Decreto 2573 de diciembre de 2014: gestión de archivo y correspondencia, con aseguramiento de la información

>>  viernes, 22 de mayo de 2015

¡Gestión de archivo, correspondencia y aseguramiento de la información!
http://www.semana.com/ 21/05/2015


La gestión de archivo y correspondencia, con aseguramiento de la información, es de obligatorio cumplimiento en las entidades del Estado: Decreto 2573 de diciembre de 2014.

Si queremos frenar la corrupción, nada más acertado que aplicar el sistema de gobierno en línea y para hacerlo, es indispensable ordenar cuanto antes los archivos del historial administrativo de la nación, es decir, de todas las entidades del Estado, iniciando la tarea desde su creación hasta el presente, con visión hacia el futuro, procurando rescatarlos de las bodegas húmedas y malolientes donde se encuentran y reposan muchos de ellos, que debido a su mal manejo hay que empezar por reconstruirlos.

Los contratos de Gestión de Archivo, Correspondencia y Aseguramiento de la Información, que en lo sucesivo deben cumplir obligatoriamente todas las entidades del Estado, además de dinamizar la administración pública, prestan al ciudadano un servicio muy eficiente puesto que una vez cumplida esta misión, desde cualquier parte del país se pueden consultar los Actos Administrativos de todas las entidades oficiales.

Esto nos permitiría entrar en la era del llamado: Gobierno en Línea, y los funcionarios que expiden los actos administrativos quedarán protegidos, puesto que con el mencionado sistema, los documentos que expidan no van a ser adulterados por los funcionarios corruptos, con fin el de cometer fechorías tan comunes en su adulteración de donde se derivan todo tipo de ilícitos, por los cuales muchos funcionarios honestos se encuentran encartados con la justicia, o cuando menos con los organismos de control.

Es preocupante que los archivos de la mayoría de las entidades estatales reposen en bodegas sin ninguna protección para conservarlos contra el deterioro; existen casos tan aberrantes, que son muchas las entidades del Estado que actualmente no tienen memoria puesto que sus archivos fueron destruidos por hordas criminales para ocultar desfalcos, chanchullos y peculados, por esta razón hay cierta indiferencia para cumplir este propósito, puesto que al hacerlo indudablemente que quedan al descubierto, y en el futuro, menos podrán hacerlo.

La transparencia de toda entidad estatal empieza desde la Gestión de Archivo y Correspondencia con aseguramiento de la Información, regulada por el Decreto 2573/2014, al cual deben acogerse todas las instituciones del Estado y las entidades particulares que tengan que ver con funciones de contratación.

Ante tanta corrupción en la Administración Pública, quienes sean sus rectores deben ser precavidos para que dentro del programa de Gestión de Archivo y Correspondencia de su entidad se les asigne un código con todo el historial administrativo de su gestión, con el fin de blindarse de futuras e injustas reclamaciones cuando quienes son sus reemplazos adulteran la pulcritud y la honestidad de las actos puestos en ejecución.

De conformidad con el Decreto 2573 de diciembre 12/2014, todas las entidades del Estado y las particulares que tengan que ver con el manejo de actividades oficiales tienen la obligación de alinearse de acuerdo con su función administrativa, con el fin de facilitar que el ciudadano, desde cualquier lugar donde se encuentre, pueda identificar mediante el sistema informativo del gobierno en línea los Actos Administrativos expedidos por las entidades de su competencia: Presidencia de la República, Ministerios, Superintendencias, Departamentos Administrativos, organismos de control; Gobernaciones, Alcaldías, toda la rama jurisdiccional y la legislativa.

Las anteriores consideraciones están reguladas por la Ley 489 de 1.998, que establece la obligatoriedad para que todos los entes del Estado, incluidas las administraciones regionales y municipales, se alineen bajo un solo esquema técnico con el fin de hacer más dinámica la información al ciudadano, dinamizar la Administración Pública y así permitir que en pocos minutos se pueda identificar un Acto Administrativo de cualquier entidad oficial, sin importar el tiempo de su expedición.

Considero que cualquier entidad estatal, para acogerse a las disposiciones legales anteriormente descritas, debe empezar por tres aspectos fundamentales:

Suele ocurrir con frecuencia en la Administración Pública -sin excepción-, quienes expiden un Acto Administrativo no tienen la precaución de archivarlo técnicamente con el fin de protegerlo de posibles adulteraciones, como por ejemplo: cuando se expiden en pos de asignar un presupuesto, o miles de Actos Administrativos que son vulnerables a las falsificaciones para defraudar al Estado, y en fin, sin número de situaciones que se presentan donde hay funcionarios corruptos listos a borrarlos o adulterarlos para sacar gabelas de beneficio personal.

Los organismos de control y la misma Fiscalía están hasta el tope de investigaciones por casos de adulteración de documentos y son muchos los exfuncionarios honestos que en los actuales momentos se encuentran en las cárceles inocentemente por no haber tenido la precaución de practicar la Gestión de Archivo y Correspondencia, con aseguramiento de la información.

Desde luego que esta práctica no le conviene a los funcionarios corruptos puesto que una entidad que proteja sus Actos Administrativos, es muy difícil que sea vulnerable a los actos delictivos dentro y fuera de la Institución.

Si hacemos una evaluación sobre este tipo de gestión documental de archivo y correspondencia dentro de la Administración Pública, nos daremos cuenta de que son muy pocas las entidades que se han acogido al programa, pero que de acuerdo a las nuevas disposiciones legales dictadas por el Gobierno en el Decreto 2573 de diciembre /2014, es de imperiosa necesidad que se le dé cumplimiento a la norma, en coordinación con algunas empresas especializadas en esta lides, para que inicien cuanto antes el programa de Gestión de Archivo y Correspondencia con aseguramiento de la información, dentro de la Administración Pública.

El aseguramiento de la información evita posibles adulteraciones a futuro, le da seguridad a quien regenta sus actividades de que queda blindado hacia el futuro contra posible fraudes o adulteración de documentos.

urielos@telmex.net.co
urielos@hotmail.es

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