La Clasificación de documentos electrónicos

Clasificación Documental Electrónica

Lic. Carmen Marín

Generada por IA de Google, basada en los promts sugeridos y con las correcciones del caso

El concepto teórico como en el resto de disciplinas documentales, es que la clasificación es la fase del tratamiento documental que tiene por objeto el análisis de la información contenida en un fondo de archivo y su estructuración conceptual en un sistema objetivo y estable de clases y categorías de las familias de documentos competenciales y funcionales administrativas.

Clasificar es separar, diferenciar, distinguir o dividir un conjunto de elementos de la misma composición (sujetos productores, títulos de serie, funciones) en clases, grupos o categorías, efectuando las subdivisiones que sean convenientes. Es analizar un todo, una realidad, la información transmitida por un fondo documental, distinguiendo y separando cada una de sus partes hasta llegar a conocer sus principios o elementos, las unidades básicas de clasificación. 

La clasificación de documentos electrónicos en el contexto archivístico es el proceso de organizar y agrupar archivos digitales en categorías lógicas para facilitar su búsqueda, gestión y análisis. Aunque los documentos sean electrónicos, los criterios de clasificación suelen ser los mismos que se aplican a los documentos físicos, pero utilizando los mecanismos a disposición que presentan los sofware para agilizar y optimizar el proceso.

Proceso de clasificación

El proceso para clasificar documentos electrónicos es similar al de los documentos tradicionales y se puede automatizar con software especializado.

• Identificación de las series documentales: Se identifican las categorías o series de documentos que componen el archivo, basándose en la estructura orgánica y funcional de la entidad que los produce.
• Por estructura orgánica
• Por funciones o acciones
• Por asunto o materia
• Asignación de metadatos: Se diseñan metadatos, que son datos sobre el documento (autor, fecha, tema, tipo), para describir la información contenida en los archivos y las relaciones entre ellos.
• Almacenamiento en sistemas de gestión: Los documentos se almacenan en un sistema de gestión documental electrónico, que facilita la búsqueda, el acceso y la conservación a largo plazo.

Tipos de clasificación

La clasificación de los documentos electrónicos puede basarse en diferentes parámetros, que se combinan para lograr una organización más eficiente.

 
Según su contenido y propósito: 

• Documentos de texto: Archivos de procesamiento de texto como informes, cartas, contratos y solicitudes.
• Documentos legales: Archivos con valor jurídico como contratos, actas y escrituras.
• Registros de personal: Documentos relacionados con los empleados, como currículums y expedientes.
• Documentos financieros: Registros como facturas, nóminas y comprobantes de gasto.
• Comunicaciones internas: Mensajes, memorandos y otros documentos de intercambio de información interna.

 Según los criterios de ordenación: 

• Alfabética: Organización por el nombre de una persona, asunto o palabra clave.
• Numérica: Organización mediante un sistema de numeración secuencial.
• Cronológica: Organización por la fecha de creación o recepción del documento.
• Geográfica: Organización por ubicación, como país, región o ciudad.
• Temática: Organización por asunto o tema específico.
• Alfanumérica: Combinación de números y letras para una clasificación más detallada.

Importancia de la clasificación

Una clasificación de documentos electrónicos bien estructurada es fundamental para:

• Mayor eficiencia: Facilita la búsqueda y recuperación de la información, ya que los documentos están almacenados en bases de datos que permiten búsquedas efectivas.
• Reducción de costos: Elimina la necesidad de infraestructura física para almacenar papel y reduce los gastos relacionados.
• Gestión del ciclo de vida: Permite administrar el ciclo completo del documento, desde su creación hasta su archivo final o destrucción.
• Conservación: Asegura la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, cumpliendo con las normativas legales.

Como clasificarías los documentos electrónicos producidos en una empresa que posee un organigrama con unidades administrativas

Comencemos por definir ¿qué es un Cuadro de Clasificación Documental o CCD?

