Gestión de Identidad Digital Empresarial en el contexto archivístico

Gestión de Identidad Digital Empresarial en el contexto archivístico
Por Lic. Carmen Marín, colaboración de: Grok y, Gemini,

La Gestión de Identidad Digital Empresarial en el contexto archivístico es el conjunto de políticas, tecnologías y procesos que permiten identificar, autenticar, autorizar y trazar de manera segura a los autores y participantes dentro de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). [1]

Garantiza la autenticidad, integridad y el no repudio o irrenunciabilidad (propiedad de seguridad que garantiza que el autor de un mensaje o transacción electrónica no pueda negar su participación en ella, ni que otra persona se haga pasar por él) de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. [2]

Pilares Fundamentales en Archivo

• Autenticidad: Asegura que el creador de un documento o metadato es realmente quien dice ser mediante firmas electrónicas, certificados digitales y credenciales corporativas verificables. [2]
• Trazabilidad (Procedencia): En archivística es vital respetar el principio de procedencia. La gestión de identidad registra la bitácora exacta de quién lo creó, cuándo lo modificó y quién consultó un expediente. [3]
• Control de Acceso (RBAC): Permite parametrizar permisos basados en los roles de los empleados dentro del SGDEA, protegiendo la información confidencial y cumpliendo con las normativas de protección de datos. [3]

Tecnologías Clave Utilizadas

 

• Directorios Centralizados: Sistemas como Microsoft Active Directory o LDAP sincronizados con los expedientes.
• Infraestructura de Clave Pública (PKI): Emisión de certificados digitales para firmar electrónicamente actas, contratos y resoluciones.
• Blockchain (Tecnologías de Registro Distribuido): Utilizado en archivos avanzados para sellar de forma inmutable la identidad del autor y el estado del documento, garantizando que no fue alterado.
• Single Sign-On (SSO): Autenticación única que centraliza el acceso a los distintos módulos del archivo corporativo de forma segura. [2]

Retos Archivísticos

• Preservación a largo plazo: Las identidades digitales y los certificados caducan. Los archivos deben implementar mecanismos (como el sellado de tiempo o timestamping) para que los documentos sigan siendo válidos probatoriamente, aunque el emisor original ya no esté en la empresa.
• Interoperabilidad: El sistema de gestión de identidad debe comunicarse fluidamente con las tablas de retención documental y los metadatos estándar (como Dublin Core). 

¿Qué es un sistema de gestión de identidad digital?

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WBSgo

En la era digital que vivimos desde hace algunos años, la gestión de identidades desempeña un papel crucial en la seguridad y eficiencia de las operaciones empresariales. Esto es así porque la gestión de identidades y accesos (IAM) garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a los recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo sus tareas. Este artículo explora a fondo qué es un sistema de gestión de identidad digital, cómo funciona, sus diferencias con la gestión de acceso y los diversos tipos de sistemas disponibles.

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de identidad digital?

La gestión de identidades se centra en identificar, autenticar y autorizar adecuadamente a individuos, grupos o aplicaciones a través de atributos como los derechos de acceso y restricciones basadas en identidades. Estos sistemas evitan el acceso no autorizado, protegiendo contra el robo de datos y generando alertas ante intentos no autorizados, ya sea desde dentro o fuera de la empresa.

¿Es lo mismo un sistema de gestión de identidad que un sistema de gestión de acceso?

Aunque a menudo se usan indistintamente, la gestión de identidades se enfoca en la identidad del usuario, roles, permisos y grupos, mientras que la gestión de acceso se ocupa de la autenticación y autorización para determinar si un usuario tiene acceso a un recurso específico.

Aquí, se evalúa la legitimidad del acceso según los criterios establecidos por las políticas de seguridad y los permisos asociados. No obstante, esta fase es crucial para garantizar que los usuarios solo accedan a los recursos para los cuales están debidamente autorizados, minimizando así los riesgos de accesos no autorizados.

¿Cuáles son los tipos de sistema de gestión de identidad digital?

Existen tres tipos principales de sistemas de gestión de identidad digital:

 

• Identidad y autenticación centralizada: En este modelo, una entidad central actúa como proveedor de identidad (IdP), siendo la organización proveedora del servicio el punto central de la identidad digital. Cada aplicación o servicio requiere una cuenta específica gestionada por esa empresa.
• Modelo de autenticación federada: Un proveedor de identidad utiliza terceros para autenticar a los usuarios ante partes confiables. Permite el uso de una única identidad digital para acceder a diferentes servicios, evitando el fenómeno de identidades múltiples.
• Modelo de identidad distribuida (Self-Sovereign Identity - SSI): En este modelo, los usuarios son propietarios de su identidad digital y datos asociados. Se basa en tecnologías como Blockchain, garantizando seguridad e independencia del usuario.

¿Por qué es importante proteger la gestión digital de tu empresa?

Con los avances tecnológicos y la transición hacia operaciones comerciales 24/7, la identidad digital corporativa se vuelve cada vez más importante. Este cambio se acentúa con la transformación digital en 2020, lo que llevó a un aumento significativo en la presencia online de las empresas. Durante la crisis, la cantidad de sitios web empresariales se incrementó notablemente, llegando a un 800 % en algunos países de América Latina, según la CEPAL.

La identidad digital corporativa, similar a la identidad personal, captura y almacena atributos únicos de una entidad para su transmisión electrónica y establecer su autenticidad. Para las empresas, esto facilita el acceso a servicios y la interacción sin depender de la intervención humana o documentación física. La identidad digital empresarial abarca desde números de registro y cuentas bancarias hasta la presencia online en redes sociales y blogs.

Por tanto, la importancia de proteger la identidad digital empresarial radica en la seguridad, eficiencia y reputación de la organización. Con el aumento de la presencia online, los ciberdelincuentes buscan aprovechar vulnerabilidades, utilizando modalidades como el ransomware y la suplantación de identidad. Por ello, es necesario implementar medidas de ciberseguridad y privacidad de datos para salvaguardar la información sensible.

6 consejos para proteger la identidad digital en tu empresa

A continuación, hemos recopilado 6 recomendaciones para proteger la identidad digital empresarial:

 

1. Navegar por sitios seguros. Verificar la política de privacidad y el protocolo "https" contribuye a la seguridad.
2. Mantener actualizado el sistema operativo. Las actualizaciones constantes evitan virus informáticos y protegen los datos.
3. No abrir correos de procedencia sospechosa. Ser cauteloso con mensajes sospechosos previene descargas maliciosas.
4. Generar contraseñas seguras en las aplicaciones. Contraseñas robustas y actualizadas cada dos a seis meses refuerzan la seguridad.
5. Contratar un experto en ciberseguridad. Un profesional puede proporcionar soluciones efectivas contra amenazas emergentes.
6. Crear una copia de la información. El respaldo externo o los servicios Cloud garantizan la seguridad de los datos.

¿Cuál es el impacto de una mala gestión de identidad digital en las empresas?

Una mala gestión de identidad digital puede tener consecuencias graves para las empresas, como daño a la reputación, pérdida de confianza, reducción de productividad y problemas de cumplimiento legal. Para evitar estos impactos, es crucial seguir buenas prácticas de seguridad digital y considerar auditorías periódicas de ciberseguridad.

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Gestión de Identidad Digital Empresarial actual en el contexto archivístico, desde la óptica de la Inteligencia Artificial

La Gestión de Identidad Digital Empresarial (GIDE o IAM —Identity and Access Management—) en el contexto archivístico actual es, en términos objetivos, insuficiente y fragmentada, a pesar de los avances tecnológicos. Desde la perspectiva de una IA entrenada en patrones de datos, sistemas y evolución tecnológica, es un área donde la práctica empresarial y archivística arrastra rezagos estructurales frente a las demandas de autenticidad, integridad y preservación a largo plazo de los documentos digitales. [4]

Fortalezas relativas (limitadas)

 
Madurez en seguridad operativa: Las soluciones modernas de IAM (como las basadas en zero-trust, MFA, biometría y federación de identidades) han mejorado mucho el control de acceso en sistemas vivos (empresas, gobiernos). Plataformas de identidad digital única (ej. ejemplos en México como Llave Mx) facilitan interoperabilidad y trámites, reduciendo algo de burocracia. [5]
Herramientas criptográficas disponibles: Firmas digitales, hashes, sellos de tiempo y metadatos ayudan a vincular identidad al momento de creación o captura. En teoría, soportan principios archivísticos clave: autenticidad (el documento es lo que pretende ser, creado por quien dice), integridad (no alterado de forma que afecte su valor probatorio) y cadena de custodia. [4]

Debilidades graves y honestas (la realidad predominante)

La GIDE empresarial está optimizada para operaciones actuales y cumplimiento regulatorio a corto-medio plazo, no para el archivo permanente. Esto genera problemas estructurales:

• Desconexión entre IAM operativo y preservación archivística: La identidad se gestiona bien para "quién accede hoy", pero se debilita drásticamente en el tiempo. Las firmas digitales tienen ventanas de validez limitadas (caducidad de certificados, obsolescencia de algoritmos, compromisos de claves). Una vez migrados o preservados a largo plazo, probar que un documento fue creado por una identidad específica y no alterado se vuelve complejo. Los metadatos de identidad a menudo no se captura o preservan de forma completa y estandarizada. [4]
• Vulnerabilidades inherentes a lo digital: Los registros digitales son fáciles de alterar a escala sin dejar rastro obvio (a diferencia del papel). Ataques de identidad (phishing, credential stuffing, insider threats) siguen siendo el vector principal de brechas. En archivos, esto compromete la prueba de procedencia y contexto orgánico, que son esenciales en diplomática y archivística. Muchas organizaciones aún dependen de sistemas legacy o prácticas híbridas que no escalan bien. [6]
• Falta de estandarización y madurez real: Hay guías (InterPARES, ISO, NIST SP 800-63) y proyectos, pero la adopción es irregular. Muchas "gestiones documentales digitales" se limitan a digitalizar papel sin garantizar autenticidad a largo plazo. La IA puede ayudar en clasificación y extracción de metadatos, pero no resuelve problemas de fondo si la captura inicial de identidad y contexto es deficiente. La replicación geográfica y auditorías criptográficas periódicas son recomendadas, pero no universales. [7]
• Desafíos emergentes: Con IA generativa, deepfakes y automatización, verificar "autenticidad" se complica más (¿fue generado por humano autorizado o por modelo?). El volumen de datos born-digital crece exponencialmente, y la preservación a décadas o siglos requiere estrategias que van más allá de IAM comercial actual (emulación, migración controlada, encapsulación con metadatos ricos).

