ARCHIVOS DIGITALES: ESTÁNDARES PARA SU GESTIÓN

ARCHIVOS DIGITALES: ESTÁNDARES PARA SU GESTIÓN
Según IA de Google, Gemini, y la revisión de la Lic. Carmen Marín

                                                                        

La gestión de archivos digitales es fundamental, y existen varios estándares internacionales y nacionales que proporcionan un marco sólido para su correcta administración, preservación, integridad y autenticidad. Los estándares para la gestión de archivos digitales incluyen la familia de normas ISO. La serie de normas ISO (Organización Internacional de Normalización) es la más utilizada a nivel global.

Aquí un resumen de los estándares más relevantes para la gestión de archivos digitales:

• ISO 15489 - Gestión de Documentos: Establece los principios y requisitos para la gestión de documentos, tanto físicos como electrónicos, en cualquier tipo de organización. Es la norma fundamental en la gestión documental.

• ISO 30300/30301 - Sistemas de Gestión para los Documentos (SGD): 
• ISO 30300: Describe los principios del SGD y define los términos relacionados (vocabulario).
• ISO 30301: Especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD), lo que permite a las organizaciones certificar sus procesos.

• ISO 14721 - Sistema de Información de Archivo Abierto (OAIS): Es un modelo conceptual fundamental para la preservación digital. Define una arquitectura de referencia para sistemas que pretenden preservar y proporcionar acceso a información digital a largo plazo.

• ISO 16363 - Auditoría y Certificación de Repositorios Digitales Confiables (TRAC): Establece las métricas y los requisitos para auditar y certificar la confiabilidad de un repositorio digital que sigue el modelo OAIS.

• UNE-ISO 14641-1 - Archivo Electrónico: Especificaciones para el diseño y funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información digital (muy relacionada con la legislación española, pero con base ISO).

• ISO 19005: Especifica un formato de archivo para la preservación de documentos electrónicos a largo plazo, conocido como PDF/A.

• ISO 29100: Marco de privacidad para tecnologías de la información, importante para la protección de datos en la gestión digital.

Principios y actividades

• Principios: Las normas se basan en principios que garantizan la fiabilidad, integridad, autenticidad y usabilidad de los documentos.
• Ciclo de vida: Cubren todo el ciclo de vida del documento, desde la creación hasta la disposición final.
• Actividades: Las actividades principales incluyen la creación, organización, acceso, protección y eliminación de archivos.
• Seguridad y privacidad: Se establecen requisitos para asegurar la confidencialidad y la protección de los datos, como se detalla en la norma ISO 29100.

Requisitos Funcionales y Mejores Prácticas

Más allá de las normas ISO, la gestión de archivos digitales implica la implementación de requisitos funcionales y prácticas específicas para asegurar:

• Autenticidad y Fiabilidad: Los documentos deben ser lo que pretenden ser y su contenido debe ser una representación completa y precisa de la actividad o hecho que documentan.
• Integridad: Los documentos deben permanecer completos e inalterados. Cualquier cambio debe ser registrado y autorizado.
• Usabilidad y Disponibilidad: Los documentos deben poder localizarse, recuperarse, presentarse e interpretarse fácilmente, junto con su contexto, a lo largo del tiempo.
• Metadatos: Es esencial la creación y gestión de metadatos detallados que describan el contexto, el contenido, la estructura y la gestión del documento a lo largo de su ciclo de vida.
• Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA): La implementación de herramientas tecnológicas que integren principios e instrumentos archivísticos para la producción, gestión y conservación de documentos.
• Planificación de la preservación digital: Desarrollo de políticas y estrategias para asegurar la accesibilidad y legibilidad de los documentos digitales a largo plazo, a pesar de los cambios tecnológicos.
• Control de versiones y copias de seguridad: Implementar un control riguroso de las versiones de los archivos y realizar copias de seguridad periódicas para prevenir pérdidas de información.
• · La adopción de estos estándares y prácticas permite a las organizaciones gestionar sus archivos digitales de manera eficiente, cumplir con los requisitos legales y normativos, y proteger su información crítica.

