El Archivo Electrónico

¿Qué es un archivo electrónico? Definición y ventajas
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Autor: nick-ivins

El archivador tradicional ha sido eclipsado por su equivalente electrónico: el sistema de archivo electrónico. Comprender la gestión de archivos electrónicos se vuelve cada vez más crucial a medida que avanzamos hacia una sociedad sin papel.

Terminar la fase activa de un documento no disminuye su importancia sino que aumenta la importancia de una gestión segura y responsable.

Este artículo proporciona todo lo que necesita saber sobre el archivo, incluida su definición, beneficios, tipos de documentos que necesitan archivarse y el papel de la tecnología en el archivo digital.

Este artículo le proporciona todo lo que necesita saber sobre los archivos electrónicos, cómo mantenerlos y cómo implementar con éxito un sistema de archivo electrónico.

• ¿Qué es un archivo electrónico?
• La diferencia entre un sistema de gestión de archivos electrónicos y un DMS
• Las ventajas de la gestión electrónica de archivos
• Características de un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos
• Implementación de un sistema de archivos electrónicos
• Mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos

¿Qué es un archivo electrónico?

En pocas palabras, un archivo electrónico es un contenedor digital que se utiliza para almacenar información electrónicamente.

Piense en un contrato: contiene toda la información en hojas de papel. Un archivo electrónico es lo mismo, pero a diferencia de los documentos físicos, los archivos electrónicos son digitales, accesibles y manipulables a través de computadoras u otros dispositivos electrónicos. Estos archivos pueden abarcar diversos formatos, como documentos, hojas de cálculo, imágenes y videos.

Los archivos electrónicos son la piedra angular del almacenamiento de datos moderno, ofreciendo flexibilidad, accesibilidad y escalabilidad inigualables. Las organizaciones optimizan el uso del espacio, reducen los costos operativos y agilizan los procesos de recuperación de información al migrar de documentos físicos a formatos electrónicos.

Estos archivos se almacenan en sistemas de archivo electrónico, iguales a los sistemas de almacenamiento físico, pero en línea.

Los sistemas de archivo electrónico facilitan el acceso remoto, los flujos de trabajo colaborativos y la sincronización de datos en tiempo real, lo que permite a los equipos trabajar eficientemente a través de fronteras geográficas.

Adoptar la gestión de archivos electrónicos es fundamental para navegar por el panorama digital. Al adoptar sistemas de archivo electrónico y las mejores prácticas en organización de archivos, seguridad y cumplimiento normativo, las organizaciones pueden aprovechar todo el potencial de los archivos electrónicos para impulsar la productividad, la innovación y el crecimiento en la era digital.Componentes críticos de la gestión de archivos electrónicos

• Organización de archivos: Un enfoque estructurado para organizar los archivos electrónicos es esencial para una gestión eficiente. Esto implica crear jerarquías lógicas, directorios y carpetas para categorizar y almacenar los archivos según su relevancia, propósito o departamento.
• Convenciones de nomenclatura: Las convenciones de nomenclatura de archivos consistentes y descriptivas facilitan la recuperación e identificación de archivos. Un formato de nomenclatura estandarizado, que incluya fechas, palabras clave o códigos de proyecto, puede agilizar la gestión de archivos.
• Metadatos: Los metadatos proporcionan información adicional sobre los archivos electrónicos, como la autoría, la fecha de creación y las propiedades del archivo. El uso de metadatos mejora la capacidad de búsqueda y facilita la indexación completa de archivos en los sistemas de archivo electrónico.
• Control de acceso: La implementación de controles de acceso garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos electrónicos. El uso de permisos y mecanismos de autenticación de usuarios protege la información sensible y mantiene la confidencialidad de los datos.
• Control de versiones: Los mecanismos de control de versiones rastrean las revisiones y modificaciones de los archivos electrónicos a lo largo del tiempo. Esto permite a los usuarios volver a versiones anteriores, realizar un seguimiento de los cambios y colaborar fluidamente en documentos compartidos dentro de los sistemas de archivo electrónico.
• Cumplimiento y seguridad: El cumplimiento de los requisitos regulatorios y los estándares del sector garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos. La implementación de cifrado, firewalls y software antivirus protege los archivos electrónicos contra amenazas de seguridad y accesos no autorizados.

La diferencia entre un sistema de gestión de archivos electrónicos y un DMS

Los sistemas de gestión documental (SGD) y los sistemas de gestión de archivos electrónicos comparten objetivos y funcionalidades similares, pero no son necesariamente iguales.

