LA PRESERVACION DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DIGITALES
>> lunes, 5 de noviembre de 2012
Preservación digital: preservar el patrimonio y proteger los derechos civiles
http://www.unesco.org/ 05/11/2012Entrevista con Anne Thurston, International Records Management Trust (Fundación Internacional de Gestión de Documentos)
Con motivo del 20º aniversario del Programa Memoria del Mundo, en septiembre de 2012 se celebró en Vancouver (Canadá) la conferencia internacional "La Memoria del Mundo en la era digital: digitalización y preservación" en la que se analizaron cuestiones relativas a la gestión y preservación de la información digital.
Los participantes adoptaron una serie de recomendaciones para garantizar la perduración y fiabilidad de los documentos digitales, cuya importancia se ha ido acrecentando con el desarrollo de la información generada en formato digital. Estas medidas reflejan también una mayor conciencia de los problemas legales y técnicos que plantea la preservación de documentos e información digitales, incluidos los documentos audiovisuales.
En octubre de 2012, la Dra. Anne Thurston (Reino Unido), fundadora y directora del International Records Management Trust y una de las oradoras principales de la conferencia, opinó sobre algunos aspectos fundamentales de la preservación digital y sus implicaciones para los derechos civiles y humanos.
¿Cuáles son los principales problemas que enfrenta la preservación de documentos creados de forma digital?
A menudo, los gobiernos adoptan sistemas digitales sin tener conciencia de los desafíos que plantea preservar la integridad de los documentos que generan esos sistemas. La conservación depende de una combinación de software y hardware en constante cambio. Si queremos que los archivos digitales que dependen de las políticas, acciones y transacciones de los gobiernos sean accesibles, auténticos y utilizables a largo plazo, se deben cumplir estándares profesionales internacionales. Por ejemplo, es necesario grabar los metadatos de los documentos (quién los creó, cuándo, dónde, cómo y por qué) para que estos sigan siendo significativos y accesibles. Algunos documentos digitales ya son inaccesibles, como los registros médicos viejos. Los desafíos serán cada vez mayores a medida que el volumen de documentos en formato digital aumente.
¿Cómo afectan estos problemas a los documentos en papel digitalizados?
Básicamente, los problemas son los mismos. Si queremos que los archivos digitales sobrevivan y permanezcan accesibles con el paso del tiempo, es necesario aplicar estándares internacionales, que exigen, por ejemplo, el registro de metadatos. Esto es válido no solamente para el patrimonio digitalizado, como los archivos incluidos en el registro de la Memoria del Mundo, sino también para los archivos digitalizados de los gobiernos modernos, tales como los registros catastrales y los expedientes judiciales, que serán necesarios durante mucho tiempo y deben conservar su autenticidad legal.
¿Existen maneras de evitar que se alteren los archivos para ocultar información?
Los archivos digitales seguirán siendo exactos y auténticos siempre y cuando sean objeto de una gestión profesional. El sistema de archivos digitales de Noruega es un buen ejemplo de lo que se puede lograr. Los requisitos del gobierno con respecto a los sistemas de archivos digitales exigen que los documentos estén bien identificados y controlados. Esto obliga a los vendedores de hardware y software a respetarlos. Además, todos los días, el gobierno publica en línea metadatos acerca de los archivos gubernamentales que se van creando, de modo que los usuarios puedan identificar los documentos relevantes y pedir copias. Al cabo de algunos años, los archivos digitales se transfieren al Archivo Nacional, donde se los conserva cuidadosamente como objeto de investigación histórica.
¿En qué medida los archivos y la información digitales son vulnerables?
Los archivos digitales son sumamente frágiles y pueden perderse fácilmente, borrarse, corromperse o alterarse. Si ocurriera alguna catástrofe y no se hubieran tomado todas las precauciones necesarias para proteger estos archivos digitales, las consecuencias serían nefastas para la transparencia y responsabilidad de los gobiernos, las oportunidades económicas, los derechos de los ciudadanos y la preservación del conocimiento. Si bien es frecuente que los documentos en papel se roben o se quemen durante las guerras, muchos documentos originales sobreviven; puede que esto no suceda con los archivos digitales. Tan grave como esto es que, si no se implementan sistemas de control, existe un alto riesgo de que los archivos digitales se vayan perdiendo día a día.
