GDE: Gestión de Documentos Electrónicos
>> lunes, 19 de mayo de 2025
EDM: ¿cómo funciona la gestión electrónica de documentos?
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EDM es una forma de centralizar toda la información de una empresa en un solo sistema, lo que facilita el acceso a la información y también hace que los datos sean más seguros.
¿Por qué puede ser tan importante el GED para el crecimiento de su negocio?
Cuando hay papeles, hojas de cálculo, documentos, contratos, cuentas, registros y otros documentos desorganizados, tu rutina empresarial puede retrasarse. Esta situación sobre el terreno genera problemas en la ejecución de los procesos cotidianos, lo que también perjudica la toma de decisiones .
La buena noticia es que el papel se puede eliminar con el GED. Pero es mucho más que eso.
Descubra cómo funciona y qué impacto puede tener un GED en su negocio.
¿Qué es un sistema GED?
GED es una forma de reunir toda la información de una empresa en un mismo sistema , facilitando el acceso a la información (desde donde se encuentre) y además haciendo más seguros los datos.
Pero ¿cuál es el propósito del GED? Su principal ventaja es optimizar el trabajo día a día , mejorando la productividad y la eficiencia. Aprendamos más sobre esto a continuación.
¿Para qué sirve el GED?
El papel principal del GED es facilitar la transformación digital de las empresas en materia de documentación.
Todos los archivos, contratos, documentos, informes y papeles en general pueden ser digitalizados, es decir, las versiones impresas pueden transformarse en documentos digitales, y pueden organizarse con un sistema GED. De esta forma la información estará fácilmente disponible para ser consultada en cualquier momento.
En este proceso sobre el terreno es posible incluir textos, así como documentos en diferentes formatos, como imágenes, vídeos, grabaciones y más, para centralizar toda la información de un negocio en un solo entorno digital.
Más que simplemente almacenar y organizar archivos, el GED es extremadamente útil para reducir la presión , lo cual es esencial para las empresas ambientalmente responsables.
Además, sobre el terreno se pueden gestionar copias impresas de documentos, incluidos archivos que hayan sido creados digitalmente. A medida que la tecnología se convierte en parte de la vida cotidiana de la empresa, existe una tendencia a que los procesos se realicen completamente en línea .
Con GED podrás gestionar el flujo documental resultante tanto de procesos finalizados, para preservar los archivos de la empresa, como de procesos en curso. Esto contribuye a una mayor fluidez en el desarrollo de sus actividades.
¿Qué importancia tiene el GED?
La gestión documental es un paso importante en la gestión del conocimiento de una empresa . Al recopilar datos transparentes, podrá controlar la ejecución del proceso, medir los resultados y planificar mejoras. Como resultado, la toma de decisiones se basa en información organizada.
Podemos destacar varios beneficios que, en conjunto, pueden optimizar muchos procesos en la organización:
Reducción de costes
Una de las principales ventajas competitivas que aporta el GED es la agilización de los proyectos , lo que supone un ahorro de tiempo, copias y recursos humanos.
Imagina que en cada proceso de compra encontrarás papeles conteniendo datos de compras anteriores de tus clientes, registros de sus intereses, métodos de pago o acuerdos. A Suena le gusta mucho trabajar ¿verdad?
Reducción del espacio
Almacenar documentos electrónicamente también es esencial para ahorrar papel y espacio de copia.
Preservación de los activos de la empresa
Los documentos se almacenarán electrónicamente, lo que preserva los activos de la empresa a largo plazo. Con GED, puedes controlar la versión editada de cada documento , mantener registros y facilitar el proceso de auditoría.
Recuperación de documentos
Los documentos perdidos o dañados pueden ser una molestia para los departamentos de una empresa. Al gestionar sus documentos con base en GED, los contratos, recibos e informes se pueden almacenar en lugares preestablecidos y seguros . Además, podrás buscar documentos y encontrarlos más fácilmente.
