Web Services que está pensada para tareas de almacenamiento centralizado de archivos, ya sean éstos documentos de texto, PDFs, hojas de cálculo, presentaciones o incluso, páginas web. Contenido que después puede ser sincronizado y consultado “desde el dispositivo que prefieran los usuarios”, según explican desde la compañía americana en su site.

Amazon Zocalo sería además compatible incluso con terminales móviles como el Kindle Fire de la casa, el iPad de Apple o las tabletas de otras firmas gobernadas por Android. Asimismo, la herramienta de gestión en la nube permite “dejar comentarios, alertar sobre revisiones realizadas por otros compañeros y trabajar de acuerdo con fechas de entrega”, describen sus responsables.

Este servicio, que será gratuito para los clientes de Amazon WorkSpaces hasta los 50 GB de espacio, costará al resto de usuarios 5 dólares mensuales por usuario para un total de 200 GB.

Autor: Patxi Arostegi

Read more...

Nautilus en Ubuntu gestiona archivos

¿Qué es el Nautilus en Ubuntu?
http://es.paperblog.com/ 19/12/2013

En Ubuntu, después de una instalación, tenemos un montón de programas instalado en nuestro ordenador. Cuando queremos instalar uno nuevo o quitar uno que no queremos usar se puede usar una aplicación que se llama “Centro de software” para ello. Lo mismo para con los archivos. Los archivos que tenemos, nuestras fotos, documentos, películas o lo que sea los podemos, lógicamente guardar en el ordenador, pendrives o cds. Si queremos gestionar dichos archivos el programa que viene instalado por defecto en Ubuntu para tal tarea es Nautilus, un administrador de archivos.

En Ubuntu, con Nautilus, podemos hacer muchas tareas como:
Copiar, mover o eliminar archivos.
Ver miniaturas de algunos tipos de archivo.
Crear directorios.
Añadir marcadores al propio Nautilus
Abrir archivos de configuración del sistema

Hay muchas tareas mas que se pueden hacer con el Nautilus de Ubuntu y algunas de ellas, las mas habituales las explicare en los próximos artículos, que serán parte del Tema 2 del curso de Ubuntu que estoy haciendo.

Todas estas tareas las mostrare paso a paso y bien explicadas para que cualquier usuario, sea cual sea su nivel de conocimientos lo pueda entender, ya que ese es el objetivo de casi todo lo que escribo en este blog.

Si queréis abrir el Nautilus es muy fácil solo tenéis que hacer click en el icono que os muestro en la siguiente captura de pantalla y se abrirá:

Nautilus no es un programa que se caracterice por ser un programa repleto de opciones, pero se le pueden añadir plugins para que se pueda hacer mas tareas con el. Hay muchos usuarios a los cuales no les gusta Nautilus y muchos a los que si, es cuestión de gustos. A mi me gusta mucho ya que es un programa sencillo que cumple, según mi opinión, a la perfección con su objetivo, gestionar mis archivos. Mas adelante os mostrare como añadir funcionalidades al Nautilus de Ubuntu. Si te ha gustado el contenido o te ha servido para algo compártelo en las redes sociales y así puede que le sirva también a otra persona, muchas gracias.

Read more...

Proyecto para mejorar gestión de archivos judiciales en España

La Junta lidera un proyecto nacional para mejorar la gestión de los archivos judiciales en toda España
http://andaluciainformacion.es/ 10/11/2013

La Junta de Andalucía va a liderar un proyecto a nivel nacional para mejorar la gestión de los archivo judiciales en toda España, según el acuerdo adoptado por el Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica (cteaje), órgano en el que están representados el Gobierno central, el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ) y las comunidades autónomas que tienen asumidas las competencias de Justicia como Andalucía.

