Cómo controlar los flujos de trabajo de gestión de documentos (DMW)

Guía completa para la gestión del flujo de trabajo documental

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¿Qué es la gestión del flujo de trabajo documental?

La gestión del flujo de trabajo documental es el sistema o proceso que utilizan las empresas y organizaciones para crear, almacenar, compartir, editar y gestionar documentos. Los DMW también se utilizan para proporcionar directrices claras sobre cómo completar las tareas del ciclo de vida de la gestión documental, desde la creación hasta el control de versiones, el cumplimiento normativo y la seguridad.

Componentes clave de un sistema de gestión del flujo de trabajo documental

Un sistema de gestión del flujo de trabajo documental debe actuar como un mapa o guía, guiándole desde la idea inicial hasta la entrega final del documento. Estos son los componentes clave de este proceso:

• Creación : Los documentos se crean con plantillas o formatos estandarizados.
• Captura e importación : los archivos se escanean, se cargan y se importan al sistema para su almacenamiento digital.
• Indexación : Se asignan metadatos y etiquetas para facilitar la recuperación y organización de los documentos.
• Almacenamiento y archivo : un repositorio central almacena documentos de forma segura, utilizando protocolos de archivo para archivos más antiguos.
• Control de acceso : se establecen permisos y roles para determinar quién puede ver, editar o eliminar documentos.
• Colaboración : varios usuarios pueden trabajar en documentos simultáneamente, con métodos seguros para la interacción en equipo.
• Control de versiones : los cambios y las actualizaciones se rastrean a lo largo del tiempo, preservando con precisión el historial del documento y garantizando que los usuarios tengan acceso a la versión más reciente.
• Automatización de aprobación y flujo de trabajo : se definen roles y pasos para cada etapa del documento, incluida la revisión, la aprobación y el enrutamiento.
• Retención y eliminación : Se implementan políticas para definir durante cuánto tiempo se debe conservar un documento y cómo se debe desechar de forma segura una vez que ya no sea necesario.
• Búsqueda y recuperación : se utilizan funcionalidades de búsqueda sólidas para localizar fácilmente documentos mediante palabras clave o filtros.
• Monitoreo e informes : se realiza un seguimiento del uso de los documentos, los registros de acceso y la eficiencia del flujo de trabajo para una mejora continua.
• Integración : se debe verificar la compatibilidad de los sistemas y herramientas de terceros para garantizar que los flujos de trabajo se puedan optimizar en todas las plataformas.

Beneficios del flujo de trabajo de gestión de documentos

Los datos de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. mostraron que la productividad en el primer trimestre de 2024 aumentó tan solo un 0,2 % , lo que representa una caída del 2,7 % con respecto al primer trimestre de 2023. Ante esta alarmante caída de la productividad, las empresas deberían centrar sus esfuerzos y recursos en implementar sistemas que ayuden a los equipos a ser más productivos. 

Un DMW es uno de estos sistemas, que ofrece diversas ventajas, entre ellas:

• Eficiencia mejorada : agiliza los procesos para reducir el tiempo dedicado a buscar documentos y gestionar aprobaciones.
• Colaboración mejorada : promueve un mejor trabajo en equipo a través del acceso compartido, edición en tiempo real, controles de versiones y funciones de comunicación.
• Mejor organización : facilita la categorización y recuperación de documentos mediante la indexación de archivos y la estructuración del almacenamiento de documentos.
• Mayor seguridad : protege la información confidencial con controles de acceso, cifrado y opciones de almacenamiento seguro.
• Menor riesgo de incumplimiento: garantiza que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios para evitar el riesgo de sanciones.
• Control de versiones simplificado : evita confusiones y errores mediante un historial de documentos claro.
• Reducción del gasto : Reduce los costos operativos al utilizar menos papel y reducir la necesidad de almacenamiento físico.
• Mayor accesibilidad : Admite un entorno de trabajo flexible, permitiendo el acceso remoto a documentos desde varios dispositivos.
• Toma de decisiones aumentada : ayuda a tomar mejores decisiones mediante un fácil acceso a información precisa y actualizada.
• Recuperación ante desastres reforzada : protege los documentos contra la pérdida de datos, proporcionando soluciones de respaldo en caso de desastres o fallas técnicas.
• Registros de auditoría más sólidos : mejora la responsabilidad con capacidades de seguimiento que registran quién accedió o modificó los documentos.

Cómo elegir el sistema de gestión del flujo de trabajo documental adecuado

Seleccionar un sistema para gestionar sus flujos de trabajo documentales es una decisión importante, ya que afecta directamente la productividad, la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo de su empresa. Para respaldar su proceso de flujo de trabajo documental, se recomienda utilizar un sistema de gestión documental (SGD).

