Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid aprobó tres documentos técnicos para avanzar hacia una gestión documental homogénea
>> viernes, 13 de noviembre de 2026
Publicados nuevos documentos técnicos para avanzar hacia una gestión documental homogénea, segura y adaptada al entorno digital
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El pasado 3 de noviembre, el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid aprobó tres documentos técnicos que ya están publicados y a disposición de los usuarios en el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid. Se trata de Política de gestión de documentos electrónicos de la Administración y Sector Público de la Comunidad de Madrid, de Esquema de metadatos de la Administración y Sector Público de la Comunidad de Madrid, ambos elaborados dentro de la antigua Mesa de Trabajo de Archivo y Documento Electrónico; y Cuadro de Clasificación funcional de Colegios y Asociaciones Profesionales, realizado por la antigua Mesa de Trabajo de Archivos de Asociaciones y Colegios Profesionales. Estos tres documentos técnicos resultan esenciales para avanzar hacia una gestión documental homogénea, segura y plenamente adaptada al entorno digital.
Para ello, desarrolla de forma sistemática los principales procesos de gestión documental, desde la captura, registro, identificación y clasificación hasta el acceso, la calificación, transferencia, eliminación y conservación, prestando especial atención a la asignación de metadatos, el archivo electrónico y la preservación a largo plazo. La Política proporciona así un marco común para integrar la gestión documental en la transformación digital de la Administración, alineado con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y con la normativa autonómica en materia de archivos y documentos.
Partiendo del e-EMGDE estatal y adaptándolo a las necesidades de la Comunidad de Madrid, adopta un modelo multientidad que contempla documentos, agentes, actividades, regulaciones y relaciones, y estructura un total de 34 elementos de metadatos con sus correspondientes subelementos. Para cada uno determina aspectos como su definición, obligatoriedad, aplicabilidad, momento de asignación o esquema de valores. Además de incorporar los metadatos exigidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad, incluye los necesarios para procesos como la clasificación, el acceso, la calificación, la transferencia, la conservación y la trazabilidad, e incorpora de manera específica metadatos destinados a documentar la intervención de sistemas de inteligencia artificial en la gestión documental.
Finalmente, Cuadro de Clasificación funcional de Colegios y Asociaciones Profesionales’, realizado por la antigua Mesa de Trabajo de Archivos de Asociaciones y Colegios Profesionales, tiene como objetivo crear un documento que pueda servir de referencia a aquellas asociaciones y colegios que no tienen organizado su archivo o que están inmersos en la implementación de sus procedimientos electrónicos, así como de ayuda a la transformación y actualización de aquellos que ya tienen un cuadro de clasificación.
El Cuadro de Clasificación de Series Comunes de Asociaciones y Colegios Profesionales de la Comunidad de Madrid nace como una herramienta práctica de referencia para organizar de manera homogénea la documentación producida por estas entidades. Elaborado desde un criterio funcional, clasifica los documentos y expedientes de acuerdo con las funciones y actividades que testimonian, con independencia de la estructura organizativa concreta que los haya producido.
El cuadro se articula en torno a cuatro grandes ámbitos comunes, gobierno y dirección; administración y servicios generales; ordenación de la profesión; y servicios a colegiados y ciudadanía, y desarrolla dentro de ellos las principales series documentales compartidas por estas organizaciones. Su finalidad es facilitar especialmente el trabajo de aquellas entidades que todavía no disponen de instrumentos de clasificación o que se encuentran inmersas en procesos de transformación digital, ofreciendo un marco común, estable y adaptable, que cada asociación o colegio profesional puede completar con las funciones y series específicas propias de su ámbito profesional.
