¿MENOS DOCUMENTOS EN FORMATO PAPEL O MÁS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

La tecnología acabó con el exceso de documentos

http://www.larepublica.com.co / 17/05/2011 / Fernando Albán Díaz del Castillo

Es indudable que el computador ha cambiado y seguirá cambiando tanto nuestra forma de trabajar como la oficina o lugar desde donde laboremos
También seguirá ejerciendo una notoria influencia en el diseño de los espacios que las empresas destinen al desarrollo de las actividades. Todo lo anterior, en función directa de las herramientas disponibles y las que nos ofrecerá cualquier ordenador en un futuro muy próximo. 
En el diseño de los nuevos módulos de trabajo, pesa también una importantísima variable, que es el costo por metro cuadrado, lo que obliga a aprovechar el espacio disponible de la manera más eficiente posible. Las rígidas paredes y los pesados escritorios han cedido su espacio a diseños modulares, flexibles y rápidamente ajustables a las necesidades cambiantes de cada negocio y a redefinir el área requerida por cada trabajador.
Dentro de este contexto, muchos elementos que tradicionalmente se veían en una oficina empiezan a desaparecer, algunos presionados por la falta de espacio y otros porque sencillamente se están volviendo obsoletos, como las libretas de direcciones y los teléfonos, diccionarios impresos, calculadoras y hasta almanaques. El aprovechamiento del espacio ha llevado a la necesidad de establecer cuáles elementos son indispensables y cuáles hay que desechar, proporcionando así escritorios ordenados, limpios y despejados, que no solamente brindan una excelente imagen frente al cliente que nos vista, sino que generan un ambiente de mayor productividad. 
Gracias a esta tendencia, los empleados se ven forzados a utilizar todos los recursos que les proporciona su computador, tales como agendas electrónicas sincronizadas con el celular, teléfonos IP, listas de contactos, revistas y periódicos, reloj, Post it, música y fotografías, entre otras. Las comunicaciones se envían y reciben fundamentalmente a través de correo electrónico, se imprimen menos documentos, todo queda automáticamente archivado en el computador y se gana en orden, que es la base de la productividad. 
Se sorprendería usted al saber que una persona corriente puede perder hasta un año completo de su vida buscando cosas perdidas. Con el nuevo esquema de trabajo y con las herramientas de búsqueda del computador, desperdiciar una mañana buscando un documento será cosa del pasado. 
Dentro de este contexto, la ergonomía juega un papel importante, pues sus investigaciones han conducido a que los diseños de muebles y espacios se adapten cada vez mejor a las condiciones de cada empleado, proporcionándole un lugar cómodo para trabajar, con una mesa y con una silla adaptadas a su cuerpo, luz y ventilación y elementos de trabajo al alcance de la mano, que optimizan los movimientos y que evitan las malas posturas, que con el tiempo generan dolencias. 
Las grandes oficinas de los gerentes también empiezan a adaptarse a las nuevas condiciones: ceden espacio en favor de salas de reuniones con tecnología de punta, que son compartidas por todo el personal. En algunos casos, hay salas VIP, donde se reciben clientes especiales, evitando así dedicar mayores espacios a las oficinas del personal directivo.
Dados los crecientes problemas de movilización que afectan a las grandes ciudades, es importante evaluar la creciente tendencia al teletrabajo, lo que puede llevar a la necesidad de establecer puestos de uso común, que serían utilizados por el personal que en un día particular debe presentarse en la compañía. 

La estética del lugar va en beneficio de la productividad 
Es importante establecer normas para el almacenamiento de documentos, de modo que sean fácilmente recuperables y que con la partida de un trabajador no desaparezca la información. El ser humano, por naturaleza, tiende a acumular cosas y esa tendencia se aprecia en las oficinas donde rebozan documentos que se envejecen y que solo son desechados el día que el titular abandone el cargo. Una redefinición del espacio disponible en el escritorio, y la obligatoriedad de desechar a diario los papeles generará espacios ordenados que facilitarán los procesos y mejorarán el entorno de la organización.