La Administración andaluza va a aportar a este proyecto de alcance estatal el programa piloto Jara puesto en marcha por la Consejería de Justicia e Interior en los archivos de los juzgados de Sevilla, una experiencia que se va a extender posteriormente al resto de las provincias andaluzas. Se trata de una aplicación que permite mejorar la gestión de la documentación judicial y facilita además su control y acceso en todo el proceso, desde su producción inicial hasta su eliminación o archivo para su conservación permanente.

La Junta ha asumido, en el seno del comité técnico para la Justicia Electrónica, la coordinación de un grupo de trabajo creado específicamente para avanzar en la gestión archivística judicial mediante la implantación de nuevas tecnologías. Este grupo está formado por representantes del Poder Judicial, del Ministerio de Justicia, Fiscalía General del Estado y de las comunidades autónomas que tienen transferidas las competencias judiciales, como Andalucía, Aragón, Asturias, Cantabria, Canarias, Cataluña, Galicia, La Rioja, Madrid, Navarra, País Vasco y Valencia.

La Consejería de Justicia e Interior, según informa la Junta en un comunicado, expondrá en este grupo de trabajo el desarrollo del sistema Jara en Andalucía, una herramienta que permite a los funcionarios judiciales mejorar los criterios de clasificación y descripción, así como asumir nuevas funcionalidades. La Junta ya ha implantado esta nueva aplicación en las sedes judiciales de la ciudad de Sevilla, donde se han llevado a cabo también unos cursos de formación para los usuarios. El propósito de la Junta es, una vez se consolide la experiencia en los órganos judiciales sevillanos, es extender próximamente al resto de Andalucía esta herramienta e plantear su implantación también a nivel nacional.

SELECCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS JUDICIALES

Andalucía ha sido una de las comunidades autónomas pioneras en la implantación de la gestión documental en el ámbito de la Administración de Justicia, cuyo objetivo fundamental es normalizar y racionalizar el volumen documental que produce y para prestar un servicio más eficaz y de calidad a la ciudadanía.

Para ello, la Consejería de Justicia e Interior ha elaborado un plan de descripción documental, que tiene como fin facilitar la identificación y el acceso a la documentación, por un lado, y establecer, por otro, los planes para su conservación o eliminación una vez cumplidos los plazos previstos en la normativa vigente y en función de los valores históricos o culturales que posean.

Jara es una aplicación web sencilla y de fácil manejo, accesible a través del Escritorio Judicial, que permite la creación de varios perfiles según las tareas encomendadas y que automatiza funciones claves entre el órgano judicial y el archivo de la sede judicial, como son las transferencias, el servicio de préstamos o los envíos a la Junta de Expurgo.

La cumplimentación de datos de esta aplicación está concebida para que se pueda hacer todo desde una misma pantalla, lo que permite la vinculación de los distintos tipos de procedimientos que se están realizando, como puede ser un juicio de falta con su ejecutoria o la descripción de las piezas separadas vinculadas con el procedimiento principal.

Además, la aplicación permite asumir nuevas funciones en el futuro, según los requerimientos de los usuarios, y está preparada para poder integrarse con otros sistemas ya en funcionamiento, como es el Sistema de Gestión Procesal Adriano.

Read more...

LuxorAIO 200 SOLUCION GLOBAL PARA GESTIONAR MULTIPLES FORMATOS DE ENTRADAS Y SALIDAS

Hacia una nueva generación de soluciones para la gestión de contenidos y sistemas de archivo
http://www.panoramaaudiovisual.com/ 26/04/2013

Una de sus soluciones estrella es la plataforma de gestión de contenidos LuxorAIO 200 diseñada para gestionar múltiples formatos de entrada y salida bajo una única aplicación.

Estructure Media Systems y Vidiexco Ibérica acaban de presentar una nueva generación de soluciones para la gestión de contenidos y sistemas de archivo digitales.

La empresa española Estructure Media Systems acudió por primera vez a NAB 2013 junto con el integrador de sistemas Vidiexco, donde demostró que continúa ampliando su oferta de soluciones ofreciendo las tendencias más innovadoras del mercado audiovisual.