Beneficios

• Garantía de fiabilidad y autenticidad: Aseguran que los documentos sean fiables, precisos y auténticos a lo largo del tiempo.
• Eficiencia y conformidad legal: Ayudan a las organizaciones a operar de manera más eficiente y a cumplir con las regulaciones legales.
• Preservación a largo plazo: Proporcionan mecanismos para preservar documentos electrónicos de forma que sean accesibles y comprensibles en el futuro.

Estándares de Metadatos

Los metadatos son cruciales para la autenticidad, la recuperación y la preservación de los archivos digitales:

ISO 23081 - Metadatos para la Gestión de Documentos: Establece los elementos conceptuales y de implementación para la gestión de metadatos en los procesos de gestión de documentos (quién, cuándo, dónde, por qué se creó/modificó el documento).

Normas Internacionales de Descripción Archivística:

• ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística.
• ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias.
• EAD (Encoded Archival Description): DTDs/Esquemas XML para codificar inventarios, catálogos y guías de archivos.

Estándares de Formato y Preservación

Para garantizar la legibilidad a largo plazo, se emplean formatos estandarizados:

• PDF/A (ISO 19005): Es un estándar específico de PDF para el archivado y la preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Asegura que el archivo se verá igual en el futuro, independientemente del software o sistema operativo.
• Formatos Abiertos: El uso de formatos abiertos y no propietarios (como XML, TIFF, JPEG2000, etc., bajo especificaciones claras) es una práctica recomendada para la preservación.

Integridad y Autenticidad

Para probar que el archivo digital no ha sido alterado:

Firma Digital y Sello de Tiempo: Uso de protocolos de comunicación seguros, algoritmos de cálculo de huellas digitales (hashes) y procesos de firma digital para garantizar la integridad y autenticidad a lo largo del tiempo.

Otros Modelos y Requisitos

MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records):

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, desarrollado inicialmente para la Unión Europea. Ofrece una guía muy detallada para el desarrollo de sistemas de gestión de documentos.

En Resumen:

Para una gestión robusta de archivos digitales, una organización debe basarse en un marco que integre:

1. Gestión y Procesos: Usando las directrices de ISO 15489 e implementando un sistema bajo los requisitos de ISO 30301.

2. Preservación a Largo Plazo: Siguiendo el modelo conceptual OAIS (ISO 14721) y utilizando formatos de archivo perdurables como PDF/A.

3. Descripción: Utilizando estándares de metadatos como ISO 23081 y normas de descripción archivística (ISAD(G)).

Referencias

Guía completa sobre la norma ISO 15489 para la gestión documental: https://abdc.es/blog/norma-iso-15489-gestion-documentos-que-es-pasos/#:~:text=%C2%BFQu%C3%A9%20es%20la%20norma%20ISO,eficiencia%20y%20la%20conformidad%20legal.

Estándares e Iniciativas para la Gestión de Archivos en el Contexto Internacional. Complemento de la Gestión de Calidad:

https://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip1-2-3_mexico_dissemination_cp_barnard_coindear_2008.pdf#:~:text=a)%20Para%20contar%20con%20archivos%20fiables%20y,que%20el%20preservador%20de%20involucre%20con%20documentos

12 normas fundamentales que debe seguir tu Archivo:

https://www.comunidadbaratz.com/blog/normas-fundamentales-que-debe-seguir-tu-archivo/#:~:text=9.,PDF/A%2D3).