Gestión visual
Con GED, usted puede mantener la transparencia de la información para toda la empresa, proveedores y clientes, al poner los documentos a disposición en la nube.
Entre otros beneficios, como poder monitorizar los procesos en tiempo real, la gestión visual permite monitorizar datos y métricas de tus procesos.
La atención al cliente, por ejemplo, podrá realizarse con mayor rapidez, ya que los datos necesarios para las respuestas estarán automatizados y visibles. Sólo tienes que buscar palabras clave y encontrarás información detallada sobre los documentos.
Mayor seguridad de los datos
La gestión documental también es esencial para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos corporativos . Una vez digitalizados, el responsable sólo podrá conceder acceso a los documentos a personas específicas.
Sostenibilidad
Todos podemos estar de acuerdo: en el siglo XXI no deberíamos imprimir papeles que se producirán en el futuro.
El sistema GED tiene como objetivo almacenar y distribuir documentos digitalmente. Por lo tanto, si muchos departamentos corporativos necesitan el mismo documento, por ejemplo, no hay razón para imprimirlo varias veces.
Gestión remota
El mundo es cada vez más digital y global, por lo que no tiene sentido tener únicamente documentos impresos. Imagínese lo que sucedió en el mundo, al comienzo de la pandemia de Covid-19 en 2020, si los equipos no tuvieran acceso a alfombras con contratos, facturas y otros documentos. Toda la operación estaría comprometida, ¿verdad?
El GED permite la gestión remota de documentos , especialmente si está integrado en un sistema en la nube como un BPMS.
Control de acceso de usuarios
Con GED, también puedes controlar los permisos de acceso a cintas y archivos. Estos permisos controlados, que pueden ser para todo el documento o sólo para una parte, nos dan una mayor seguridad de la información.
Los documentos también se pueden firmar digitalmente , lo que es esencial para los archivos financieros, legales y contables.
¿Cómo funciona el GED?
Como mencionamos anteriormente, el GED es un conjunto de tecnologías que permiten la gestión completa de documentos . En general incluye varias herramientas, como: : con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede escanear documentos y reconocer letras incluso en archivos de imagen. Esto le permite buscar palabras clave, encontrar información específica y copiar partes de un documento para usar en otro lugar.
: siguiendo la misma idea que OCR, el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) y el Reconocimiento Inteligente de Escritura a Mano (IHR) distinguen caracteres en documentos escritos a mano.
: con el Procesamiento de Imágenes de Documentos (DI), el escáner identifica, almacena y visualiza las imágenes de un documento, convirtiéndolas en imágenes digitales mediante un mapa de bits.
: el sistema también permite la Gestión Documental o Gestión de Registros
COLD/ERM : con Salida de Computadora a Disco Láser y Gestión de Informes Empresariales , puedes formatear, indexar y comprimir informes, inventarios, facturas y otros documentos, lo que libera más espacio y facilita la búsqueda de información.
Con todas estas características, el GED permite la gestión del conocimiento en las empresas mediante la organización, digitalización y distribución de documentos. La tecnología todavía permite el acceso en línea a los documentos sin necesidad de descargarlos.
¿Cuáles son las aplicaciones del GED en diferentes sectores?
El GED permite optimizar procesos en diferentes sectores, adaptándose a las necesidades de cada uno de ellos. A continuación, algunos ejemplos de estas aplicaciones.
Industria
En el sector industrial, el GED facilita la organización, el almacenamiento, el intercambio y la gestión de documentos esenciales, como procedimientos operativos, informes de control de calidad, contratos y documentos de cumplimiento normativo. Reducir el tiempo de búsqueda, mejorar la organización y garantizar el cumplimiento durante las auditorías, aumentando la eficiencia y reduciendo los costos operativos.
Energía
Para las empresas de energía, el GED facilita la gestión de documentos críticos, como licencias ambientales, informes de cumplimiento y contratos. Centraliza la información, mejora el acceso y garantiza la integridad de los datos, lo que aumenta la eficiencia operativa, reduce riesgos y ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios de forma más efectiva.
