La Tipología Documental Electrónica

La Tipología Documental Electrónica
Por: Lic. Carmen Marín (Archivóloga)

La Tipología Documental Electrónica es un campo de estudio esencial en la gestión de la información en la era digital. Se centra en el análisis y la clasificación de los documentos electrónicos, considerando sus características internas y externas para asegurar su correcta identificación, organización, valoración, preservación y recuperación a lo largo del tiempo.1]

Un documento electrónico se define como cualquier tipo de información en formato digital, que se encuentra archivada en un soporte electrónico con un formato determinado, y que es susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.2][3]

Estos documentos son el equivalente digital de sus contrapartes físicas y cumplen propósitos similares, pero en un entorno digital, facilitando su acceso, organización y colaboración.[4]

La importancia de la tipología documental radica en la necesidad de identificar y normalizar la denominación de los tipos específicos de documentos utilizados por una organización o administración, lo cual es fundamental para la gestión y preservación de la documentación, especialmente en el contexto de la interoperabilidad entre diferentes sistemas.5][6][7]

Documento electrónico

A continuación, se presentan los tipos de documentos electrónicos :

1. Atendiendo a la unidad administrativa que la genera (Origen / Órgano Productor)

2. Atendiendo a lo que fue generado (Propósito / Función)
3. Atendiendo a su título
4. Atendiendo a su contenido

Tipos de Documentos Electrónicos

1. Atendiendo a la unidad administrativa que la genera (Origen / Órgano Productor):
Esta clasificación se basa en el análisis de la estructura administrativa y las funciones o actividades de la unidad que produce el documento.1] En el ámbito de las administraciones públicas, los documentos son válidamente emitidos por sus órganos.[8] Algunos ejemplos incluyen:

• Documentos generados por órganos unipersonales:Como Decretos o Resoluciones firmadas por un alcalde o un director de departamento.[9]
• Documentos generados por órganos colegiados:Como Acuerdos de un Pleno o Comisiones Informativas, y Actas de sesiones.[9]
• Documentos de departamentos específicos:Como registros de personal gestionados por recursos humanos, que incluyen solicitudes de empleados, descripciones de puestos y datos salariales.4]

2. Atendiendo a lo que fue generado (Propósito / Función):
Los documentos electrónicos se crean con un propósito específico, que puede ser soportar transacciones, certificar hechos, informar o establecer acuerdos.4][10][11] Algunos ejemplos son:

• Documentos transaccionales y fiscales:
• Facturas electrónicas:Soportan transacciones de bienes y/o servicios, siendo una evolución digital de la factura en papel y un comprobante legal y tributario.10][12]
• Órdenes de compra, notas de crédito/débito, albaranes:Documentos que respaldan operaciones comerciales y financieras.[13]
• Nombres electrónicos:Utilizadas para soportar costos, deducciones e ingresos a nivel fiscal.[10]
• Documentos legales y contractuales:
• Contratos electrónicos:Poseen la misma validez que los contratos físicos ya menudo utilizan firmas digitales para validar la identidad de las partes.4][12]
• Certificados digitales:Su objetivo es verificar la identidad o autenticidad de algo o alguien.12]
• Documentos informativos:
• Correos electrónicos:Aunque pueden servir para diversas funciones, son principalmente un medio de comunicación e intercambio de información.[12]
• Informes:Documentos que presentan datos, análisis y conclusiones sobre un tema específico.[9]
• Documentos administrativos internos y de gestión:
• Documentos normativos, resolutivos y directivos:Tales como resoluciones, bases de concurso, circulares, contratos y convenios.[14]
• Documentos de constancia o juicio:Que registren hechos o emitan valoraciones dentro de un proceso administrativo.9]

3. Atendiendo a su título:
El título es un elemento clave de identificación de un documento electrónico, generalmente incluido en los metadatos del archivo.15] Aunque los documentos no se "clasifican" por su título en un sentido tipológico estricto, el título es fundamental para su individualización y recuperación.[8][15] Ejemplos pueden ser:

• "Acta de la Sesión [Fecha]"
• "Informe Anual de Gestión [Año]"
• "Contrato de Servicio [Empresa A - Empresa B]"
• "Resolución N.º [Número]"

El título, junto con otros metadatos como la fecha de emisión y los datos de identificación, permite diferenciar un documento de otro y facilitar su gestión dentro de un sistema de archivos electrónicos.8]

4. Atendiendo a su contenido:
La clasificación por contenido se refiere a la naturaleza de la información que el documento almacena y cómo se presenta.1][11] Los documentos electrónicos pueden adoptar diversas formas multimedia:

• Documentos de texto:Aquellos cuyo contenido principal es lenguaje escrito, utilizando letras, símbolos, números u otros caracteres. Los ejemplos incluyen documentos de Word (.doc, .docx), PDF o archivos HTML.[3][11][16]
• Documentos fotográficos o de imagen:Registre información mediante mapas, fotos, dibujos o gráficos. Ejemplos son archivos JPEG, PNG, GIF.[9][11][16]
• Documentos sonoros o de audio:Configuran el contenido en formas auditivas o lenguaje oral. Los ejemplos incluyen archivos MP3, WAV.[9][11][16]
• Documentos audiovisuales o de vídeo:Combina sonido e imagen para registrar información. Ejemplos son archivos MP4, AVI, MOV.[9][16]

Además de estos formatos generales, el contenido sustantivo del documento (la actividad o la materia que trata) es un factor determinante en su clasificación tipológica, vinculado intrínsecamente a su contexto de producción y función.