¿Cuáles son las consecuencias sociales y políticas de estos problemas?
Con una mala gestión de los archivos, la rendición de cuentas de los gobiernos se vuelve imposible. Además, es fácil hacer un mal uso de la información, ocultar el fraude y la corrupción, y sacar conclusiones equivocadas. La justicia también se ve obstruida y los derechos humanos quedan desprotegidos. Los ciudadanos no pueden probar que recibieron un trato injusto ni defenderse de falsas acusaciones.
¿Cuáles son las soluciones?
La Sociedad de Gobierno Abierto (OGP, en inglés), creada hace un año para fomentar una mayor rendición de cuentas y transparencia en respuesta al reclamo de los ciudadanos, puede ser una fuente de soluciones. La “Declaración sobre gobierno abierto” promueve los principios de la Declaración Universal de Derechos Humanos y la Convención de las Naciones Unidas contra la corrupción. Hasta la fecha, 57 países se han unido a la iniciativa. La buena gestión de los archivos es la base de la transparencia y la responsabilidad de los gobiernos y, a la larga, permite a los ciudadanos reclamar sus derechos y supervisar lo que hacen los gobiernos. Esto puede lograrse si el OGP reconoce la necesidad de introducir leyes, políticas y controles de gestión modernos.
¿Qué aportó la conferencia de Vancouver?
La conferencia representa un hito en la Memoria del Mundo. Contó con la presencia de representantes de 110 países y congregó a numerosos expertos internacionales en gestión de la información y preservación. Las presentaciones dejaron claro que la preservación del patrimonio documental mundial no es solamente cuestión de crear y almacenar información digital. Supone reposicionar y fortalecer la labor de los profesionales de la información para que cumplan un papel primordial en el desarrollo mundial. Estos profesionales ya han trabajado a nivel internacional para crear los estándares, leyes, prácticas y tecnologías necesarios para realizar una buena gestión de los archivos digitales. El desafío actual es fomentar la voluntad política para avanzar. Es muy positivo que la UNESCO esté protagonizando este cambio, haciendo que se tenga mayor conciencia de los problemas e incorporándolos a la agenda del desarrollo.
Los participantes adoptaron una serie de recomendaciones para garantizar la perduración y fiabilidad de los documentos digitales, cuya importancia se ha ido acrecentando con el desarrollo de la información generada en formato digital. Estas medidas reflejan también una mayor conciencia de los problemas legales y técnicos que plantea la preservación de documentos e información digitales, incluidos los documentos audiovisuales.
En octubre de 2012, la Dra. Anne Thurston (Reino Unido), fundadora y directora del International Records Management Trust y una de las oradoras principales de la conferencia, opinó sobre algunos aspectos fundamentales de la preservación digital y sus implicaciones para los derechos civiles y humanos.
¿Cuáles son los principales problemas que enfrenta la preservación de documentos creados de forma digital?
A menudo, los gobiernos adoptan sistemas digitales sin tener conciencia de los desafíos que plantea preservar la integridad de los documentos que generan esos sistemas. La conservación depende de una combinación de software y hardware en constante cambio. Si queremos que los archivos digitales que dependen de las políticas, acciones y transacciones de los gobiernos sean accesibles, auténticos y utilizables a largo plazo, se deben cumplir estándares profesionales internacionales. Por ejemplo, es necesario grabar los metadatos de los documentos (quién los creó, cuándo, dónde, cómo y por qué) para que estos sigan siendo significativos y accesibles. Algunos documentos digitales ya son inaccesibles, como los registros médicos viejos. Los desafíos serán cada vez mayores a medida que el volumen de documentos en formato digital aumente.
¿Cómo afectan estos problemas a los documentos en papel digitalizados?