Las estimaciones actuales para 2024 muestran un valor de mercado proyectado para DMS de 7520 millones de dólares . Estas soluciones de software ayudan a optimizar la creación, el almacenamiento, la recuperación y la distribución de sus documentos.

Para elegir el sistema de flujo de trabajo de documentos y DMS adecuados para su organización, responda las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los problemas e ineficiencias que actualmente experimenta su organización?
• ¿Qué objetivos desea alcanzar con un nuevo sistema?
• ¿Qué requisitos de seguridad y cumplimiento debes tener en cuenta?
• ¿Cuál es su presupuesto tanto para los costos iniciales como para los gastos corrientes?

Con base en lo que descubra al responder las preguntas anteriores, puede comenzar a investigar diferentes soluciones que satisfagan sus necesidades. Como parte de esta investigación, asegúrese de que las opciones que considere ofrezcan lo siguiente:

• Integración perfecta con cualquier sistema o pila tecnológica existente.
• Interfaces fáciles de usar que minimizan las curvas de aprendizaje.
• Demostraciones de productos y períodos de prueba para probar nuevas soluciones.
• Se incorporan funciones de seguridad robustas, como encriptación y controles de acceso.
• Cumplimiento que satisface los requisitos y estándares específicos de la industria.

Construyendo su DMW: una guía paso a paso

Para poner en marcha su DMW y aprovechar al máximo la automatización de este proceso, siga estos cinco pasos.

1. Comprenda las necesidades de su organización

• Identifique qué documentos y archivos deben gestionarse. 
• Elementos como contratos, informes, facturas y archivos de proyectos deben formar parte de esta auditoría. 
• También debe identificar a las partes interesadas clave. 
• Asegúrese de asignar quién estará a cargo de la creación de documentos, quién tiene acceso a qué y un proceso para la colaboración entre todos.

2. Crea y almacena tus documentos

Redacte, edite y genere sus archivos digitales. Utilice formatos estandarizados para garantizar la compatibilidad y desarrolle convenciones de nomenclatura para lograr consistencia. Esto facilitará la búsqueda y la recuperación, especialmente al ampliar su repositorio de documentos digitales.

El almacenamiento de sus documentos es fundamental para un sistema de gestión de documentos (DMS). Una vez que haya seleccionado una solución segura, puede usarla para organizar de forma segura todos sus archivos en carpetas y categorías.

3. Compartir documentos con las partes interesadas relevantes

Establezca controles de acceso para restringir u otorgar los permisos adecuados a miembros del equipo, clientes y socios externos. Asegúrese de capacitar a los empleados sobre su uso correcto. Para clientes, socios y proveedores, puede otorgar permisos de acceso específicos para que solo puedan ver e interactuar con los documentos que les interesan.

4. Implementar procesos de aprobación y flujos de trabajo

Ya sean gerentes de proyecto, asesores legales o jefes de departamento, determinen quién debe aprobar los documentos. Establezca siempre roles, responsabilidades y expectativas claras para cada responsable en el proceso de aprobación.

También es importante especificar los criterios de aprobación para aspectos como el cumplimiento, la precisión del proyecto y las particularidades específicas del sector. Puede utilizar la automatización del flujo de trabajo de documentos para optimizar el proceso de aprobación.

5. Establecer políticas de retención

Crear un estándar sobre cuánto tiempo deben conservarse los documentos dentro del sistema, en función de variables como los requisitos legales y las necesidades comerciales cambiantes.

Para garantizar que la información no se pierda, establezca un proceso para archivar y eliminar documentos. Por ejemplo, los plazos, como la finalización de un hito específico, pueden ayudar a determinar cuándo ciertos archivos dejan de ser relevantes. Recuerde revisar y actualizar periódicamente las políticas de retención de documentos para mantener la seguridad y evitar posibles pérdidas de datos.

Gestione su proceso de flujo de trabajo de documentos con eficiencia y confianza

Invertir en un sistema robusto de gestión de flujo de trabajo documental le permite mantener la eficiencia y la eficacia al gestionar grandes volúmenes de documentos. La cantidad de documentos que manejan la mayoría de las organizaciones hoy en día supera con creces lo que se puede gestionar manualmente. Un sistema de gestión de flujo de trabajo documental es crucial para la productividad, la superación de desafíos y el logro de nuevos objetivos empresariales.

A medida que configura su sistema DMW y DMS, revise los pasos y componentes descritos anteriormente para crear flujos de trabajo que respalden resultados positivos para su negocio.