A continuación, se detalla cada uno para simplificar:

Sistema de gestión de documentos (DMS)

Definición

Un DMS es una solución de software diseñada para almacenar, administrar, rastrear y organizar documentos y archivos digitales.
Funcionalidad

Almacenamiento de documentos: DMS proporciona un repositorio centralizado para almacenar varios tipos de documentos, incluidos archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes y videos.

Recuperación de documentos: los usuarios pueden buscar, recuperar y acceder rápidamente a documentos utilizando metadatos, palabras clave o capacidades de búsqueda de texto completo.

Control de versiones: DMS a menudo incluye funciones de control de versiones para rastrear los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo, lo que permite a los usuarios volver a versiones anteriores si es necesario.

Colaboración: DMS facilita la colaboración al permitir que varios usuarios accedan, editen y compartan documentos simultáneamente. Puede incluir funciones como comentarios, anotaciones y automatización del flujo de trabajo.

Seguridad: Las características de seguridad como controles de acceso, cifrado y registros de auditoría se utilizan dentro de un DMS para proteger información confidencial y garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.

Sistema de gestión de archivos electrónicos

Definición

Un sistema de gestión de archivos electrónicos es un término más amplio que abarca varias soluciones de software para gestionar archivos y documentos electrónicos.

Funcionalidad

• Almacenamiento y organización de archivos: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos proporcionan una plataforma para almacenar, organizar y gestionar archivos electrónicos en formato digital.
• Acceso y recuperación: los usuarios pueden acceder y recuperar rápidamente archivos electrónicos utilizando funciones de búsqueda o estructuras de carpetas organizadas.
• Características de seguridad: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos suelen incluir cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para salvaguardar los archivos electrónicos y garantizar la integridad de los datos.
• Colaboración: Algunas soluciones de sistemas de gestión de archivos electrónicos ofrecen funciones de colaboración, lo que permite que varios usuarios trabajen en los mismos archivos y compartan información de manera eficaz y simultánea.
• Integración: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden integrarse con otras aplicaciones de software, como clientes de correo electrónico, suites de productividad o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), para agilizar los procesos comerciales y los flujos de trabajo.

Diferencias clave

Un DMS es un sistema de gestión de archivos electrónicos específico, diseñado específicamente para la gestión de documentos. Por el contrario, los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden abarcar una gama más amplia de archivos electrónicos, además de los documentos, como imágenes, vídeos o dibujos CAD.

El software de gestión documental suele centrarse en flujos de trabajo centrados en documentos. Incluye funciones avanzadas como la captura de documentos, el reconocimiento óptico de caracteres y la gestión del ciclo de vida de los documentos, que pueden estar presentes solo en algunas soluciones EFMS.

Si bien los sistemas de gestión de documentos y los sistemas de gestión de archivos electrónicos comparten objetivos y funcionalidades comunes, un DMS es un subconjunto especializado de los sistemas de gestión de archivos electrónicos, diseñado específicamente para la gestión de documentos digitales.

Descubra más sobre los sistemas de gestión documental aquí

Las ventajas de la gestión electrónica de archivos

Los sistemas de gestión de archivos electrónicos ofrecen numerosas ventajas sobre los métodos tradicionales basados ​​en papel, especialmente a medida que avanzamos hacia un entorno de oficina sin papel. 

Mayor seguridad y cumplimiento

Cifrado: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos suelen incorporar algoritmos de cifrado para proteger la información confidencial del acceso no autorizado. El cifrado convierte los datos a un formato codificado que solo puede descifrarse con la clave de cifrado adecuada, lo que garantiza la confidencialidad y la integridad de los datos.

Control de acceso: Los administradores pueden implementar controles de acceso granulares para regular quién puede ver, editar o eliminar archivos electrónicos dentro de la organización. El control de acceso basado en roles asigna permisos según los roles y responsabilidades de los usuarios, lo que limita la exposición a datos confidenciales y minimiza el riesgo de vulneraciones de datos.

Registros de auditoría: Muchos sistemas de gestión de archivos electrónicos mantienen registros de auditoría detallados que rastrean las actividades de los usuarios, incluyendo el acceso, las modificaciones y el uso compartido de archivos. Los registros de auditoría proporcionan visibilidad de las interacciones con los archivos, lo que permite a los administradores supervisar el cumplimiento de las políticas internas y los requisitos normativos.

Requisitos de cumplimiento: Los sistemas de gestión electrónica de archivos son cruciales para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo, como el RGPD. Mediante la implementación de medidas de seguridad robustas, el mantenimiento de la integridad de los datos y la conservación de registros de auditoría, las organizaciones pueden demostrar su cumplimiento de las normas regulatorias y mitigar los riesgos legales asociados al incumplimiento.

