Organiza las carpetas de tu PC de manera eficiente

>>  sábado, 17 de mayo de 2014

8 ideas para organizar las carpetas de tu ordenador
http://www.gaceta.es/ 17/05/2014

El ordenador es la herramienta de trabajo más importante en la mayoría de profesiones en la actualidad, y conocer los trucos para organizar los ficheros de una forma más eficiente puede ayudar a ganar tiempo, mejorar el rendimiento del ordenador y aumentar el bienestar mental.

1. Ten accesos directos sólo de lo necesario. No llenes tu Escritorio de accesos directos que no utilizas. Haz una selección realista de tus iconos de uso más habitual y elimina de la vista aquello que sobre. Una pantalla despejada favorece la concentración y el bienestar mental, algo fundamental para la productividad.

2. Ten un backup de las carpetas de la Nube. Cada vez se ha generalizado más la costumbre de utilizar Dropbox, Google Drive, Evernote o incluso el mismo correo electrónico como lugares para guardar archivos personales. Esto es útil para cuando uno viaja o utiliza diferentes dispositivos, pero si no se hace un backup de forma periódica, se pasa a depender de un tercero y se corre el riesgo de perder información. Por eso es recomendable realizar una copia de seguridad cada semana o cada mes, dependiendo de cada caso. Existen herramientas para Windows como Uranium Backup Free, para Mac como iBackup y para Ubuntu como Back In Time.

3. Utiliza una nomenclatura única en todos los ficheros. A la hora de nombrar los documentos, carpetas y archivos de cualquier tipo, es fundamental que establezcas una nomenclatura siempre igual, ya que esto te facilitará encontrar lo que buscas de forma rápida, lo que ayuda a trabajar más deprisa.

4. Pon nombres descriptivos a los archivos. Suele ser útil asignar a cada archivo un tema genérico, un título, una fecha y el número de versión, ahora bien, un nombre demasiado largo tampoco es eficiente, de forma que lo ideal es establecer una leyenda personalizada, con palabras clave, abreviaturas, etc. que sirvan de recordatorio visual, breve y efectivo.

5. Crea una carpeta llamada Escritorio. Evita tener el Escritorio lleno de archivos, dado que esto favorece el desorden, y a la hora de hacer copias de seguridad automáticas, la información del Escritorio por defecto no se guarda. Una opción es que crees una carpeta llamada Escritorio y así la utilices para cambiar el hábito de poner los documentos allí.

6. Prioriza en función de lo que más utilizas. Normalmente se colocan los archivos y carpetas en función de un criterio, pero en la práctica hay determinados ficheros que se visitan más que otros, y por eso conviene tener en cuenta esto a la hora de establecer el orden general. Otra forma de solucionarlo es crear una carpeta de Favoritos y poner accesos directos a las carpetas y documentos más visitados.

7. Reduce pasos innecesarios. Muchas veces se crean muchas carpetas dentro de carpetas, y después se tiene que hacer click muchas veces para llegar a un archivo en concreto. Es más recomendable utilizar un sistema horizontal que vertical, es decir, colocar muchas carpetas dentro de cada una, que muchas carpetas dentro de otras carpetas, ya que se reducen los pasos.

8. Utiliza un renombrador automático para ahorrar tiempo. Hay herramientas que permiten renombrar muchos archivos al mismo tiempo, y así evitar muchas horas a la hora de organizarse. En Mac, por ejemplo, está NameChanger o Automator. Windows cuenta con Rename Master y Linux ofrece un renombrador llamado GpRename.

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