Directiva sobre Gestión Documental en Perú

Directiva sobre la gestión documental en la Oficina de Normalización Previsional [Resolución 000094-2026-GG-ONP]

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Por Vanessa Maldonado

La Oficina de Normalización Previsional (ONP) aprobó, mediante Resolución 000094-2026-GG-ONP, la Directiva sobre Gestión Documental con el objetivo de modernizar el tratamiento de la documentación institucional y optimizar los procesos de recepción, tramitación y despacho de expedientes.

La nueva directiva incorpora mejoras orientadas a reducir riesgos operativos, optimizar la trazabilidad de los documentos, estandarizar la estructura documental y fortalecer la gestión de los expedientes electrónicos. Asimismo, busca facilitar el intercambio de información mediante el uso de tecnologías de la información y promover la mejora continua de los procesos administrativos.

RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 000094-2026-GG-ONP

Lima, 11 de junio del 2026
APRUEBA LA DIRECTIVA SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA OFICINA DE NORMALIZACIÓN PREVISIONAL

VISTOS:

El Memorando Nº 002899-2026-OAD-ONP, que adjunta el Informe Nº 000445-2026-OAD.GD-ONP, el Memorando Nº 003113-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 002915-2026-OAD.GD-ONP, el Memorando Nº 003244-2026-OADONP, que adjunta el Memorando Nº 003046-2026-OAD.GD-ONP, y el Memorando Nº 003374-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 003168-2026-OAD.GD-ONP, de la Oficina de Administración; el Informe Nº 000159-2026-OPGONP y el Memorando Nº 000502-2026-OPG-ONP, de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Evaluación de la Gestión; el Memorando Nº 002892-2026-OAJ-ONP, que adjunta el Informe Nº 000285-2026-OAJ.AL-ONP, de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,

CONSIDERANDO:

Que, de acuerdo con el artículo 5 del Reglamento de la Ley Nº 28532, Ley que establece la reestructuración integral de la Oficina de Normalización Previsional (ONP), aprobado por el Decreto Supremo Nº 118-2006-EF, la ONP puede dictar resoluciones, directivas y procedimientos dentro de los alcances de la ley, para el adecuado cumplimiento de sus fines;

Que, mediante la Resolución Jefatural Nº 018-2021-JEFATURA/ONP, se aprueba la Directiva Nº 001-2021-JF/ONP, Directiva sobre regulación de los dispositivos normativos en la Oficina de Normalización Previsional, con el objetivo de establecer lineamientos que regulen la elaboración y aprobación de dispositivos normativos que emita la Oficina de Normalización Previsional;

Que, mediante la Resolución de Gerencia General Nº 000042-2023-GG-ONP, se aprueba la Directiva Nº 000006-2023-GG-ONP, Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional, cuyo objeto es establecer los lineamientos que regulen la gestión documental en la Oficina de Normalización Previsional, alineados al Modelo de Gestión Documental, aprobado por la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM/ SEGDI, así como facilitar el intercambio de información a través del uso de las tecnologías de la información y la mejora continua;

Que, la Oficina de Administración, mediante el Memorando Nº 002899-2026-OAD-ONP, que adjunta el Informe Nº 000445-2026-OAD.GD-ONP, el Memorando Nº 003113-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 002915-2026- OAD.GD-ONP, el Memorando Nº 003244-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 003046-2026-OAD.GD-ONP, y el Memorando Nº 003374-2026-OAD-ONP, que adjunta el Memorando Nº 003168-2026-OAD.GD-ONP, propone y sustenta la necesidad de actualizar la Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional, con la finalidad de alinear la gestión documental a los lineamientos de modernización del Estado, mitigar riesgos operativos en el proceso de recepción y despacho documental, optimizando su fl uidez y trazabilidad, así como, mejorar la estructura de los documentos y estandarizar la tramitación de expedientes electrónicos;