Ahorro de costes

Reducción del uso de papel: al pasar de archivos en papel a archivos electrónicos, las organizaciones pueden ahorrar dinero en papel, impresión, tinta y suministros de almacenamiento.

Menores costos de almacenamiento: el almacenamiento de archivos electrónicos elimina la necesidad de archivadores físicos, lo que reduce los gastos inmobiliarios asociados con el almacenamiento y mantenimiento de documentos en papel.

Recuperación ante desastres y continuidad del negocio

Copia de seguridad y redundancia: Los sistemas de gestión electrónica de archivos suelen incluir mecanismos de copia de seguridad automática, lo que garantiza que los archivos se respalden periódicamente y se almacenen en múltiples ubicaciones. Esta redundancia minimiza el riesgo de pérdida de datos en caso de fallos de hardware, desastres naturales o ciberataques.

Recuperación más rápida: En caso de desastre, los archivos electrónicos se pueden restaurar más rápido que los impresos. Las organizaciones pueden reanudar sus operaciones con un tiempo de inactividad mínimo, manteniendo así la continuidad del negocio.

Sostenibilidad ambiental

Impacto ambiental reducido: la gestión electrónica de archivos sin papel contribuye a la sostenibilidad ambiental al conservar árboles, reducir las emisiones de carbono asociadas con la producción de papel y minimizar los desechos de la eliminación de papel.

Eficiencia energética: almacenar y acceder a archivos electrónicos consume menos energía que mantener documentos físicos, lo que reduce la huella de carbono de las organizaciones.
Escalabilidad y flexibilidad

Soluciones escalables: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden escalarse sin problemas para adaptarse al creciente volumen de datos a medida que las organizaciones se expanden. Ya sea que gestionen cientos o millones de archivos, las soluciones de almacenamiento digital ofrecen escalabilidad sin necesidad de infraestructura física adicional.

Acceso flexible: Se puede acceder a los archivos electrónicos desde diversos dispositivos, como computadoras, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Esta flexibilidad permite a los empleados trabajar de forma remota o desde cualquier lugar, lo que aumenta la productividad y la agilidad.
Automatización mejorada del flujo de trabajo

Integración del flujo de trabajo: Muchos sistemas de gestión de archivos electrónicos se integran con herramientas de automatización del flujo de trabajo, optimizando los procesos empresariales y reduciendo la intervención manual. Los flujos de trabajo automatizados facilitan la asignación de tareas, las aprobaciones y las notificaciones, mejorando la eficiencia y acortando los tiempos de ciclo.

Control de versiones: Los sistemas de gestión electrónica de archivos suelen incluir funciones de control de versiones que permiten a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo. Esto garantiza que todos trabajen con la última versión del documento, minimizando errores y confusiones.

Características de un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos

Destacamos brevemente al principio qué componentes clave forman un sistema de gestión de archivos electrónicos, pero ahora vamos a entrar en más detalle sobre por qué estas características son esenciales.

Un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos es esencial para que las organizaciones agilicen las operaciones, mejoren la productividad y garanticen la seguridad de los datos.

Control de versiones

El sistema debe mantener un historial de versiones completo para cada archivo, documentando todos los cambios realizados a lo largo del tiempo. Esto permite a los usuarios realizar un seguimiento de las revisiones, volver a versiones anteriores si es necesario y evitar la pérdida de información importante.

Los usuarios deben poder comparar versiones de archivos para identificar cambios, adiciones o eliminaciones, facilitando la colaboración y garantizando la precisión del documento.

Control de acceso

Los administradores deben poder asignar permisos granulares a usuarios o grupos, regulando el acceso a archivos y carpetas en función de roles, responsabilidades y niveles de autorización de seguridad.

El control de acceso basado en roles garantiza que los usuarios solo tengan acceso a los archivos y funcionalidades necesarios para realizar sus responsabilidades laborales, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado y violaciones de datos.

Funcionalidades de búsqueda

El sistema debe ofrecer funciones de búsqueda avanzada que permitan a los usuarios localizar rápidamente archivos mediante palabras clave, metadatos, propiedades del archivo o búsqueda de texto completo. Los filtros de búsqueda avanzada mejoran la eficiencia y facilitan la recuperación de información relevante.

Integración de metadatos

El sistema debe permitir la creación de campos de metadatos personalizados, adaptados a las necesidades específicas de la organización y a los requisitos de gestión de archivos. Estos campos permiten a los usuarios etiquetar archivos con atributos relevantes, como el nombre del proyecto, el ID del cliente, el tipo de documento o el departamento.