Videoconferencia - Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

https://www.youtube.com/watch?v=kzxCDj9Cncw&t=1095

ISO – NTSC

https://www.archivogeneral.gov.co/normograma/iso.php
Nuevo estándar para la gestión de documentos

https://revista.une.org/21/nuevo-estandar-para-la-gestion-de-documentos.html#:~:text=La%20serie%20UNE%2DISO%2030300,de%20la%20UNE%2DISO%2030301.
Normas ISO en la gestión documental

https://www.docunecta.com/blog/normas-iso-en-la-gestion-documental#:~:text=%C2%BFCu%C3%A1les%20son%20las%20normas%20ISO,ISO%2030300

Estándares y Formatos Documentales

https://openaccess.uoc.edu/server/api/core/bitstreams/014b2f09-d2d7-4827-8192-aa7dc5efb678/content#:~:text=para%20sistemas%20que-,gestionan%20documentos%20electr%C3%B3nicos,par%2D%20te%20de%20la%20norma.

What are the five major activities of operating system with reference to file management

https://brainly.in/question/58300803#:~:text=2K%20people%20helped-,Answer:,file%20access%2C%20and%20file%20protection.

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El Documento Digital de Archivo

¿Qué es un documento digital de archivo?, 

Lic. Carmen Marín

En el contexto actual, la información se articula y reside en el documento digital, un soporte diseñado intrínsecamente para la gestión electrónica. Esta transición no solo optimiza y dinamiza los flujos operativos de manejo de datos, sino que también garantiza la integración funcional de los procesos administrativos y organizacionales, insertándolos de lleno en la acelerada dinámica del ecosistema tecnológico global. 

A continuación expondremos algunos puntos importantes para la comprensión del tema: 

Documento Digital vs. Documento Electrónico

La diferencia principal radica en el origen y el propósito de su existencia dentro de un proceso:

Concepto	Documento Digital	Documento Electrónico
Definición General	Un archivo en formato legible por computadora. Es una representación digital de información.	Un documento que participa de manera activa en un proceso o flujo de trabajo automatizado.
Origen Común	Puede ser un documento que nace en digital (creado en Word), o un documento digitalizado (escaneado de un original en papel).	Nace y se gestiona exclusivamente en el entorno electrónico (ej. un formulario web, un email de confirmación, una factura generada automáticamente).
Énfasis Archivístico	Énfasis en el soporte y la lectura. Es el formato de la información.	Énfasis en el proceso y la funcionalidad. Es la evidencia de la actividad.
Ejemplo	La imagen (PDF o JPEG) de una antigua acta de nacimiento (que fue escaneada).	Una solicitud de vacaciones enviada y aprobada a través de un sistema de RR.HH. (que lleva metadatos de aprobación, tiempo, y firma electrónica).

Digital y Electrónico describen el soporte y los medios que permiten su existencia ("producido, tratado, y conservado por medios electrónicos o informáticos").

El término Documento Electrónico de Archivo (DEA) o Documento Digital de Archivo (DDA) se refiere, por lo general, a aquel que cumple con la condición de ser evidencia de una actividad y que ha sido gestionado dentro de un sistema para garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo.

En la práctica, muchos profesionales usan Documento Electrónico para enfatizar que el documento no solo está en formato de computadora, sino que está integrado en los sistemas de gestión y cumple con los requisitos legales y funcionales de un documento de archivo.

El Documento Digital de Archivo

Un documento digital de archivo es aquel producido, tratado, y conservado por medios electrónicos o informáticos a lo largo de su ciclo de vida, que ha sido recibido o creado por una entidad o persona en el ejercicio de sus funciones o actividad, y que es considerado evidencia e información de valor para la organización.

Es fundamental que este documento cumpla con los principios archivísticos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad para ser considerado un verdadero documento de archivo.

Características Esenciales

Las características que definen a un documento digital desde la perspectiva archivística son:

• Autenticidad: Garantía de que el documento es lo que dice ser y que fue creado o enviado por quien afirma haberlo hecho. Se mantiene mediante metadatos y firmas electrónicas.
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• Fiabilidad (o Confiabilidad): Capacidad del documento para ser prueba fidedigna de la operación o actividad que documenta. Su contenido es completo y preciso.
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• Integridad: El documento está completo e inalterado. No ha sufrido modificaciones no autorizadas desde su creación.
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• Disponibilidad: El documento puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado por el usuario autorizado a lo largo del tiempo, independientemente de los cambios tecnológicos.
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• Interrelación: El documento está vinculado a su contexto de creación (función, actividad, procedimiento) y a otros documentos relacionados a través de metadatos.

