Riesgos en la Gestión Documental: Tres pasos para reducirlos

Tres pasos para reducir el riesgo en la gestión documental
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Garantizar que el equipo de construcción de un proyecto trabaje con la información más actualizada es fundamental para su éxito; sin embargo, no es una tarea fácil. Los flujos de trabajo de gestión de documentos suelen estar desconectados o desarticulados debido a procesos administrativos manuales y sistemas dispares. Como consecuencia, una gestión de documentos deficiente puede provocar retrasos en el cronograma, problemas de calidad, costosos reprocesos, sobrecostos presupuestarios y litigios.

Desafíos en la gestión de documentos

Aunque en muchas oficinas todavía puede haber archivadores llenos de papeles, hoy en día es mucho más común que los equipos de proyecto utilicen sistemas automatizados de gestión de documentos.

Sin embargo, los equipos de diseño, ingeniería y contratistas suelen utilizar sistemas diferentes para gestionar la documentación del proyecto. El sistema de cada parte tiene un propósito ligeramente distinto y, por lo general, cada una tiene la obligación de conservar sus propios registros. No obstante, cuando los equipos de proyecto mantienen dos o más sistemas de gestión de documentos desconectados, pueden surgir varios problemas. Estos sistemas pueden desincronizarse fácilmente, lo que genera confusión sobre cuál es el documento correcto. Además, los retrasos y los errores humanos asociados con el ingreso manual de datos y la carga de archivos entre sistemas agravan el problema.

El control y la gestión eficaz de los documentos consisten en garantizar que todos los integrantes del proyecto trabajen con el conjunto correcto de documentos y reciban la información de manera oportuna. La actualización de un plano entregada al equipo de construcción un día después de haber completado esa sección de la obra puede provocar reprocesos. Asimismo, el que los contratistas trabajen con una versión obsoleta o no aprobada de un documento puede tener consecuencias aún más graves.

 
Riesgos asociados a la gestión de documentos

Los procesos de control y gestión de documentos suelen estar plagados de riesgos.

El “documento de registro” es la versión vigente y aprobada de una lámina, plano o documento. Sin embargo, cuando intervienen dos o más sistemas, ¿el “documento de registro” de quién es el “documento de registro” definitivo? Incluso cuando los equipos intentan mantener coordinados los sistemas, no resulta sostenible transferir, cargar y descargar archivos entre ellos mediante procesos administrativos manuales. Asimismo, estos procesos manuales pueden introducir retrasos en la comunicación, lo que representa otro factor de riesgo.

También es común que surjan dudas y, en ocasiones, litigios una vez finalizado el proyecto. Sin un plan integral de archivo y retención de información, las empresas se exponen a un mayor riesgo. Los archivos que no incluyen las conversaciones por correo electrónico ni los comentarios asociados generan una exposición adicional al riesgo.

 
Pasos para reducir el riesgo en la gestión de documentos

Los riesgos pueden reducirse adoptando una perspectiva empresarial de la gestión de documentos. Esto implica crear una estrategia y un conjunto de protocolos a nivel de toda la firma para definir dónde se almacenan los documentos de registro, quién es responsable de mantenerlos, quién tiene acceso y cuáles son las políticas de archivo y retención.

1. Centralizar la forma de compartir la información es el punto de partida. Esto no significa que todas las partes estén obligadas a utilizar el mismo sistema; existe una gran diferencia. Un proceso centralizado para compartir información aporta total transparencia. Además, agiliza los flujos de trabajo al eliminar las transferencias múltiples o el movimiento constante de datos (como copiar archivos de una carpeta a otra). Al reducir el número de pasos manuales, se minimizan los errores y se ahorra tiempo.

2. Buscar formas de automatizar las funciones de control de documentos. Por ejemplo, las revisiones vigentes de los documentos pueden sincronizarse automáticamente desde sistemas como Autodesk Revit con el documento de registro, manteniendo a todos al día. Conectar o automatizar los flujos de trabajo entre distintos sistemas de gestión de documentos puede reducir las tareas administrativas manuales que retrasan la distribución oportuna de la información. El conector de Newforma para Autodesk Revit también permite sincronizar las láminas generadas desde Autodesk Revit con la copia de registro y descargarlas en las aplicaciones móviles Plans de Newforma, de modo que los equipos en obra tengan acceso a la versión más reciente de los planos desde su iPad o iPhone.

3. Registrar todo el historial de emisión y revisión de documentos. Los sistemas automatizados de gestión y control de documentos pueden facilitar enormemente el seguimiento del historial de emisiones y revisiones. Además, las comunicaciones asociadas, incluidos los correos electrónicos y los comentarios, ofrecen un registro completo del proyecto que debe incluirse en el archivo del mismo por si surgen dudas meses o años después. Contar con un acceso sencillo a la información completa del archivo del proyecto es fundamental para una gestión de riesgos eficaz.

Hargrove Engineers + Constructors, una firma multidisciplinaria de ingeniería y entrega de proyectos, considera la gestión y el control de documentos como una competencia clave para la ejecución de sus obras. Conozca cómo esta innovadora empresa automatiza el control de documentos e integra Autodesk Revit para mantener los documentos de registro al día. El estudio de arquitectura Jestico + Whiles, con sede en Londres y Praga, también ha reconocido los beneficios del conector de Newforma para Autodesk Revit. Desde su rol de asociado/a, Sham Summan explica: “El uso de Newforma Project Center ha optimizado todo nuestro proceso de emisión, desde Autodesk Revit hasta la entrega final”.