El sistema debe ser capaz de extraer automáticamente metadatos de los archivos o integrarse con fuentes externas para completar los campos de metadatos. La extracción automática de metadatos reduce la introducción manual de datos, garantiza la coherencia y mejora la eficiencia organizativa.

Seguridad

Un sistema eficaz debe implementar mecanismos robustos de autenticación de usuarios, como la autenticación multifactor (MFA) o el inicio de sesión único (SSO), para verificar las identidades de los usuarios y evitar el acceso no autorizado a archivos confidenciales.

Todos los archivos almacenados en el sistema deben estar cifrados, tanto en reposo como en tránsito, para proteger la confidencialidad e integridad de los datos. Los algoritmos de cifrado, como AES (Estándar de Cifrado Avanzado), garantizan que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos cifrados, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado y de vulneraciones de datos.

Escalabilidad y rendimiento

El sistema de gestión de archivos electrónicos debe contar con una arquitectura escalable que permita gestionar volúmenes de datos y usuarios crecientes sin sacrificar el rendimiento. La escalabilidad garantiza que el sistema pueda satisfacer las necesidades cambiantes de la organización y mantener un rendimiento óptimo.

Implementación de un sistema de archivos electrónicos

La transición de un sistema de archivo basado en papel a un sistema de gestión de archivos electrónicos es una tarea importante que requiere una planificación y ejecución cuidadosas.

Aquí encontrará una guía paso a paso para ayudarle a navegar por el proceso de transición, junto con
los desafíos comunes que puede encontrar y las estrategias para superarlos.

Pasos para la transición del papel a lo digital

Paso 1: Evaluar el sistema de archivo actual

Evalúe su sistema de archivo actual en papel, incluidos los tipos de documentos, el volumen de registros y la estructura organizacional.

Paso 2: Definir objetivos y requisitos

Determine sus objetivos para la transición a un sistema de archivo electrónico, como mejorar la eficiencia, reducir costos o optimizar la colaboración. Identifique las características y funcionalidades específicas que necesita en el nuevo sistema.

Paso 3: Seleccione un sistema de gestión de archivos electrónicos

Investigue y compare soluciones de gestión de archivos electrónicos según sus necesidades, presupuesto y escalabilidad. Considere factores como la facilidad de uso, las funciones de seguridad, las capacidades de integración y el soporte del proveedor.

Paso 4: Planificar la migración de datos

Desarrolle un plan de migración de datos para digitalizar los documentos en papel existentes y priorice los documentos según su importancia y frecuencia de acceso. Considere el equipo de escaneo, las convenciones de nomenclatura de archivos y el etiquetado de metadatos.

Paso 5: Establecer la estructura de organización de archivos

Diseñe una estructura lógica de carpetas y convenciones de nomenclatura de archivos para organizar los archivos electrónicos sistemáticamente. Considere categorizar los documentos por departamento, proyecto, fecha u otros criterios relevantes para facilitar la búsqueda y recuperación.

Paso 6: Implementar medidas de seguridad

Configure controles de acceso y permisos para restringir el acceso no autorizado a información confidencial. Implemente cifrado, mecanismos de autenticación y registros de auditoría para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.

Paso 7: Capacitación y apoyo

Capacite a los empleados sobre cómo usar eficazmente el nuevo sistema de archivo electrónico. Un proveedor de software eficaz estará disponible para brindar soporte. Ofrezca sesiones de capacitación completas, manuales de usuario y soporte continuo para resolver cualquier duda o problema durante la transición.

Paso 8: Probar e iterar

Realice pruebas exhaustivas del sistema de gestión de archivos electrónicos antes de su implementación completa. Identifique y solucione cualquier fallo técnico, problema de usabilidad o cuello de botella en el rendimiento. Repita los cambios según los comentarios de los usuarios para optimizar el sistema y lograr la máxima eficiencia.

Paso 9: Implementación y seguimiento

Implemente el sistema de archivo electrónico gradualmente, comenzando con un grupo o departamento piloto antes de expandirlo a toda la organización. Supervise el uso del sistema, recopile comentarios y ajústelo según sea necesario para garantizar una transición fluida y una adopción por parte de los usuarios.

Desafíos y soluciones comunes

La resistencia al cambio es un desafío común en la transformación digital. Aborde la resistencia de los empleados involucrándolos en el proceso de transición, brindándoles capacitación y apoyo, y destacando los beneficios del nuevo sistema.