Que, la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Evaluación de la Gestión, mediante el Informe Nº 000159-2026-OPGONP y el Memorando Nº 000502-2026-OPG-ONP, considera técnicamente viable la aprobación de la Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional propuesta por la Oficina de Administración, señalando que se ha elaborado en cumplimiento de lo dispuesto en la Directiva Nº 001-2021-JF/ONP, y que se requiere dejar sin efecto la Resolución de Gerencia General Nº 000042-2023-GG-ONP, que aprueba la Directiva Nº 000006-2023-GG-ONP;

Que, asimismo, la Oficina de Asesoría Jurídica, mediante el Memorando Nº 002892-2026-OAJ-ONP, que adjunta el Informe Nº 000285-2026-OAJ.AL-ONP, concluye que resulta legalmente viable que se apruebe la Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional propuesta por la Oficina de Administración, así como, que se derogue la Resolución de Gerencia General Nº 000042-2023-GG-ONP Con los vistos del Director General de la Oficina de Administración; del Director General de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Evaluación de la Gestión; del Director General de la Oficina de Asesoría Jurídica; y;

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley Nº 28532, Ley que establece la reestructuración integral de la Oficina de Normalización Previsional, en el articulo 10 y el literal g) del artículo 11 del Reglamento de Organización y Funciones de la ONP, aprobado por Resolución Ministerial Nº 174-2013-EF/10; así como lo dispuesto en la Directiva Nº 001-2021-JF/ONP, Directiva sobre regulación de los dispositivos normativos en la Oficina de Normalización Previsional, aprobada por la Resolución Jefatural Nº 018-2021-JEFATURA/ONP;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobación de la Directiva

Apruébase la Directiva Nº 000004-2026-GG-ONP, Directiva sobre la Gestión Documental en la Oficina de Normalización Previsional, la que, como Anexo, forma parte integrante de la presente resolución.
Artículo 2.- Difusión

Dispónese que la presente resolución sea puesta en conocimiento de los servidores de la entidad.
Artículo 3.- Publicación

Publícase la presente resolución en la Plataforma Digital Única del Estado Peruano (www.gob.pe/onp)
Artículo 4.- Derogatoria

Derógase la Resolución de Gerencia General Nº 000042-2023-GG-ONP.

Regístrese y comuníquese

LUIS ALFREDO JESÚS MUÑOZ CASTRO
GERENTE GENERAL
Oficina de Normalización Previsional

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DIRECTIVA SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA OFICINA DE NORMALIZACIÓN PREVISIONAL

I. PARTE GENERAL 1. 

OBJETO La Directiva tiene como objeto establecer los lineamientos que regulen la gestión documental en la Ofi cina de Normalización Previsional, garantizando el cumplimiento de los procesos del Modelo de Gestión Documental, así como facilitar el intercambio de documentación interna y externa a través del uso de las tecnologías de la información y la mejora continua. 

2. ABREVIATURAS 

CVD : Código de Verifi cación Digital 

DNI : Documento Nacional de Identidad 

DPE : Dirección de Prestaciones 

IOFE : Infraestructura Ofi cial de Firma Electrónica 

OAD : Ofi cina de Administración 

ONP : Ofi cina de Normalización Previsional 

OTI : Ofi cina de Tecnologías de la Información PCDA : Programa de Control de Documentos Archivísticos 

PCM : Presidencia del Consejo de Ministros 

PDF : Portable Document Format 

PIDE : Plataforma de Interoperabilidad del Estado 

RENIEC : Registro Nacional de Identifi cación y Estado Civil 

RU-SNP : Reglamento Unifi cado de las Normas Legales que regulan el Sistema Nacional de Pensiones SGTD : Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros SGD : Sistema de Gestión Documental 

TUO : Texto Único Ordenado de la Ley del Procedimiento Administrativo General 

TUPA : Texto Único de Procedimientos Administrativos 

3. GLOSARIO 3.1 Administrado: Persona natural o jurídica, pudiendo ser el titular y/o apoderado, que interactúa con la ONP en el marco de un procedimiento administrativo o actuación administrativa, y cualquiera sea su califi cación o situación procedimental. 