Financiero
En el sector financiero, el GED facilita la gestión de documentos como contratos, facturas y recibos de pago.
Al digitalizar y organizar estos archivos, las instituciones financieras pueden, por ejemplo, reducir el tiempo dedicado a buscar documentos e información esencial para auditorías y análisis financieros, mejorando la seguridad de la información, el servicio al cliente y la toma de decisiones.
Telecomunicaciones
Las empresas de telecomunicaciones gestionan una gran cantidad de contratos, registros de clientes y documentación técnica.
La implementación del GED permite centralizar esta información, facilitando el acceso a los datos de los clientes y contratos, permitiendo una gestión eficiente de los contratos y reduciendo la necesidad de procesos manuales, lo que reduce errores y aumenta la productividad.
Salud
En el sector salud, la gestión de historias clínicas, exámenes y registros de pacientes es crítica. En este escenario, el GED contribuye al acceso rápido a estos historiales, permitiendo consultar los registros médicos de inmediato.
También garantiza la seguridad y confidencialidad, protegiendo los datos sensibles de los pacientes, de acuerdo con la normativa de privacidad.
Construcción
Las empresas de construcción gestionan proyectos complejos que involucran diversos documentos, como planos, contratos e informes.
El GED ayuda a organizar estos archivos, centralizando la información relevante y facilitando el acceso y la colaboración entre equipos.
Educación
Para el sector educativo, el GED posibilita acciones como el almacenamiento y acceso facilitado a registros escolares, diplomas y certificados, la digitalización de matrículas, inscripciones y otros procesos, así como el intercambio eficiente de información entre departamentos y con los estudiantes.
¿Cuál es la diferencia entre ECM y GED?
Si ha oído hablar de GED o DMS (Sistema de gestión de documentos), probablemente conozca ECM. Pero no son lo mismo.
Mientras que GED es un conjunto de tecnologías desarrolladas para facilitar la gestión documental y optimizarla digitalmente, ECM –según AIIM ( The Association for Intelligent Information Management ) – es un conjunto de tecnologías utilizadas para gestionar el ciclo de vida de la información no estructurada , pasando por las siguientes etapas:
creación o captura
almacenamiento
control de versiones
indexación
gestión
limpieza
distribución
publicación
investigación y archivo
Es importante resaltar que ECM conecta todo el contenido dentro de los procesos de negocio .
Por lo tanto, es posible decidir que la Gestión de Contenidos Empresariales – Enterprise Content Management (ECM) – es el desarrollo de GED. Además de gestionar y organizar documentos , el ECM también gestiona y estructura la información de la empresa , lo que permite un mejor seguimiento de los datos y la gestión de archivos.
Por ejemplo, con ECM, puedes modelar y almacenar la información de todos los empleados. Desde allí, podrás conectarlo con otros datos registrados, como documentos (fotos, papeletas, contratos, documentos), proyectos en los que trabajan, sus líderes y subordinados. Estos datos estarían sujetos, por supuesto, a permisos de acceso y edición adecuados.
Toda esta estructura de datos y documentos puede llegar a ser aún más potente si el ECM cuenta con herramientas de Business Process Management (BPM) y workflows , lo que no siempre ocurre, pero ofrece una importante ventaja competitiva. Más que simplemente facilitar el acceso a los datos, ECM permite introducir datos en los procesos y optimizarlos.
BPMS: avanzando hacia una gestión más completa
Si bien GED gestiona específicamente el contenido corporativo, el objetivo de Business Process Management es gestionar los procesos completamente de principio a fin en todas las áreas del negocio.
Disponer de un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) con un GED integrado de forma nativa permite una gestión más inteligente.
BPMS es una herramienta que permite automatizar la gestión de procesos. Todo el flujo de trabajo se puede mapear, diseñar, ejecutar, analizar y optimizar en tiempo real, lo que aumenta la productividad y la calidad de los entregables para los clientes.