Al transferir grandes cantidades de datos del almacenamiento físico al electrónico, es fundamental mantener la calidad y la consistencia de los datos. Asegure la precisión y la consistencia de los datos durante la migración estableciendo directrices claras para la nomenclatura de archivos, el etiquetado de metadatos y las comprobaciones de calidad.

Anticipe desafíos técnicos como problemas de compatibilidad, fallos de software o errores de migración de datos. Tenga planes de contingencia y solicite ayuda a expertos en TI o proveedores de software.

Aborde los requisitos de cumplimiento relacionados con la privacidad de datos, las políticas de retención y la normativa legal. Asegúrese de que el sistema de archivo electrónico cumpla con los estándares del sector y las mejores prácticas de seguridad de la información y cumplimiento normativo.

Fomente la adopción por parte de los usuarios mediante capacitación integral, soporte continuo e incentivos para el nuevo sistema de archivo electrónico. Solicite su opinión e implemente mejoras según sus necesidades y preferencias.

Mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos

Implementar las mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos es crucial para maximizar la eficiencia, mantener la organización y garantizar la integridad de los datos. A continuación, se ofrecen algunos consejos y consideraciones para ayudarle a establecer un sistema eficaz de gestión de archivos electrónicos.

Establecer convenciones claras de nombres de archivos

Es fundamental usar convenciones de nomenclatura de archivos consistentes para facilitar la búsqueda y recuperación. Utilice nombres descriptivos y significativos que reflejen el contenido del archivo.

Incluya palabras clave, fechas, códigos de proyecto u otros identificadores relevantes para facilitar la categorización y la clasificación.

Diseñar una estructura de carpetas lógica

Organice los archivos según divisiones departamentales, proyectos o categorías funcionales en carpetas jerárquicas.

Mantenga la estructura de carpetas simple e intuitiva para navegar, evitando anidamiento excesivo o redundancia.

Utilizar metadatos para la organización

Mejore la búsqueda y la categorización adjuntando metadatos a los archivos. Incluya atributos relevantes como autor, fecha de creación, palabras clave y tipo de documento.

Aproveche las funcionalidades de indexación y búsqueda de metadatos para localizar archivos rápidamente según criterios específicos.

Hacer cumplir los controles de acceso

Implementar controles de acceso y permisos para restringir el acceso no autorizado a información confidencial.

Asigne roles y permisos según las responsabilidades de los usuarios, garantizando que solo las personas autorizadas puedan ver, editar o eliminar archivos.

Habilitar registros de auditoría

Mantenga registros de auditoría detallados que registren las actividades de los usuarios, las modificaciones de archivos y los intentos de acceso.

Revise periódicamente los registros de auditoría para supervisar el cumplimiento de las políticas internas, identificar incidentes de seguridad y realizar un seguimiento de los cambios realizados en documentos críticos.

Realice copias de seguridad de los datos periódicamente

Implementar procedimientos de respaldo automatizados para protegerse contra la pérdida de datos debido a fallas de hardware, ciberataques u otros eventos imprevistos.

Almacene copias de seguridad de archivos electrónicos en ubicaciones seguras fuera del sitio para garantizar la redundancia de datos y la preparación para la recuperación ante desastres.

Asegúrese de que las políticas de retención sean claras

Establecer políticas claras de retención de datos es esencial para gestionar eficazmente los archivos electrónicos. Determine el tiempo que deben conservarse los distintos documentos según los requisitos legales, las necesidades del negocio y la normativa de cumplimiento. Revise y actualice periódicamente las políticas de retención para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar el espacio de almacenamiento.

Realizar mantenimiento y revisión regulares

Realizar actividades de mantenimiento periódicas, como limpieza de archivos, archivar documentos obsoletos y actualizar metadatos según sea necesario.

Revisar y optimizar periódicamente el sistema de gestión de archivos electrónicos para adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes, los avances tecnológicos y los cambios regulatorios.

Cómo un DMS puede apoyar la gestión de archivos electrónicos

El software de gestión de documentos es la piedra angular de una gestión eficaz de archivos electrónicos y ofrece una solución integral para agilizar los flujos de trabajo, mejorar la organización y garantizar la integridad de los datos.

Así es como un DMS puede ayudar con las mejores prácticas que mencionamos anteriormente.
Nomenclatura y organización eficiente de archivos

Un DMS proporciona herramientas para establecer convenciones claras de nomenclatura de archivos y diseñar estructuras lógicas de carpetas. Los usuarios pueden localizar y acceder fácilmente a los documentos dentro del sistema gracias a una interfaz intuitiva y funciones de búsqueda.
Control de versiones y registros de auditoría

Un sistema de gestión de versiones (DMS) proporciona procesos automatizados de control de versiones, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios en los archivos y restaurarlos a versiones anteriores si es necesario. Registros de auditoría exhaustivos registran las actividades de los usuarios, lo que garantiza la rendición de cuentas y el cumplimiento de los requisitos normativos.