En resumen, objetivamente:

Es mejor que hace 10-15 años gracias a criptografía y cloud, pero sigue siendo reactiva y operativa más que archivística. No está a la altura de garantizar confianza a largo plazo en la mayoría de las empresas e instituciones. Muchas implementaciones dan una falsa sensación de seguridad: un documento con firma digital válida hoy puede ser cuestionable en 20 años si no hay un sistema robusto de preservación de evidencias (cadena de custodia digital auditada, metadatos preservados, políticas de migración documentadas). [8]

Desde IA, veo potencial enorme en automatizar verificación de integridad, análisis de anomalías en logs de identidad, o generación de metadatos contextuales. Pero la tecnología sola no basta sin madurez organizacional, inversión sostenida y alineación real entre equipos de TI/seguridad y archivistas. La mayor parte de la "gestión digital" actual prioriza conveniencia y compliance inmediato sobre evidencia perdurable. Eso es un riesgo real para la memoria institucional y la rendición de cuentas. Si buscas mejorar en un caso concreto, enfócate primero en capturar y preservar metadatos de identidad/contextuales desde la creación del documento, no solo en el control de acceso. Eso es lo crítico.

Profundiza en este dato: "metadatos de identidad/contextuales desde la creación del documento"

Capturar metadatos de identidad y contextuales desde el momento mismo de la creación del documento es uno de los principios más críticos —y a menudo más ignorados— en la preservación digital archivística. No es un “buen extra”; es parte fundamental de lo que convierte un archivo digital en un registro fiable y con valor probatorio a largo plazo. [9]

¿Por qué “desde la creación” es esencial?

En el entorno analógico, el contexto (quién, cuándo, por qué, en qué proceso, con qué autoridad) está implícito en el papel, el membrete, la firma manuscrita, el sello y el archivo físico. En digital, ese contexto se desvanece fácilmente si no se documenta de forma explícita, estructurada y vinculada al objeto desde el origen.

Si los metadatos se agregan después (durante una migración, digitalización o ingreso al archivo), se pierde la presunción de autenticidad y se debilita la cadena de custodia. Los estándares y proyectos como InterPARES insisten en que los metadatos completos deben crearse o capturarse lo más cerca posible del punto de creación. [9]

1. Tipos clave de metadatos que deben capturarse desde la creación
2. Metadatos de Identidad (quién y qué es el documento):
3. Autor/creador/redactor (nombre, cargo, identidad digital verificada).
4. Destinatario o entidad involucrada.
5. Título/asunto o descripción de la acción/transacción.
6. Fecha y hora exacta de creación (con sello de tiempo confiable).
7. Firma digital o sello electrónico calificado.
8. Identificador único persistente (por ejemplo, UUID o sistema de numeración).
9. Metadatos Contextuales (procedencia y relaciones):
10. Contexto organizacional y funcional: proceso de negocio, serie documental, clasificación.
11. Relaciones con otros documentos (antecedentes, anexos, versiones).
12. Sistema o aplicación donde se generó.
13. Versión del formato y entorno técnico en el momento de creación.
14. Metadatos de Integridad y Preservación (PREMIS):
15. Hash/fixity (checksum) inicial.
16. Información técnica del archivo (formato, tamaño, codificación).
17. Eventos de la cadena de custodia (quién accedió, modificó o transfirió, y cuándo). [10]

Estándares relevantes

 

• PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies): Es el estándar de facto para metadatos de preservación. Cubre identidad, eventos, agentes, derechos y objetos. Se enfoca en mantener autenticidad, integridad y comprensibilidad a largo plazo. [11]
• METS (Metadata Encoding and Transmission Standard): Actúa como “contenedor” o envoltorio que empaqueta metadatos descriptivos, administrativos, estructurales y de preservación (incluyendo PREMIS) junto al objeto digital.
• ISO 23081 (Metadata for records): Define principios para metadatos en gestión de documentos. Enfatiza que los metadatos son parte integral del registro y deben vincularse al contexto de creación. [12]
• Otros: Dublin Core (básico), MODS, o esquemas locales como el FUID en algunos países latinoamericanos.

Cómo capturarlos en la práctica (realidad actual)

 
Sistemas de Gestión Documental Empresarial (SGDE o ECM): 

• Deben configurarse para extraer automáticamente metadatos del usuario autenticado (vía IAM), fecha del sistema, aplicación origen, etc. Idealmente con integración de firma digital y sello de tiempo.
• Herramientas de captura: Office 365, Google Workspace, Adobe Acrobat, sistemas de expediente electrónico o plataformas low-code con workflows que obliguen a completar campos obligatorios al guardar.
• Born-digital vs. digitalizados: En born-digital (nativos digitales) es más factible capturar todo automáticamente. En digitalizaciones hay que reconstruir metadatos, lo que siempre es menos confiable.
• Automatización con IA: Puede ayudar a extraer o enriquecer (reconocimiento de entidades, clasificación), pero no sustituye la captura inicial de identidad verificada.

Desafíos reales y honestos

• Muchas empresas capturan solo lo mínimo para operación (quién accede hoy), no lo archivístico (prueba de procedencia a 20-50 años).
• Obsolescencia: Un certificado digital caduca; un hash sigue siendo útil, pero necesita migración controlada.
• Volumen y complejidad: En entornos con miles de documentos diarios, la resistencia humana y técnica es alta.
• Falta de interoperabilidad: Sistemas heterogéneos rompen la cadena de metadatos.

Conclusión objetiva:

Capturar estos metadatos desde la creación es la base para que un documento digital tengan valor probatorio y sea preservable. La mayoría de las organizaciones actuales lo hacen de forma parcial o reactiva, lo que genera riesgos significativos para la memoria institucional y la rendición de cuentas. Las que lo implementan bien (generalmente grandes instituciones públicas o reguladas) invierten en políticas estrictas, integración IAM + ECM + herramientas de preservación, y auditorías periódicas.

Si estás implementando esto en una organización específica, el primer paso es mapear los puntos de creación (aplicaciones críticas) y definir un esquema mínimo de metadatos obligatorio basado en PREMIS/ISO 23081.

Explicación sencilla y comprensible de Hash/fixity (checksum) inicial

¿Qué es un Hash / Fixity / Checksum inicial?

Imagina que tienes un documento digital muy importante (un contrato, una foto, un expediente, etc.). El hash (o checksum) es como una huella digital única de ese archivo. Es un código larguísimo y rarísimo (por ejemplo: a7f3b9e2c...) que se calcula matemáticamente a partir de todo el contenido del archivo.

¿Cómo funciona de forma simple?

• Cuando el documento se crea o se guarda por primera vez, se calcula su hash inicial.
• Ese código se guarda aparte (como una “certificación”).
• Más adelante, cuando quieras verificar si el archivo sigue siendo el mismo, vuelves a calcular el hash.
• Si sale exactamente igual $\rightarrow$ el archivo no ha cambiado (fixity = está fijo, intacto).
• Si sale diferente $\rightarrow$ aunque sea por un solo carácter o un bit, el archivo fue modificado o dañado.

Analogía fácil de entender

Piensa en un libro:
El hash inicial es como tomar una foto de la portada + el número exacto de páginas + el peso del libro el día que lo recibes.
Si alguien arranca una hoja o cambia una palabra, al volver a “pesarlo y fotografiarlo” notarás que ya no coincide.

El hash hace exactamente eso, pero con datos digitales y de forma automática y matemática.

¿Por qué es tan importante en archivos?

Porque los archivos digitales son invisibles y fáciles de alterar sin que se note. Con el hash/fixity inicial puedes demostrar que:

• El documento que tienes hoy es exactamente el mismo que se creó hace 5, 10 o 50 años.
• Nadie lo modificó (ni siquiera accidentalmente).
• Tiene integridad.

Esto es clave para que un documento digital tenga valor legal y probatorio a largo plazo.

Ejemplo práctico de Archivo: Contrato.pdf

Hash inicial (calculado el día de la firma):

e3b0c44298fc1c149afbf4c8996fb92427ae41e4649b934ca495991b7852b855

Dos años después lo abres y recalculas el hash:
Igual $\rightarrow$ Está intacto
Diferente $\rightarrow$ Alguien lo cambió o se dañó durante una migración

Herramientas comunes
Programas gratuitos: MD5, SHA-256 (el más usado hoy), SHA-512.
Se calcula en segundos con programas como HashCalc, QuickHash, o directamente desde sistemas de gestión documental.