3.2 Archivo central: Unidad encargada de planifi car, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión; y ejecutar la transferencia y eliminación de documentos, de corresponder, en coordinación con el Archivo General de la Nación.

 3.3 Archivo de gestión: Archivo de ofi cina, que se forma con los documentos producidos en cada unidad de organización (órgano, unidad orgánica, área o dependencia) o unidad funcional, y en el que se custodian los documentos archivísticos, conformando series documentales, de acuerdo con los periodos de retención establecidos en el PCDA. Se encuentra a cargo de un titular responsable de la identifi cación, descripción, conservación y acceso (préstamos y consulta); así como separación del material no archivístico y remisión de los documentos archivísticos (transferencia) al siguiente archivo de acuerdo con su ciclo vital (Archivo Central). Toda unidad de organización o unidad funcional debe contar con su archivo de gestión. 

3.4 Archivo electrónico: Espacio o soporte físico (hardware) y lógico (software) asociado a los sistemas informáticos de la ONP, en el que se almacenan los documentos en formato electrónico y sus metadatos, de manera tal que se encuentren protegidos frente a la pérdida, alteración o deterioro, de conformidad con las políticas de seguridad de la información de la Entidad. 

3.5 Certifi cado digital: Documento electrónico generado y fi rmado digitalmente por una entidad de certifi cación, el cual vincula un par de claves (una pública y otra privada) con una persona determinada confi rmando su identidad.

3.6 Conservación de documentos: Proceso archivístico que se orienta a ejecutar acciones preventivas y correctivas para la protección del soporte o medio físico e integridad de la información del documento archivístico, siendo un proceso transversal a todos los demás procesos que se desarrollan en la gestión documental. Todo ello, permite asegurar la preservación y prevención ante la alteración física (soporte documental) o lógica de los documentos de archivo, así como la restauración de estos cuando la alteración se haya producido. 

3.7 Digitalización: Proceso tecnológico que permite la reproducción del documento que se encuentra en soporte papel en una imagen digital, garantizando su legibilidad, integridad y fi delidad. 

3.8 Documento Administrativo: Unidad de información registrada en soporte papel o digital, generada, recibida o tramitada por la ONP, que contiene hechos o datos o decisiones vinculadas a las funciones institucionales, es conservada como evidencia de las acciones administrativas o del ejercicio de derechos por parte del administrado (incluidos los trámites previsionales), y se mantienen como activo en el desarrollo de las actividades de la ONP o en virtud de sus obligaciones legales. a. Documento en soporte físico: Todo aquel documento recibido o emitido en soporte papel. b. Documento en soporte digital: Documento cuyo origen es electrónico (nativo digital). 

3.9 Documento electrónico: Unidad básica estructurada de información registrada, publicada o no, susceptible de ser generada, clasifi cada, gestionada, transmitida, procesada o conservada por la entidad, utilizando sistemas informáticos. El documento electrónico tiene el mismo valor legal que aquellos documentos en soporte papel. 

3.10 Documentos externos: Documentos de origen externo, provenientes de entidades públicas o de los administrados, que han sido ingresados a la ONP a través de los canales autorizados para la recepción documental. 

3.11 Documentos internos: Documentos generados internamente y que son cursados entre las unidades de organización o unidades funcionales de la ONP, o que son dirigidos a entidades públicas o a los administrados, externos a la ONP, a manera de comunicación, en el cumplimiento de sus funciones 

3.12 Expediente: Conjunto organizado e integrado de documentos producidos que son testimonio y prueba de una o varias acciones sujetas a un procedimiento administrativo iniciado por una solicitud o trámite, agregado de tal forma que pueda ser recuperado para una acción o como referencia.

3.13 Expediente electrónico: Conjunto organizado de documentos electrónicos que, respetando su integridad documental, están vinculados lógicamente y forman parte de un procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad de la ONP. Asimismo, todas las actuaciones del procedimiento se registran y conservan íntegramente y en orden sucesivo en el expediente electrónico.