Gestión de metadatos

Un sistema de gestión documental permite adjuntar metadatos a los documentos, lo que mejora la búsqueda y la categorización. Las funciones avanzadas de indexación y búsqueda permiten a los usuarios encontrar documentos relevantes basándose en atributos y palabras clave específicos.

Controles de acceso y seguridad

Un DMS ofrece controles de acceso y permisos robustos, protegiendo la información confidencial del acceso no autorizado. El cifrado, los mecanismos de autenticación y el acceso basado en roles garantizan la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas regulatorias.
Copia de seguridad y recuperación ante desastres

Un sistema de gestión de documentos (DMS) incluye procedimientos automatizados de copia de seguridad para proteger contra la pérdida de datos y garantizar la continuidad del negocio. Las copias de seguridad de los documentos se almacenan de forma segura, lo que mitiga el riesgo de pérdida de datos debido a fallos de hardware o ciberamenazas.

Formación y apoyo

Los proveedores de DMS ofrecen recursos integrales de capacitación y soporte para capacitar a los usuarios sobre el funcionamiento del sistema y las mejores prácticas. La asistencia continua garantiza la adopción y el uso eficientes del DMS por parte de la organización.

Al aprovechar un DMS, las organizaciones pueden optimizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y garantizar la integridad de sus documentos digitales.

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Los archivos electrònicos

Archivo físico y Archivo electrónico: una misma necesidad, una misma solución
http://www.comunidadbaratz.com/ 22/03/2016

Hablar en la actualidad de Administración Electrónica es ya una realidad. No se ve tan utópico, tan inalcanzable como hace apenas unos años. Y hasta hace muy poco, se hablaba mucho de Administración Electrónica pero poco de archivo electrónico, olvidando un tanto que la documentación producida por una administración en el desempeño de sus funciones (sobre todo si es de la administración pública) no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que gestionar al completo su ciclo de vida.

Esta nueva necesidad está transformando al profesional del archivo e incluso introduciendo a su actividad en un nuevo horizonte…con muchas incógnitas y desafíos aún, pero indudablemente en un nuevo horizonte.

Aunque de forma lenta y paulatina, la Administración se está dotando de las herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales en su fase de creación. Estas herramientas de producción documental, están generando documentación sobre la que hay que actuar desde el inicio para asegurar su ciclo vital completo y evitar que se pierda información, así como, ya en su fase de archivo asegurar el acceso, la autenticidad, la integridad y la preservación a largo plazo.

Y todo ello con criterios y pautas de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas, conceptos y metodología. Conceptos como OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, timestamp, ingesta, ENI, repositorio, etc, forman parte ya del corpus teórico del campo archivístico junto a los conceptos de ISAD (G), ISAAR, NEDA, cuadro de clasificación, valoración documental y calendarios de conservación, transferencias… Es ésta unión de lo tradicional y lo nuevo, de lo analógico y lo electrónico, lo que marca el camino de futuro del archivero y de la profesión. El cuerpo teórico y las experiencias obtenidas han creado ya un marco sobre el que movernos. Sirvan de ejemplo los portales de PAE (Portal Administración Electrónica) o del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.

El profesional del archivo cobra un nuevo papel. El archivero tiene que estar presente, sin duda de una forma más activa que en el pasado, implicándose en la gestión documental desde la producción misma de los documentos, definiendo tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, directrices, aplicando políticas de conservación, gestionando el acceso y la transparencia a la documentación, y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución.

Supone, en nuestra opinión, la salvaguarda para una profesión puesta en cuestión sobre su futuro, precisamente por esta automatización o informatización de todas las actividades inherentes al archivero. Profesión con futuro porque se convertirá en, o debe ser ya, un profesional multidisciplinar.
Desde Baratz ponemos soluciones al archivo físico y electrónico

Para dar respuesta a este nuevo entorno de los archivos, Baratz desarrolla herramientas que satisfaga la demanda actual de los archivos y de los archiveros. Si es un profesional el mismo que va a gestionar toda la documentación de archivo, tanto física como electrónica, ¿por qué no hacerlo todo con una misma herramienta?… ¿Por qué no gestionarlo con un mismo software que sea una plataforma independientes de las plataformas de producción documental?