Cada proceso de negocio requiere inherentemente varios documentos, y un BPMS con un GED integrado le permite registrar, ver y compartir el conocimiento pertinente a estos procesos entre las personas involucradas. Crear una base de datos de información que apoye la toma de decisiones en el proceso.
Además de los propios archivos, el sistema puede integrar datos documentales en la ejecución del proceso y permitir una automatización más avanzada.
Un ejemplo es que, con BPMS, puedes almacenar el documento en el sistema, realizar OCR automáticamente y comprobar si el documento adjunto tiene los datos que necesitas. También puede realizar una búsqueda rápida utilizando la base de datos de contratos de un cliente para encontrar soluciones que brinden el mayor valor.
almacenamiento
control de versiones
indexación
gestión
limpieza
distribución
publicación
investigación y archivo
Es importante resaltar que ECM conecta todo el contenido dentro de los procesos de negocio .
Por lo tanto, es posible decidir que la Gestión de Contenidos Empresariales – Enterprise Content Management (ECM) – es el desarrollo de GED. Además de gestionar y organizar documentos , el ECM también gestiona y estructura la información de la empresa , lo que permite un mejor seguimiento de los datos y la gestión de archivos.
Por ejemplo, con ECM, puedes modelar y almacenar la información de todos los empleados. Desde allí, podrás conectarlo con otros datos registrados, como documentos (fotos, papeletas, contratos, documentos), proyectos en los que trabajan, sus líderes y subordinados. Estos datos estarían sujetos, por supuesto, a permisos de acceso y edición adecuados.
Toda esta estructura de datos y documentos puede llegar a ser aún más potente si el ECM cuenta con herramientas de Business Process Management (BPM) y workflows , lo que no siempre ocurre, pero ofrece una importante ventaja competitiva. Más que simplemente facilitar el acceso a los datos, ECM permite introducir datos en los procesos y optimizarlos.
BPMS: avanzando hacia una gestión más completa
Si bien GED gestiona específicamente el contenido corporativo, el objetivo de Business Process Management es gestionar los procesos completamente de principio a fin en todas las áreas del negocio.
Disponer de un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) con un GED integrado de forma nativa permite una gestión más inteligente.
BPMS es una herramienta que permite automatizar la gestión de procesos. Todo el flujo de trabajo se puede mapear, diseñar, ejecutar, analizar y optimizar en tiempo real, lo que aumenta la productividad y la calidad de los entregables para los clientes.
Cada proceso de negocio requiere inherentemente varios documentos, y un BPMS con un GED integrado le permite registrar, ver y compartir el conocimiento pertinente a estos procesos entre las personas involucradas. Crear una base de datos de información que apoye la toma de decisiones en el proceso.
Además de los propios archivos, el sistema puede integrar datos documentales en la ejecución del proceso y permitir una automatización más avanzada.
Un ejemplo es que, con BPMS, puedes almacenar el documento en el sistema, realizar OCR automáticamente y comprobar si el documento adjunto tiene los datos que necesitas. También puede realizar una búsqueda rápida utilizando la base de datos de contratos de un cliente para encontrar soluciones que brinden el mayor valor.
¡Y ser más integrados!
Para aumentar la integración de la gestión, es una buena idea tener otras soluciones integradas en un BPMS, además del GED. Con Analytics, por ejemplo, todos los datos recopilados de los procesos y almacenados en el sistema se pueden procesar y analizar en gráficos y otros tipos de representación gráfica.
Cuando los gerentes pueden acceder a estos documentos en tiempo real, pueden obtener rápidamente información importante para la toma de decisiones , lo cual es esencial para adaptarse a un mercado dinámico.
Con un CRM, los datos capturados por el GED son determinantes para tener una buena relación con los consumidores, para generar ventas más asertivas y ofrecer un proceso post venta más personalizado.
En el siguiente vídeo podrás ver cómo SYDLE ONE brinda una gestión integrada, con varias soluciones corporativas en un solo lugar (BPM, ECM, GED, Analytics, CRM, Service Desk, E-commerce, Invoice y más).
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