Conferencia: "Entre Archivos, Bibliotecas y Redes: El Poder de las Ciencias de la Información en las Telecomunicaciones"

 

Conferencia: "Entre Archivos, Bibliotecas y Redes: El Poder de las Ciencias de la Información en las Telecomunicaciones"

En el marco del Día del Bibliotecólogo y el Archivólogo, la Asociación de Profesionales en Ciencias de la Información de Venezuela (ASOPROCIV) y Telecomunicaciones Movilnet, C.A., tienen el placer de invitarle a esta importante conferencia.

Ponentes:

* Dr. José López - Profesor, Bibliotecólogo. EBA-UCV

* MSc. Luis Zerpa - Profesor, Archivólogo. EBA-UCV

Detalles del Evento:

Fecha: 01 de agosto de 2025 - Hora: 10:00 a.m.

Modalidad: Presencial & Virtual vía google meet 

Si asistes en modo presencial favor registrarse en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdoR-1Gqca4XGw5armPe9UGUVmPFjLKTfzkDjpITalKbzCyWA/viewform

Para conectarte en Google Meet puedes acceder al siguiente enlace de conferencia: https://meet.google.com/fct-fohx-aji

Lugar: Sala Galeano, Torre Movilnet - El Recreo.

NOTA IMPORTANTE: El cupo de forma presencial se agotó, pero puedes participar de forma online. 

Read more...

Directiva que regula el expediente electrónico en procedimientos administrativos (INDECOPI)

Indecopi: directiva que regula el expediente electrónico en procedimientos administrativos [Resolución 000037-2025-GEG/Indecopi]

https://lpderecho.pe/
Vanessa Maldonado

El Indecopi, mediante la Resolución 000037-2025-GEG/ Indecopi, aprobó la Directiva que regula la tramitación del expediente electrónico en procedimientos administrativos que realiza la entidad. Esta medida busca fortalecer la eficiencia administrativa mediante el uso de tecnologías digitales.

La norma tiene carácter obligatorio para todos los órganos resolutivos y unidades de organización del Indecopi que hayan implementado el Sistema Integrado Resolutivo (SIR). Define al expediente electrónico como el conjunto organizado de documentos digitales —como actos administrativos, escritos de los administrados o de otras entidades— que sustentan la actuación administrativa.

El SIR será la plataforma oficial para la gestión de dichos expedientes, en concordancia con el Decreto Supremo 029-2021-PCM, que reglamenta la Ley de Gobierno Digital (Decreto Legislativo 1412). Todo documento generado por el Indecopi deberá contar con un Código de Verificación Digital (CVD), lo que permitirá validar su autenticidad frente a una copia impresa.

Asimismo, se dispone que los actos administrativos y de administración interna deberán ser elaborados, firmados digitalmente y cargados en el SIR por los servidores civiles responsables. La recepción de documentos se hará a través de las mesas de partes físicas (MDP) o la Mesa de Partes Virtual (MDPV), siendo esta última el único canal autorizado para la presentación de documentos electrónicos, los cuales serán firmados y sellados digitalmente mediante un agente automatizado.

En caso de presentaciones por canales no oficiales, los órganos del Indecopi deberán orientar al administrado hacia el uso correcto de la MDPV. Además, cuando se presenten documentos reservados, el administrado deberá solicitar expresamente su confidencialidad y adjuntarlos por separado; de no cumplir con ello, se le otorgará un plazo de cuatro días hábiles para subsanar, bajo apercibimiento de considerar el documento como público.

La norma también establece que la MDPV operará las 24 horas del día, todos los días del año. Los documentos ingresados en días no hábiles se considerarán presentados el siguiente día hábil. Cada presentación generará un código único de procedimiento, con el cual el administrado podrá hacer seguimiento a su trámite en ambas instancias.

Por último, en el caso de documentos físicos ingresados por MDP, estos serán digitalizados y cargados al sistema, salvo que, por su naturaleza, no puedan ser digitalizados. En esos casos, será el órgano resolutivo quien determine su tratamiento.

I

NDECOPI

RESOLUCION N°000037-2025-GEG/INDECOPI

VISTOS: El Informe Nº 000005-2025-OTI/INDECOPI; el Memorándum Nº 000559-2025-OPM/INDECOPI y el Informe Nº 000160-2025-OAJ/INDECOPI; y, CONSIDERANDO:

Que, el artículo 1 del Decreto Legislativo N° 1033, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI, establece que éste es un organismo público especializado con personería jurídica de derecho público interno, que goza de autonomía funcional, técnica, económica, presupuestal y administrativa, adscrito a la Presidencia del Consejo de Ministros, y rige su funcionamiento de acuerdo con las disposiciones contenidas en la citada norma y en sus normas complementarias y reglamentarias;

Que, el artículo 4 de la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y sus modificatorias, establece que el proceso de modernización de la gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de mayores niveles de eficacia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención de la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos;

Que, mediante Decreto Legislativo N° 1412 se aprueba la Ley de Gobierno Digital, documento que establece el marco de gobernanza para la implementación del gobierno digital en las entidades de la Administración Pública, que permita la adecuada gestión de la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y datos;

Que, por Decreto de Urgencia N° 006-2020, se crea el Sistema Nacional de Transformación Digital que tiene por finalidad fomentar e impulsar la transformación digital de las entidades públicas, entre otros, así como fortalecer el uso efectivo de las tecnologías digitales, las redes y los servicios digitales por parte de los ciudadanos y personas en general;

Que, por Ley N° 31170, Ley de Implementación de Mesa de Partes Digitales y Notificaciones Electrónicas, se impulsa la aplicación de las tecnologías de la información y comunicaciones en toda la administración pública con el fin de transformar digitalmente los procesos, servicios y procedimientos administrativos;

Que, el numeral 30.1. del artículo 30 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004- 2019-JUS, contempla que el procedimiento administrativo podrá realizarse total o parcialmente a través de tecnologías y medios electrónicos, debiendo constar en un expediente, escrito electrónico, que contenga los documentos presentados por los administrados, por terceros y por otras entidades, así como aquellos documentos remitidos al administrado;

Que, mediante Decreto Supremo N° 029-2021-PCM se aprueba el Reglamento de la Ley de Gobierno Digital, en el que se establecen una serie de disposiciones respecto a la definición, estructura y componentes de los expedientes electrónicos;

Que, conforme lo establece el artículo 78 del Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi, aprobado por Resolución N° 0063-2021- PRE/INDECOPI, la Oficina de Tecnologías de la Información es el órgano de apoyo responsable de planificar, organizar, dirigir, ejecutar y supervisar los servicios informáticos relacionados con el desarrollo de sistemas de información, la administración de la plataforma tecnológica y soporte técnico; así como la adopción de las medidas necesarias para automatizar los procesos de la institución y mejorar la atención a los/las usuarios/as internos/as y externos/as, orientados al desarrollo del Gobierno Digital, a beneficio de la ciudadanía;

Que, el numeral 2.2 del Decreto Legislativo N° 1033, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI establece que, para el cumplimiento de sus funciones, el INDECOPI se encuentra facultado para emitir directivas con efectos generales;

Que, por su parte, el literal k) del artículo 5 de la precitada Ley, en concordancia con el literal j) del artículo 9 del Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del INDECOPI, aprobado por Resolución N° 000063-2021-PRE/INDECOPI, establecen que es función del Consejo Directivo expedir directivas normando el funcionamiento administrativo del INDECOPI;