En resumen:

El hash/fixity inicial es la “huella digital” que se toma al nacer el documento para poder demostrar después que nadie lo ha tocado. Es una de las técnicas más básicas, baratas y efectivas para garantizar la confianza en los archivos digitales.

Cómo se calcula uno o cómo se usa en la práctica dentro de un sistema empresarial

1. ¿Cómo se calcula un Hash (Checksum)?

Es muy sencillo: se usa un programa o función que lee todo el contenido del archivo y aplica una fórmula matemática que genera un código único y fijo.

Ejemplo real (calculado ahora mismo):

Texto: "Este es un ejemplo de documento importante para demostrar hash."
SHA-256 (el más usado y recomendado hoy):

88f344aa9221e84961a646037cc3c8a049f69c88593866078ef2f33e1b987806
MD5 (más antiguo y menos seguro, solo para ejemplos):

a077bf4d12b9a8ba9fc9cc9ac18aa32d

Propiedad mágica: 

Si cambio, aunque sea una coma o una letra en el texto, el hash cambia completamente. Es imposible que dos archivos distintos tengan el mismo hash (con algoritmos buenos como SHA-256).

Cómo calcularlo tú mismo (fácil):

 
En Windows: Usa herramientas gratuitas como QuickHash, HashCalc o PowerShell.
En línea: Hay webs como hash.online o tools como OpenSSL.
En sistemas profesionales: Se calcula automáticamente, sin que el usuario tenga que hacer nada.

2. Cómo se usa en la práctica dentro de un sistema empresarial

En una empresa real, el hash/fixity no lo calcula una persona manualmente. 

Lo hace el sistema de gestión documental (SGD, ECM o plataforma de archivo) de forma automática.

Así es como funciona paso a paso:

• En el momento de creación o ingreso del documento:
• El usuario guarda o sube un archivo (contrato, factura, acta, etc.).
• El sistema calcula automáticamente el hash inicial (SHA-256).
• Ese hash se guarda en la base de datos junto con los metadatos del documento.

 Durante toda la vida del documento:

 Cada vez que se descarga, migra, copia o verifica, el sistema recalcula el hash.

• Lo compara con el hash original.
• Si coinciden $\rightarrow$ Integridad confirmada (no ha sido modificado).
• Si no coinciden $\rightarrow$ Alerta automática (posible corrupción, modificación o error).

Usos reales en empresas:

• Auditorías y compliance: Demostrar ante un juez o auditor que el contrato que tienes hoy es idéntico al que se firmó hace 5 años.
• Migraciones: Cuando cambias de sistema o pasas datos a la nube, verificas millones de documentos sin abrirlos uno por uno.
• Cadena de custodia: Se registra quién, cuándo y cómo se verificó el hash (parte de los metadatos PREMIS).
• Detección de errores: Si un archivo se daña por un fallo de disco o durante una copia, se detecta inmediatamente.
• Firma digital + hash: La firma digital suele firmar el hash del documento (no el archivo completo), lo que lo hace más eficiente.

Ventajas en el mundo real

• Es rápido (calcula gigabytes en segundos).
• Es barato y automático.
• No ocupa casi espacio (un hash son solo 64 caracteres).
• Proporciona prueba técnica de que el documento es auténtico e íntegro.

Recomendación actual:

Usa siempre SHA-256 o superior. MD5 ya no se considera seguro para temas importantes.

En resumen, sencillo: 

El hash es como un “control de calidad automático” que se toma en el nacimiento del documento y se revisa periódicamente para garantizar que nadie (ni persona ni error técnico) lo haya alterado.

Referencias Bibliográficas

[1] Whitebear Solutions

[2] YouTube·inaimexico

[3] YouTube·Udearroba

[4] nationalacademies.org

[5] foneia.org

[6] idsalliance.org

[7] clir.org

[8] pages.gseis.ucla.edu

[9] interpares.org

[10] dlib.org

[11] dcc.ac.uk

[12] committee.iso.org

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Google ha actualizado su asistente de inteligencia artificial

Adiós al copiar y pegar: Gemini ahora crea documentos descargables en segundos con una función que lo cambia todo
https://www.semana.com/

Esta actualización deja claro que los asistentes de IA ya no solo responden preguntas, sino que ahora también ejecutan tareas completas.

Google integra en Gemini la creación de archivos descargables en múltiples formatos. 

Foto: SOPA Images/LightRocket via Gett

Google ha actualizado su asistente de inteligencia artificial, Gemini, incorporando la capacidad de generar archivos descargables como PDF, Microsoft Word o Excel, además de documentos en Google Docs, Sheets y Slides.

Hasta ahora, los usuarios que querían guardar la información proporcionada por el chatbot debían copiarla, pegarla y darle formato manualmente en el documento deseado, ya fuera desde la aplicación o la versión web.

Con esta actualización, la compañía busca simplificar el proceso, permitiendo obtener directamente un archivo listo para descargar desde Gemini. Es decir, el asistente puede generar el documento completo como parte de su respuesta.

Gemini se actualiza con generación de archivos en PDF, Word, Excel y más: así funcionará La IA de Google

Según explicó Google en su blog oficial, basta con una sola indicación para que Gemini cree archivos en múltiples formatos, incluyendo PDF, Word, Excel, así como Docs, Sheets o Slides. También admite opciones compatibles como CSV, LaTeX, texto plano (TXT), formato de texto enriquecido (RTF) y Markdown (MD).

Esta función permite pasar de una simple lluvia de ideas a un documento estructurado sin salir de la aplicación. Por ejemplo, se puede generar una propuesta de presupuesto en Excel (.xlsx) o consolidar información de una colaboración extensa en un único archivo PDF o Word (.docx).

Además, Gemini puede procesar imágenes con texto manuscrito —como notas o esquemas— y utilizarlas para crear documentos digitales con esa información. Una vez generado el archivo, el usuario puede descargarlo o exportarlo directamente a Google Drive.

Para utilizar esta herramienta, solo es necesario indicar al chatbot lo que se desea crear, proporcionar los datos necesarios y seleccionar la opción de exportar en el formato preferido.

En definitiva, Google ha confirmado que esta nueva función ya está disponible a nivel global para todos los usuarios de la aplicación Gemini.

*Con información de Europa Press

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Digitalización Inteligente: sistemas de procesamiento inteligente de documentos IDP

Digitalización inteligente: cómo la IA elimina el papel y reduce el impacto ambiental corporativo
https://diarioresponsable.com/

Por qué la digitalización inteligente es hoy una decisión de negocio, y no solo una apuesta ambiental. Hay procesos que las organizaciones han perpetuado durante décadas no porque sean eficientes, sino porque nadie se ha detenido a cuestionarlos. El papel es uno de ellos. La inteligencia artificial ha cambiado el cálculo: eliminar el papel ya no es un esfuerzo costoso y fragmentado. Es, por primera vez, la opción más rentable.

Un hábito con coste oculto

En la mayoría de organizaciones, el papel opera como una infraestructura invisible. Está integrado en los flujos de trabajo de manera tan natural que nadie lo diseñó conscientemente: simplemente se heredó. Contratos que se imprimen para firmar y se escanean para archivar. Facturas que recorren tres departamentos antes de ser validadas. Formularios que se rellenan a mano y se transcriben después a un sistema digital.

Este circuito tiene un coste que raramente aparece en los informes de gestión. No es solo el papel y la tinta: es el tiempo de las personas que lo procesan, el espacio físico que ocupa su archivo, los errores de transcripción que genera y la fricción que introduce en cada proceso donde interviene. Y, por supuesto, su huella ambiental, que tampoco suele contabilizarse hasta que la empresa necesita reportar sus métricas ESG.

Lo que la IA hace diferente

Durante dos décadas, la "digitalización" consistió, en la práctica, en mover documentos de carpetas físicas a carpetas virtuales. El fondo no cambió: los procesos seguían siendo los mismos, solo que con un escáner de por medio. La inteligencia artificial rompe esa lógica porque no traslada el documento, sino que lo comprende.

Los sistemas de procesamiento inteligente de documentos, conocidos por sus siglas en inglés, IDP, pueden leer, clasificar, extraer datos y validar información de cualquier documento con una precisión superior al 95%, en segundos y sin intervención humana. Una factura entrante no necesita ser impresa, revisada y archivada manualmente: el sistema la recibe, extrae los datos relevantes, los cruza con el pedido correspondiente y los registra en contabilidad. Sin papel, sin esperas, sin errores de transcripción.

Esto tiene un impacto directo en los departamentos donde el papel ha sido históricamente más resistente: finanzas, recursos humanos, legal y logística. Son precisamente los entornos con mayor volumen documental, y por tanto, donde el retorno de la automatización es más rápido y más visible.

"La empresa más sostenible no será la que más recicle, sino la que menos genere."

Resultados que ya se están viendo

En el sector financiero, entidades que han implementado soluciones de IA para la gestión documental reportan reducciones de entre el 60% y el 80% en su consumo de papel en operaciones de backoffice.

En logística, la automatización de albaranes y documentación aduanera ha permitido a operadores reducir los tiempos de gestión documental hasta un 70%, con la eliminación de papel como consecuencia directa, no como objetivo en sí.

En el sector salud, la adopción de historiales clínicos con procesamiento inteligente no solo reduce el papel, sino que disminuye significativamente los errores de transcripción, uno de los factores de riesgo más relevantes en entornos asistenciales. La sostenibilidad y la seguridad, en este caso, van de la mano.

