IV FORO IBEROAMERICANO DE EVALUACION DE DOCUMENTOS

>>  lunes, 25 de junio de 2012

DECLARACIÓN DE MÉXICO

Adjunto la DECLARACION DE MÉXICO, documento final del IV Foro Iberoamericano de Evaluación de Documentos (IV FIED), realizado en el marco del Proyecto "Evaluación de Documentos en Iberoamérica", aprobado por PCOM.
Muchas gracias.
Norma C.Fenoglio Directora del Proyecto

Al término del IV FORO IBEROAMERICANO DE EVALUACION DE DOCUMENTOS, realizado en la ciudad de México D.F., del 23 al 25 de mayo de 2012, los integrantes del Grupo de Reflexión del Proyecto Evaluación de Documentos en Iberoamérica,

CONSTATAMOS:

.- La vigencia de las realidades expresadas en agosto de 2009, en Córdoba, Argentina, como culminación de la primera reunión del FIED, en especial en lo concerniente a la necesidad de avanzar en la aplicación de criterios, métodos y técnicas de Evaluación Documental que garanticen la eficacia y la eficiencia de los sistemas de gestión de las organizaciones y la racionalidad de recursos en la gestión del patrimonio documental, asegurando la preservación de la memoria colectiva, así como la conveniencia de prosperar en los trabajos que permitan la normalización y homologación conceptual y terminológica del proceso de Evaluación de documentos.

.- El II y III FIED, concretados en San José de Costa Rica y Lima, Perú, en 2010 y 2011, respectivamente, verificaron las coincidencias en la metodología, recursos didácticos y contenidos básicos de los Programas de cátedra de los centros de enseñanza de la región, a pesar de las diferencias terminológicas y de marcos normativos institucionales; así como la conveniencia de conceptualizar la terminología, creando tendencia sin imponer el uso de una definición única.

.- En los países iberoamericanos estudiados existen, a nivel metodológico, diversos enfoques teóricos y una importante disparidad en su aplicación, en la regulación de la práctica a nivel organizativo y jurídico, en los procedimientos, así como en la gestión del proceso de evaluación y de ejecución de sus resultados.

.- Las cinco áreas de trabajo del Grupo FIED han llegado a acuerdos y desarrollado proyectos que deben difundirse para verificar su validez en otros ámbitos.

.- Compartir conocimientos y experiencias con profesionales archiveros y de otras disciplinas, de diferentes países y con realidades disímiles –tanto institucionales como de práctica- son oportunidades de crecimiento que contribuyen a crear, constatar y avanzar en las teorías.
Por ello,

DECLARAMOS

.- Los documentos de archivo se producen con determinados valores. A los archiveros les atañe reconocer esos valores independientemente del soporte y establecer los plazos de conservación.

.- Es necesario reducir la distancia que existe entre la reflexión teórica y su efectiva aplicación práctica; hecho éste que involucra en primer lugar a los profesionales de la archivística, en lo que hace al análisis y aplicación de estrategias para la modificación de esta situación.

.- Es preciso consensuar los conceptos archivísticos y las equivalencias de los términos que los identifican en distintos idiomas, especialmente del ámbito latino,, para evitar errores de interpretación o desentendimientos y, al mismo, tiempo conseguir un conocimiento actualizado y válido en el contexto internacional. En ese marco, se entiende que en general el término “evaluación” es el apropiado para denominar el proceso integrado por la valoración, la selección y la disposición final, entendiendo esta última como eliminación o transferencia para guarda permanente, a pesar de que regionalmente puedan admitirse términos consolidados por la práctica.

.- El proceso de evaluación y la aplicación de las disposiciones finales resultantes deben realizarse con total transparencia para la ciudadanía y como elemento de buena gobernanza en todo estado democrático.

.- Un proceso de evaluación documental técnicamente bien realizado proporciona importantes beneficios a la institución, en especial en lo relativo a la calidad de la información y la rentabilidad de los recursos económicos.

.- Para saber evaluar documentos en diferentes soportes, además de tener sólidos conocimientos acerca de los enfoques, criterios y métodos técnicos y su aplicación práctica se requiere de un profesional con capacidad de decisión, responsabilidad ética, habilidad de gestión, disposición para el trabajo en equipo, propensión a adaptarse a los cambios tecnológicos, espíritu abierto, vocación por la investigación científica y la defensa de los derechos ciudadanos, compromiso con la profesión y con la entidad en la que se desempeña.

.- La formación del archivero encargado de la evaluación documental debe incluir los conocimientos teóricos específicos, pero también nociones tanto sobre los aspectos legales, diplomáticos, sociológicos, históricos y éticos que se refieren al contexto de producción de los documentos, como de las herramientas conceptuales y metodológicas de investigación sobre estos aspectos.

.- El Muestreo es una técnica del método cuantitativo de las ciencias sociales, que la archivística utiliza con fines específicos diferentes; por ello, el proceso de aplicación es diferente y es imprescindible dejar constancia de los pasos efectuados para realizarlo así como la justificación de la técnica o método utilizado de acuerdo con el caso y el contexto.

.- La evaluación de los documentos de archivo digitales implica, además de los enfoques y metodologías válidos para cualquier documento de archivo en soporte tradicional, particularidades como la implementación de políticas de evaluación al principio del ciclo de vida y la identificación y mantenimiento del contexto, contenido y estructura, para lograr contar en el largo plazo con documentos de archivo digitales auténticos, que sirvan a la transparencia, el acceso a la información, la seguridad jurídica y la investigación acerca de lo que es el pasado como memoria de las instituciones.

MANIFESTAMOS

.- Nuestro reconocimiento, por el apoyo recibido, al Consejo Internacional de Archivos, a través de su Comisión de Programas, a la Escuela de Archivología, Facultad de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba (Argentina), donde estuvo radicado el Proyecto, y a todas las instituciones que lo avalaron: el Archivo General de la Nación de la República Argentina, el Archivo General de la Nación de México, el Archivo General de la Nación de la República Oriental del Uruguay; el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú; la Carrera de Arquivología, Universidad Federal Fluminense, de Niterói RJ (Brasil), la Universidad de Costa Rica, el Programa de Sistemas de Información y Documentación, Universidad de La Salle, de Bogotá (Colombia), el Instituto de Investigaciones sobre la Universidad y la Educación, Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines “Ing. Federico E. Capurro”, Universidad de la República, de Montevideo (Uruguay), el Team México del Proyecto interPARES, el Ayuntamiento de Girona, Arxiu Municipal de Girona, Cataluña (España), y la Sección Archivos Locales, Municipales y Territoriales del Consejo Internacional de Archivos (ICA/SLMT).

.- Nuestro agradecimiento especial a las instituciones locales que posibilitaron la realización del IV FIED: además de las nombradas en el acápite anterior, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), la Casa de la Primera Imprenta de América, la Universidad Autónoma Metropolitana, la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES), el Posgrado de Bibliotecología y Estudios de la Información de la Universidad Nacional Autónoma de México, Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México A.C. (ADABI) y el Banco de México.

Y PROPONEMOS

- La creación de grupos de trabajo interdisciplinarios a nivel nacional e internacional en materia de Evaluación Documental que continúen el estudio de los temas que fueron objeto de debate de este Grupo, así como la eventual ampliación a nuevas temáticas relacionadas con ellos.

- México D.F., 25 de mayo de 2012

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