Que, atendiendo al Acuerdo N° 012-2025 del Consejo Directivo del INDECOPI, mediante la Resolución N° 000027-2025-PRE/INDECOPI se formaliza la delegación a la Gerencia General de la facultad conferida al Consejo Directivo mediante el literal j) del artículo 9 del Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Indecopi;

Que, mediante el Informe N° 000005-2025-OTI/INDECOPI y el Memorándum N° 000559-2025-OPM/INDECOPI de las Oficinas de Tecnologías de la Información y la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización, respectivamente; se emite opinión favorable a la Directiva propuesta;

Que, con el Informe N° 000160-2024-OAJ/INDECOPI, la Oficina de Asesoría Jurídica señala que resulta legalmente viable que la Gerencia General emita el acto resolutivo que apruebe la Directiva propuesta;

Que, estando a lo expuesto, y habiéndose cumplido con lo dispuesto en la Directiva N° 001-2023-GEG/INDECOPI, denominada “Directiva para la formulación, aprobación y modificación de documentos normativos del INDECOPI, corresponde aprobar el proyecto de “Directiva que regula la tramitación del expediente electrónico del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI”; propuesto por la Oficina de Tecnologías de la Información;

Con el visado de la Oficina de Tecnologías de la Información, de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Modernización y de la Oficina de Asesoría Jurídica; y,

De conformidad con lo establecido en el Decreto Legislativo N° 1033, Ley de Organización y Funciones del INDECOPI; en el Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del INDECOPI aprobado por Resolución N° 000063-2021- PRE/INDECOPI; la Resolución N° 000164-2023-GEG/INDECOPI que aprueba la Directiva N° 001-2023-GEG/INDECOPI “Directiva para la Formulación, Aprobación y Modificación de Documentos Normativos del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI”, la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y sus modificatorias, el Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, el Decreto de Urgencia N° 006-2020, que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital, la Ley N° 31179, Ley de Implementación de Mesa de Partes Digitales y Notificaciones Electrónicas, la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, el Decreto Supremo N° 029-2021-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley de Gobierno Digital, y en uso de la facultad conferida mediante la Resolución N° 000027- 2025-PRE/INDECOPI;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobar la Directiva N° 000001-2025-GEG/INDECOPI “Directiva que regula la tramitación del expediente electrónico del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual-INDECOPI”; la misma que en documento adjunto forma parte de la presente resolución.

Artículo 2.- Disponer la publicación de la presente resolución y del documento que aprueba en el portal institucional del INDECOPI (www.gob.pe/indecopi), así como, que se proceda con su difusión en los canales correspondientes.

Regístrese y comuníquese.

Firmado digitalmente

DIOSELINA ESTHER URBINA CRUZ
Gerenta General (e)

DIRECTIVA N° -2025-GEG/INDECOPI
DIRECTIVA QUE REGULA LA TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA DE LA COMPETENCIA Y DE LA PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL – INDECOPI
I. OBJETIVO

La presente Directiva tiene como objeto establecer las disposiciones y pautas generales que regulen la tramitación del expediente electrónico del Indecopi.
II. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente Directiva es de alcance nacional y de observancia obligatoria para todos los órganos resolutivos y demás unidades de organización que intervienen en la tramitación del expediente electrónico y donde se haya implementado el Sistema Integrado Resolutivo del Indecopi (SIR).
III. BASE LEGAL

3.1 Constitución Política del Perú.

3.2 Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.

3.3 Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

3.4 Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.

3.5 Ley N° 31170, Ley que dispone la implementación de Mesas de Partes Digitales y Notificaciones Electrónicas.

3.6 Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales.

3.7 Decreto Legislativo N° 681, mediante el cual se dictan normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional como a la producida por procedimientos informáticos en computadoras.

3.8 Decreto Legislativo N° 827, mediante el cual se amplían los alcances del Decreto Legislativo N° 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales.

3.9 Decreto Legislativo N° 1246, que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa aplicables a todas las entidades de la Administración Pública.

3.10 Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.

3.11 Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital.

3.12 Decreto Legislativo N° 1033, Ley de Organización y Funciones del Indecopi.

3.13 Decreto Legislativo N° 768, que aprueba el Texto Único Ordenado del Código Procesal Civil.

3.14 Decreto de Urgencia N° 006-2020, Decreto de Urgencia que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital.

3.15 Decreto de Urgencia N° 007-2020, Decreto de Urgencia que aprueba el Marco de Confianza Digital y dispone medidas para su fortalecimiento.

3.16 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado.

3.17 Decreto Supremo N°052-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales.

3.18 Decreto Supremo N° 003-2013-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales

3.19 Decreto Supremo N° 016-2024-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales

3.20 Decreto Supremo N° 026-2016-PCM, Decreto Supremo que aprueba medidas para el fortalecimiento de la infraestructura oficial de la firma electrónica y la implementación progresiva de la firma digital en el sector público y privado.

3.21 Decreto Supremo N° 033-2018/PCM, Decreto Supremo que crea la Plataforma Digital Única del Estado Peruano y establecen disposiciones adicionales para el desarrollo del gobierno digital.

3.22 Decreto Supremo N° 123-2018/PCM, que aprueba el Reglamento del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.

3.23 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

3.24 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N°1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.

3.25 Decreto Supremo N° 157-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto de Urgencia N° 006-2020, Decreto de Urgencia que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital.

3.26 Decreto Supremo N° 103-2022/PCM, Decreto Supremo que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2030 3.27 Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2021-PCM/SGD, que aprueba la Directiva N° 001-2021-PCM/SGD, “Directiva que establece los Lineamientos para la Conversión Integral de Procedimientos Administrativos a Plataformas o Servicios Digitales”.

3.28 Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N° 002- 2021-PCM/SGTD, que aprueba la Directiva N° 002-2021-PCM/SGTD “Directiva que regula la generación y el uso del Código de Verificación Digital en las entidades de la Administración Pública”.

3.29 Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N° 002- 2022-PCM/SGTD, que aprueba la “Guía para el uso e integración de la Plataforma Nacional de Firma Digital en las entidades de la Administración Pública.

3.30 Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N° 003- 2023-PCM/SGTD, que establece la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información en las entidades públicas.

3.31 Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N° 002- 2024-PCM/SGTD, que aprueba la “Directiva N° 002-2024-PCM/SGTD que regula el uso de la firma digital en las entidades públicas.

3.32 Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 007-2024-PCM/SGP, que aprueba la Directiva N° 003-2024-PCM/SGP, “Directiva para Mejorar la Atención al Ciudadano en las Entidades de la Administración Pública”.

3.33 Resolución de la Comisión para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica N° 075-2019/CFE-INDECOPI, que aprueba la Guía de Acreditación de Entidad de Certificación versión 4.1.

3.34 Resolución de la Comisión Transitoria para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica N° 010-2016/CFE-INDECOPI, que aprueba la nueva versión de Guía de Acreditación de Aplicaciones de Software.

3.35 Resolución de la Presidencia del Consejo Directivo del Indecopi N° 186- 2019-INDECOPI/COD, que aprueba la Directiva N° 003-2019-DIR-CODINDECOPI “Directiva para la Gestión Documental del Indecopi”.