El efecto cascada que nadie calcula

Eliminar el papel de los procesos corporativos genera un impacto que va más allá de la celulosa. Desaparecen los desplazamientos para entrega de documentos físicos, se reduce el espacio de archivo, se acortan los ciclos de aprobación y se eliminan las fricciones que el papel introduce en cada punto del proceso. En organizaciones distribuidas o con trabajo híbrido, esto tiene un valor adicional: los flujos dejan de depender de la presencia física.

Las firmas digitales con plena validez legal, garantizadas en la Unión Europea por el reglamento eIDAS desde 2016, los contratos inteligentes y los flujos de aprobación automatizados son hoy herramientas maduras, reguladas y accesibles para cualquier organización. La barrera ya no es tecnológica ni legal. Es, fundamentalmente, organizativa.

Por qué la transformación real es cultural

La resistencia más consistente no proviene de la tecnología, sino de la confianza. El papel genera una sensación de solidez que los documentos digitales todavía no han terminado de sustituir en la cultura de muchas organizaciones. "Si está firmado y archivado, existe." Cambiar esa percepción requiere dos cosas: demostrar la equivalencia legal del documento digital, algo ya resuelto normativamente, y diseñar experiencias digitales que sean, como mínimo, igual de sencillas que las analógicas.

Aquí es donde la inteligencia artificial marca la diferencia práctica: un sistema bien implementado guía al usuario, completa campos automáticamente, detecta inconsistencias antes de que se conviertan en errores y hace que la gestión documental digital sea más fluida que su equivalente en papel. No es solo automatización: es rediseño de la experiencia.

La sostenibilidad corporativa real no se construye con campañas de concienciación. Se construye rediseñando los procesos desde dentro, de modo que la opción más eficiente coincida con la más responsable.

Por dónde empezar

La estrategia más efectiva no es la más ambiciosa en su punto de partida: es la que genera resultados visibles rápidamente. Identificar el departamento con mayor volumen documental, habitualmente finanzas o administración, y pilotar una solución de procesamiento inteligente durante un trimestre es suficiente para obtener datos concretos sobre ahorro de tiempo, reducción de errores y disminución del consumo de papel.

A partir de ese punto, la expansión sigue una lógica de capas: primero los procesos internos, después la relación con proveedores, finalmente con clientes. Cada etapa reduce el papel, los tiempos y los costes operativos. Y cada etapa genera métricas medibles y reportables, algo de valor creciente en contextos de auditoría ESG, donde los inversores y reguladores exigen cada vez más granularidad en los datos de impacto ambiental.

La ventana de oportunidad

La convergencia entre IA madura, firma digital regulada, infraestructura cloud consolidada y creciente presión regulatoria sobre la sostenibilidad ha creado las condiciones para una transformación estructural, no cosmética, de la gestión documental corporativa. No como un gesto hacia la memoria anual de sostenibilidad, sino como una decisión estratégica que mejora la eficiencia, reduce el riesgo operativo y disminuye el impacto ambiental de manera cuantificable.

Las organizaciones que ya lo han hecho llevan ventaja. No solo en términos de eficiencia operativa, sino en capacidad de adaptación a un entorno regulatorio que se mueve, consistentemente, en la misma dirección. Esperar no es neutral: tiene un coste que se acumula en papel, en tiempo y en emisiones, silenciosamente, cada día.

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El nuevo asistente administrativo creado por Google: Gemini Spark

Adiós a las tareas tediosas Gemini Spark: esto es todo lo que la nueva IA de Google puede hacer sin supervisión
https://www.reporteindigo.com/
por José Andrés Velázquez

Durante el evento anual de Google I/O 2026, la compañía presentó Gemini Spark, una nueva herramienta integrada en Gemini que busca ir más allá de los chatbots tradicionales al ejecutar tareas de forma autónoma y en segundo plano, incluso cuando el usuario no está utilizando su dispositivo.

Google explicó que Gemini Spark funciona como un agente de inteligencia artificial capaz de realizar acciones complejas sin supervisión constante.

A diferencia de los asistentes convencionales, que requieren instrucciones continuas y permanecen activos solo durante una sesión, Spark puede continuar trabajando desde la nube aunque el usuario cierre la aplicación, apague la computadora o bloquee el teléfono móvil.

¿Qué es Gemini Spark, el nuevo agente IA de Google?

La empresa señaló que la herramienta fue diseñada para gestionar actividades cotidianas y automatizar procesos que suelen demandar tiempo y seguimiento.

Entre las funciones mostradas destacan la búsqueda de ofertas de empleo, el seguimiento de vacantes, la organización de correos electrónicos, la detección de tareas pendientes, la comparación de documentos almacenados en Google Drive, la actualización de hojas de cálculo y la gestión de eventos en Calendar.

Además, Gemini Spark puede programarse para ejecutar tareas en horarios específicos o activarse cuando se cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, puede revisar automáticamente una bandeja de entrada cada lunes por la mañana, generar resúmenes de correos, actualizar documentos o registrar información en una hoja de cálculo tras recibir una confirmación por correo electrónico.

Nuevas funciones y características de Inteligencia Artificial con Gemini Spark

La herramienta se integra de forma nativa con servicios como:
Gmail
Calendar
Drive
Docs
Sheets
Slides
YouTube
Google Maps

Estas conexiones permanecen desactivadas por defecto y es el usuario quien decide cuáles habilitar para trabajar con Spark.

Google también indicó que el agente puede utilizar un navegador remoto para interactuar con sitios web externos al ecosistema de la compañía. Esto le permite realizar tareas como comparar opciones en línea, completar procesos de reserva o añadir productos a un carrito de compras.

Otra de sus características es la posibilidad de aprender comportamientos personalizados. Los usuarios podrán enseñarle habilidades específicas para que las repita de manera automática, como adaptar textos a un determinado estilo de redacción, organizar archivos o generar informes basados en información almacenada en distintas aplicaciones.

En materia de seguridad, Google aseguró que Spark solicitará autorización antes de ejecutar acciones consideradas sensibles o de alto riesgo, como enviar correos electrónicos definitivos o realizar operaciones que impliquen gastos. La compañía compara su funcionamiento con el de un asistente digital que mantiene informado al usuario y solicita aprobación cuando es necesario.

Gemini Spark opera sobre el modelo Gemini 3.5 y se ejecuta en infraestructura de Google mediante máquinas virtuales dedicadas, lo que permite que continúe trabajando las 24 horas del día sin depender de que el dispositivo permanezca encendido.

¿Cómo puedo adquirir Google Spark?

Por ahora, la herramienta se encuentra en fase beta y únicamente está disponible para usuarios de Estados Unidos con una suscripción a Google AI Ultra o para clientes de Gemini Enterprise.

Google no ha confirmado una fecha de lanzamiento para México ni para otros mercados, aunque adelantó que prevé ampliar el servicio a más idiomas y regiones durante los próximos meses.

Con esta apuesta, Google busca posicionarse en la creciente competencia por desarrollar agentes de inteligencia artificial capaces de realizar tareas completas de forma autónoma, una tecnología que apunta a convertirse en la siguiente generación de asistentes digitales.

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Descubre el origen y la autenticidad de imágenes y videos con Google

Ahora puedes saber cómo y con qué se creó una imagen o video: así se verifica el contenido con Google

https://www.infobae.com/
Santiago Neira

Google integra SynthID y Content Credentials para rastrear el origen del contenido -

 (Imagen Ilustrativa Infobae)

La proliferación de contenido digital, especialmente aquel generado o modificado mediante inteligencia artificial, ha hecho que la pregunta sobre el origen y la autenticidad de imágenes y videos cobre una relevancia inédita.

Google responde a este desafío expandiendo su tecnología de verificación de contenido, permitiendo a cualquier usuario descubrir cómo, cuándo y con qué herramientas se creó o editó un archivo multimedia. Esta iniciativa marca un hito en la transparencia digital y en la lucha contra la desinformación, facilitando una navegación más segura y confiable en la era de los medios generativos.

La actualización llega en un momento donde la edición avanzada y la generación sintética de imágenes y videos son accesibles para millones de personas. La capacidad de saber si un archivo es auténtico, ha sido manipulado o fue creado por IA se convierte en una herramienta esencial tanto para usuarios comunes como para empresas, medios y organismos de control.

Con preguntas simples como si un material fue generado por inteligencia artificial o retocado, el sistema devuelve información de procedencia y modificaciones, apoyándose en señales invisibles y credenciales compatibles con múltiples plataformas

SynthID, Content Credentials y la marca de agua digital

Google empezó hace tres años con SynthID, una tecnología de marca de agua digital capaz de insertar señales invisibles en contenido generado por IA. Estas señales permiten rastrear el origen de una imagen, video o audio sin afectar su calidad. Desde su lanzamiento, SynthID se ha integrado en los modelos y productos de Google, marcando ya más de 100 mil millones de archivos visuales y decenas de miles de años de audio.

El estándar C2PA Content Credentials, adoptado por Google y otros actores clave de la industria, agrega otra capa de transparencia. Esta credencial muestra detalles sobre la creación, edición y herramientas utilizadas en un archivo, sean procesos manuales o automáticos. Los últimos modelos Pixel (8, 9 y 10) ya incluyen esta función para imágenes y, próximamente, para video, permitiendo identificar si el contenido proviene directamente de una cámara o ha sido manipulado después.

