Horizontes de la inteligencia artificial en la archivística: retos para América Latina

Horizontes de la inteligencia artificial en la archivística: retos para América Latina
https://www.ica.org/app/uploads/2024/08/Conferencia__compressed.pdf
Magister Carlos Alberto Zapata (colombia)

TRANSFORMANDO EL TORNO ACTUAL

La función archivística en América Latina, incluyendo la gestión documental, sigue basándose en gran medida en actividades manuales que requieren todavía una alta intervención humana para el desarrollo de los procesos archivísticos

ESTANDARIZACIÓN DE LAS PRÁCTICAS ARCHIVÍSTICAS

Los diferentes procesos de la función archivística se caracterizan por un alto nivel de estandarización (normalización y parametrización), debido a la naturaleza de las operaciones que se llevan a cabo para desarrollarlos.

ENTORNO ACTUAL 

La gestión documental se encuentra aún en un proceso de transición hacia la completa digitalización -entendida en su sentido más amplio- lo cual facilita planificar adecuadamente el proceso de transformación digital.

A TENER EN CUENTA

• El nivel de desarrollo de la función archivística requiere atender de manera simultánea tres frentes:
• La organización de archivos físicos con el predominio del papel, para lo cual se necesitan las competencias tradicionales por parte de los archivistas.
• La transición hacia un modelo basado en la gestión de los documentos electrónico con una preocupación por la preservación digital, combina operaciones manuales y automatizadas
• El aumento del volumen de datos, estructurados y no estructurados, que supera las capacidades de intervención humana en varios de los procesos de la función archivística.
• El volumen de información histórica acumulada, que no ha podido ser procesada por falta de recurso humano, se puede atender mediante procesos de IA.
• La IA reemplazará tanto operaciones manuales como intelectuales que hoy son realizadas por los archivistas, por lo cual es necesario abordar nuevos campos de trabajo profesional.
• La IA permitirá procesar altos volúmenes de información en corto tiempo, mejorando no solo la eficiencia sino la calidad de la operaciones llevadas a cabo.

LIMITACIONES PARA EL USO DE LA IA EN AMÉRICA LATINA

• No hay esquemas de metadatos estandarizados
• Dificultad para integrar diferentes sistemas de gestión documental
• Deficiente marco normativo y regulatorio
• Restricciones económicas y de capacidades profesionales

GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

• Parametrización de los tipos documentales para asociarlos a las series y subseries documentales Automatización
• La IA posibilitará que los documentos se clasifiquen de forma automática dentro de la categoría del esquema de clasificación correspondiente y se asocien a un expediente previamente creado. Clasificación automática
• La IA podrá llevar a cabo el proceso de archivado de los documentos en el expediente, sin necesidad de intervención humana.
• Protección de datos personales
• Mejoras en os proceso de anonimización y seudonimización de datos personales
• Organización de documentos electrónicos
• La IA posibilitará que los documentos electrónicos dispersos se puedan reunir a partir de las agrupaciones documentales previamente definidas en los cuadros de clasificación
• Aplicación de políticas de retención
• La IA llevará a cabo el proceso de archivado de los documentos en el expediente, sin necesidad de intervención humana.
• La automatización inteligente (IA) está revolucionando el campo de los archivos al ofrecer tecnologías y herramientas avanzadas para optimizar los procesos de gestión de documentos.
• La IA puede mejorar significativamente la eficiencia, la precisión y el cumplimiento en el manejo de documentos de archivo. 
• Con algoritmos impulsados por IA y capacidades de aprendizaje automático, los archivos podrán administrar y preservar documentos de manera efectiva al tiempo que garantizan el acceso y la recuperación adecuados 

Algunas aplicaciones de la IA

• La IA se puede utilizar para clasificar, archivar y organizar documentos, facilitando su conservación (archivado) así como la búsqueda y recuperación de información. 
• Al utilizar IA, los sistemas de gestión de documentos pueden identificar y extraer automáticamente datos de los documentos, reduciendo el esfuerzo manual y aumentando la eficiencia. 
• La IA también puede ayudar a detectar y prevenir el fraude y el acceso no autorizado a documentos clasificados o reservados 
• La IA puede facilitar el trabajo previo a la elaboración de cuadros de clasificación documental

CÓMO PREPARARNOS?