3.36 Resolución Nº 000063-2021-PRE/INDECOPI, que aprueba el Texto Integrado del Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI).

3.37 Resolución de la Presidencia del Consejo Directivo del Indecopi Nº 000025-2023-PRE/INDECOPI que aprueba la Directiva para la Función de los Fedatarios Institucionales. 3.38 Resolución N° 000164-2023-GEG/INDECOPI, que aprueba la Directiva N° 001-2023/INDECOPI “Directiva para la formulación, aprobación y modificación de documentos normativos del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI.

3.39 Resolución N° 000113-2024-GEG/INDECOPI, que aprueba el “Plan de Gobierno y Transformación Digital 2024-2026 del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual – INDECOPI”. Las referidas normas incluyen sus modificatorias.
IV. DEFINICIONES

4.1 Acto Administrativo: Declaraciones de las entidades que, en el marco de normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta.

4.2 Actos de Administración Interna: Actos destinados a organizar o hacer funcionar las actividades o servicios de la Administración Pública. Estos actos son regulados por cada entidad, con sujeción a las disposiciones del Título Preliminar del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS y de aquellas normas que expresamente así lo establezcan.

4.3 Agente automatizado: El agente automatizado que emplea un certificado digital y clave privada asociada para la generación de firmas digitales en documentos electrónicos, conforme con la normativa vigente. Este tipo de agente automatizado permite la autenticación y validación de documentos electrónicos mediante firma digital, garantizando seguridad, integridad y no repudio en los procedimientos administrativos digitales.

4.4 Administrado: Persona natural o jurídica que participa en el procedimiento administrativo. Cuando una entidad pública interviene en un procedimiento como administrado, se somete a las normas que lo regulan en igualdad de facultades y deberes que los demás administrados.

[Continúa…]

https://img.lpderecho.pe/wp-content/uploads/2025/05/Directiva-000001-2025-GEG-Indecopi-LPDerecho-1.pdf

Read more...

Automatización asociada a la tecnología : permite preparar, clasificar y leer con precisión los documentos que hay que procesar.

Acelerando el procesamiento de documentos con IA en la era de los datos

https://www.silicon.es/

DocuWare propone tecnología IDP para procesar información no estructurada, escritura a mano o archivos de mala calidad y olvidarse del error humano.

La proliferación de dispositivos informáticos cada vez más potentes y la digitalización acelerada del puesto de trabajo han provocado el incremento de los datos que se encuentran disponibles en el entorno empresarial global. Actualmente vivimos en la era de los datos, uno de nuestros bienes más valiosos como sociedad del siglo XXI.

Todos los días se generan alrededor del mundo millones de terabytes que obligan a modernizar las herramientas de gestión para garantizar la eficiencia.

Esto incluye el procesamiento de documentos que, además de verse afectado por el ritmo de producción de la información, se enfrenta a obstáculos como material desgastado, envejecido, manchado o arrugado y posibles análisis inexactos de lo que aparece escrito. Especialmente cuando el factor humano entra en juego en una actividad de este calibre, existe la posibilidad de cometer errores y pasarlos por alto.

Un procesamiento mal ejecutado deriva en tomas de decisiones que no son correctas y la asunción de mayores costes finales para las organizaciones.

Como respuesta a estos problemas surge la automatización asociada a la tecnología de inteligencia artificial (IA). Esta alternativa permite preparar, clasificar y leer con precisión los documentos que hay que procesar

 

La gestión de procesos del futuro

DocuWare ofrece una solución de procesamiento inteligente de documentos (IDP), que surge tras la adquisición de Natif.ai. Sus capacidades han enriquecido la gestión documental de DocuWare para extraer datos de contratos, facturas o correo postal, por ejemplo. Otras ventajas son la conversión de manuscritos en texto editable, la categorización en base al contenido y la separación en elementos individuales de escaneados por lotes que carecen de hojas separadoras y códigos de barras.

DocuWare encara el reto de la gestión de grandes volúmenes de documentos, poniendo fin a la pérdida de tiempo y la falta de productividad que conlleva el papeleo a la antigua usanza.

Con el IDP, las empresas dejan de dedicar tantos esfuerzos a tareas repetitivas que resultan agotadoras. Así, pueden centrarse en funciones de verdadero valor añadido, como la innovación de productos, las interacciones con clientes o la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio, que claramente les sirven para ganar competitividad frente a sus rivales e incrementar las vías de ingresos a su alcance.

DocuWare IDP integra en una plataforma de gestión estandarizada la automatización total de los procesos documentales, sin desatender la seguridad. Todos los datos se anonimizan por anticipado. Además, nunca se emplea el documento completo, sino una parte reducida del mismo. La propuesta de DocuWare se atiene a los estipulado por la normativa RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y utiliza el centro de datos alemán de VSE NET como alojamiento en Europa.

La aplicación de la IA implica optimizar los flujos de trabajo y prevenir fallos que antes no se podían evitar. La intervención manual ya no es indispensable en este caso, por lo que aumenta la eficiencia.

El procesamiento inteligente entiende los documentos y es capaz de extraer detalles concretos para ir avanzando en fases posteriores.

Extracción con OCR y HTR

DocuWare afina la extracción de información importante a través de OCR, es decir, el reconocimiento óptico de caracteres. Esa información se asigna a un campo de datos específico para su procesamiento. En la práctica, facilita la relación con papeles antiguos, sucios, que proceden del sector logístico o la construcción, mal conservados, con saltos de página y en los que las posiciones de datos son complejas.

IDP va más allá de los datos estructurados. A diferencia de lo que ocurre con el software convencional, trabaja con datos no estructurados, abarcando registros de calidad dudosa y redactados a mano. La IA ha sido entrenada con cientos de millones de documentos y sigue mejorando con el uso. Los modelos predefinidos gozan de una precisión del 97 % en lo que respecta a la extracción de datos y pueden personalizarse.

La solución de DocuWare también aporta extracción mediante HTR o reconocimiento de texto manuscrito, convirtiendo el contenido en caracteres que son editables y que se pueden utilizar a modo de entradas de índice o metadatos. Entre las opciones figuran las anotaciones y los formularios tipo para solicitudes ante las autoridades.

Por otro lado, habilita las separaciones en formato PDF y un procesamiento posterior coherente. Contribuye a la realización de clasificaciones automáticas para enviar material a los archivadores o eliminar aquello que no se desea conservar, como firmas o logos en el email. Y aplica recortes con los que se estandariza el tamaño de documentos procedentes de diversas fuentes.

Al activar determinados flujos de trabajo por clase de documento, crece la tasa de automatización, manteniendo la información en orden, siempre en el lugar y el momento apropiados.

El poder de la personalización

IDP está disponible como servicio adicional en la nube. Las empresas que demandan un procesamiento avanzado para conectarse a otro software, sin la presencia de un sistema de gestión DocuWare, también podrán aprovechar las características de DocuWare IDP. Esta herramienta funciona de manera independiente y ofrece captura precisa de datos y clasificación de documentos a modo de complemento para sistemas que ya existen.

Aparte de agilizar los procesos empresariales, DocuWare IDP se caracteriza por una ejecución en segundo plano.