Nuevas formas de verificar contenido en la web

La expansión de la verificación llega a varias plataformas de Google, incluyendo Search, Gemini, Chrome, Pixel y Google Cloud. Ahora, los usuarios pueden utilizar funciones como Lens, Modo IA y Circle to Search para consultar el origen de una imagen. Basta con preguntas del tipo “¿Esto fue hecho con IA?” o “¿Esta imagen ha sido editada?”, y la tecnología de Google cruz 

La verificación también se integra en la app Gemini, que ya ha procesado más de 50 millones de consultas globalmente. En las próximas semanas, estas capacidades llegarán a Chrome, permitiendo comprobar la autenticidad de fotografías y videos directamente desde el navegador.ará los datos de SynthID y Content Credentials para responder.

Chrome sumará verificación de autenticidad para fotos y videos desde el navegador - GOOGLE

En YouTube, la plataforma identifica el contenido generado o alterado con IA mediante etiquetas específicas, y otros servicios como Backstory colaboran para optimizar la detección y la respuesta ante posibles fraudes o manipulaciones.

Colaboraciones y adopción en la industria

Frente a la velocidad con que se difunden los contenidos digitales, Google impulsa la colaboración con otras empresas para establecer estándares sólidos e interoperables. OpenAI, Kakao, ElevenLabs y NVIDIA ya utilizan SynthID en sus modelos, y Meta implementará Content Credentials en Instagram para reconocer y etiquetar medios capturados con cámaras nativas de dispositivos Pixel.

En el ámbito corporativo, Google Cloud lanzará una nueva API de Detección de Contenido por IA, pensada para que empresas puedan identificar y gestionar archivos generados o modificados por modelos de IA, tanto para operaciones internas como para ofrecer mayor seguridad a los usuarios.

El objetivo de Google es que cada vez más archivos en la web lleven estas marcas de agua y credenciales, facilitando la verificación rápida y confiable de su procedencia. Así, se combate la manipulación, se previene el fraude y se promueve la confianza en la información digital.

El trabajo de Google junto a organismos como el comité directivo de C2PA busca que estas herramientas sean universales y funcionen en todas las plataformas, apps y redes sociales del ecosistema digital.

En un escenario donde la desinformación puede propagarse rápidamente, la capacidad de verificar la historia y el origen de cualquier contenido se vuelve imprescindible.

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9 de junio Día Internacional de los Archivos

Día Internacional de los Archivos
Por Lic. Carmen Marín
Diseño: Cristofer González

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Dia Internacional de los Archivos

Día Internacional de los Archivos
Por Lic. Carmen Marín
Diseño: Ramón González

El Archivo es parte esencial de la humanidad, crear conciencia archivística es nuestro deber

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Entrevista: La realidad archivística en Japón y Colombia

¿Sabes cómo se desarrolla la Archivística en Japón? Rihito Noritake nos cuenta.
https://youtu.be/h3bzdBIoV68

Para mejorar su lectura, se ha organizado el texto en párrafos estructurados según los turnos de la conversación, corrigiendo sutilmente las repeticiones propias de la oralidad y la transcripción automática, pero manteniendo intactas las palabras, el sentido original y el tono de ambos participantes.

Rihito Noritake

Resumen

En esta interesante entrevista Rihito Noritake de origen Japonés, nos comparte información relacionada con la formación, agremiación, normatividad y otros asuntos relacionados con la Archivística en este país asiático. Rihito es Licenciado en Lingüística con una Maestría en Lingüística en Portugués, actualmente está cursando un Doctorado en Archivística en Tokio Japón y la Maestría en Gestión de Información Documental de la Universidad de La Salle en Colombia, también, trabaja para una entidad Pública de Japón (Instituto de Desarrollo Económico - Institute of Developing Economies) como bibliotecario encargado de una colección de Latinoamérica .

Estos son los enlaces que él nos comparte por si desea ampliar información: Archivo Nacional de Japón:

https://www.archives.go.jp/english/ Carrera de archivística de la Universidad Gakushuin: https://www.arch-sci.gakushuin.ac.jp/en/ Institute of Developing Economies: https://www.ide.go.jp/English.html

Entrevista

Entrevistadora: Hoy estamos con Rihito Noritake quien tiene una licenciatura en lingüística, una maestría en lingüística del portugués también está haciendo un doctorado en archivística en Tokio Japón, está cursando la maestría en gestión de información documental de la Universidad de La Salle en Colombia, actualmente trabaja para una entidad pública de Japón que es el Instituto de Desarrollo Económico, él es el bibliotecario encargado de una colección de Latinoamérica.

Entonces primero que nada bienvenido Rihito por estar acá Me encantaría escuchar tu nombre en japonés porque estoy segura pues que no es como lo estoy pronunciando en español

Rihito: Bueno gracias por la invitación en la pronuncia de japonés mi idioma materno me llamo Rihito, pero no hay que llamarme así en la pronuncia de español

Entrevistadora: Bueno entonces Rihito hoy vamos a hablar un poco sobre la archivística en Japón porque obviamente es todo un misterio para nosotros en América saber cómo la conciben en esta parte del mundo.

Entonces si quieres empecemos con la primera pregunta y es justamente

¿Cómo se reconoce la archivística en Japón?

Rihito: En Japón, la archivística (ciencia y técnica de los archivos) se conoce comúnmente mediante el término compuesto 公文書管理 (kōbunsho kanri), que traduce literalmente como «administración/gestión de documentos públicos» o «gestión de registros oficiales»

En Japón también se considera que la archivística es una disciplina emergente, así como en Colombia pero es por veces Temporal y parcial por eso aún no se avanza un conocimiento general básicamente se presta atención solo cuando hay noticias de corrupción por causa de carencia de la gestión documental por eso se presta atención Solo cuando hay un caso de perder documentos importantes

Tradicionalmente en Japón los departamentos encargados acumulan documentos y editan la historia de entidad o empresa privada se ha tratado como un lugar a donde pertenecen los funcionarios que no trabajan bien así se han ignorado la importancia y prioridad de la gestión documental y en muchas entidades o empresas los documentos están algunos colombianos o latinoamericanos incluso algunos profesores pero no usted entienden mal que en Japón se desarrolla mucho la gestión documental y actividades archivísticas solo por una razón de que se desarrolla económicamente financieramente pero no está correcto y además me siento al contrario en Japón no se desarrolla la gestión documental porque es un país con demasiado alta prioridad económica financiera la gestión documental no es una actividad por la cual se puede ganar directamente sino una actividad de tipo infraestructura no en Japón la prioridad de este tipo de actividad es relativamente muy baja

Ya que en Japón se han tenido en cuenta recientemente los aspectos con efecto indirecto pero importante, así como un cuidado con el medio ambiente, la responsabilidad social etcétera. La gestión documental también se puede tratar de mayor prioridad en futuro, pero lamentablemente hasta este momento no se considera en general como como un área emergente

Entrevistadora: Bueno, muy interesante lo que estas mencionando porque digamos que eso es como una costumbre que tenemos muchos latinoamericanos, y yo me incluyo allí, porque en algún momento de la vida lo he pensado así con otras cosas, y es que consideramos que lo de afuera o lo que viene de otros países que no conocemos es mejor que lo que tenemos, o sea siempre tenemos la idea que afuera están haciendo las cosas mucho mejor porque hay más recursos porque hay más dinero porque hay más inversiones.

Entonces es importante eso que tú que tú acabas de compartir allí porque, digamos que es desconocido y por eso justamente, estos espacios para que nos cuentes un poco sobre cómo se está desarrollando nuestra disciplina que digamos que tampoco es que en Colombia todo el mundo considere que es una disciplina emergente o una ciencia emergente, sino que justamente porque no hemos podido llegar a un acuerdo tan mínimo como el nombre

Cómo denominarla en diferentes partes de Latinoamérica algunos son archivólogos, archiveros, archivónomo, archivistas el nombre está tan variado. Entonces no hemos podido como llegar a un acuerdo en la forma como nombramos muchas cosas esa es una de las tantas entonces algunos autores dicen no podemos ser una ciencia, somos una ciencia emergente porque todavía no nos hemos consolidado como comunidad académica cierto. Pero puede que te encuentres personas colombianas o no que te digan si es una ciencia otros que es una técnica otros que es una disciplina puede ser muy variado

Pero bueno vamos a pasar entonces a una siguiente Pregunta Rihito y es eh qué tiene que ver con el archivo general de la nación o el archivo histórico nacional o lo que funcione allá como digamos que como la institución que compila documentos históricos o regula políticas para archivos que existe en Japón vale

Rihito: Sí, tenemos un archivo cuyo nombre oficial en inglés es National Archives of Japan el Archivo Nacional del Japón diferente de la mayoría de los archivos nacionales o archivos generales de la nación de los países latinoamericanos, el archivo Nacional del Japón no es una entidad bajo de un ministerio encargado la cultura sino bajo la oficina del gabinete del Japón encargada de apoyos del gabinete o gobierno y el Primer Ministro en cuanto a la función efectiva de la gestión documental el archivo nacional acumula y preserva los documentos del poder ejecutivo a nivel nacional principalmente además gestiona los documentos del poder judicial pero no todos parcialmente de acuerdo con una terminología iberoamericana se puede decir que es un archivo histórico porque se tratan básicamente los documentos inactivos y preservados y permanentemente el archivo nacional tiene funciones de capacitación y ayuda para otros archivos y las entidades públicas a nivel nacional pero comparando con las funciones de los archivos nacionales de diversos países latinoamericanos incluyendo Colombia no interviene tanto a la gestión de documentos corrientes

Por supuesto en Japón también se estudian los conceptos de record keeping y record continuum derivados de Australia y se ha entendido la importancia de la gestión de documentos desde su creación producción, pero siento que aún hay gran distinción o separación entre la gestión de documentos activos e inactivos.