Jose Luis Ortega, director de Estructure, ha destacado que “las novedades que hemos presentado han sido acogidas con gran entusiasmo. Los productos de la familia Luxor para gestionar y archivar contenidos digitales en cintas LTO6 bajo la tecnología LTFS ha tenido una gran acogida”.

Pero sin duda, el producto estrella ha sido LuxorAIO 200, una solución global creada para gestionar múltiples formatos de entrada y salida bajo una única aplicación. Se trata de un potente gestor de contenidos diseñado para trabajar con formatos estándar MXF (MPEG2, DVCPro 25/50, AVC-Intra) en wrappers MXF OP-1a, OP-Atom, .MOV, .AVI, etc. Incorpora una solución de archivo a largo plazo disponible en tecnología LTO6 o RDX. Generación de proxy para consulta, geolocalización, restauraciones parciales, etiquetado de imágenes o documentación de planos de interés, son algunas de las múltiples funcionalidades de LuxorAIO 200.

Ricardo Almendros, director de Vidiexco Ibérica explicó que “las soluciones LuxorAIO ofrecen grandes ventajas al integrarse fácilmente en cualquier flujo de trabajo. Estructure ofrece un sistema seguro y fiable basado en la sencillez de uso. Los activos multimedia se comparten de forma rápida entre todos los usuarios optimizando la producción de contenidos”.

Read more...

DROPBOX OFRECE VISTA PREVIA DE ARCHIVOS Y SUBIDA AUTOMATICA DESDE LA CAMARA

Dropbox se mueve más allá de la gestión de archivos simple para compartir fotos sociales, álbumes, y vistas previas de documentos
http://www.theverge.com/ 31/01/2013
Dropbox ha presentado hoy dos nuevos productos que tratan de reinventar lo que el servicio de almacenamiento en nube. La primera se refiere a trabajar con documentos. En lugar de simplemente ser capaz de descargar archivos, se ofrece una función de vista previa rápida en ese sitio. Al hacer clic en un archivo PDF o de la oficina le da una ventana pop-up vista previa del archivo. Hay que desplegar a todos los usuarios a través de "los próximos meses". No es compatible aún con archivos de Excel, pero cubre PDF, DOC, DOCX, y Powerpoint. Ambas características aún no están disponibles en las aplicaciones móviles de Dropbox, pero debe ser con el tiempo.

La segunda es más interesante, y se refiere a las fotos. Dropbox ofrece ya subidas automáticas de la cámara para iOS y Android, pero la compañía está tratando de hacer que sea más fácil de ver y compartir las fotos. El servicio toma las fotos que están almacenadas en carpetas diferentes a través de tu Dropbox y los pone a todos en una sola vista en su sitio. La vista unificada organiza todas sus fotos por el tiempo, y usted será capaz de enviar directamente a Facebook, Twitter y correo electrónico desde el sitio de Dropbox. Puede crear álbumes "virtuales" para compartir, así que persistirá incluso si mueve las fotos dentro de su sistema de archivos Dropbox. En esencia, no importa donde se almacenan los archivos en su sistema de archivos - sus álbumes se abstrae de eso y quedarse.

Chris Beckmann, director de producto de Dropbox, dice que ve un cambio de pensar en cosas como "archivos" a pensar en ellos como simplemente "el contenido de los usuarios." Dropbox dice que le gustaría hacer más de este tipo de abstracción para el contenido en el futuro, y al menos por el momento, es una característica que sólo existe en su sitio web. Entrando en el espacio social es un movimiento obvio para la compañía, ya que está haciendo lo que puede llegar a ser más que un lugar para volcar los archivos. A medida que la empresa busca competir con iCloud y SkyDrive, tendrá que ganar en las características y Mindshare y no sólo el tamaño de su base de usuarios de crudo - como el propio Steve Ballmer señaló , incluso de Dropbox de apariencia impresionante 100 millones de usuarios no es una garantía de uso futuro. Con otros jugadores como Box.net y sincronización de azúcar también en este espacio, almacenamiento de archivos y sincronización sencilla parece que va a convertirse en un servicio commodity. Dropbox tiene que seguir buscando formas de añadir valor a los usuarios y desarrolladores de aplicaciones con el fin de mantener su relevancia. Con los anuncios de hoy, la compañía se está demostrando que está pensando en las cosas correctas - ahora sólo tiene que actuar con rapidez para convertir esas ideas en productos reales.