Otra ventaja es la personalización. Los modelos se entregan con estructuras preconfiguradas para la extracción y la clasificación, pero las organizaciones pueden elegir entre ajustarlos a sus objetivos o crear sus propio modelos inteligentes. Esto significa prepararlos para cada caso de uso, tipología de documento o flujo de trabajo. Cada compañía tiene necesidades únicas y la solución de DocuWare se adapta en consecuencia.

DocuWare IDP refuerza el procesamiento al utilizar IA para una mayor automatización del ciclo de vida de los documentos y escalar negocios en tiempos de escasez de personal.

Read more...

Conferencia CAF: Iberoamérica 500+: gestión de la memoria pública en el continente

IA y soberanía de datos ganan protagonismo en la gestión archivística de América Latina
https://dplnews.com/
Mayara Figueiredo

                                                                           Captura de pantalla/YouTube-CAF

La Conferencia CAF: Iberoamérica 500+, promovida por el Banco de Desarrollo de América Latina y el Caribe, reunió este jueves en la ciudad de Santa Marta, Colombia, a especialistas en preservación documental y representantes de archivos nacionales para debatir los desafíos e innovaciones tecnológicas en la gestión de la memoria pública en el continente. La digitalización a gran escala, el uso de Inteligencia Artificial (IA) y los riesgos para la soberanía de los datos dominaron las discusiones.

El tema de la soberanía de los datos cobró fuerza en este contexto: buena parte de la infraestructura que aloja documentos sensibles, incluidos datos sobre víctimas del conflicto armado colombiano, está alojada en Nubes extranjeras como AWS, Azure y Oracle.

“Buena parte de los servicios en la Nube están alojados fuera del país. La pregunta que nos hacemos es: ¿el patrimonio documental nacional realmente puede almacenarse en servidores extraterritoriales?”, cuestionó Francisco Flórez, director del Archivo General de la Nación de Colombia.

También destacó iniciativas como el desarrollo de un algoritmo propio para la lectura y validación de documentos, y el lanzamiento de la aplicación Data Viva, que ofrece acceso remoto a más de 13 millones de imágenes digitalizadas.

En colaboración con el Ministerio de Educación, el Archivo también creó la estrategia pedagógica ÉPOCA (Estrategia Pedagógica Organizada con Contenidos Históricos Actualizados), orientada a la formación docente a partir de acervos históricos digitales.

“Queremos transformar el archivo en un actor pedagógico y de divulgación. En una época de negacionismo histórico y desinformación, sólo la conciencia histórica puede garantizar derechos”, enfatizó Flórez.

Con el apoyo de la IA, el AGN proyecta reducir de 30 a 5 años el tiempo de análisis de acervos utilizados en procesos judiciales, especialmente en casos de restitución de tierras y búsqueda de personas desaparecidas. Sin esta digitalización inteligente, muchos de estos casos prescribirían.

Con el evento, CAF pretende mostrar que este debate está directamente relacionado con los procesos de transformación digital en múltiples sectores de América Latina, como el archivístico, en este caso.

La Conferencia CAF: Iberoamérica 500+ continúa hasta este viernes 25 de julio, y puede seguirse virtualmente a través del sitio web o del canal de YouTube de la institución.

Read more...

Inteligencia artificial y automatización: más velocidad, eficiencia y productividad

Inteligencia artificial y automatización: los ejes de la nueva gestión en finanzas corporativas

https://www.infobae.com/

El ecosistema empresarial incorpora soluciones digitales que potencian la eficiencia operativa y generan oportunidades de capacitación. Cuáles son las herramientas disponibles en el mercado local

La fragmentación de la información financiera complica el día a día de las empresas. Gestionar operaciones en diferentes bancos y plataformas muchas veces genera ineficiencias y errores que impactan en la productividad.

Hace cuatro años, Pablo Carretino, CEO de Interbanking, advirtió esta problemática a partir del contacto con los clientes corporativos. “El desafío es el dolor que tienen nuestros clientes”, aseguró en diálogo exclusivo con Infobae.

La dispersión de datos, múltiples canales de seguridad y la variedad de servicios bancarios llevaron a la empresa a replantear y actualizar su modelo. Así, evolucionó de un esquema multibanco hacia un ecosistema integral que conecta soluciones para distintas necesidades empresariales.

“La modernización de ese producto comienza con una estrategia y con escuchar al cliente, ponerlo en el centro, y va evolucionando hacia un set de soluciones”, explicó Carretino durante la entrevista que le realizó Agostina Scioli.

Como referente del sector, Interbanking viene trabajando en redefinir su propuesta con herramientas destinadas a optimizar la gestión operativa y a mejorar la toma de decisiones de negocios en entornos complejos y cambiantes. Con más de 85.000 proveedores y cientos de compañías en toda Latinoamérica interactuando en su red, la firma amplía su alcance con innovaciones diseñadas para fomentar la colaboración transversal en el sector empresarial.

Una herramienta con foco en eficiencia y gestión inteligente

El desarrollo de Frisvy surge como una respuesta concreta a los desafíos actuales. Esta plataforma integra funciones críticas de gestión de tesorería y finanzas corporativas en un solo entorno digital. Pagos, cobros, control documental y automatización, conectados directamente con los sistemas ERP de cada organización y el sistema bancario local.

Carretino detalló que, antes de esta herramienta, muchas tareas administrativas requerían procesos manuales. “La documentación atrasaba la operación por semanas. Todo eso iba por circuitos no formales de mails o WhatsApp y tenía gente detrás imputando en la contabilidad”, recordó.

Según el CEO de Interbanking, la nueva solución digital sirve para acelerar el procesamiento, reducir errores y liberar recursos que pueden destinarse a actividades de mayor valor estratégico.

La propuesta refuerza la seguridad y la transparencia como pilares para consolidar la confianza del sector financiero. “En las transacciones empresariales siempre hay muchos ceros, tanto en los montos como en la cantidad de operaciones. Por eso, una empresa tiene que conciliar perfectamente su caja y asegurarse de cerrar el día sin ninguna diferencia. Esas son las soluciones que nosotros aportamos”, explicó Carretino.

Inteligencia artificial y automatización al servicio de la toma de decisiones

En la gestión diaria, la obtención de análisis precisos y en tiempo real resulta clave para el capital de trabajo. En este marco, la incorporación de inteligencia artificial permite interpretar documentos complejos como facturas, retenciones y comprobantes. “Mejora muchísimo el flujo de caja y toda la cadena de valor”, remarcó el CEO de Interbanking.

Además, sostuvo que la automatización de la conciliación y la interacción con agentes virtuales representan un salto de calidad para el rol del área de tesorería, que pasa de ser un soporte operativo a un área estratégica.

“Hay una parte que ya estamos usando y muy bien, con resultados muy buenos. Nos da muchísima más velocidad, eficiencia y productividad”, señaló el ejecutivo. Estas herramientas, además de liberar tiempo, profesionalizan las tareas y plantean el desafío de la capacitación continua.

Formación y cultura digital como ejes de desarrollo

El avance tecnológico exige equipos preparados y motivados para asumir nuevos desafíos. Por eso, Carretino expresó que destina una parte significativa de su agenda al desarrollo de talento y a fortalecer el clima organizacional. “Me dedico casi 25% de mi tiempo a cultura y talento”, reconoció, convencido de que el impulso de procesos innovadores solo es posible con una base sólida de formación interna.