Entrevistadora: Allí algo muy importante también e Rihito como haciendo la comparación entre los dos países. Bueno algunos autores dicen que la concepción de los documentos inactivos no existe porque así sean históricos pues se siguen consultando cierto alguien en algún momento los consulta por investigación o esto entonces eso le quita esa característica de inactivo lo que tú dices corriente en no nosotros en Colombia normalmente lo reconocemos como archivos administrativos que pueden estar en gestión o en central pero otros países de Latinoamérica lo reconocen como trámite corriente concentración bueno en fin son los que están activos

Entrevistadora: Administrativamente hablando, cierto. Entonces, digamos que si en Colombia lastimosamente o no hacemos parte del Ministerio de Cultura, esto hace que el archivo sea solamente visto como algo cultural, cuando el Archivo General realmente no es solo cultura, también es administrativo, lo que tú estás mencionando. Entonces, es muy interesante tener esta perspectiva de que, si bien el archivo de Japón es un archivo nacional que no depende del Ministerio de Cultura sino directamente del primer ministro, tampoco interviene en la gestión documental; o sea, no cumple esa función de intervenir en toda la parte administrativa de las instituciones que le corresponden, ¿cierto?

Bueno, interesante. La tercera pregunta va muy alineada con todo esto y tiene que ver con la legislación o la normatividad. Desde tu punto de vista, ¿es suficiente?, ¿es clara? 

¿Ustedes tienen alguna ley de transparencia y acceso a la información pública, o cómo funciona la normatividad archivística en Japón?

Rihito: Vale. Sí, tenemos una ley de gestión documental y una ley de acceso a la información pública, pero no utilizamos la palabra "transparencia", solo se dice "ley de acceso a la información pública". Al contrario del caso colombiano y de algunos países latinoamericanos, antiguamente solo teníamos la ley de acceso a la información pública que se publicó en 1999, y fue diez años después que se creó la ley de gestión documental. Por eso, en la ley de acceso a la información pública se regulaba muy parcialmente la gestión de documentos corrientes, y luego se integró toda la gestión de documentos —sean activos o históricos— en la ley de gestión documental una vez publicada.

Estas leyes son a nivel nacional y no regulan con fuerza la gestión documental y el acceso a la información pública a nivel local o regional. Por eso hay una gran diferencia en el desarrollo de la gestión documental entre provincias y regiones; en algunas se avanza más que a nivel nacional y en otras se atrasa. Aunque Japón no es un país federal sino unitario, se descentraliza mucho, y en el aspecto de la gestión documental el Estado tampoco regula directamente a nivel local. Por lo tanto, aún existen provincias o regiones donde no tienen ninguna legislación archivística, mientras que algunos municipios (los más bajos de las provincias) ya tienen legislaciones de gestión documental. Hay una gran diferencia entre regiones.

Entrevistadora: Bueno, es algo muy similar también con lo que sucede en Colombia, que también somos unitarios y digamos que todo parte desde la capital, desde Bogotá. Pero algunas regiones muy apartadas del país pues no tienen todos los recursos, incluso el conocimiento o las intenciones para aplicar la normatividad archivística. Y es muy interesante que no incluya la palabra "transparencia", sino solo "acceso", ¿cierto?

Bueno, pasemos entonces a la siguiente, que tiene que ver con la formación archivística en el país, porque es bastante particular con lo que ya me habías contado: ¿Cómo se forman los archivistas en Japón?

Rihito: Vale. El archivo nacional cuenta con un título profesional de "archivista autorizado" y, según su criterio, se tiene que terminar una de determinadas carreras en archivística a nivel de posgrado. Por eso, para que se sea archivista, debe terminar una carrera de maestría. A diferencia de algunos casos latinoamericanos, no existen otras etapas profesionales en archivística como técnico, diplomado o tecnólogo universitario; en Japón solo existe una carrera profesional de archivista.

Sin embargo, así como le dije que se tiene que terminar una carrera en archivística a nivel de posgrado, no son necesariamente maestrías en archivística, sino que la mayoría de las carreras es un curso auxiliar en el que cualquier estudiante de posgrado puede participar. De acuerdo con el criterio del título profesional por el archivo nacional, el título académico de maestría no debe ser en archivística, sino cualquiera de maestría. En mi caso, por ejemplo, yo tengo un título de maestría en lingüística, así como la profesora mencionó, y terminé un curso adicional en archivística; en fin, se cumple el criterio y ya puedo solicitar el título profesional, pero de verdad aún no lo solicité porque nuestra entidad no me lo pide.

Entrevistadora: Bueno, entonces las carreras propias son independientes, pero efectivamente están asociadas a otras disciplinas.

Rihito: A pesar de dicha libertad de disciplina, la mayoría de los estudiantes formados es en historiografía, y la mayoría de los profesores es también en historiografía. Por eso el currículo es muy aproximado a los asuntos de historia —o sea, demasiado aproximado a los asuntos de historia— y faltan muchos aspectos de la ciencia de la información, comparando con las carreras en archivística en Latinoamérica. Y en cuanto a la modalidad, todas las carreras son presenciales y aún no existen las virtuales o a distancia.

Entrevistadora: Pensaría uno que sí, pues por ser Japón se imagina que de pronto están muy avanzados en ese tema. Entonces es muy interesante que no haya pregrados en archivística como tal, sino que sean cursos que se puedan tomar en un nivel de maestría. Bueno, pasemos a una siguiente pregunta, cuéntanos si existen agremiaciones profesionales de archivistas en Japón o cómo funciona el tema gremial.

Rihito: Okay. En el sentido estricto, no existen agremiaciones de archivistas profesionales, sino solo existen algunas asociaciones académicas de archivística a donde pertenecen los profesores, estudiantes y además archivistas. Desde el punto de vista del título profesional, antes de crear el título de archivista autorizado por el archivo nacional, solo existía un título de tipo privado por una asociación académica. Entonces, cuando se creó el título de archivista por el archivo nacional, también se discutió en dicha asociación, porque no hay otros lugares sino ella donde se reúnen muchos archivistas.

Ese título tiene una regla de renovación en la que los archivistas tienen que acumular experiencias relacionadas cada 5 años; una de las opciones es participar en determinados cursos profesionales, y ellos se realizan básicamente por las asociaciones académicas o el archivo nacional. Así, las asociaciones académicas funcionan más o menos como agremiaciones de archivistas. No hace mucho tiempo que se creó ese título por el archivo nacional, fue en 2021, es muy recién creado. Por eso hay posibilidad de crear un grupo profesional separado de lo académico en el futuro, pero yo pienso que es un poco difícil porque la creación del título aún no funciona efectivamente en el empleo de archivistas.

Por eso, así como le dije, yo aún no solicité el título al archivo nacional, pues para hacer una actividad archivística todavía no es obligatorio tenerlo. En mi caso, menos mal, porque la entidad entiende la necesidad de las actividades archivísticas y también entiende que yo tengo capacidad para ellas. Pero en general, la sociedad japonesa aún no sabe qué es un archivista, qué es una actividad archivística y por qué se necesitan. Entonces, para que se realicen independientemente agremiaciones profesionales, sería necesario al principio bastante conocimiento por parte de la sociedad, yo creo.

Entrevistadora: Total. Bueno, lamentablemente pues es la realidad de Japón y esperemos que sí, que en algún momento esto pueda cambiar un poco porque todo está relacionado: la academia, los gremios, el archivo general... Y bueno, de acuerdo con todo lo que nos ha contado, tiene mucho sentido que hoy en día funcione de esa forma.

Vamos para una pregunta que es la más importante para mí, porque tiene que ver con el ser, tiene que ver con Rihito, y es saber por qué Rihito eligió estudiar... bueno, lingüística estudiaste la licenciatura y la maestría, ¿y por qué estás haciendo un doctorado en archivística? ¿Por qué estás haciendo una maestría en Gestión de Información Documental en la Universidad de La Salle en Colombia, en un país de Latinoamérica? Cuéntanos tu historia.

Rihito: Vale. Voy a contarle por qué empecé a estudiar archivística. Pero recuerde de nuevo que mi caso es muy raro en Japón, pues la mayoría de los profesores y estudiantes en archivística, y los archivistas, estudiaron al principio historiografía, así como respondí en la otra pregunta.

Yo estudié en una universidad especializada en idiomas extranjeros; pertenecí a la carrera de portugués y estudié lingüística del portugués, teniendo en cuenta la historia lingüística desde la evolución del idioma latín a un idioma que se llama gallego-portugués. Su separación entre portugués y gallego fue en los siglos XII a XIV, más o menos, y por eso necesitaba consultar documentos antiguos. Ya que fue un estudio en lingüística, la manera de consultar, analizar y avanzar es un poco diferente de la historiografía, aunque hay similitudes. Además, así como usted ya entiende, en Japón el archivo no es tan popular como en Colombia o Latinoamérica, por eso en ese momento yo aún no conocía el archivo, sino que lo confundía con la biblioteca.