 Tipos de Formatos Digitales

Para la conservación a largo plazo, la Archivística prefiere formatos que aseguren la preservación y la accesibilidad futura. Se clasifican generalmente en:

1. Formatos Abiertos y Estándares (Ideales para Archivo)

Son aquellos cuyas especificaciones son de dominio público y que no dependen de un software o proveedor específico, facilitando la migración y la preservación.

Formato	Tipo de Contenido	Uso en Archivística
PDF/A (ISO 19005)	Texto, Gráficos	Estándar de facto para la preservación de documentos de texto e imagen estática.
ODT, ODS, ODP	Texto, Hoja de cálculo, Presentación	Formatos abiertos de la Open Document Format (ODF), alternativa a los formatos propietarios.
XML, JSON	Datos estructurados	Cruciales para la preservación de metadatos y bases de datos.
TIFF (sin compresión), JPEG 2000	Imagen	Usados para la digitalización de originales y conservación de imágenes de alta calidad.

2. Formatos Propietarios (Riesgo para Archivo)

Requieren software o licencias específicas, lo que puede complicar su acceso futuro (obsolescencia tecnológica).

• docx, .xlsx, .pptx: De Microsoft Office. Requieren software específico o conversores para su acceso futuro.
• .dwg, .psd: Formatos específicos para dibujo asistido por ordenador (CAD) y diseño gráfico.

Expediente Digital

El expediente digital (o electrónico) es la unidad documental compuesta por excelencia. Es un conjunto orgánico de documentos digitales relacionados entre sí que responden a un mismo trámite,  procedimiento o actividad administrativa, y que han sido generados y gestionados de forma electrónica desde su origen.

Sus características claves son:

• Unidad Funcional: Aunque los documentos están separados físicamente, el expediente mantiene su cohesión lógica a través de metadatos que definen su estructura, orden y relaciones.
• Metadatos de Expediente: Posee metadatos que describen el expediente en su conjunto (título, fechas de apertura y cierre, responsable, estado del trámite, etc.).
• Foliado Digital: Para mantener el orden y la integridad, se utiliza un índice electrónico o un sistema de sellado de tiempo que garantiza la inmutabilidad y la secuencia de los documentos.

Archivo Digital

El archivo digital (o archivo electrónico) es el conjunto organizado de documentos digitales de archivo, reunido por una institución en el ejercicio de sus funciones.

El concepto de "archivo digital" tiene dos acepciones complementarias:

• El Conjunto de Documentos: El fondo documental en sí mismo, compuesto por la totalidad de los documentos y expedientes digitales generados, recibidos y conservados por la organización.
• El Sistema de Gestión (SGA): La infraestructura tecnológica y las políticas y procedimientos necesarios para la gestión, administración, conservación y acceso de esos documentos digitales a lo largo del tiempo. Este sistema es conocido en Archivística como Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

Objetivos del SGDEA:

• Asegurar la Cadena de Custodia: Garantizar que el documento se gestiona de forma controlada desde su creación hasta su disposición final.
• Aplicar las Tablas de Retención Documental: Ejecutar la transferencia, valoración y eliminación de los documentos de forma automática y reglementada.
• Garantizar la Preservación Digital: Mantener la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos a largo plazo a pesar de la obsolescencia tecnológica.

