Archivos electrónicos y la norma AFNOR NF Z 42-013 (ISO 14641-1:2012 ) para sistemas de archivo electrónico ( CAS )

>>  miércoles, 11 de septiembre de 2013

El Archivado electrónico no se improvisa
http://www.journaldunet.com/ 11/09/2013

Al hacer múltiples - no sólo física , sino también de forma nativa soporte electrónico - archivos se han creado nuevos desafíos y temas emergentes.

En respuesta, un ecosistema completo formularios necesarios alrededor de la función de archivo , compuesto por diversos departamentos de la empresa , especialmente ISD se enfrenta a los conceptos de almacenamiento y archivo .

Si, los archivos digitales no son inmunes a la política global de la empresa en esta área y su patrimonio ( clasificación por tipo - Archivo de vital importancia , legal , probatoria , etc - .. , períodos de retención legal , excepciones, etc ) , procesos y tecnologías relacionados con su tratamiento y conservación han evolucionado considerablemente de los establecidos para sus contrapartes físicas .
Antes, cuando sólo había papel, un documento era archivado al final de la vida , una vez que toda la información había sido procesada . Hoy en día, la tendencia es al revés: un documento se archiva en su creación, y es visto injerto sobre el agua todos los flujos relacionados con su ciclo de vida. El archivo ya no es estático , está vivo , debido a que las operaciones de modificación , la lectura , la distribución pueden ahora ser añadidos a la señal, que constituye una parte integral del documento histórico . Esta dinámica da otra dimensión del patrimonio .

Sin embargo , la empresa no está eximida de aplicar a digital todos los principios del documento de archivo. En efecto, debe garantizar , al mismo tiempo, la viabilidad , la integridad , la seguridad , la trazabilidad , la integridad y la interoperabilidad de sus datos informáticos. Será que tiene que ser capaz de contrarrestar la naturaleza cambiante de la luz y el documento electrónico , mediante el anclaje en la realidad , y para garantizar la autenticidad (a través de la huella digital electrónica , firma electrónica , sellado de tiempo a través de la certificación tercera la trazabilidad de acceso, etc . ) .

Para una máxima eficiencia , la empresa debe cumplir con todas las especificaciones como se explica en la norma AFNOR NF Z 42-013 (ISO 14641-1:2012 ) para sistemas de archivo electrónico ( CAS ) - ya sea por su cuenta o mediante el uso de un tercer partido archivador tienen esta certificación y NF Z 42-020 , que define un componente digital especificaciones funcionales de seguridad para la preservación de los documentos electrónicos en condiciones que garanticen su integridad en el tiempo.
Puede adquirir el NF 461 - Electronic System Archiving , que asegura que la compañía ha construido un CAS seguro para proteger a la empresa contra la pérdida de documentos y el acceso no autorizado, y se basa en la conservación de formatos estandarizados que cualquier documento se puede leer a través de su ciclo de vida , su pago a su destrucción .

Será en el plano internacional , la norma ISO 14721 , basada en el modelo abierto Archival Information System conceptual 

( OAIS ) . OAIS para cada información constituye " paquetes " diferente , dependiendo de si uno está tratando de producir, archivarlo o distribuirlo : es aguas arriba , antes de archivar , SIP (Información Presentación Package) AIP ( Archival Information Package ) una vez archivada , y aguas abajo de la DIP ( difusión de información del paquete ) , pondrá a disposición de los usuarios . Cada envase debe hacerse para preservar y documentar la información inicial relacionada con él en forma de metadatos , las propiedades del documento y de su historia .

La interoperabilidad de archivos entre diferentes actores también se tiene en cuenta

Fabricado bajo el Comité de Normas de los trabajos de normalización AFNOR ayudado a establecer el futuro Medona estándar (tipo de modelado de datos para archivar ) NF Z44 - 022.

El período de apelación de los comentarios se ha completado antes de finales de agosto, y esta norma permitirá a las empresas, el gobierno, los servicios jurídicos y tercera Archivos intercambiar fácilmente, en un sistema normalizado y se hace referencia en el marco del "paquete de información" de la vida un archivo. Los flujos se modelan en los mensajes XML y UML . La futura norma también aborda aspectos de OWL (Web Ontology Language ) , que ofrece un esquema de descripción normalizada 
( u ontología ) para facilitar el intercambio de información.

Esto significa que la presentación electrónica no se improvisa . Para los directores de TI , es muy importante diferenciar el archivo y almacenamiento, no es sólo una cuestión de tecnología.

Es una técnica real y tríptico calidad de archivo debe ser establecida. Debido a los riesgos - Impuesto legal, y por lo tanto financiera - la mala gestión de sus registros , ya sea en papel o digital , por otra parte , pueden causar daño a la empresa a cuestionar su existencia .

Al identificar claramente estos dos conceptos - almacenamiento ( producción) y el archivo (Heritage) - en su sistema de información global , el CIO debe también considerar la optimización de costes y de gestión de infraestructuras y minimizar sus riesgos. A continuación, se inscriben plenamente en el gobierno de la compañía .

Autor: Chronique de Philippe Bézamat, Directeur des Systèmes d'Information, Novarchive

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