En 2011 y 2012 yo vivía en Lisboa, la capital de Portugal, y estudié lingüística en una universidad ahí. En las clases se trató mucho el archivo y por eso quería saber la diferencia entre las bibliotecas y los archivos. Entonces empecé a estudiar archivística en un curso realizado en una entidad de investigación en Japón después de regresar, porque sería difícil estudiar desde cero en Portugal en un idioma extranjero. En fin, también participé en un curso de bibliotecología y por ahora soy bibliotecario, porque en general hay pocas oportunidades de trabajar como archivista en Japón. Entonces yo seleccioné un trabajo muy similar, pero afortunadamente donde yo trabajo entienden y apoyan las actividades archivísticas, así como mencioné, y por ahora tengo un cargo aprovechando mi experiencia en archivística.

Entrevistadora: Qué interesante ese perfil, porque sí estás con dos idiomas diferentes a tu lengua materna que es el japonés: aprendiste portugués y ahorita estás estudiando en español. De hecho, cuando te tuve en el primer semestre, porque yo los acompaño en el primer semestre con la materia de Transparencia, sí se me hizo súper extraño: 

¿Qué hace una persona de Japón estudiando una maestría en Gestión de Información Documental en Colombia, cierto, y en español?

Pero afortunadamente pues eres muy inteligente, porque yo sí tenía mucho temor: ¿Será que sí entiende de pronto el lenguaje si hablo muy rápido?, porque también son clases muy técnicas y, sobre todo, la clase mía también es muy enfocada a Latinoamérica y a Colombia. Pero definitivamente algo que los caracteriza a ustedes los asiáticos es la disciplina; ustedes son muy disciplinados y eso hace que puedan aprender fácilmente muchas cosas. Y pues ni qué decir de los trabajos que presentabas, que también eran muy dignos de eso que los caracteriza a ustedes: muy organizado y cumpliendo con todo.

Entonces, muchísimas gracias Rihito por compartir hoy con nosotros todo sobre la archivística en Japón. Digamos que es muy interesante; no voy a entrar a poner un adjetivo de si es buena o no, porque así les ha funcionado, así ha funcionado el país. Lo importante es también que ustedes puedan tener acceso a la información, que puedan conocer la historia, que tengan fuentes de información; y de la forma como lo hagan y consideren, pues obviamente no somos quienes estamos al otro lado del mundo para decir si es bueno o no cómo se hace. Entonces, muchísimas gracias, Rihito.

Rihito: Con mucho gusto, con mucho gusto. Muchas gracias a usted. Espero que este video sea una oportunidad para que los hispanohablantes encuentren la situación archivística del Japón muy rara y les interese. Le agradezco de nuevo por esta oportunidad. Muchísimas gracias a todos.

Entrevistadora: Gracias a ti, y gracias por hacer el esfuerzo, en serio, de hablar español, hablarlo tan bien y compartir con nosotros esto, porque de otra forma no hubiera sido posible, te lo aseguro. Gracias, chao.

Rihito: Gracias, chao.

 

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Se debe conservar toda intervención que la IA haga en los archivos desde producción del documento hasta su conservación o eliminación

Trujillo propone que cada uso de IA deje rastro en los archivos
https://www.elpueblodeceuta.es/

Por J.I.M

El responsable de OBINAR plantea en Ceuta un nuevo sistema de metadatos para saber qué herramienta ha intervenido en un documento, cuándo lo ha hecho y con qué supervisión

Daniel A. Jorge Trujillo durante su ponencia | J.I.M.

Daniel A. Jorge Trujillo defendió este lunes en las jornadas Archiv-IA la necesidad de que los documentos y expedientes administrativos incorporen información específica sobre cualquier intervención realizada mediante inteligencia artificial. La propuesta de OBINAR plantea registrar el sistema utilizado, la fecha de actuación, el proceso afectado, el nivel de riesgo y la existencia o no de supervisión humana.

El ponente presentó las líneas de trabajo y resultados del Observatorio de Inteligencia Artificial en Archivos (OBINAR), centrados en una propuesta de metadatos que permita reflejar cuándo y cómo ha actuado un sistema de IA sobre un documento o expediente. Su planteamiento parte de una premisa clara: cada vez será “más raro” encontrar documentación administrativa que no haya sido tratada de alguna forma mediante inteligencia artificial.

Trujillo defendió que esa intervención debe quedar registrada en la descripción documental. No basta con saber que un expediente existe, quién lo produjo o en qué procedimiento se generó. Si una herramienta ha intervenido en su creación, clasificación, anonimización, traducción o eliminación, el archivo debe poder explicarlo.

La propuesta de OBINAR se articula en torno a un metadato general de inteligencia artificial y una serie de subcampos asociados. Entre ellos figuran el sistema utilizado, su versión, el modelo aplicado, la técnica empleada, el tipo de producto —generativo, predictivo o perceptivo—, el proceso tratado, la fecha de intervención, el nivel de riesgo, la existencia o no de supervisión humana, el responsable del tratamiento y la posible política interna vinculada al uso de esa tecnología.

Trujillo puso varios ejemplos para aterrizar la idea. Un sistema de IA puede funcionar como anonimizador de documentos, traductor o apoyo para elaborar informes. También puede intervenir más tarde en la clasificación archivística o en la descripción de una unidad documental. Si esas actuaciones se producen en momentos distintos, cada una debería quedar reflejada de forma individualizada.

La clave, explicó, está en la repetición del bloque de metadatos cada vez que haya una nueva intervención. Un mismo documento puede haber sido generado con ayuda de IA, clasificado posteriormente por otro sistema, completado con nuevos datos y valorado más adelante para su conservación o eliminación. En ese caso, no habría una única huella tecnológica, sino varias actuaciones que deben quedar asociadas a su fecha y contexto.

El nivel de riesgo fue otro de los puntos centrales de la exposición. OBINAR plantea que el esquema recoja si el uso de IA entra en categorías como riesgo inaceptable, alto, limitado o mínimo, siguiendo la lógica del marco europeo. Trujillo insistió además en la importancia de la supervisión humana, incluso cuando no sea estrictamente obligatoria.

“Supervisad todo lo que podáis”, recomendó, al considerar que la tecnología todavía no permite dejar determinados resultados sin control posterior.

La propuesta también contempla que las administraciones puedan enlazar cada sistema de IA con una ficha o página corporativa donde se explique qué herramienta se utiliza, con qué finalidad y bajo qué condiciones. Trujillo apuntó que algunas instituciones ya están publicando los algoritmos que emplean y vaticinó que esa práctica terminará extendiéndose por obligación normativa.

El trabajo de OBINAR, según detalló, busca encajar en el marco actual de gestión documental y servir de base para futuras actualizaciones del esquema de metadatos. La idea de fondo es sencilla, aunque técnicamente compleja: si la inteligencia artificial empieza a formar parte de la vida administrativa de los documentos, los archivos no pueden limitarse a conservar el resultado. También deben conservar la huella del proceso.

 

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Lineamientos para el análisis del contenido interno de un documento

Lineamientos para el análisis del contenido interno de un documento
Por la Lic. Carmen Marín con la colaboración de la IA Gemini

Estos lineamientos permiten su descripción exacta, priorizando la extracción de palabras claves contenidas en el mismo.

El análisis del contenido interno de un documento para su descripción exacta y la extracción de palabras clave —lo que formalmente conocemos en nuestra disciplina como análisis documental de contenido e indización— requiere de una metodología sistemática. Este proceso trata de garantizar que la representación conceptual sea lo menos subjetiva posible, deseando con el mismo obtener un reflejo fiel del texto.

A continuación, se presentan los lineamientos estructurados para abordar este análisis de manera precisa, priorizando el criterio archivístico sobre cualquier automatización:

1. Fase de Examen Inicial (Lectura Crítica)

Antes de extraer términos, es fundamental comprender el documento en su totalidad y en su contexto institucional.

 
Lectura técnica y selectiva: Enfóquese en los puntos más destacados del documento: el título, la introducción, las conclusiones, los resúmenes (si los hay) y los encabezados de sección.

 
Identificación de la tipología documental: Determinar la naturaleza del documento (un informe técnico, una resolución, una directriz) ayuda a entender la estructura y la relevancia de los conceptos tratados.

 
Análisis contextual: Identificar el productor, la función o unidad administrativa que generó el documento y la fecha. El contexto define el significado real de las palabras.

2. Fase de Selección de Conceptos (Aislamiento Temático)

En esta etapa se identifican las ideas principales y secundarias, separando la "paja" del "trigo".

 
Criterio de Exhaustividad: Decidir el nivel de profundidad del análisis. Para documentos de archivo, se recomienda identificar entre 3 y 5 conceptos principales que capturen la esencia del documento.

 
Criterio de Especificidad: Seleccionar el concepto más preciso disponible. Si el documento habla explícitamente de "Preservación Digital de Archivos Fotográficos", se debe extraer ese concepto completo y no solo "Conservación".

 
Preguntas de control: Para validar si un concepto es clave, aplique el filtro:

 
¿De qué trata principalmente este documento?
¿Bajo qué términos un usuario buscaría legítimamente esta información?

3. Fase de Extracción y Formulación de Palabras Clave (Indización)

Para que las palabras clave sean exactas y funcionales en un sistema de recuperación, la extracción debe seguir reglas normativas:

 
Aislamiento de nociones: Divida las ideas complejas en conceptos simples. Preferiblemente, utilice sustantivos o sintagmas nominales (evite verbos conjugados y adjetivos sueltos).