En este contexto, nació la iniciativa de Interbanking Campus, un espacio virtual gratuito para la comunidad de usuarios. Allí se comparten tutoriales, contenidos de capacitación y charlas con referentes de distintos segmentos empresariales dentro de un ecosistema en constante transformación.

Un mercado en evolución constante

El camino hacia la digitalización financiera se acelera en la Argentina. Bajo la conducción de Carretino, Interbanking busca orientar su estrategia a consolidar un sistema más eficiente, inclusivo y transparente. “Todo el tiempo estamos innovando con tecnología y con nuevas formas de conexión y aperturas. Vamos buscando cómo construir un sistema transaccional cada vez mejor”, explicó el ejecutivo.

En su visión, el liderazgo en transformación digital resulta inseparable del compromiso con la capacitación y la cultura corporativa. El desafío no es solo técnico, sino también humano, para que la evolución de la industria impacte positivamente en la productividad y el desarrollo económico de la región.

Read more...

Ciberataque en servidores SharePoint de Microsoft

Microsoft sufre ciberataque en servidores SharePoint: quiénes son los responsableshttps://www.infobae.com/
Rafael Montoro

La empresa tecnológica informó públicamente sobre la existencia de 

una falla en SharePoint Server. REUTERS/Bruna Casas

Un ataque informático aprovechó una vulnerabilidad no identificada hasta el momento en los servidores de SharePoint de Microsoft, permitiendo a ciberdelincuentes acceder a decenas de organizaciones y dejar una puerta trasera que puede facilitar futuros incidentes.

El episodio ha generado preocupación entre especialistas en ciberseguridad y puso en alerta a empresas e instituciones, por tratarse de un fallo desconocido que afectó a una de las plataformas más utilizadas en entornos corporativos.

Una vez comprometidos los sistemas, los intrusos instalaron un mecanismo de acceso persistente, facilitando el ingreso a los servidores afectados en cualquier momento y de manera sigilosa.

Fuentes de la industria, entre las que se encuentra la firma Eye Security, estiman en al menos un centenar las organizaciones víctimas de este ataque, principalmente en Estados Unidos y Alemania.

El especialista británico Rafe Pilling sostiene que el operativo fue ejecutado por un grupo con una estrategia bien definida, enfocado en acceder y mantener el control de los sistemas comprometidos.

La divulgación de este caso reavivó el debate en torno a la seguridad de las infraestructuras críticas y la urgencia de identificar y subsanar vulnerabilidades antes de que sean explotadas.

Los intrusos instalaron un mecanismo de acceso persistente, facilitando el ingreso a

 los servidores afectados en cualquier momento y de manera sigilosa. REUTERS/Dado Ruvic

Quiénes son los responsables del ciberataque a Microsoft

Microsoft detectó que grupos de ‘hackers’ vinculados al gobierno chino, como Linen Typhoon y Violet Typhoon, aprovecharon la reciente vulnerabilidad descubierta en SharePoint Server para atacar servidores y comprometer a organizaciones en distintas regiones del mundo.

La empresa tecnológica informó públicamente sobre la existencia de una falla en SharePoint Server, plataforma utilizada por empresas para compartir y almacenar documentos internos, señalando que había detectado campañas activas dirigidas a clientes locales de este sistema.

La vulnerabilidad, registrada como CVE-2025-53770 y CVE-2025-53771, corresponde a un fallo de día cero que permite a ciberdelincuentes obtener las claves digitales privadas de los servidores SharePoint sin requerir credenciales de inicio de sesión. Esto les facilita suplantar usuarios o servicios legítimos e instalar programas maliciosos para acceder y sustraer información de manera remota.

Según la información más reciente de Microsoft, los grupos Linen Typhoon y Violet Typhoon, ambos asociados con intereses estatales chinos, han estado utilizando este fallo de seguridad para realizar ataques mediante SharePoint Server.

Además, Microsoft identificó a Storm-2603, un actor de amenazas con base en China, como uno de los grupos que están explotando esta vulnerabilidad. La empresa continúa con su investigación para determinar si existen otros colectivos maliciosos involucrados en estas actividades.

Qué es SharePoint y para qué sirve en las empresas

SharePoint es una plataforma desarrollada por Microsoft que facilita la colaboración, gestión y almacenamiento de documentos en entornos empresariales. Se utiliza comúnmente como un espacio centralizado donde los empleados pueden compartir archivos, organizar proyectos y crear sitios internos personalizados según las necesidades de cada organización.

La plataforma permite estructurar la información de manera eficiente, definir permisos de acceso a documentos y automatizar flujos de trabajo internos. Además, integra herramientas de edición colaborativa, facilitando que varios usuarios trabajen simultáneamente sobre un mismo archivo.

Su uso frecuente abarca desde la publicación de comunicaciones corporativas y la gestión de bases de datos hasta el resguardo seguro de archivos sensibles. SharePoint puede implementarse tanto en servidores locales como en la nube, adaptándose a empresas de distintos tamaños y sectores.

Gracias a su integración con otros servicios de Microsoft, como Office 365 y Teams, mejora la productividad y la comunicación interna dentro de las organizaciones, optimizando la administración de la información.

Read more...

Ricardo Martínez, Director de PPM Digital: redefiniendo la gestión documental en las empresas

El futuro es ahora; Digitalización y gestión documental para empresas sostenibles

https://sarrigurenweb.com/

Hasta hoy, las empresas han tenido una historia basada en papel, acumulando grandes volúmenes de documentos, destinando espacios físicos considerables para su almacenamiento y sin sacar ningún rendimiento de estos. Viven en un presente totalmente digital, pero con procesos internos manuales y basados en papel, y aspiran a un futuro totalmente digital y automático.

La gestión documental ha llegado para cambiar este paradigma, ofreciendo soluciones y servicios innovadores que optimizan procesos manuales y basados en papel, que ponen en valor el dato histórico de las compañías y que sirven de puerta de entrada para los grandes proyectos de transformación digital, que requieren de un dato estructurado y único.

Entrevista exclusiva con Ricardo Martínez, Director de PPM Digital

Se entrevista a Ricardo Martínez, Director de PPM Digital, sobre cómo la innovación, la sostenibilidad y la transformación digital están redefiniendo la gestión documental en las empresas. www.ppm-digital.com

Vida y visión de negocios

Pregunta: Ricardo, tienes una amplia experiencia en el sector privado. Cuéntanos sobre tu trayectoria profesional.

Respuesta: Llevo más de 30 años en el sector tecnológico. Comencé en empresas multinacionales, donde aprendí sobre eficiencia operativa y evolución digital.

Siempre me interesa ayudar a las empresas a ser más competitivas. En su momento lo hacíamos a través de proyectos de Managed Print Services, pero con el tiempo me di cuenta de que la impresión aportaba poco valor, aparte de una reducción de coste operativo.

Sin embargo, entendí que había un enorme valor en dejar de imprimir, en ayudar a las empresas a automatizar sus procesos documentales basados en papel y reducir su impacto ambiental.

En PPM Digital, implementamos estrategias que combinan experiencia y tecnología para optimizar la gestión documental de las compañías, con una visión más global, que aúna pasado, presente y futuro.

Pregunta: ¿Cuál es la visión de negocios que te impulsa en PPM Digital?

Respuesta: Nuestra visión es que las empresas no nacieron ayer, y que tienen un presente más o menos digital, y un pasado totalmente analógico, que hay que integrar.