La función de foto es en realidad ya está disponible en su su aplicación Android - habiendo sido lanzado en beta el mes pasado . soporte iOS estará disponible en breve, Dropbox dice. La puesta en marcha de todos los usuarios deben ocurrir dentro de "el mes que viene." El mes pasado, Dropbox para compartir fotos adquirido Snapjoy servicioy tambien tiene añadido un insinuando que tenía ambiciones más amplias en el espacio de fotos - aunque las nuevas características hoy no parecen integrar cualquier tecnología Snapjoy. Su adquisición otro mes lat, Audiogalaxy , todavía tiene que convertirse en un producto musical de Dropbox.

Por Dieter Bohn 

Read more...

GESTION NOCTURNA DE ARCHIVOS DE HISTORIAS CLINICAS EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO MARQUES DE VALDECILLA

Valdecilla licita la gestión nocturna del archivo de historias hasta 2014http://www.abc.es/18/12/2012

El Hospital Universitario Marqués de Valdecilla ha convocado un procedimiento para contratar hasta 2014 el servicio de apoyo que se encarga de gestionar el archivo de historias clínicas por las noches.

Se trata de un servicio que se presta ya desde el año 2009 y que ahora se pretende renovar para lo que resta de 2012 y para los años 2013 y 2014.

El Boletín Oficial de Cantabria (BOC) publica hoy el anuncio por el que se inicia el procedimiento de contratación, que tiene un presupuesto base de licitación de 614.461 euros, IVA incluido.

La empresa adjudicataria deberá realizar tareas de archivado y desarchivado de las historias clínicas programadas del hospital. Su jornada comenzará a las diez de la noche y deberá tener listas las historias del día siguiente para las seis de la mañana, cuando llega el personal de reparto a recoger los paquetes.

Según precisa el Servicio Cántabro de Salud (SCS) en los pliegos del contrato, la empresa deberá garantizar la confidencialidad de la información tratada y conservar y custodiar la documentación.

Tanto la compañía adjudicataria como su personal deberán guardar secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos sobre los que tengan conocimiento.

Además, la empresa será la encargada de establecer todas las medidas necesarias para garantizar en cada momento el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos.

Las empresas interesadas en este contrato podrán presentar sus ofertas en el registro general del hospital hasta el próximo 24 de enero.

Read more...

REGULARAN LA GESTION DE ARCHIVOS PUBLICOS VASCOS

Gobierno vasco gestionará los archivos de titularidad estatal existentes en Euskadi
http://www.gentedigital.es/ 24/09/2012
VITORIA, 24 (EUROPA PRESS): El departamento de Cultura del Gobierno vasco y el ministerio de Educación, Cultura y Deporte han firmado un convenio para regular la gestión de los archivos de titularidad estatal existentes en Euskadi.

El acuerdo afecta a los archivos históricos provinciales de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa, cuya gestión corresponderá al Gobierno autonómico y será ejercida a través del Departamento de Cultura, según ha informado éste a través de un comunicado.

El objetivo es coordinar todos los archivos de titularidad estatal pública existentes en el País Vasco con los del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi, con el fin de conseguir su "debida coordinación técnica y administrativa".

Con esta iniciativa se pretende, además, lograr un adecuado servicio público a los ciudadanos y facilitar la investigación y la difusión cultural. El Estado mantendrá las titularidades que le corresponden sobre los fondos de los tres archivos, así como la titularidad de sus edificios e instalaciones.

