Directiva de Gobernanza Documental: integración de correos electrónicos, mensajería instantánea y agentes de IA

DIRECTIVA DE GOBERNANZA DOCUMENTAL: INTEGRACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS, MENSAJERÍA INSTANTÁNEA Y AGENTES DE IA

Por: Lic Carmen Marín con el apoyo de Gemini

1. Objeto y Alcance

Establecer el marco normativo, técnico y archivístico que regula la captura, clasificación, acceso y valoración de la información generada o recibida a través de correos electrónicos corporativos y aplicaciones de mensajería instantánea autorizadas, mediante la asistencia de Agentes de Inteligencia Artificial.

Aplica a todo el personal, directivos, gerentes y contratistas que utilicen canales digitales en el ejercicio de sus funciones institucionales.

2. Principio de Titularidad Institucional y Uso Exclusivo

• Uso estrictamente profesional: Las cuentas de correo electrónico institucional (@empresa.com) y los canales de mensajería corporativos son herramientas de trabajo de uso exclusivamente profesional y operativo. Queda terminantemente prohibido su uso para fines personales, privados o ajenos a las funciones del cargo.  

• Presunción de institucionalidad: En virtud de esta prohibición, toda comunicación enviada o recibida a través de dichos canales se presume de naturaleza corporativa y constituye patrimonio documental de la organización, sin expectativa de privacidad por parte del usuario respecto a la actividad laboral. 

• Prohibición de silos personales: Las bandejas de entrada individuales no constituyen repositorios de archivo definitivos ni propiedad privada del empleado o directivo.  

3. Reglas de Intervención de los Agentes de IA

• Captura integral bajo presunción corporativa: El Agente de IA queda autorizado para auditar, indexar y capturar la totalidad de las comunicaciones entrantes y salientes de los buzones institucionales y canales homologados para su vinculación con los expedientes del Sistema de Gestión Documental (SGDE).   

• Protocolo de aislamiento preventivo (Cuarentena Documental): Aunque el uso personal esté prohibido, el Agente de IA aplicará un filtro de cumplimiento para identificar material presuntamente no pertinente o sensible (spam, publicidad no solicitada, notificaciones bancarias personales o datos médicos privados). Bajo ninguna circunstancia el agente ejecutará la eliminación automática; en su lugar, transferirá dichos registros a un repositorio temporal de aislamiento (cuarentena), donde serán sometidos a análisis y valoración por parte del profesional de la archivología, quien determinará su eliminación definitiva por carecer de valor administrativo/legal o su incorporación al acervo si revisten interés institucional (p. ej., medicina ocupacional o auditoría de cumplimiento). 

 

• Agrupación semántica bajo Cuadro de Clasificación: El agente identificará metadatos clave para vincular correos y mensajes aislados a su serie documental correspondiente dentro del SGDE, sin alterar el registro original.  

4. Seguridad, Confidencialidad y Valor Probatorio

• Heredabilidad de permisos: El hecho de que un Agente de IA consolide un correo directivo dentro de un expediente virtual no democratiza su acceso. El documento conserva el nivel de confidencialidad de su origen.  

• Trazabilidad algorítmica: Todo correo o mensaje capturado recibirá un sello de tiempo (timestamp), un hash de integridad y un metadato de auditoría que registre qué modelo de IA realizó la captura y bajo qué regla de negocio, garantizando su admisibilidad como prueba legal. 

 

5. Valoración y Disposición Final

• Eliminación de "datos fantasma": El agente asistirá en la depuración automática de correos transitorios (notificaciones, cadenas repetidas) aplicando los plazos de retención de las Tablas de Retención Documental (TRD).  

• Inmutabilidad del registro: Una vez que un correo o hilo de mensajería es declarado como documento de archivo vital o histórico, queda bloqueado contra el borrado manual por parte del usuario.  

6. Matriz de Responsabilidades de Gobernanza

Para garantizar el cumplimiento efectivo de esta directiva y evitar conflictos de competencia interna, se establece la siguiente distribución de responsabilidades: 

Área / Rol	Responsabilidad Principal	Funciones Específicas en el Ecosistema IA
Gerencia Corporativa de Archivo y Documentación	Autoridad Metodológica y Gobernanza Documental	· Definir el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y los esquemas de metadatos que guiarán al Agente de IA. · Parametrizar las reglas de negocio para la vinculación semántica de expedientes. ·  Evaluar y dictaminar el destino final de los registros en cuarentena, autorizando formalmente el expurgo de material no pertinente o rescatando aquellos documentos que posean valor probatorio, laboral o de auditoría. · Determinar los plazos de retención y transferencia en las TRD, auditar las agrupaciones de la IA y validar la preservación a largo plazo. Evaluar y dictaminar el destino final de los registros en cuarentena, autorizando formalmente el expurgo de material no pertinente o rescatando aquellos documentos que posean valor probatorio, laboral o de auditoría.
Tecnología de la Información (TI)	Custodia Tecnológica e Infraestructura	· Configurar las integraciones seguras (APIs) entre el servidor de correo, la mensajería homologada y el SGDE. · Implementar los controles técnicos de permisos de acceso (RBAC/ABAC) definidos por Archivo y Legal. · Garantizar la disponibilidad, respaldo, ciberseguridad e inmutabilidad técnica de los repositorios, bases vectoriales y el entorno de cuarentena. · Mantener el registro de auditoría (logs) de las versiones y ejecuciones de los modelos de IA.
Consultoría Jurídica / Legal	Cumplimiento Normativo y Blindaje Probatorio	· Avalar la legalidad de la prohibición de uso personal y la presunción de institucionalidad en contratos y reglamentos internos. · Validar los criterios del filtro de aislamiento para cumplir con leyes de protección de datos personales. · Certificar que los mecanismos de captura, sellado de tiempo e integridad cumplan con los estándares de prueba electrónica.
Usuarios (Directivos, Gerentes y Empleados)	Cumplimiento Operativo y Buenas Prácticas	· Abstenerse estrictamente de utilizar el correo o mensajería institucional para asuntos personales. · Canalizar las decisiones y aprobaciones operativas exclusivamente a través de los canales corporativos homologados. · Respetar las políticas de confidencialidad y reportar cualquier anomalía en la recuperación de información por parte del Agente de IA.

Este documento es una pieza normativa robusta, moderna y perfectamente alineada con los estándares internacionales de gestión documental (como la ISO 15489 y la ISO 23081), lista para ser adaptada a los estatutos internos de cualquier organización.