Las empresas están haciendo con los datos en papel algo parecido a lo que hacemos con las personas mayores en el mercado laboral. Los aparcamos, y pensamos que no tienen valor por el mero hecho de que están en un formato en desuso. No tiene sentido renegar del histórico de tu empresa.

Ayudamos a las empres a que optimicen sus procesos documentales, que extraigan todo el valor de sus datos, siendo respetuosos con el medio ambiente.

Creemos firmemente en la digitalización como motor de cambio para hacer a las empresas más eficientes y competitivas.

Sostenibilidad y digitalización

Pregunta: ¿Cómo están relacionados estos dos conceptos?

Respuesta: Para mí, la sostenibilidad tiene que ver con hacer una empresa sólida y rentable, sin comprometer el medio ambiente. En esto, la digitalización juega un papel fundamental.

La digitalización te hace más efectivo, evita el despilfarro de recursos, te conecta mejor con clientes y empleados. En fin, mejora tu cuenta de resultados.

Pregunta: ¿Cómo impulsa PPM Digital la sostenibilidad en la gestión documental?

Respuesta: Hay varias fases, que se pueden realizar de forma independiente, pero qué unidas, dan una mayor potencia de procesamiento de datos a las empresas.

Primero, digitalizamos archivos documentales históricos. Esto permite ahorrar espacio en la oficina, y extraer el dato de estos documentos, integrándolo en un gestor documental, que puede ser nuestro o del cliente.

En segundo lugar, automatizamos la gestión documental actual de las empresas, eliminando procesos manuales y basados en papel, a través de ese mismo gestor documental.

Por último, automatizamos procesos de negocio, integrándolos en los diferentes sistemas de gestión de los clientes, como ERP, CRM, Plataformas de UX, etc.

De esta forma conseguimos empresas más ágiles, seguras, digitalizadas; y en el fondo más competitivas.

Pregunta: Siguiendo con esta línea, ¿crees que es posible la tan nombrada “Oficina sin Papeles”?

Respuesta: No solo es posible. Es factible, está a nuestro alcance y sería deseable.

Conseguirlo no es difícil. Pero hace falta un compromiso claro por parte de la organización y dar los pasos que explicábamos en la pregunta anterior. Es decir, digitalizar, organizar el dato y automatizar procesos.

Obviamente, aún quedan personas muy ligadas emocionalmente al papel, por eso el compromiso de la organización es importante.

Todo documento impreso corresponde a un proceso sin digitalizar. El papel y la impresión son recursos caros y no muy responsables con el medio ambiente, aunque se ha avanzado mucho en los últimos años.

Pero sí, es perfectamente posible.

Transformación digital y gestión documental

Pregunta: ¿Por qué es crucial la gestión documental en la transformación digital de las empresas?

Respuesta: La digitalización optimiza los procesos internos, mejora la seguridad de la información y eleva la experiencia del cliente. Los gestores documentales permiten a las empresas acceder a sus archivos desde cualquier lugar, reduciendo costos y tiempos de gestión. Además, la inteligencia artificial facilita la automatización de procesos, eliminando tareas manuales y repetitivas.

Pregunta: Al final se trata de tiempo, ¿verdad? Parece que este es un concepto que os obsesiona.

Respuesta: Bueno, este es un aspecto muy ligado a mi persona, y ha impregnado a toda la organización y la propuesta de valor.

Vivimos en una sociedad ultrarápida. Las compañías invierten millones en que su operación sea más eficiente y más rápida. Producir más, con menos recursos y en menos tiempo. Muchas empresas tienen directores de operaciones cuyo objetivo sigue ese credo.

Sin embargo, en las oficinas no hay tanta prisa. Parece que da igual el tiempo que tardemos en gestionar, por ejemplo, una factura entrante. Y la verdad es que tardar unos días más, resta capacidad para gestionar tesorería, o provoca retrasos en pagos a proveedores. Vemos empresas que tienen las facturas dando vueltas durante 60 días, y cuando las visan, ya es fecha de pago; o peor aún, que pagan facturas sin revisar, porque ya no da tiempo, y que luego sean erróneas.

Lo mismo digo con, por ejemplo, el alta de un cliente nuevo. Retrasarlo por el papeleo es perder dinero porque no puedes venderle nada hasta que no este no aparezca en el sistema.

Hay muchísimos ejemplos como estos. Procesos determinados que se pueden digitalizar y hacer más rápidas a las empresas

Creo que las empresas han hecho un gran esfuerzo en mejorar y automatizar muchas parcelas de su negocio, y tengo la esperanza de que ese esfuerzo entre en la oficina y de que esta sea la era de la gestión documental.

Pregunta: Sin embargo, la solución no pasa por escanear información. Esto es algo que muchas empresas hacen de forma sistemática. ¿Qué beneficios aporta la gestión documental digitalizada a las empresas?

Respuesta: Cualquier proyecto de transformación digital exige un dato limpio y estructurado sobre el que construir. Un dato único.

En la actualidad, las empresas disponen de ecosistemas variados de carpetas, almacenamientos, on premise, en la nube, en ordenadores personales, en archivos físicos en papel, y sin una estrategia. Esto hace muy difícil comenzar un proceso de mejora, porque el dato está desordenado y fluye por la compañía.

La gestión documental consolida la forma de trabajar de una empresa, aportando estructura, visión de futuro y estrategia.

La eliminación de archivos físicos reduce costos de almacenamiento y mejora la accesibilidad a la información, y además asegura que se disponga siempre de la información correcta, y solo esa.

Con un buen sistema de gestión documental, el dato se recupera en segundos, desde cualquier lugar, se evitan pérdidas de información y se garantiza la idoneidad de los datos facilitando el teletrabajo y la colaboración. Todos, con la misma información, al mismo tiempo.

Objetivos y consejos para empresas

Pregunta: ¿Cuáles son las metas futuras de PPM Digital?

Respuesta: Queremos seguir ayudando a las empresas a mejorar en competitividad. La sostenibilidad, sin competitividad no tiene sentido. Como te comentaba antes, hacer más, mejor, con menos recursos y más rápido

PPM Digital explora nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial para eliminar el trabajo de ingesta documental, y para automatizar aún más procesos de negocio.

Pregunta: Finalmente, ¿qué consejo darías a las empresas que aún no han adoptado soluciones digitales para la gestión documental?

Respuesta: El cambio es inevitable y necesario. El futuro ya es el presente.

Vemos en los clientes que la digitalización no solo mejora la competitividad, sino que también reduce costos, optimiza los procesos y mejora la vida de las personas en la organización. Ni qué decir tiene la mejora en la cuenta de resultados.

Mi consejo es que den el primer paso y busquen asesoría profesional, nuestra o de otros, para transformar su empresa.

PPM Digital sigue avanzando en su camino hacia un futuro más eficiente y sostenible. Con líderes como Ricardo Martínez, la gestión documental se encamina hacia una verdadera transformación digital.

Read more...

27 DE JULIO DÍA DEL BIBLIOTECÓLOGO Y DEL ARCHIVÓLOGO en Venezuela

27 DE JULIO DÍA DEL BIBLIOTECÓLOGO Y DEL ARCHIVÓLOGO
Por Lic. Carmen Marín
Diseño: Ramón González

Read more...

