El papel desplazado por las pantallas digitales?

Productividad digital: por qué utilizar editores de documentos con IA 

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En pleno 2025, la presencia de la Inteligencia Artificial ya no es una novedad; está presente en prácticamente todo lo que usamos en el entorno digital: edición y creación de imágenes, correcciones y hasta generación de textos. Estas acciones, muy comunes en áreas de oficina, hoy son fácilmente realizadas con ayuda de la IA. El papel, que hace solo unos años era esencial, ha sido desplazado por las pantallas digitales.

Gracias a la posibilidad de “entrenar” a los chats conversacionales con IA, es posible obtener resultados aún más ajustados a lo que se desea. Y eso sin contar el tiempo que estas herramientas permiten ahorrar.

Sin embargo, este cambio es parte natural en la digitalización. Tal como lo describe el diccionario de Oxford Languages, la palabra se refiere al proceso mediante el cual un dato analógico se transforma en digital.

¿Por qué la edición digital está reemplazando al papel?

Aunque el papel todavía puede transmitir cierta credibilidad, su uso termina siendo menos práctico y más costoso. Cometer un error en papel, en muchos casos, significa desecharlo. Además, ¿dónde se guarda? ¿En qué carpeta? ¿Y si se arruga?

La digitalización de documentos permite acceder, enviar, corregir o modificar archivos en cualquier momento, sin mencionar la posibilidad de firmarlos en línea.

Ante una creciente carga de trabajo, contar con una herramienta que facilite la gestión de documentos de manera ágil y sin trámites innecesarios no sólo acelera las entregas, sino que también libera tiempo para otras tareas. Es aquí donde un buen editor de PDF se vuelve esencial.

Otra ventaja es el almacenamiento. En formato físico, los documentos ocupan espacio; y si ese espacio se agota, habrá que descartar algo para hacer lugar a lo nuevo. Entonces, ¿cómo encontrar la información que estaba en el documento descartado?

¿Y cómo compartirlo con todos los asistentes a una reunión? ¿Cuántas copias serían necesarias? Los entornos digitales simplifican todo este proceso.

Así lo indica la empresa PHC Business Software. En un artículo sobre la digitalización de empresas y el fin del ciclo del papel, se señala que el uso de material físico conlleva una serie de desafíos que progresivamente están siendo superados con la digitalización. Uno de ellos: la necesidad de espacio físico.

“A medida que aumenta el volumen de documentos físicos, se vuelve cada vez más difícil mantenerlos organizados de manera eficiente, práctica y accesible, lo que genera altos costos de mantenimiento. Además, el espacio que ocupan estos archivos podría ser usado de forma más productiva”.

A esto se suma una de las grandes debilidades de los documentos impresos: la dificultad del acceso remoto.

Este modelo también tiene un impacto directo en el cuidado del medio ambiente. En consecuencia, las empresas que reducen el uso de papel contribuyen activamente a la responsabilidad ecológica.

¿Qué hace que un editor de PDF sea eficiente?

Con más empresas adoptando la digitalización como parte de su evolución tecnológica, la IA ha comenzado a integrarse en los editores de PDF, perfeccionando aún más un servicio clave en el entorno corporativo.

Es común que estos programas incluyan funciones ya consideradas básicas, como la conversión de archivos. Pero hoy, gracias a la inteligencia artificial, también es posible resumir PDFs, revisarlos, reescribirlos, analizarlos e incluso detectar si el contenido de ese PDF fue generado por IA.

Como se puede ver, todas estas herramientas permiten ahorrar tiempo de forma significativa. Por ejemplo, en el caso de un documento jurídico, donde muchas personas no están familiarizadas con el lenguaje utilizado, un asistente de lectura como el de Wondershare PDFelement puede ayudar a comprender las partes más importantes e incluso señalarlas, siendo esta una solución simple para una demanda que normalmente llevaría bastante tiempo.

Wondershare PDFelement es una herramienta potente y fácil de usar, diseñada para crear, editar, proteger y firmar archivos PDF en computadoras de escritorio, teléfonos móviles y portátiles.

Entre otras funciones destacadas de este software se encuentran:

• Facilidad de uso: Aunque se trata de un programa con múltiples funcionalidades complejas y muy útiles, es esencial que sea intuitivo y fácil de manejar, de modo que solo se necesite entrar y hacer clic en editar PDF. Después de todo, quienes acceden al software buscan agilidad.
• Compatibilidad entre plataformas: De nada sirve contar con un editor de PDF que solo actúe en un navegador o dispositivo. Un buen programa debe funcionar en un móvil, en un ordenador de mesa o en tablet.
• IA de calidad: Para generar buenos resúmenes y análisis precisos, sin omitir información, se necesita una inteligencia artificial eficiente que también permita interpretar contenido en otros idiomas.