Esa herramienta en la que trabajamos es Albalá 7. Herramienta que aúna las funcionalidades de gestión de documentos de archivo físicos (descripción, consulta, préstamos, calendarios de conservación, gestión de depósito, etc.) con las funcionalidades que requiere un archivo de documentación electrónica, y que debe tener como principal objetivo garantizar la integridad, autenticidad, disponibilidad y validez de los documentos, asegurando la preservación de los mismos.

Basado en estándares y arquitecturas abiertas (OAIS) para asegurar su perdurabilidad, deben aplicarse políticas de archivo y no de gestión de sistemas informáticos. El profesional del archivo tiene que aportar la ciencia archivística en este nuevo entorno valiéndose de la informática como un medio y un aliado.

El profesional del archivo debe valerse de la informática como medio y aliado

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Otro escenario muy demandado, al que damos respuesta con ARCE (Sistema de Gestión de Documentos de Archivo Electrónicos), es al de tener un repositorio final seguro de expedientes y documentos electrónicos que, integrado con las aplicaciones de producción documental, asegure la autenticidad, inteligibilidad, integridad y preservación de los mismos. De esta forma damos respuesta a aquellas organizaciones que requieran una gestión del Archivo Electrónico separada del físico, una plataforma que cierre el ciclo de la tramitación electrónica, archivando los documentos electrónicos.

Y para posibilitar el acceso y la difusión de sus fondos documentales (físicos y electrónicos) disponemos del módulo de publicación MediaSearch. Una sofisticada e intuitiva herramienta ya implementada en numerosos Archivos con el fin de sacar a la luz el patrimonio documental de sus instituciones.

Atención a estas herramientas para #archivofísico y #archivoelectrónico

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Autor: Fran Dodero, Jefe de productos de Archivos de Baratz

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ARCHIVOS DUPLICADOS OCUPAN ESPACIO, ELIMINELOS

Elimina archivos duplicados y ahorra espacio
http://www.pcactual.com/ 30/01/2013

Una labor de mantenimiento que pocas veces se realiza es eliminar los archivos duplicados que tenemos en el equipo, algo que hace que su rendimiento sea menor y que puede llenar el disco duro. Para ello, es recomendable usar Anti-Twin.

Para comenzar, indica las carpetas en las que quieres localizar duplicados, pulsando enSeleccionar carpeta del apartado Carpeta base y además marcando 2ª Carpeta y pulsando en el correspondiente botón de Seleccionar carpeta. Luego, acude a Buscar por imágenes similares y aparecerá una ventana donde seleccionar, o incluso tener una vista previa de las imágenes, para borrar las duplicadas.

Si quieres ser más preciso en las búsquedas, es preferible que se configure su funcionamiento. Para ello, ve a Filtro de archivos y, en Solo los archivos con las siguientes extensiones, selecciona: .jpg, .jpeg, .jpe, .gif, .bmp, .tif, .tiff y .png, marca la opción Comparar imágenes (píxel)y haz clic en OK. Por último, ve a ¿Qué método(s) de comparación? y señala el nivel de coincidencia mínima que debe haber entre dos imágenes para que sean consideradas duplicadas (un 80% es suficiente).

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CURSO DE HERRAMIENTAS PARA TRABAJOS CON ARCHIVOS DIGITALES

Digital Forensics de Archiveros # saa12
http://www.cmswire.com/ 08/08/2012
La Sociedad de Archivistas Americanos (SAA) la reunión anual de 2012, Beyond Borders, comenzó el lunes, 6 de agosto en San Diego con fuertes sesiones previas a la conferencia. Asistí a Digital Forensics de Archiveros (DFA), un curso sobre herramientas y servicios específicos que los archiveros deben utilizar para su trabajo con archivos digitales .

Este es uno de los muchos cursos ofrecidos por AEA en su Digital Especialista en Archivos (DAS), Programa de Certificación .

Entiendo que si la nueva asociación entre la policía y la empresa de archivos parezca inusual. Sin embargo, tener en cuenta: análisis forense digital ha establecido principios, tecnologías y métodos para la extracción de los datos y los metadatos asociados que se asemeja mucho a los depósitos de archivos de buenas prácticas.

En otras palabras, esta clase no es para los débiles de corazón.