Los ingresos de fondos que no sean de titularidad estatal, salvo la documentación generada por los órganos de la comunidad autónoma u otros fondos documentales de titularidad de autonómica, se realizarán siempre en depósito.

Por su parte, la aprobación de las relaciones de puestos de trabajo y su provisión corresponderá a la Comunidad Autónoma del País Vasco y el personal al servicio de los archivos estará sometido al régimen jurídico de la Función Pública del País Vasco.

Read more...

SOLUCION PARA EL CICLO DE VIDA DE LOS ARCHIVOS EN COMPUTADORA

SAP lanza una solución de Gestión del Ciclo de Vida del archivo para PSU
http://biztech2.in.com/ 22/08/2012
SAP AG ha anunciado el lanzamiento de la solución SAP Gestión de archivos del ciclo de vida para mejorar los procesos de gestión de archivo de indias sectores públicos.

Disponible en hindi y el Inglés, el Archivo de SAP solución de gestión del ciclo de vida ayudará a los clientes del sector público, la transparencia y la agilidad en la organización.

Archivo SAP Lifecycle Management digitaliza la gestión de archivos que abarca todas las etapas del proceso de gestión de archivos convencional, incluyendo el sistema de archivo, organización, gestión de flujo de trabajo , archivos de documentos, notings archivos, correspondencia, en espera 'dak', reglamentos administrativos y el acceso, alertas y análisis.

Concebido, diseñado y desarrollado por SAP Labs India, el ciclo de vida de archivo de la solución de Gestión está construido con una arquitectura de estado-of-the-art que simplifica el proceso de configuración y puede ser implementado como una solución independiente o pueden fácilmente ser integrados en SAP ERP.

Con esta solución, una fuente de alimentación será capaz de crear y gestionar un archivo a través de su ciclo de vida mediante el uso de flujo de trabajo basado en SAP solución que simulará las prácticas actuales de gestión de archivos manual con las ventajas inherentes de un sistema digitalizado.

Read more...

ZHEN BUDA PROGRAMA DE GESTIION DE ARCHIVOS

Zhen Buda es un trabajo realmente bueno de la administración de archivos
http://news.luaninfo.com/ 16/07/2012

En los últimos años, el Zhen Buda concede gran importancia a la labor de archivo, de la colección de archivos, clasificación, almacenamiento, las estadísticas y el acceso a, tienen la responsabilidad de las personas, la colección completa de todos los archivos, organizar una custodia ordenada de la especificación, utilizar la gestión de archivos trabajo estandarizado.

El primero es el fortalecimiento de la organización y el liderazgo, mejorar y perfeccionar el sistema de trabajo. Se creó encabezada por el alcalde, los dos organismos responsables de los miembros humanos del grupo de trabajo de archivo que lleva, las dos instituciones creadas a tiempo parcial archivero, la formación de los líderes de la ciudad dan importancia a los líderes a cargo de concentrarse en el archivero de tiempo completo y la unidad a tiempo parcial archiveros agarrar la implementación de la red de trabajo. Si bien el fortalecimiento de la formación empresarial y el intercambio de personal, mejorar la comprensión de la importancia de la gestión de archivos.

El segundo es para fortalecer el sistema, la gestión normalizada de acuerdo con la ley.Elaboración de una puesta en práctica de Buda Zhen archivo estándar del programa, establecer y perfeccionar el "Buda jinlingzhen responsabilidades de gestión de archivos," el Buda archivo jinlingzhen sistema de recolección, la sala de archivos del sistema de gestión ", el Buda Zhen archivo, use el sistema de captación, sistema de mantenimiento de registros confidenciales "y una serie de sistemas, una clara responsabilidad, para racionalizar el proceso de gestión, estandarizar el trabajo de la conducta para lograr la estandarización de trabajo de archivo y gestión institucional.