Fuentes help

1. wordpress.com
2. youtube.com
3. iberdok.com
4. docusign.com
5. dipalme.org
6. archiverosdeandalucia.org
7. unirioja.es
8. carm.es
9. anabad.org
10. aliaddo.com
11. docusign.com
12. contifico.com
13. pagero.com
14. scribd.com
15. youtube.com
16. mailchimp.com

 

REFERENCIAS BIBLIOGRÄFICAS por Título y Link

1.- Identificación de tipología documental: una propuesta metodológica para normalización de la gestión de documentos públicos en Brasil https://archivofsierrapambley.wordpress.com/wp-content/uploads/2016/12/ana-celia-rodrigues.pdf

2.- Definición y tipos del documento electrónico | | UPV https://www.youtube.com/watch?v=1Iehd0AWeTs

3.- Documento Electrónico Administrativo https://iberdok.com/2017/07/17/documento-electronico-administrativo/

4.- ¿Qué son los documentos electrónicos y cuál es su valor probatorio? https://www.docusign.com/es-mx/blog/documentos-electronicos

5.- Modelo de gestión del documento electrónico - capítulo 4.2. Catálogo de Tipologías documentales https://www.dipalme.org/Servicios/Anexos/legislacion.nsf/entidadrolsub/E6439311CA68F733C1258611002C72FC (6, 7)

6.- Catálogo de Tipos documentales, nuevo instrumento para la gestión del eDoc y la Interoperabilidad https://www.archiverosdeandalucia.org/catalogo-de-tipos-documentales-nuevo-instrumento-para-la-gestion-del-edoc-y-la-interoperabilidad/

7.- Propuesta de un catálogo de tipos documentales útil para la gestión del documento electrónico y para la interoperabilidad https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=8965360

8.- La administración electrónica y los archivos: legislación y ejemplos prácticos

https://archivogeneral.carm.es/adjuntos/DOC24578912323_296_Admon_Electronica.pdf (1)

9.- Recopilación de todos los tipos de documentos que emite una Administración https://www.anabad.org/recopilacion-de-todos-los-tipos-de-documentos-que-emite-una-administracion/

10. ¿Qué son los documentos electrónicos y para qué sirven?

https://aliaddo.com/blog/que-son-los-documentos-electronicos-y-para-que-sirven/

11.- Tipos de documentos: legales, electrónicos y otros ejemplos. ¡Revisa la lista completa! https://www.docusign.com/es-mx/blog/tipos-de-documentos (4, 11)

12.- ¿Qué son los documentos electrónicos? 7 ventajas claves https://contifico.com/documentos-electronicos-que-son/ (10)

13.- ¿Qué es un documento electrónico? https://www.pagero.com/es/blog/que-es-documento-electronico

14.- Tipos de Documentos Administrativos Digitales https://es.scribd.com/document/693073437/27-Tipos-de-documentos-adminstrativos-digitales

15.- Documentos Electrónicos y Archivos Digitales

https://www.youtube.com/watch?v=XtdgLrReD1E

16.- Distintos Tipos de Archivos y cuando utilizarlos https://www.youtube.com/watch?v=XtdgLrReD1E

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REQUISITOS MÍNIMOS DE DIGITALIZACIÓN (AGN COLOMBIA)

Requisitos Mínimos de Digitalización
https://www.archivogeneral.gov.co/

Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico

Alistamiento

• Levantar y digitar en la base de datos el registro de inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos previamente por el contratante, de acuerdo a cada serie documental. 
• Quitar dobleces y materiales que no hacen parte de la documentación. 
• Eliminar material metálico. 
• Verificar la exactitud de la foliación del expediente y volver a foliar cuando se presenten inconsistencias, dejando constancia de este hecho, para informar al Contratante. 
• Hacer descontaminación biológica puntual de los expedientes con contaminación biológica activa. 
• Si es el caso, se deben retirar los documentos que no correspondan al expediente; estos deben ser entregados al funcionario asignado por el contratante. 
• Dichos documentos deben estar debidamente identificados, relacionando la cantidad y referenciando el expediente del que fue retirada la información.
• Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los 10 cm de largo. Para casos de deterioros más graves, se hará una fotocopia a costa del contratista, para ser usada en el escáner, o en su defecto se usará un escáner de cama plana para no causar más daños.
• Se aceptará la utilización de cinta mágica para los primeros auxilios, por la cara posterior del documento, aún cuando se recomienda el uso de cinta de reparación de documentos.