Ingrese a nuestro héroe, el instructor el Dr. Cal Lee, profesor asociado de la Universidad de Carolina del Norte en Chapel Hill. Antes de la clase, se distribuyeron dos documentos ilustrativos:

Digital Forensics y de origen digital de contenido en las colecciones del patrimonio cultural por Matthew G. Kirschenbaum, Richard Ovenden y Redwine Gabriela con la ayuda de la investigación de Rachel Donahue, y
La extensión de sus propias arquitecturas repositorio digital para apoyar la preservación y el acceso de imagen de disco, escrita en colaboración con Kam Woods y Simson Garfinkel

que diligentemente leer. Obligación se convirtió en el placer como el primer tratado se desarrolló, sin embargo, en 109 páginas es un poco de un tomo. En diez páginas el segundo artículo se resume la primera (vamos a escuchar a la brevedad!). Recomiendo a los dos.
Motivación y Alcance

El Dr. Lee abrió su comentario con una reflexión sobre la motivación. "Los archivistas son a menudo responsables de la adquisición o ayudar a otros materiales de acceso a los medios de almacenamiento extraíbles", dijo. "A menudo la información no se suministra ni describe como uno esperaría. Profesionales de la información debe extraer toda la información útil se encuentra en el medio, evitando la alteración accidental de datos o metadatos. "

Él definió forense digital como "el proceso de identificar, preservar, analizar y presentar evidencia digital de una manera que sea legalmente aceptable." La práctica implica múltiples métodos de descubrimiento de datos digitales y la recuperación de borrado, la información de archivos cifrados o dañados. Él presentó los puntos convincentes de por qué los archiveros deberían cuidar.
Dos corrientes de la actividad muestran una gran promesa para informar a las prácticas de los archiveros:
un puñado de proyectos innovadores de recogida de las instituciones que exploran la aplicación de la ciencia forense digital para la adquisición, y
los vendedores y los programas académicos que imparten formación forense digitales ".

Él habló con reverencia de varios proyectos de análisis forense digital: SULAIR de Stanford , la Biblioteca Bodleian futureArch y la Biblioteca Británica en Londres.
Antecedentes Técnicos

El Dr. Lee explicó que los objetos digitales son conjuntos de instrucciones para la interacción futura. "Los objetos digitales son inútiles si no se puede interactuar con ellos. Las interacciones dependen de numerosos componentes técnicos "Esbozó los siete niveles de representación.:

Nivel 7 : la agregación de los objetos. Un conjunto de objetos que forman una agregación que sea significativo encontrado como una entidad.
Nivel 6 : objeto o paquete. Un objeto compuesto de varios archivos, cada uno de los cuales también se podrían encontrar como archivos individuales.
Nivel 5 : en aplicación de la representación. Como hizo y se encontró dentro de una aplicación específica.
Nivel 4 : archivo a través de sistema de archivos. Los archivos encontrados en conjunto discreto de elementos asociados con las rutas y nombres de archivo.
Nivel 3 : archivo como "prima" de bits. Bitstream encontrado como una serie continua de valores binarios.
Nivel 2 : sub-estructura de archivos de datos. Discreto "pedazo" de datos que forma parte de un archivo más grande.
Nivel 1 : flujo de bits a través de E / S del equipo. Una serie de 1s y 0s que se accede desde los medios de almacenamiento con la entrada / salida de hardware y software.
Nivel 0 : flujo de bits en un medio físico. Un conjunto de propiedades físicas del medio de almacenamiento que se interpretan como cadenas de bits en el nivel 1.

Citó ejemplos de interacción de cada nivel. "Archiveros temen tres factores que complican más", dijo el Dr. Lee. ". Medio fracaso / bit rot, la obsolescencia y la volatilidad" Él puso en marcha en un panorama detallado de dónde y cómo una información de la computadora las tiendas: la jerarquía de la memoria del ordenador, sectores, grupos, disco magnético, la estructura del disco duro, almacenamiento en caché de configuración / registro archivos y los discos de estado sólido, cada vez más popular así como las áreas diseñadas para almacenar datos temporales.

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ARCHIVO ELECTRÓNICO PARA LA TESORERÍA GENERAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL

La Seguridad Social ahorrará 60 millones con la supresión de papel

SITE: http://www.finanzas.com

FECHA: 10/12/2010

La Tesorería General de la Seguridad Social eliminará el papel en sus trámites con empresas a partir del próximo 1 de enero y pasará a enviar archivos electrónicos para informar de sus notificaciones, con lo que ahorrará 60 millones de euros en toda España a causa de la supresión de 12 millones de envíos postales y de la sustitución de las publicaciones en los boletines oficiales por un nuevo tablón electrónico de edictos de la Seguridad Social.

En rueda de prensa este viernes, el director provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social, Mateo Albillos, ha explicado que a partir de enero será obligatorio el uso del sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos) como sistema de comunicación de notificaciones y de intercambio de datos entre la Seguridad Social y las empresas.

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