El tercero es fortalecer la gestión del día a día, elevar el nivel de gestión de archivos. Los registros de gestión de requisitos, la ciudad continuará fortaleciendo la gestión de archivos con material de oficina y la infraestructura conexa, los arreglos de espacio de oficinas de tres poco espacio conectado y generosa como la ciudad de CRR, que se especializa en la adquisición de los archivos cargados con deshumidificación , fotocopiadoras, computadoras, aires acondicionados y otros equipos. Buscar activamente la orientación profesional de los registros del departamento del condado de gestión, buena colección de archivos, la clasificación, el trabajo de entrada, la creación de archivos electrónicos y audiovisuales archivos de datos. De trabajo de archivo en una base regular, archivo estricto se incorpora en y fuera de los procedimientos de préstamo a asegurar que la especificación de la gestión de archivos, seguridad, e integridad.

La cuarta es fortalecer el desarrollo y la utilización, aumentar el valor de la gestión de documentos. En la implementación de una gestión profesional, al mismo tiempo, la ciudad es también activamente hacer un buen trabajo en el desarrollo y la utilización del archivo, piden prestado y el uso de los archivos de los distintos departamentos para proporcionar información relevante para promover el buen desarrollo de los trabajos correspondientes. Especialmente para investigar y hacer frente a algunos casos y positivos para la Oficina de Construcción Urbana, la Oficina de Agricultura de nuevo, la Oficina de la inspección de la disciplina y los departamentos judiciales de proporcionar información pertinente para ayudar a su labor con eficacia. (Wang Rong Qian)

Read more...

CONFERENCIA: "Gestión de archivos" y "los archivos de papel digitalizados"

"Gestión de archivos" y "los archivos de papel digitalizados conferencias
http://www.gcs.gov.mo/ 10/05/2012

Con el fin de fortalecer la conciencia de los Especial de Macao funcionarios Región Administrativa del Gobierno en la gestión de archivos, el Jefe de la Oficina de Servicio Civil y el Departamento de Asuntos Culturales en la mañana del 10 de este mes en el Salón de Actos del Centro de Servicio de Formación Pública co-patrocinó la "Gestión de archivos" y "los archivos en papel digitalizados" temática conferencias, invitó a Falun Xiaodong, Profesor Asociado de la Universidad Renmin de China, la Escuela de Información de Recursos para la administración y el profesor Qian Yifu fue el orador principal. Los dos profesores con títulos de enseñanza considerables y, a menudo invitado a dirigir la investigación y dar conferencias a los archivos nacionales y unidades de negocio, la misma gran experiencia académica y práctica.Visita a Australia, principalmente en las cuestiones importantes de la gestión de archivos, incluyendo la evaluación de archivos, retención de archivos y los archivos de la parte continental de digitalización de seminarios de desarrollo de los participantes para compartir experiencias.

Objeto de conferencias temáticas en la gestión de archivos y el personal de gestión de la información dentro del sector público, un total de 66 196 funcionarios del sector público para asistir a la experiencia pertinente para dibujar en el continente, contribuirá al aumento progresivo del sector público de gestión de registros en Macao y el nivel de digitalización, proporcionando a los participantes la oportunidad de reflexionar y de plataforma de intercambio.

Read more...

EN LOS ARCHIVOS TAMBIÉN HAY ERRORES

Tres consejos para evitar errores cuando se trata de contenido de los archivos

http://www.poynter.org/ 03/01/2012

Los archivos pueden ser un terreno peligroso para los periodistas. La búsqueda en bases de datos o depósito de cadáveres de un periódico puede proporcionar antecedentes esenciales y la perspectiva de la cobertura actual. Pero también puede conducir a errores y otros delitos.

Esta corrección de diciembre, de la Miner Kalgoorlie de Australia Occidental se destacan algunos de los periodistas y otros muchos desafíos frente al confiar en el contenido de archivos:

En la página de la historia del martes Goldfields, que escribió acerca de un tiroteo ocurrido hace 50 años en el que dos hombres murieron en Hoover Street, Leonora.