¿Qué son los Metadatos? (El "Dato sobre el Dato")

Para entenderlo fácilmente, usemos una analogía:

Metadatos son como el Pasaporte del Documento

Piensa en un pasaporte o en un carné de identidad. El pasaporte no es la persona, pero contiene la información esencial sobre la persona:

Si el documento es la Persona...	El Pasaporte (Metadato) es la información sobre...
El contenido (el cuerpo de la carta)	Quién lo hizo (el autor/creador).
El formato (PDF, Word)	Cuándo se hizo (la fecha y hora de creación).
El documento en sí	Para qué se hizo (el trámite o la función a la que pertenece).
La foto y los sellos	Si es auténtico (la firma electrónica que lo valida).

En Archivística, los metadatos son las etiquetas obligatorias que acompañan a un documento digital para garantizar que se comporte como un documento de archivo real.

Las Funciones Vitales de los Metadatos en el Archivo

Los metadatos cumplen cuatro funciones esenciales, respondiendo a las necesidades fundamentales del archivista:

1. Garantizar la Autenticidad y Fiabilidad (La Prueba Legal)

• El metadato es lo que le dice a un juez o a un auditor que el documento es legítimo y no ha sido alterado.
• Ejemplo de Metadato: La firma electrónica y el sello de tiempo (que registra la hora exacta de creación).
• Función: Prueban quién creó el documento, cuándo y aseguran que no se ha modificado desde ese momento. Sin estos metadatos, cualquier archivo digital podría ser una falsificación, perdiendo su valor legal.

2. Ordenar y Contextualizar (Saber de Dónde Viene)

• Un documento de archivo no puede estar "suelto". Debe estar vinculado a la función o el trámite que lo generó.
• Ejemplo de Metadato: El código del Expediente Digital al que pertenece, el nombre del procedimiento administrativo (ej: "Convocatoria de Subvenciones 2024").
• Función: Mantiene la cohesión lógica del archivo. Permite saber por qué existe ese documento y cuál fue el contexto de la actividad que lo originó, incluso si la información se mueve de un sistema a otro.

3. Preservación a Largo Plazo (Vencer la Obsolescencia)

• Los programas y formatos cambian constantemente. Un archivo creado hoy podría ser ilegible en 20 años.
• Ejemplo de Metadato: La descripción del formato original (ej: application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document - Word DOCX) y el historial de migraciones (ej: "Migrado de DOCX a PDF/A el 15/05/2030").
• Función: Informan al sistema de archivo sobre cómo abrir y leer el documento en el futuro. Permiten planificar las acciones de conservación (como las conversiones de formato), garantizando que el documento siga siendo accesible dentro de 50 años.

4. Facilitar la Recuperación y Acceso (El Índice de Búsqueda)

• Sin metadatos, sería como tener millones de documentos digitales sin índice; no podrías encontrar nada.
• Ejemplo de Metadato: El título, el asunto, el autor y las palabras clave (o tesauros).
• Función: Hacen posible la búsqueda precisa. Permiten que un usuario autorizado encuentre el documento buscando por "Asunto: Pago de nóminas", "Autor: Juan Pérez" o "Fecha: 2023", sin tener que leer el contenido de cada archivo.

Tipos de Metadatos (Para Archivistas)

Aunque para el usuario final solo ve el resultado, los metadatos se organizan en tres grandes grupos dentro del SGDEA:

• Metadatos Descriptivos: Son los que usamos para identificar y buscar (Título, Asunto, Fechas, Palabras clave, Autor). Son como la ficha de un libro en una biblioteca.
• Metadatos Estructurales: Muestran la relación entre las partes del documento. Por ejemplo, indican qué páginas o anexos pertenecen a un documento, o cómo se ensamblan varios documentos para formar un Expediente Digital.
• Metadatos Administrativos/de Preservación: Detallan la gestión y la custodia del documento (Formato del archivo, Seguridad, Derechos de acceso, Tablas de Retención Documental, Historial de cambios y migraciones).

En resumen, los metadatos son la columna vertebral de todo archivo digital. Son los datos invisibles que transforman una simple colección de bits y bytes en un fondo documental oficial, legal y perdurable en el tiempo.

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