Norma ISO 15489: estándar internacional para la gestión de documentos de archivo, tanto en formato papel como electrónico

Guía completa sobre la norma ISO 15489 para la gestión documental
https://abdc.es/

En nuestro mundo actual, donde la información es más valiosa que nunca, gestionarla de manera eficiente y segura es una prioridad para las empresas. En este contexto, la norma ISO 15489 cobra especial relevancia. A continuación se presenta una guía completa sobre esta norma, esencial para cualquier organización que busque optimizar su gestión documental y garantizar la privacidad de sus datos.

¿Qué es la norma ISO 15489?

La norma ISO 15489 es el estándar internacional para la gestión de documentos de archivo, tanto en formato papel como electrónico. Establece directrices y principios para gestionar la información de una empresa de forma sistemática, asegurando su disponibilidad, confiabilidad y seguridad a lo largo del tiempo. Esta norma es crucial para organizaciones de cualquier tamaño y sector, ya que aborda desde la creación hasta la disposición de los documentos, garantizando la eficiencia y la conformidad legal.

Principales características de la norma ISO 15489

Como indicamos, la norma ISO 15489 es un marco globalmente reconocido diseñado para estandarizar las prácticas de gestión documental dentro de las organizaciones. Sus características principales establecen un sólido fundamento para el manejo eficiente de documentos de archivo, abarcando tanto documentos físicos como electrónicos.

La norma ISO 15489 se destaca concretamente por los siguientes aspectos:

Estructura y organización. La ISO 15489 proporciona una estructura clara para la gestión documental, facilitando la creación, clasificación, almacenamiento, y disposición de documentos. Esto ayuda a las organizaciones a mantener sus documentos organizados y accesibles, lo que es crucial para la eficiencia operativa y la toma de decisiones basada en evidencia.

Conservación y acceso a largo plazo. Ofrece directrices para la preservación a largo plazo de documentos esenciales, asegurando que la información crítica se mantenga intacta y accesible a lo largo del tiempo. Esto es especialmente importante para cumplir con obligaciones legales y para la conservación de la memoria institucional.

Gestión de riesgos y conformidad legal. Implementar la ISO 15489 ayuda a las organizaciones a gestionar riesgos asociados con la pérdida, daño o acceso no autorizado a documentos. Al adherirse a sus principios, las empresas pueden asegurar el cumplimiento de leyes y regulaciones relevantes, evitando posibles sanciones o litigios.

Eficiencia y reducción de costes. Al optimizar los procesos de gestión documental, la ISO 15489 permite a las organizaciones reducir costes relacionados con el almacenamiento físico y la gestión de documentos. La eficiencia mejorada también conduce a una reducción en el tiempo dedicado a buscar y recuperar información.

Confianza y reputación. Cumplir con una norma internacionalmente reconocida como la ISO 15489 mejora la imagen de la organización ante clientes, socios y reguladores, demostrando un compromiso con la gestión responsable de la información.

Diferencias con otras normas de gestión documental

La norma ISO 15489 se posiciona de manera única en el panorama de las normativas internacionales por su enfoque específico en la gestión documental. Aunque existen otras normas ISO sobre gestión documental que abordan aspectos de la información y la calidad, la ISO 15489 se distingue por su aplicabilidad directa al ciclo de vida de los documentos.

Veamos las principales diferencias entre la ISO 15489 y otras normativas relevantes, destacando su singularidad y complementariedad con otros estándares:

ISO 15489 vs. ISO 27001 (seguridad de la información). 

Mientras que la ISO 27001 es una norma ampliamente reconocida que establece requisitos para un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI), enfocándose en la protección de la información contra accesos no autorizados, alteraciones o pérdida, la ISO 15489 se centra específicamente en el manejo eficaz de documentos de archivo. Aunque ambas buscan proteger la información, la ISO 15489 proporciona un marco detallado para la gestión y retención de documentos, asegurando su disponibilidad y confiabilidad a lo largo del tiempo, mientras que la ISO 27001 se ocupa más de los aspectos de seguridad de la información en un sentido amplio.

ISO 15489 vs. ISO 9001 (gestión de la calidad). 

La ISO 9001 es una de las normas más universales, dirigida a mejorar la satisfacción del cliente a través de procesos de calidad. A diferencia de esta, la ISO 15489 no se centra en la calidad de los productos o servicios per se, sino en la calidad y eficacia del proceso de gestión documental. La ISO 15489 asegura que los documentos — fundamentales para el registro de la calidad y los procedimientos operativos — sean manejados correctamente, complementando así los requisitos de la ISO 9001 al mejorar la eficiencia y la trazabilidad de los procesos documentados.

ISO 15489 vs. ISO 30301 (sistema de gestión para los documentos).

Aunque ambas normas se centran en la gestión de documentos, la ISO 30301 se enfoca en los requisitos para un sistema de gestión para los documentos (SGD), ofreciendo un marco para certificar la gestión de documentos de una organización. La ISO 15489, en cambio, proporciona las mejores prácticas y directrices generales para la gestión de documentos de archivo sin establecer requisitos para la certificación del sistema de gestión. La ISO 30301 puede considerarse como un complemento a la ISO 15489, donde la implementación de la ISO 15489 ayuda a crear la base sobre la cual se puede desarrollar y certificar un SGD conforme a ISO 30301.

Complementariedad con otras normas. 

Es importante destacar que, aunque la ISO 15489 tiene un enfoque específico, su implementación no excluye la necesidad de otras normas. De hecho, la gestión documental eficaz según la ISO 15489 puede mejorar significativamente la capacidad de una organización para cumplir con los requisitos de otras normas como la ISO 27001 y la ISO 9001, integrando la gestión de la calidad y la seguridad de la información con prácticas de gestión documental sólidas y estructuradas.

Requerimientos de la norma ISO 15489

La norma ISO 15489 establece un conjunto de requisitos fundamentales para la gestión de documentos de archivo dentro de las organizaciones. Estos requisitos están diseñados para asegurar que los documentos sean manejados de manera eficaz a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final o preservación permanente. 

Dichos requisitos son los siguientes:

Política de gestión documental. La organización debe definir una política clara de gestión documental que refleje su compromiso con la gestión eficiente de los documentos. Esta política debe estar alineada con los objetivos estratégicos de la organización y ser comunicada a todos los niveles de la empresa, asegurando su comprensión y aplicación.

Responsabilidades y autoridades. Se deben asignar responsabilidades específicas para la gestión de documentos dentro de la organización. Esto incluye definir roles para la creación, clasificación, almacenamiento, acceso, y disposición de documentos, así como para la supervisión del sistema de gestión documental para asegurar su eficacia y conformidad con la ISO 15489.

Clasificación y manejo de documentos. Es esencial establecer un sistema de clasificación que permita la identificación y organización eficiente de los documentos. Esto facilita su recuperación, controla su ciclo de vida y asegura la disposición adecuada o la preservación según sea necesario. Además, se deben implementar procedimientos para el manejo seguro de documentos, incluyendo medidas para proteger la información sensible y personal.

Control del ciclo de vida de los documentos. La organización debe controlar el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación o recepción hasta su disposición o preservación. Esto implica establecer procesos para la revisión, actualización y eliminación segura de documentos, asegurando que la información obsoleta se maneje adecuadamente para evitar confusiones y garantizar la conformidad legal.

