SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DE CORREOS ELECTRONICOS NO ESTAN ESTANDARIZADOS EN LOS ESTADOS UNIDOS

>>  jueves, 21 de marzo de 2013

Los correos electrónicos almacenados por años obstruyen el sistema de archivo de la ciudadhttp://www.tulsaworld.com/ 21/03/2013
Joey Senat: ". Desde luego no es un perjuicio para el público que ellos (los funcionarios de Tulsa) hayan mantenido correos electrónicos durante tanto tiempo es siempre con el mejor interés de conservar los documentos durante el mayor tiempo posible", dijo el Senat, profesor asociado de periodismo en OSU. Tulsa usa la práctica de almacenar todos los correos electrónicos se opone a la tendencia de los municipios, que tienden a borrar correos electrónicos rápidamente, dijo.
El Sistema de almacenamiento del correo electrónico en la ciudad no es adecuado para la gestión de los millones de mensajes de correo electrónico, que la ciudad ha almacenado para garantizar el cumplimiento de las leyes de transparencia, dijeron funcionarios.

El sistema, instalado en 2009 para almacenar los mensajes previamente celebradas en varios sistemas, hna acumulado 450 gigabytes por año de los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes que se guardan de forma permanente, a petición del Departamento Legal de la ciudad, que está trabajando para determinar los requisitos legales de la ciudad para el almacenamiento de los correos electrónicos, dijo Brett Tabler, director de servicios de información.

El fiscal general del Estado ha emitido un dictamen sobre la 
Ley de Registros Abiertos de Oklahoma  que se aplica a los correos electrónicos que son "hechos o recibidos en relación con la operación de los negocios públicos, el gasto de los fondos públicos o de la administración de los bienes públicos," pero no hay leyes estatales o opiniones legales que establezcan requisitos para almacenarlos.

La ciudad finalmente ha elaborado su propia política de establecimiento de límites de almacenamiento basados ​​en la interpretación del Departamento Jurídico de la legislación y dictámenes jurídicos, dijo 
Tabler.   Hasta entonces, los abogados de la ciudad quieren "estar seguros de que estamos haciendo todo de acuerdo a las perspectivas jurídicas adecuadas", dijo.

A partir de enero, el sistema de correo electrónico de la ciudad celebraron 29000000 archivos adjuntos, mensajes de correo electrónico con varios años de edad, dijo recientemente a los funcionarios del Ayuntamiento.
Aunque el hardware actual es capaz de almacenar tantos datos, la gestión de la ciudad y el programa de archivo de correo electrónico, Qwest, no tiene capacidad para búsquedas superiores a 100.000 resultados, y tiende a ser lenta, dijo Tabler.
Eso dificulta la capacidad de la ciudad para encontrar mensajes de correo electrónico que son relevantes para los casos judiciales y de responder a las solicitudes de conformidad con la Ley de Registros Abiertos para un gran número de correos electrónicos, dijo.
El Departamento de Tecnología de la Información ha pedido a las autoridades municipales por 525.000 dólares para reemplazar el programa y el hardware que lo alberga, recomendando que los fondos se incluirán en el paquete de mejoras permanentes que se está preparando para los votantes.
Qwest "ciertamente duró cuatro años muy bien para nosotros, pero obviamente, cuando llegue a todo el mundo en una única plataforma, el volumen sube," dijo Tabler.
Joey Senat, profesor asociado de periodismo en la Universidad Estatal de Oklahoma, dijo que la ley estatal permite a los municipios para establecer sus propias políticas de almacenamiento de correo electrónico, pero no obliga a que almacenar mensajes de correo electrónico para cualquier período específico.
Tulsa práctica de almacenar todos los correos electrónicos se opone a la tendencia de los municipios, que tienden a borrar correos electrónicos rápidamente.
Hizo referencia a la ciudad de 2010 de la política de Norman que los correos electrónicos se conservarán durante al menos un año, a menos que sean pertinentes al litigio pendiente. La política se estableció después de un concejal de la ciudad descubrió que los trabajadores estaban borrando correos electrónicos tan pronto como ellos las recibieron, Senat, dijo.
"Ciertamente no es un perjuicio para el público que ellos (los funcionarios de Tulsa) han mantenido emails sobre tanto tiempo", dijo. "Siempre es en el mejor interés de mantener registros durante el mayor tiempo posible".
Las Políticas de Estado para la retención de correo electrónico varían entre los organismos.
Muchas agencias están obligadas a llevar mensajes de correo electrónico sólo el tiempo que sea necesario "para fines administrativos", mientras que otros grupos estatales, incluyendo juntas y comisiones estatales, deberán mantenerlos hasta por tres años antes de que cualquiera de los dos eliminarlos o mandarlos a los Archivos del Estado, que se da "autoridad para eliminar a archivo".
La Legislatura del Estado y la Fiscalía General están exentos de los requisitos de almacenamiento de correo electrónico. La Legislatura también está exenta de la Ley de Registros Públicos.
Tabler dichos límites de almacenamiento de correo son una cuestión legal candente a nivel nacional y que "somos como todos los demás. Estamos tratando de encontrar la respuesta correcta".
Por ZACK Redactor del Servicio Mundial STOYCOFF

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