La memoria institucional, colectiva, los derechos y obligaciones están en los archivos

Francisco José Valentín: «Nuestra memoria institucional, colectiva, nuestros derechos y obligaciones no están en Internet, están en los archivos»

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María Remedios Juanes

Remedios Juanes entrevista a este tomellosero experto, altamente valorado en Biblioteconomía a nivel nacional.

 Francisco José Valentín Ruiz tiene 42 años y cursó la ESO en el I.E.S Alto Guadiana y bachillerato en el I.E.S Francisco García Pavón. Desde muy joven se inclinó por el maravilloso mundo de los libros que, a su vez, despertó su vocación por las bibliotecas. Se define a sí mismo como una persona entusiasta y polifacética: Igual se apasiona por la literatura como por la filosofía o lo esotérico.

Estudió Biblioteconomía en la Universidad Complutense de Madrid. Y en sus estudios de posgrado fue becado desde el año 2004 al 2006 para trabajar en la biblioteca de importantes instituciones españolas, como la Facultad de Derecho de la Universidad Autónoma y en el Tribunal Supremo. Allí tuvo acceso a documentación relevante de los tribunales militares, de la Guerra Civil Española y sentencias que permanecen sin identificar, realizando ya en sus comienzos un trabajo muy valorado por sus superiores. 

EL VALOR DE LOS ARCHIVOS EN ESPAÑA

Francisco José destaca la importancia que se concede en nuestro país al tratamiento de la documentación histórica. Considera que en España al igual que en los países latinoamericanos existe una cierta tendencia a conservar la actividad administrativa y legislativa de sus instituciones. Un rasgo que pertenece a nuestra propia idiosincrasia si lo comparamos con los países procedentes de la Cultura Anglosajona.

Ejemplo vivo de ello son los grandes archivos históricos de la Corona de Aragón que datan desde 1300 y todavía se conservan. Me explica la importancia crucial que tienen estos archivos y de cómo hay que conservar esa información a largo plazo. Asevera que tiene que ser testimonio de la realidad y por su puesto, de la memoria histórica de un país.

Cuando le pregunto por su profesión, es muy sincero: “Vivimos tiempos muy malos, todo lo queremos de inmediato”

Considera que las políticas de preservación se complican por la visión de los políticos, que suele ser a corto plazo, a veces tan solo los cuatros años de mandato. En el sector privado, sin embargo, ya existe una gestión documental mucho más avanzada- como ocurre en AENA, Banco Santander, REE o MAPFRE, donde ha trabajado. Sin embargo en la administración pública todo avanza mucho más despacio.

Aunque parezca sorprendente, afirma Valentín: “No se corre tanto como se piensa. Los archivos tienen una cantidad impresionante de legislación, desde los archivos que están en un Ayuntamiento hasta la documentación de hace más de tres siglos”.

La preservación digital

La adopción de las tecnologías digitales, uno de los pilares de la entrevista, es un tema que le planteo. Su reflexión sobre la preservación digital en la que nuestro experto es muy conocedor y especialista es la siguiente: “ Los soportes digitales duran alrededor de cinco años. Es más fácil conservar un pergamino medieval que un documento digital. La información tiene que migrar constantemente para no perderse. Existen muchos documentos del franquismo en los que el soporte físico está casi destruido y ya solo existen copias digitales”.

Según Francisco José, si no cuidamos los documentos, podemos perder nuestra memoria institucional, histórica e incluso nuestra memoria personal. Desde garantizar derechos legales —como una hipoteca— hasta la obtención de nacionalidades basadas en documentos militares antiguos, los archivos siguen siendo esenciales para el presente.

La documentación histórica no es solo historia: “Es un instrumento legal vivo”.

P. ¿Cómo es diseñar e implantar la SGAE (Sistema de Gestión Archivística electrónica)?

R. Hay que modernizar, cuando más compleja es una institución, con 40 o 50 millones de imágenes se hace complicado. Los Ministerios son ámbitos en los que la modernidad va muy lenta. Se siguen utilizando prácticas del siglo XIX, y la transmisión es muy lenta. Y tratar de cambiarlo es muy complicado porque tienes que formar a muchas personas y conlleva mucho trabajo. La metodología es muy complicada.

P. ¿Siente que cada vez hay más interés en la sociedad por la preservación digital o seguimos lejos de comprender su importancia?

R. En los últimos 30 o 40 años se ha producido un cambio constante de formatos digitalizados que amenaza con dejar un vacío de información en el futuro. Es lo que se conoce como “la era oscura digital” según lo han calificado algunos expertos, quienes creen que parte de esta información ya se ha perdido para siempre. Va a haber un hueco vacío.

P. ¿Qué proyecto de su carrera siente que le define mejor como profesional?

He realizado más de cien implantaciones tecnológicas en ayuntamientos y ministerios. Además he trabajado con figuras relevantes como Julio Cerdá, Joan Carnés, Joaquín Jansó, Pedro Cabrera, Susana Menéndez y Pilar Gil.

Uno de mis mayores logros ha sido trasladar documentos actuales al archivo histórico, trabajar con bases de datos antiguas ya obsoletas. Garantizar que millones de imágenes y documentos sigan existiendo en el futuro.

De mi etapa en ODILO destacaría el proyecto NODILO, uno de los retos más grandes y el mejor equipo técnico con el que ha trabajado.

P. ¿Cuál es el papel de la IA en su profesión?

Va a haber un cambio de paradigma, ese va a ser el futuro. Estamos en la prehistoria de la IA. El potencial que tiene es increíble. Va a acabar haciendo los documentos, habrá que saber los algoritmos que se utilizan. La seguridad de los datos es fundamental.

No se puede alimentar a una inteligencia artificial con documentación sin garantías legales. Es necesario promover la aparición de instituciones privadas o públicas que como CEDRO protejan la autoría y las fuentes, pero aún queda mucho por legislar.

P. Si pudiera transmitir un solo mensaje a la ciudadanía sobre la importancia de los archivos y de la preservación digital, ¿cuál sería?

Nuestra memoria institucional, colectiva, nuestros derechos y obligaciones no están en Internet, están en los archivos. Y es allí donde debemos buscar. Lo que no se guarde en los archivos, permitirá manipular la información en el futuro. Por ejemplo, la mayoría del archivo histórico de Tomelloso no existe, se quemó durante la época de la Guerra Civil.

Su visión del futuro y sus proyectos personales

Con frecuencia, Francisco José Valentín, asiste a congresos y se encarga de formar a nuevos profesionales durante meses, sabiendo que serán ellos quienes tomen decisiones clave en el futuro. La formación y actualización técnica, resulta para él de vital importancia.

Este profesional nos demuestra, revisando su currículo, que para obtener un espacio propio en el ámbito profesional resulta necesario salir de nuestra zona de confort muchas veces, aprovechando todas las oportunidades de singularización en tu trabajo. Ha trabajado en empresas punteras y participa en grupos de trabajo internacionales en Europa, EE.UU, Canadá y Latinoamérica.

Con relación al futuro manifiesta Valentín, con mezcla de prudencia y esperanza: “La preservación es lenta, pero cada avance es una victoria contra el olvido”.

Para terminar quiero agradecer la respuesta a mi interés por esta entrevista a Francisco José Valentín. Y, por otro lado aprovecho para animar a nuestros estudiantes que evalúan en estos momentos la elección de estudios, que la Biblioteconomía resulta ser un ámbito del conocimiento de gran utilidad en nuestra sociedad.

Tomelloso tiene repartidos por todo el territorio nacional e internacional a hombres y mujeres muy destacables y de alta consideración social. Francisco José Valentín Ruiz es una de estas personas.