 
Categorización de los términos: Clasifique las palabras clave extraídas en cuatro categorías fundamentales para garantizar una descripción multidimensional:

Categoría	Descripción	Ejemplo
Temática	El asunto o materia principal del documento.	Auditoría de algoritmos, Seguridad de la información
Onomástica	Personas, instituciones o dependencias involucradas.	Comité de Ética, Dirección de Tecnología
Geográfica	Ámbito espacial o territorial donde tiene validez.	Venezuela, Región Capital
Cronológica	Período temporal específico al que se refiere el contenido.	Segundo Trimestre 2026, Período fiscal 2025

4. Control de Calidad y Normalización (El Filtro Archivístico)

Una vez extraídas las palabras clave, deben pasar por un proceso de normalización para evitar la dispersión terminológica:

 
Uso de Lenguajes Documentales: Siempre que sea posible, contraste los términos extraídos con el cuadro de clasificación de la institución, una lista de autoridades o un tesauro especializado.

 
Control de sinonimia y polisemia: Si el documento utiliza el término "Criptoactivo", pero el sistema institucional está normalizado con "Blockchain", se debe registrar el término preferente del sistema, o mantener ambos vinculados para asegurar la recuperación.

 
Consistencia formal: Establezca que los términos se registren preferiblemente en minúsculas, en plural (cuando representen conceptos contables o genéricos, ej: manuales) o en singular para propiedades o ciencias (ej: archivología), de acuerdo con las políticas de descripción de su unidad.

Nota de control: La descripción exacta no consiste en hacer un resumen libre, sino en traducir el contenido del documento a un lenguaje condensado y altamente recuperable. Las palabras clave son el puente entre la intención de quien produce o genera el documento y la necesidad del futuro usuario.


Apliquemos estos lineamientos a un ejemplo práctico de tipología documental electrónica

Llevar la teoría a la práctica es la mejor forma de validar la rigurosidad del método.

Ejemplo práctico  

Para este ejercicio, supongamos que nos enfrentamos a un documento electrónico complejo y muy común en la gestión pública o corporativa actual.

Documento de estudio (Hipotético):

 
Título en el archivo: Informe_Tecnico_Auditoria_Algoritmos_Firmado_2026.pdf
Contenido sintético: Un informe emitido por la Dirección de Tecnología que detalla la auditoría realizada al sistema de asignación automatizada de bonos institucionales, detectando sesgos de género en el código, validado mediante firma electrónica y sellado de tiempo.

Apliquemos el método paso a paso a este recurso digital:

Aplicación Práctica del Método

1.Examen Inicial y Validación de la Tipología: Extracción del contexto nativo digital.

No nos quedamos solo con el texto visible; cruzamos los datos con las propiedades del documento.

 
Tipología exacta: Informe técnico de auditoría (asociado a la serie Informes de Control Interno).
Puntos importantes o destacados: El resumen ejecutivo revela que el núcleo del documento es la evaluación del sesgo de un algoritmo específico.
Entorno digital: Se verifica que cuenta con firmas electrónicas válidas y un timestamp (sellado de tiempo) integrado que garantiza su inalterabilidad.

2.Aislamiento Temático (Separación conceptual): Filtro de ideas esenciales.

Al leer el cuerpo del informe, identificamos conceptos recurrentes. Evitamos palabras vacías como "procesos", "mejora" o "sistema".

Nos quedamos con el núcleo duro:

El documento evalúa el comportamiento ético del código. -> Auditoría de algoritmos
El problema detectado es una disparidad no justificada en la asignación a mujeres. -> Sesgo de género
El mecanismo técnico de validación es una firma digital con sellado cronológico. -> Diplomática digital / Sellado de tiempo

3.Categorización de Palabras Clave: Estructuración multidimensional.

Clasificamos los conceptos aislados en la matriz de cuatro ejes para asegurar que el documento sea localizable desde cualquier punto de acceso archivístico.

Matriz de Descriptores Extraídos

Categoría	Términos en bruto (Extraídos del texto)	Justificación Archivística
Temática	Auditoría de algoritmos; Sesgo de género; Inteligencia artificial; Sellado de tiempo	Son los conceptos centrales que explican qué es y qué evalúa el documento.
Onomástica	Dirección de Tecnología de la Información; Comité de Ética Algorítmica	Identifica al productor del documento y al órgano de control que solicitó la revisión.
Geográfica	Venezuela	Delimita el marco institucional y la jurisdicción de aplicación de la auditoría.
Cronológica	Año 2026; Primer Trimestre	Define el periodo en el cual se ejecutó la evaluación del sistema.

Como se observa en el esquema superior, la descripción exacta de un documento electrónico requiere conectar la tipología (Types) con los productores (Actor) y la acción administrativa (Research activity / Acción). Esto es lo que acabamos de estructurar en nuestra matriz.

4. El Filtro Archivístico: Normalización de los Descriptores

Los términos en bruto de la matriz no pueden ingresar directamente al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) sin pasar por un lenguaje controlado (Tesauro o Lista de Autoridades).

Hacemos el control de calidad:

Control de Sinonimia (Garantía literaria): El informe usa la palabra "Código informático automatizado". Si en la Institución hemos creado nuestro tesauro, el término preferente es Inteligencia artificial. Reemplazamos para evitar la dispersión.

 
Control de Sintaxis (Consistencia formal): El texto menciona "el algoritmo fue auditado". Lo normalizamos a un sintagma nominal en singular para la disciplina: Auditoría de algoritmos.

 
Validación de la Diplomática Digital: Dado que el documento es nativo electrónico y su valor legal radica en su firma, incluimos el descriptor Sellado de tiempo (anteponiéndolo a términos genéricos como "fechado"), garantizando que, si en el futuro se busca evidencia de documentos con integridad criptográfica, este sea recuperado.

Resultado Final: Descriptores Listos para el Metadato Subject (Asunto)

[Temáticos]: Auditoría de algoritmos // Inteligencia artificial // Sesgo de género // Sellado de tiempo

[Onomásticos]: Venezuela. Dirección de Tecnología de la Información // Venezuela. Comité de Ética Algorítmica

[Geográfico]: Venezuela

[Cronológico]: 2026

Con este resultado, el documento no solo está "guardado", sino descrito con exactitud. Cualquier auditor, archivista o usuario del futuro podrá recuperarlo indexando por el problema técnico (sesgo), la tecnología aplicada (IA) o la garantía de su preservación (sellado de tiempo).

Estructura técnica de la plantilla de metadatos basada en el estándar internacional Dublin Core (ISO 15836)  

A continuación, se peresenta la estructura técnica de la plantilla de metadatos basada en el estándar internacional Dublin Core (ISO 15836). Esta plantilla ha sido codificada en formato XML, el lenguaje estándar que emplean los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) para la ingesta y el intercambio interoperable de información.

Para su diseño se ha utilizado el esquema calificado de Dublin Core, el cual permite refinar los elementos para reflejar con precisión los criterios archivísticos y de diplomática digital que analizamos en el ejemplo anterior.

XML

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<metadata

xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"

xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/"

xmlns:dcterms="http://purl.org/dc/terms/">

<dc:identifier>URN:UUID:9b1deb4d-3b7d-4bad-9bdd-2b0d7b3dcb6d</dc:identifier>

<dc:title>Informe Técnico de Auditoría de Algoritmos y Validación de Integridad 2026</dc:title>

<dc:creator>Ministerio del Poder Popular para la Ciencia y Tecnología. Dirección de Tecnología de la Información</dc:creator>

<dc:subject>Auditoría de algoritmos</dc:subject>

<dc:subject>Inteligencia artificial</dc:subject>

<dc:subject>Sesgo de género</dc:subject>

<dc:subject>Sellado de tiempo</dc:subject>

<dc:description>Informe técnico detallado sobre la evaluación realizada al sistema automatizado de asignación de bonos institucionales. El documento expone el hallazgo de sesgos de género en las líneas de código del algoritmo y describe el procedimiento criptográfico de validación mediante firma electrónica y marcas cronológicas.</dc:description>

<dc:date>2026-05-15</dc:date>

<dcterms:temporal>2026-Q1</dcterms:temporal> <dc:type>Informe de Control Interno</dc:type>

<dc:format>application/pdf</dc:format>

<dcterms:extent>4.2 MB</dcterms:extent>

<dc:coverage>Venezuela</dc:coverage>

<dc:rights>Clasificado - Uso Interno Institucional</dc:rights>

<dcterms:provenance>Validado criptográficamente mediante firma electrónica avanzada y Sellado de Tiempo (Timestamping) por la Autoridad de Certificación del Estado.</dcterms:provenance>

<dc:language>spa</dc:language>

</metadata>

Instrucciones de Integración para el Archivista:

 
Automatización de campos fijados: 

Elementos como el dc:format, dc:language y dc:identifier (UUID) deben ser generados automáticamente por el SGDEA en el momento de la captura del documento.
Carga de los descriptores (dc:subject): Al mapear este XML en su base de datos, asegúrese de que el campo Asunto admita múltiples instancias (repetibilidad del elemento), tal como se muestra en el ejemplo, para evitar condensar todas las palabras clave en una sola línea de texto, lo que afectaría las futuras consultas en el motor de búsqueda.

 
Preservación a Largo Plazo: 

Este bloque de metadatos XML puede incrustarse directamente dentro del archivo PDF (en sus metadatos XMP de cabecera) o guardarse en un archivo lateral (sidecar). Esto garantiza que el contenido interno y su descripción exacta permanezcan unidos a lo largo del ciclo de vida del documento, de acuerdo con el Modelo Operativo del Continuo Digital.

Se considera, que esta estructura cubre los requerimientos técnicos de una serie documental sencilla. Si lo desea, puede incorporar alguna etiqueta específica de control de plazos de conservación (retención documental)

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