Básicamente, los problemas son los mismos. Si queremos que los archivos digitales sobrevivan y permanezcan accesibles con el paso del tiempo, es necesario aplicar estándares internacionales, que exigen, por ejemplo, el registro de metadatos. Esto es válido no solamente para el patrimonio digitalizado, como los archivos incluidos en el registro de la Memoria del Mundo, sino también para los archivos digitalizados de los gobiernos modernos, tales como los registros catastrales y los expedientes judiciales, que serán necesarios durante mucho tiempo y deben conservar su autenticidad legal.
¿Existen maneras de evitar que se alteren los archivos para ocultar información?
Los archivos digitales seguirán siendo exactos y auténticos siempre y cuando sean objeto de una gestión profesional. El sistema de archivos digitales de Noruega es un buen ejemplo de lo que se puede lograr. Los requisitos del gobierno con respecto a los sistemas de archivos digitales exigen que los documentos estén bien identificados y controlados. Esto obliga a los vendedores de hardware y software a respetarlos. Además, todos los días, el gobierno publica en línea metadatos acerca de los archivos gubernamentales que se van creando, de modo que los usuarios puedan identificar los documentos relevantes y pedir copias. Al cabo de algunos años, los archivos digitales se transfieren al Archivo Nacional, donde se los conserva cuidadosamente como objeto de investigación histórica.
¿En qué medida los archivos y la información digitales son vulnerables?
Los archivos digitales son sumamente frágiles y pueden perderse fácilmente, borrarse, corromperse o alterarse. Si ocurriera alguna catástrofe y no se hubieran tomado todas las precauciones necesarias para proteger estos archivos digitales, las consecuencias serían nefastas para la transparencia y responsabilidad de los gobiernos, las oportunidades económicas, los derechos de los ciudadanos y la preservación del conocimiento. Si bien es frecuente que los documentos en papel se roben o se quemen durante las guerras, muchos documentos originales sobreviven; puede que esto no suceda con los archivos digitales. Tan grave como esto es que, si no se implementan sistemas de control, existe un alto riesgo de que los archivos digitales se vayan perdiendo día a día.
¿Cuáles son las consecuencias sociales y políticas de estos problemas?
Con una mala gestión de los archivos, la rendición de cuentas de los gobiernos se vuelve imposible. Además, es fácil hacer un mal uso de la información, ocultar el fraude y la corrupción, y sacar conclusiones equivocadas. La justicia también se ve obstruida y los derechos humanos quedan desprotegidos. Los ciudadanos no pueden probar que recibieron un trato injusto ni defenderse de falsas acusaciones.
¿Cuáles son las soluciones?
La Sociedad de Gobierno Abierto (OGP, en inglés), creada hace un año para fomentar una mayor rendición de cuentas y transparencia en respuesta al reclamo de los ciudadanos, puede ser una fuente de soluciones. La “Declaración sobre gobierno abierto” promueve los principios de la Declaración Universal de Derechos Humanos y la Convención de las Naciones Unidas contra la corrupción. Hasta la fecha, 57 países se han unido a la iniciativa. La buena gestión de los archivos es la base de la transparencia y la responsabilidad de los gobiernos y, a la larga, permite a los ciudadanos reclamar sus derechos y supervisar lo que hacen los gobiernos. Esto puede lograrse si el OGP reconoce la necesidad de introducir leyes, políticas y controles de gestión modernos.
¿Qué aportó la conferencia de Vancouver?
La conferencia representa un hito en la Memoria del Mundo. Contó con la presencia de representantes de 110 países y congregó a numerosos expertos internacionales en gestión de la información y preservación. Las presentaciones dejaron claro que la preservación del patrimonio documental mundial no es solamente cuestión de crear y almacenar información digital. Supone reposicionar y fortalecer la labor de los profesionales de la información para que cumplan un papel primordial en el desarrollo mundial. Estos profesionales ya han trabajado a nivel internacional para crear los estándares, leyes, prácticas y tecnologías necesarios para realizar una buena gestión de los archivos digitales. El desafío actual es fomentar la voluntad política para avanzar. Es muy positivo que la UNESCO esté protagonizando este cambio, haciendo que se tenga mayor conciencia de los problemas e incorporándolos a la agenda del desarrollo.
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