3.14 Firma digital: Firma electrónica que, utilizando una técnica de criptografía asimétrica, permite la identifi cación del signatario y ha sido creada por medios que este mantiene bajo su control, de manera que está vinculada únicamente al signatario y a los datos a los que refi ere, lo que permite garantizar la integridad del contenido y detectar cualquier modifi cación ulterior. Tiene la misma validez y efi cacia jurídica que el uso de una fi rma manuscrita, siempre y cuando haya sido generada por un Prestador de Servicios de Certifi cación Digital debidamente acreditado que se encuentre dentro de la IOFE, y que no medie ninguno de los vicios de la voluntad previstos en el ordenamiento civil.

3.15 Firma manuscrita: Conjunto diferenciado de trazos, puntos y/o espacios que realiza una persona, convirtiéndose en una manifestación de voluntad que identifi ca socialmente al titular. También denominada fi rma ológrafa o autógrafa. 

3.16 Información confi dencial: Información privada en poder del Estado cuyo acceso público se prohíbe por mandato constitucional o legal y se encuentra regulada de acuerdo con la normativa vigente1 . 

3.17 Metadato: Datos estructurados o semi-estructurados que permiten la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo. Los metadatos para la gestión de los documentos deben representar las relaciones entre los documentos, así como las relaciones con los administrados que los crean, gestionan y usan, incluso entre diferentes dominios; cuya naturaleza conlleva a que sean protegidos de pérdidas, modifi caciones o eliminación no autorizada. Estos sirven como evidencia ante algún requerimiento de información de los operadores de justicia, tribunales o autoridades en sus procesos de supervisión, fi scalización e investigación. 

3.18 Modelo de Gestión Documental: Esquema de referencia que facilita y orienta de manera idónea la implementación de la Gestión Documental. Su diseño modela los procesos e instrumentos de gestión documental, tecnología y normas, contemplando el ciclo vital del documento archivístico digital desde su producción hasta su disposición fi nal. 

3.19 Módulo de Notifi cación Electrónica: Sistema informático implementado por la ONP que permite emitir, enviar y realizar el seguimiento de las notifi caciones electrónicas al correo electrónico del administrado, en el marco de procedimientos previsionales o administrativos. Este módulo tiene como objetivo optimizar los tiempos de comunicación, garantizar la trazabilidad de los actos administrativos.

3.20 Plataforma de Interoperabilidad del Estado: Infraestructura tecnológica administrada por la SGTD de la PCM. Permite la implementación de servicios públicos en línea por medios electrónicos y el intercambio electrónico de datos entre entidades del Estado a través de internet, telefonía móvil y otros medios tecnológicos disponibles. 

3.21 Programa de Control de Documentos Archivísticos: Documento de gestión archivística que determina las agrupaciones documentales (fondo, sección y serie) y establece los valores y periodos de retención de cada una de las series documentales del Archivo de Gestión, independientemente de su soporte. Está conformado por la Ficha Técnica de Series Documentales y la Tabla de Retención de Documentos Archivísticos. 

3.22 Sellado de tiempo: Servicio de valor añadido asociado a la fi rma digital que consigna la fecha y hora cierta proporcionada por un tercero de confi anza, permitiendo acreditar la existencia de un documento electrónico en un determinado instante de tiempo y que este no ha sido alterado desde entonces. 

3.23 Serie documental: Conjunto de documentos que poseen características comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos u otros) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad. 

3.24 Sistema de Gestión Documental: Herramienta informática institucional que soporta los procesos del Modelo de Gestión Documental (recepción, emisión, archivo y despacho), permitiendo la gestión de documentos físicos y electrónicos, así como la interoperabilidad con otras entidades, en cumplimiento de la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-2017-PCM/SEGDI. 

3.25 Tipo documental: Estructura formal de un documento, cuyo formato, contenido informativo y soporte (características) son semejantes. Por ejemplo: ofi cio, informe, resolución u otros. 

3.26 Trazabilidad: Capacidad para seguir el movimiento y uso de un documento, desde su creación hasta su disposición fi nal, haciendo uso de los metadatos. 

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