 
El cuadro de clasificación documental ccd es un instrumento archivístico que organiza jerarquiza y estructura los documentos de una organización según las funciones y actividades que los generan su objetivo es facilitar la identificación acceso conservación y disposición de los documentos tanto en formato físico como digital garantizando su gestión eficiente y el cumplimiento de normativas archivísticas y legales este cuadro establece una relación Clara entre las funciones procesos series y subseries documentales permitiendo su clasificación y recuperación de manera lógica y estructurada

Para clasificar los documentos electrónicos de una empresa con una estructura organizativa definida, la estrategia más efectiva es basarse en el organigrama y crear un cuadro de clasificación documental (CCD) que refleje las funciones y actividades de cada unidad administrativa. Este método, de enfoque archivístico, asegura que la organización de los documentos se adapte a la estructura y los procesos de la empresa.

 

Metodología para la clasificación por organigrama

La creación del cuadro de clasificación se desarrolla de forma jerárquica, de lo general a lo particular, siguiendo estos pasos:

1. Identificación de las unidades administrativas: Se analizan las divisiones principales del organigrama (por ejemplo, Gerencia, Departamento de Recursos Humanos, Departamento Financiero, etc.).
2. Definición de las series documentales: Para cada unidad, se identifican las funciones o actividades que desempeñan de manera regular (por ejemplo, la función de "Contratación de personal" en el Departamento de Recursos Humanos).
3. Identificación de los tipos documentales: Dentro de cada serie, se especifican los tipos de documentos concretos que se generan (por ejemplo, "Contratos", "Currículos", "Evaluaciones de desempeño").
4. Asignación de códigos: Se crea un sistema de codificación alfanumérico que refleje la jerarquía, facilitando la identificación y recuperación de los documentos.
5. Elaboración de expedientes electrónicos: La clasificación se materializa en expedientes, que son agrupaciones de documentos relacionadas con un mismo asunto y producidas por la misma unidad administrativa.

Ejemplo de estructura de clasificación

A continuación se presenta un ejemplo simplificado de cómo se vería la estructura de clasificación, aplicando esta metodología:

Nivel 1: Unidad Administrativa	Nivel 2: Serie Documental (Función)	Nivel 3: Tipo Documental (Expediente)	Código de ejemplo
Gerencia	Planeación estratégica	Plan de negocios	G-01-01
		Informes de resultados	G-01-02
	Gestión de proyectos	Propuestas de proyectos	G-02-01
		Seguimiento y cierre de proyectos	G-02-02
Recursos Humanos	Contratación de personal	Convocatorias y currículos	RH-01-01
		Expedientes de personal	RH-01-02
	Gestión de nómina	Nóminas y prestaciones	RH-02-01
		Licencias y vacaciones	RH-02-02
Finanzas	Contabilidad	Facturas de compra	F-01-01
		Estados financieros	F-01-02
	Tesorería	Comprobantes de pago	F-02-01
		Conciliaciones bancarias	F-02-02

Implementación en sistemas de gestión documental (SGD) 

Para gestionar los documentos electrónicos, esta estructura de clasificación debe ser la base para configurar las carpetas, metadatos y permisos en un SGD.

1. Estructura de carpetas: El árbol de carpetas del sistema replicará el organigrama y las series documentales, haciendo la navegación intuitiva.
2. Metadatos: Cada documento se etiquetará con los metadatos correspondientes a su unidad administrativa, serie documental, fecha, autor y otros atributos relevantes. Los metadatos permiten búsquedas eficientes y garantizan el vínculo archivístico de los documentos.
3. Permisos de acceso: Se pueden definir permisos de acceso basados en la estructura del organigrama, de modo que solo los usuarios autorizados de cada unidad administrativa puedan acceder a ciertos expedientes.

Beneficios

1. Control y trazabilidad: Permite un seguimiento preciso de la producción y el uso de los documentos dentro de la empresa.
2. Consistencia: Asegura que todos los empleados clasifiquen los documentos de la misma manera, estandarizando los procesos.
3. Eficiencia en la búsqueda: La estructura lógica basada en las funciones y responsabilidades de las unidades facilita la recuperación rápida de la información.
4. Cumplimiento normativo: Ayuda a gestionar la retención y disposición de los documentos según su valor y el marco legal aplicable.