• COMPETENCIAS Para llevar a cabo procesos de innovación con IA en el ámbito de la gestión documental se requieren nuevas competencias de los archivistas . 
• PROCESOS Se requieren llevar a cabo procesos previos en materia de gestión documental que faciliten el uso de la IA. 
• PERFILES Será necesario adecuar los perfiles de formación y de los cargos en las empresas para que se pueda potenciar el uso de la IA en gestión documental.

HORIZONTES PARA AMÉRICA LATINA

Es imperativo trabajar con los archivos nacionales en la regulación de la IA, en particular para evitar los posibles abusos de esta tecnología en diferentes campos. En el campo archivístico se propone: 

• Iniciar proyectos pilotos de IA que permitan evaluar su potencial § Adelantar procesos de capacitación al personal del archivo.
• Implementar procesos archivísticos para archivar los algoritmos usados por la IA.
•  Anticipar los riesgos derivados del uso de la IA frente a posibles afectaciones al patrimonio archivístico digital. 
• Promover iniciativas para que los organismos públicos, divulguen las iniciativas de uso de la IA y que la memoria documental de dichas iniciativas se puedan reunir en los archivos públicos
• La IA puede ayudar a la identificación de duplicados de documentos en repositorios, a partir de la búsqueda en el etiquetado de los documentos en función de su contenido y metadatos.  
• Capacidades inteligentes de búsqueda y recuperación, que permiten a los usuarios encontrar documentos e información relevantes de manera más eficiente.  
• Procesos automatizados de retención y disposición de documentos, asegurando el cumplimiento de las regulaciones.  I
• dentificación y protección de información sensible dentro de documentos.  
• Análisis predictivo para mejorar las estrategias de selección de expedientes al interior de las series documentales.

HORIZONTES DE LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL EN LA ARCHIVÍSTICA

Algunas de las tendencias clave en las aplicaciones de IA dentro del campo de la gestión de documentos: 

• Algoritmos de aprendizaje automático para analizar y clasificar documentos. 

• Mayor automatización en la clasificación y categorización de documentos. 

• Análisis de datos mejorados para la toma de decisiones 

• Procesos simplificados para la retención y disposición de documentos. 

• Extracción inteligente de metadatos para una gestión precisa de documentos

EL FUTURO INMEDIATO

Actualizar los planes de estudio en archivística, incorporando nuevas asignaturas así como nuevas ofertas de formación a través de cursos de actualización y programas de posgrado en éstas y otras áreas emergentes.

A pesar de que ciertos tipos de trabajos archivísticos serán realizados con la ayuda de la IA, también existen enormes posibilidades de ampliar las oportunidades laborales de los archivistas

Es obligatorio adquirir conocimientos en este campo, que les permitan a los archivistas contribuir a planificar los procesos que utilizarán este tipo de avances tecnológicos

HORIZONTES DE LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL EN LA ARCHIVÍSTICA

Algoritmos de aprendizaje automático para la detección de anomalías y la prevención del fraude

IA para la autenticidad e integridad

Etiquetado inteligente y extracción de metadatos para asegurar la autenticidad de documentos.

Capacidades de archivado de los algoritmos para asegurar la trazabilidad de los registros.

“Para que las máquinas aprendan a realizar los procesos de la función archivística y las nuevas actividades que demanda la gestión documental electrónica, se requieren archivistas que les enseñen"

Con el uso cada vez mayor de la Inteligencia Artificial en la gestión de documentos, son crecientes las preocupaciones sobre las implicaciones legales y regulatorias. 

Se debe cumplir con las leyes de protección de datos, las regulaciones de privacidad y los requisitos específicos de la industria al implementar sistemas de gestión de documentos basados en el uso de la IA

UN FUTURO INCIERTO?

No obstante que las aplicaciones de la IA en la gestión documental están a la vuelta de la esquina, su masificación aún no pondrá en riesgo, al menos en el corto plazo, a la archivística como profesión