Todo esto se encuentra en Wondershare PDFelement, una de las mejores opciones disponibles en el mercado. Puedes descargar la aplicación de forma gratuita en su sitio web.

¿Cómo mejorar la producción digital?

Gracias a la digitalización, hoy es posible recopilar datos, crear informes y tablas de forma rápida y sencilla. Con unas pocas indicaciones, los chats con inteligencia artificial pueden generar gráficos, organizar textos y corregir errores. Los archivos PDF pueden transformarse en presentaciones de diapositivas de alta calidad, y el propio servicio puede sugerir la mejor forma de construirlas con el apoyo de la IA.

La producción digital se vuelve aún más fluida cuando podemos convertir archivos cuantas veces queramos y editarlos cada vez que detectamos un error. La rapidez del proceso prácticamente elimina la posibilidad de que las fallas sean notadas. Además, un buen editor de PDF permite adaptar documentos para distintos destinatarios en muy poco tiempo, dejándolos listos para ser enviados.

El soporte de la inteligencia artificial también ayuda a no pasar por alto datos importantes. Una instrucción adecuada permite localizar información que fácilmente podríamos omitir por distracción o por el cansancio que implica revisar documentos extensos.

La posibilidad de “entrenar” chats conversacionales con IA para que redacten según nuestros estándares acelera la creación de todo tipo de textos, desde una redacción básica hasta respuestas automatizadas para un negocio que utiliza atención vía WhatsApp.

Razones para hacer la transición hacia la validación digital

Un artículo publicado por el Colegio Oficial de Agrónomos de Levante señaló al menos 12 razones por las que las empresas deberían sumarse a la transición hacia la validación digital. Destacando la validación en papel, presente durante años en distintos sectores y sus debilidades, el artículo enumera entre los principales motivos el menor esfuerzo requerido para el registro y análisis de datos; la posibilidad de interacción colectiva y simultánea en un mismo documento, y, en contrapartida, el control sobre quién puede acceder a los archivos.

A continuación, otros puntos destacados por la institución en el artículo:

1. Crear, enviar y aplicar documentos de validación de forma electrónica

Los documentos de validación creados manualmente deben enviarse por correo electrónico (o correo interno). Dependiendo de dónde se encuentre la versión más reciente, puede que no esté disponible como referencia para los revisores o desarrolladores de software. Los retrasos en el proceso de envío son frecuentes y sólo conducen a demoras. En cambio, los documentos creados y distribuidos mediante flujos de trabajo electrónicos son mucho más fáciles de compartir, permitiendo que los equipos apliquen los requisitos a lo largo de todo el ciclo de vida del desarrollo, en lugar de esforzarse por hacerlo al final.

2. Mantener requisitos electrónicos y matrices de trazabilidad

En flujos de trabajo basados en papel, los requisitos y las matrices de trazabilidad suelen considerarse tareas secundarias, asignadas al personal menos experimentado y abordadas al final del proyecto. Esto representa un riesgo significativo, considerando la urgencia y complejidad de estos trabajos. Los procesos digitales mantienen los elementos como parte activa del documento de validación, facilitando revisiones y pruebas de software más eficientes y precisas.

3. Integrar la revisión de excepciones y desviaciones en los flujos de trabajo

Gestionar manualmente desviaciones y excepciones requiere procesos en papel separados de la revisión en sí. Este método consume tiempo y se vuelve rápidamente difícil de manejar. Los flujos digitales permiten a los revisores gestionar excepciones simultáneamente, agilizando la ejecución. Además, la digitalización permite rastrear cada actividad, evaluar el impacto de cada cambio de validación y garantizar que los problemas no queden sin resolver, promoviendo un producto final compatible y de alta calidad.

Los archivos PDF están presentes en múltiples profesiones y es un formato que la mayoría ha utilizado alguna vez, sin importar su nivel educativo. Por ello, contar con un software capaz de “traducir”, incluso literalmente, lo que está escrito, resulta de gran ayuda para comprender mejor el contenido tratado. Además, este tipo de programa permite realizar múltiples acciones en un mismo documento.

Por último, como ya se expuso en el texto, la digitalización no solo ofrece beneficios operativos, sino que también colabora activamente con el medio ambiente, a medida que evolucionamos y planificamos nuevas prácticas ecológicamente positivas.