Captura

• Usar escáner automático para la captura digital, teniendo en cuenta una resolución entre 300 dpi y 600 dpi, para lo cual se tendrá como criterio que los documentos en excelente estado de conservación se digitalizarán a 300 dpi y se irá aumentando la resolución en la medida que los documentos presenten problemas de conservación o contraste. 
• Escala de grises para documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto y/o impresos sobre papeles de colores. 
• Color cuando la documentación posea información relevante que se encuentre en colores, ejemplo en mapas. 
• En caso de digitalizarse documentación con características heterogéneas, se puede utilizar la profundidad de acuerdo con el tipo de documento. 

Identificación

El proveedor debe realizar la identificación de las imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental.

Control de Calidad

• El proveedor debe realizar el control de calidad al 100% de las imágenes, para garantizar la legibilidad e integralidad de la imagen.
• Garantizar la lectura normal y total del documento en monitor y al tamaño del 100%. 
• Se podrán utilizar procesos de compresión para reducir el tamaño de imágenes cuya digitalización sea con fines de difusión. 
• El menor detalle capturado debe tener completa legibilidad (por ejemplo, el menor tamaño de fuente para el texto; claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales). 
• La integridad de los detalles (por ejemplo, no aceptabilidad de caracteres interrumpidos o de segmentos que faltan en las líneas). 
• Exactitud dimensional comparada con el documento papel (Tamaño 100%).
• No tener puntos, rayas o manchas generados en el escáner que afecten la legibilidad, es decir, un punto no presente en el documento de origen no digital. La densidad de las áreas negras debe ser sólida. 
• No presentar imagen incompleta (es decir, falta de información en los bordes del área de la imagen).
• La orientación de la imagen digital debe ser en forma de lectura humana.
• La densidad de las áreas negras debe ser sólida.
• No presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, es decir muy claras o muy oscuras, comparadas con el documento original en papel.
• No tener problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con sombras en las fuentes
• El formato para fines de preservación es TIFF; JPEG2000 (sin pérdida) 
• El formato para fines de consulta y difusión debe ser PDF/A, jpeg, jpg, jpe, JPEG2000 (con pérdida). 
• La resolución de la imagen debe ser de 300 DPI o superior siempre y cuando las resoluciones superiores se usen en los casos previstos y no para todos los documentos.
• El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas. 

Almacenamiento

El proveedor debe cargar las imágenes digitales y los metadatos con la información referencial en el software o repositorio que tiene la entidad compradora o en el hosting contratado o en el servicio de custodia de medios, esto último para la copia de conservación.

Tiempo de ejecución

La entidad compradora debe definir el tiempo de ejecución esperado para el servicio de digitalización.

Metadatos 

• Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos. 
• Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización
• Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative correspondiente a 15 elementos de metadatos descriptivos.
• Técnicas de escaneo (Opcionales)
• Aplicar OCR para llevar a base de datos o para generar capa de texto del documento. 
• Leer códigos impresos en el documento (código de barras, nube de puntos, código QR, etc) e incorporar la información como metadato. 
• Mecanismos tecnológicos de valor probatorio (opcional solo en caso de requerir Digitalización Certificada)
• Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos. 
• Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización
• Como característica opcional se sugiere que el proceso de digitalización contemple la estructura de metadatos Dublin Core Metadata Initiative correspondiente a 15 elementos de metadatos descriptivos.

Los 6 esquemas de metadatos principales explicados
https://www.resourcespace.com/blog/5-metadata-schemas-explained#

Iniciativa de metadatos Dublin Core (DCMI)

Anteriormente conocido como el Conjunto de Elementos de Metadatos de Dublin Core, Dublin Core es un esquema internacional de metadatos mantenido por la Iniciativa de Metadatos de Dublin Core (DMCI), una organización independiente, pública y sin fines de lucro. El esquema Dublin Core se utiliza generalmente para describir recursos digitales y físicos.

DCMI consta de 15 elementos (conocidos como el conjunto de elementos de metadatos de Dublin Core) junto con "vocabularios de extensión", que incluyen docenas de propiedades, clases, tipos de datos y esquemas de codificación de vocabulario.

Tenga en cuenta que existen dos formas de Dublin Core:Dublin Core simple , que expresa elementos como pares atributo-valor utilizando los 15 elementos de metadatos del conjunto de elementos de metadatos de Dublin Core.
Dublin Core cualificado , que añade información sobre esquemas de codificación, listas enumeradas y otros elementos de procesamiento que aumentan la especificidad de los metadatos y facilitan las búsquedas, por ejemplo, dentro de un DAM. Sin embargo, esta complejidad adicional puede generar problemas de interoperabilidad.

Los 15 elementos de metadatos en Simple Dublin Core son:

Título
Creador
Sujeto
Descripción
Editor
Contribuyente
Fecha
Tipo
Formato
Identificador
Fuente
Idioma
Relación
Cobertura
Derechos

El Dublin Core original se publicó por primera vez en 1995 y con el paso de los años se ha convertido en un estándar ISO.

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