La noticia original publicado los nombres de los dos hombres, de 16 años y otra 22, que en ese momento era el estilo del periódico.

El artículo también mencionó el nombre de una niña de 14 años de edad, quien recibió un disparo en el incidente.

Reconocemos que es culturalmente inapropiado mencionar en su totalidad los nombres de los fallecidos los pueblos indígenas y el nombre de cualquier joven menor de 16 años.

Laverton Superior aborígenes policía, oficial de enlace Rex Weldon en contacto con el minero de Kalgoorlie y le damos las gracias por traer a nuestra atención.

Pedimos disculpas a la mujer mencionada en el artículo, así como familiares y amigos de los fallecidos.

En este caso, el documento erróneamente repetir los nombres de los menores, y no tuvo en cuenta la sensibilidad cultural específico con la comunidad aborigen de Australia. Fue disparado por viejas prácticas que ya no funcionan para la presentación de informes de hoy.

En otro ejemplo, del New York Times David W. Dunlap recientemente excavado en los archivos del periódico y encuentra su primer cuento, publicado 30 años antes . Después de citar de la pieza en un post reciente , recibió un correo electrónico de la fuente entrevistó a tres décadas antes.

"No tenía ni idea de que yo era parte de su primer artículo y que James Gleick fue su editor!", Escribió el hombre. "Fue divertido conocer esto después de tantos años. Michael Silberstein. PS Es Silberstein, no Silverstein ".

Bueno, mejor tarde que nunca, como se suele decir. Así Dunlap escribió un post de seguimiento para confesar su error y ofrecer una corrección:

Un artículo publicado el 20 de julio de 1981, sobre el fracaso de la emisora ​​al servicio de la Universidad de Columbia, la estación de radio, WKCR-FM, mal escrito el nombre del director general de la estación. Fue Michael Silberstein, no Silverstein. Esta corrección se retrasó porque hemos escuchado del señor Silberstein la semana pasada.

Estos dos ejemplos ponen de relieve los peligros de confiar en el contenido de archivos - incluso si es bajo su línea de autor. Entonces, ¿cómo se puede evitar repetir viejos errores, o mal manejo de la información más antigua? Tengo tres puntas de precisión para trabajar con contenido de los archivos, y me encantaría oír más de usted en los comentarios.

No dé por sentado hechos antiguos son correctos. Vuelva a revisar los nombres, fechas, cifras. El hecho de que se hizo en la publicación, u otro de salida de buena reputación, no quiere decir que sea un informe impecable. Si va a reutilizar la información, se debe verificar. Si va a citarlo como un artefacto de ese momento en el tiempo, asegúrese de que esto quede claro para el público, y para marcar los errores.

Verifique si las leyes / prácticas / normas han cambiado. La corrección Kalgoorlie Miner ilustra cómo las prácticas de publicación y de identificación pueden cambiar con el tiempo. Eso es también cierto para las leyes. Asegúrese de manejar la información de archivos de acuerdo a los estándares de hoy. O, si tiene sentido para cumplir con las normas de la edad, tenga en cuenta la excepción y explicar por qué. Esto puede llegar a ser una parte interesante de su nueva historia.

Trate de localizar a los protagonistas. Esto es a menudo necesario cuando se actualiza una historia. Pero en muchos casos, los periodistas no se toman el tiempo para ver si los principales actores siguen siendo alrededor y disponible. Un poco de tiempo dedicado a buscar y hacer llamadas telefónicas o enviar mensajes de correo electrónico puede ayudarle a comprobar si hay errores en el informe original, y para recopilar nuevos datos. Como se muestra en el ejemplo de los tiempos, estas fuentes originales pueden venir y encontrar de todos modos. Así que lo mejor es llegar a ellos antes de su publicación para comprobar el original y ver si tienen algo nuevo e interesante que añadir.

Read more...