Gestiona tus documentos en linea, es gratis, no esperes más

>>  viernes, 3 de mayo de 2013

Cómo gestionar tus documentos online y gratis
http://www.telam.com.ar/ 03/05/2013
Un repaso por las herramientas digitales más destacadas para crear, guardar y organizar archivos personales en la Web, de forma gratuita.

Documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, listas de tareas, PDFs, formularios, anotaciones... El proceso de creación -y su posterior acumulación- de archivos en diferentes formatos puede causar un verdadero caos en nuestra organización personal o laboral.

En los últimos años surgieron varios e interesantes servicios que pueden ayudarnos a gestionar nuestros documentos. Se distinguen por ser gratuitos(sólo requieren registración) y por permitir el almacenamiento "en la nube", es decir, permiten tener un respaldo online al cual se puede acceder, en algunos casos, desde distintos dispositivos.

A continuación, tres maneras posibles (existen más) de gestionar nuestros documentos.


PAQUETE OFIMÁTICO ONLINE
Hace un año, Google decidió renombrar su servicio "Docs" y dar un salto de calidad que sigue en progreso. Lo llamó "Drive" y lo convirtió en un espacio de almacenamiento y creación de documentos que ofrece hasta 5 GB de espacio gratuito para sus usuarios (sólo requiere tener una cuenta en Google).

Entre los principales servicios que ofrece, se destacan su procesador de texto para redactar documentos (con posibilidad de exportarlos a formatos .docx, .pdf, .txt, .rtf, entre otros), la posibilidad de crear planillas de cálculo (.xls, .cvs), presentaciones similares las que se pueden obtener en Power Point, confeccionar formularios y subir desde nuestro disco rígido distintos tipos de archivos para ser almacenados online.

También -entre otras características- ofrece la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos (como móviles con Android e iOS) para editar o seguir trabando online, así como funciones de colaboración entre usuarios, de forma simultánea.


Algunas de las alternativas son Zoho (sólo requiere tener una cuenta y muchos de sus servicios son gratuitos) y Office 365, de Microsoft (si bien es un servicio pago de su popular paquete ofimático, cuenta con una versión de prueba gratuito).

ANOTACIONES DIGITALES EN CUALQUIER MOMENTO Y LUGAR
En la era de la información digital, es natural que nos encontremos con la necesidad de guardar contenido, realizar pequeñas anotaciones o listas de tareas en nuestra computadora o smartphone.

Evernote es uno de los servicios sobresalientes en este campo, con muchas funcionalidades destacables. Su tarea básica es la de proporcionarnos la facilidad de crear notas de manera muy simple, como redactar un correo electrónico. Pero su potencial es aun mayor: se pueden guardar notas de voz, "recortes" de páginas Web, imágenes y documentos varios. Todo dentro de una aplicación que posibilita la organización en carpetas (o "libretas") y etiquetas.

Uno de los principales fuertes del servicio es su sincronización. Con la misma cuenta se puede acceder desde una aplicación de escritorio, sumar una extensión al navegador, vía Web o desde el teléfono: cada modificación se verá reflejada en pocos segundos en cualquiera de las plataformas.

El servicio es gratuito (aunque cuenta con una versión Premium -paga- para obtener más espacio de almacenamiento) y sólo requiere registración.

Si bien no hay un servicio que compita de igual a igual con Evernote, entre las alternativas pueden destacarse algunos que se le asemejan en alguna de sus funciones. Google Keep permite crear y organizar notas, se integra con "Drive" y está disponible para móviles y tablets con Android. Wunderlist,por su parte, es un servicio para crear listas de tareas (un campo con muchas otras alternativas gratuitas), disponible en diversos dispositivos y de uso gratuito.

DE OFFLINE A ONLINE
También existen variantes para aquellos que prefieren trabajar con programas de escritorio, en su computadora, y luego desean mantener un respaldo online o compartirlo con otros usuarios.

Si bien el paquete de programas Office, de Microsoft, es el más popular y usado en la mayoría de las computadoras de todo el mundo, existen opciones gratuitas muy similares.

Una de ellas es Open Office (o Libre Office), una "suite ofimática" de código abierto y gratuita. Contiene diversos programas como "Writer", el procesador de textos; "Calc", para crear planillas de cálculo; "Impress", para realizar presentaciones; entre otros. En cada uno de ellos es posible guardar y/o leer los documentos en los formatos más usados y se puede instalar en sistemas operativos Windows, Mac, Linux.

¿Qué alternativas hay para tener disponibles los archivos en "la nube"? Existen varias y con diferentes prestaciones. Dropbox es una de ellas: permite subir archivos de cualquier tipo, organizar todo en carpetas, compartirlo con otros usuarios, con aplicaciones para distintas plataformas y un servicio gratuito de hasta 2 GB. Otra opción es Skydrive, el servicio de Microsoft, que funciona con cuentas de registro en esa empresa (Hotmail, Live, Outlook) y ofrece hasta 7 GB de almacenamiento gratuito.

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