Auditoría y mejora continua. Para cumplir con la ISO 15489, las organizaciones deben realizar auditorías internas regulares de su sistema de gestión documental. Estas auditorías ayudan a identificar oportunidades de mejora y asegurar que los procesos de gestión documental se mantengan eficaces y alineados con los requisitos de la norma. La implementación de acciones correctivas basadas en los hallazgos de las auditorías es crucial para el proceso de mejora continua.

Formación y concienciación. Es fundamental que todo el personal involucrado en la gestión de documentos reciba formación adecuada sobre los principios y prácticas establecidos por la ISO 15489. La concienciación y capacitación continuas aseguran que los empleados comprendan su papel en la gestión eficaz de los documentos y cómo sus acciones contribuyen al éxito del sistema de gestión documental.

Pasos para la obtención de la norma ISO 15489

La obtención de la norma ISO 15489 es un proceso estructurado que requiere planificación, compromiso y acciones concretas por parte de la organización. En este apartado, desglosamos los pasos esenciales para alcanzar la certificación en gestión documental según los estándares de la ISO 15489, proporcionando una guía detallada para facilitar este proceso.

Comprensión de la norma

Antes de emprender cualquier acción hacia la certificación, es crucial que la organización adquiera un conocimiento profundo de lo que la ISO 15489 implica. Esto significa entender no solo los requisitos específicos de la norma, sino también los principios de gestión documental que subyacen a estos requisitos. La formación especializada puede ser útil en esta etapa para garantizar que los responsables de la implementación tengan una comprensión clara de los objetivos y las prácticas de la norma.

Evaluación de la situación

Una vez comprendidos los requisitos de la ISO 15489, el siguiente paso es realizar una evaluación exhaustiva del sistema de gestión documental actual de la organización. Este análisis debe identificar las áreas de fuerza y las brechas en comparación con los estándares de la norma. La evaluación puede incluir revisar la política de gestión documental existente, los procesos de manejo y almacenamiento de documentos, así como las prácticas de disposición y preservación.

Planificación

Con base en los resultados de la evaluación, se debe desarrollar un plan de acción detallado. Este plan debe abordar las brechas identificadas, estableciendo objetivos claros, asignando responsabilidades y definiendo plazos para la implementación de mejoras. Es importante que este plan sea realista y tenga en cuenta los recursos disponibles, tanto humanos como tecnológicos y financieros.

Formación

La capacitación del personal es un paso crítico en el proceso de obtención de la norma ISO 15489. Todos los empleados involucrados en la gestión de documentos, desde la creación hasta su disposición, deben entender su papel dentro del sistema de gestión documental y cómo sus acciones afectan la conformidad con la norma. La formación debe ser continua para asegurar que las prácticas se mantengan actualizadas y alineadas con la norma.

Desarrollo e implementación

En esta etapa, se implementan los cambios y mejoras identificados en el plan de acción. Esto puede incluir el desarrollo de nuevas políticas y procedimientos, la mejora de sistemas de clasificación y almacenamiento, y la introducción de controles para la gestión del ciclo de vida de los documentos. La implementación debe ser monitoreada de cerca para asegurar que se cumplan los objetivos establecidos.

Integración de sistemas de gestión documental

La tecnología juega un papel fundamental en la gestión eficiente de documentos. La selección e integración de sistemas de gestión documental adecuados pueden facilitar el cumplimiento de los requisitos de la ISO 15489, mejorando la accesibilidad, seguridad y trazabilidad de los documentos.

Auditoría interna

Antes de buscar la certificación, es aconsejable realizar una auditoría interna del sistema de gestión documental. Esta auditoría debe verificar la conformidad con todos los aspectos de la norma ISO 15489 y ayudar a identificar cualquier área que requiera ajustes adicionales.

Selección de una entidad de certificación

El siguiente paso es seleccionar una entidad de certificación acreditada que tenga experiencia en la evaluación de sistemas de gestión documental conforme a la ISO 15489. La elección de una entidad de certificación adecuada es crucial para el éxito del proceso de certificación.

Solicitud y evaluación

Una vez seleccionada la entidad de certificación, la organización debe presentar su solicitud y prepararse para el proceso de evaluación. Esto incluye proporcionar acceso a la documentación relevante y facilitar las visitas de los auditores a las instalaciones para que puedan evaluar la conformidad con la norma.

Acciones correctivas y certificación

Si la evaluación revela áreas de no conformidad, la organización debe implementar acciones correctivas antes de poder obtener la certificación. Una vez que se satisfacen todos los requisitos de la ISO 15489, la organización recibe la certificación, validando su sistema de gestión documental.

Mantenimiento

Obtener la certificación ISO 15489 no es el final del proceso, sino el comienzo de un compromiso continuo con la excelencia en la gestión documental. Es esencial mantener y revisar regularmente el sistema de gestión documental para asegurar que siga siendo efectivo y conforme a los estándares de la norma.

¡Eso es todo! Como ves, la implementación de la norma ISO 15489 es una inversión estratégica en la eficiencia, la seguridad y la reputación de tu organización. Al adoptar este estándar internacional, no solo se garantiza una gestión documental eficaz y conforme, sino que también se fortalece la confianza entre clientes, socios y reguladores en su compromiso con la excelencia y la responsabilidad en el manejo de la información.

Recordemos que la gestión documental es un pilar fundamental en la estructura de cualquier empresa que aspire a la excelencia operativa y la conformidad legal. La norma ISO 15489 ofrece un marco robusto para alcanzar estos objetivos, proporcionando directrices claras y probadas para el manejo eficiente de documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida.

Read more...

Adiós a la tarjeta física: nuevo documento digital con su número de Seguro Social (SSN)

Adiós a la tarjeta física: Seguro Social lanza documento digital obligatorio y cambia trámites en Estados Unidos

https://www.semana.com/
Darwin Schneider Correa Parra

El gobierno de Estados Unidos da un paso clave hacia la digitalización total de sus servicios, al permitir el acceso al número de Seguro Social desde cualquier dispositivo, eliminando la dependencia de la tarjeta física.

Seguro Social lanza documento digital obligatorio | Foto: Getty Images

La Administración del Seguro Social (SSA) ha anunciado uno de los cambios más relevantes en su historia reciente. A través de su portal digital my Social Security, los ciudadanos estadounidenses podrán acceder de forma segura a un nuevo documento digital que contiene su número de Seguro Social (SSN), eliminando la necesidad de portar o presentar la tradicional tarjeta física. El objetivo de esta transformación es modernizar los trámites, reducir el riesgo de extravíos o fraudes y facilitar el acceso a los beneficios de forma más ágil.

La tarjeta del Seguro Social, que por décadas ha sido uno de los documentos más importantes para los ciudadanos y residentes del país, no desaparecerá completamente, pero su uso será desplazado por este nuevo sistema digital.

Desde ahora, los usuarios registrados en my Social Security podrán visualizar y verificar su número en línea, así como acceder a otros servicios clave, como el historial de ingresos, estimaciones de beneficios y actualizaciones de datos personales.

Este cambio hace parte de una serie de medidas más amplias anunciadas por la SSA para fortalecer la seguridad digital e incrementar la eficiencia. Por ejemplo, los cambios en la información de depósito directo ahora pueden procesarse en un solo día hábil, un avance significativo frente a los tiempos de espera anteriores.

Read more...