Trazabilidad Documental

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Lic. Carmen Marín

La trazabilidad documental es la capacidad de una organización para registrar, identificar y seguir el ciclo de vida completo de un documento, desde su creación o recepción hasta su archivo o eliminación. Esto implica llevar un registro detallado de todas las interacciones, modificaciones y movimientos de la información. En esencia, es la supervisión minuciosa de cada paso que da un documento.

Importancia de la trazabilidad documental

La trazabilidad documental es fundamental para las empresas por varias razones:

Cumplimiento normativo: Es vital en sectores regulados, como el farmacéutico y el financiero, donde el cumplimiento de la normativa es estricto. Permite demostrar que se han seguido los procedimientos correctos.
Prevención de fraude: Ayuda a prevenir el fraude y a garantizar la autenticidad de los documentos, ya que se puede rastrear cualquier alteración.
Mejora de la eficiencia: Optimiza los flujos de trabajo al proporcionar transparencia en cada etapa del proceso, lo que puede aumentar la eficiencia y reducir los costos.
Calidad y seguridad: Permite verificar que un documento cumpla con los estándares de calidad requeridos.
Mitigación de riesgos: Identifica rápidamente el origen de cualquier problema o error, lo que minimiza los riesgos.
Colaboración eficaz: Facilita la colaboración al tener un registro claro de quién hizo qué y cuándo, lo que evita la confusión sobre versiones y responsabilidades.
Ubicación exacta: Permite ubicar el documento de manera exacta en su trayectoria o curso

Proceso de trazabilidad documental

El proceso de trazabilidad se puede dividir en las siguientes etapas clave:

Creación y recepción: El proceso comienza cuando un documento es creado o recibido. En este punto, se registra su origen, la fecha y hora, y el creador.
Control de versiones: Se registran todas las modificaciones hechas al documento. Un buen sistema de trazabilidad guarda un historial de versiones, indicando quién hizo los cambios, qué cambios se hicieron y en qué momento. Esto permite retroceder a versiones anteriores si es necesario.
Seguimiento de accesos: Se registra quién ha accedido al documento, cuándo y desde dónde. Este registro es crucial para la seguridad y la auditoría.
Flujos de trabajo y distribución: El sistema documenta el movimiento del documento a través de los diferentes departamentos o etapas de un proceso. Se registran las aprobaciones, revisiones o rechazos.
Archivo y disposición: Finalmente, se registra cuándo el documento se archiva o se elimina de acuerdo con las políticas de retención. En sistemas archivísticos, esta etapa es especialmente rigurosa.

Herramientas para la trazabilidad documental

Varias herramientas y tecnologías facilitan la trazabilidad en la gestión de archivos electrónicos:

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA): Estos sistemas están diseñados específicamente para garantizar una trazabilidad rigurosa al no permitir la modificación de documentos una vez que se declaran como de archivo.
Sistemas de Gestión Documental (DMS): Plataformas como DocuWare ofrecen herramientas para la automatización de flujos de trabajo, el control de versiones y el seguimiento de documentos.
Plataformas de colaboración: Servicios en la nube como Microsoft SharePoint permiten rastrear y gestionar el ciclo de vida de los documentos.
Protocolos y estándares: Algunos protocolos de gestión documental, como los que se basan en las directrices del Archivo General de la Nación de Colombia, establecen los estándares para la creación y el tratamiento de documentos electrónicos para asegurar su autenticidad y fiabilidad.

Protocolos y mejores prácticas

Para garantizar una trazabilidad efectiva, se recomienda seguir estos protocolos:

Identificación única: Asigne un identificador único a cada documento desde su creación para facilitar su seguimiento.
Auditoría constante: Realice auditorías periódicas del registro de trazabilidad para asegurarse de que todos los movimientos y cambios se registran correctamente.
Permisos de acceso: Utilice controles de acceso robustos para limitar quién puede ver, modificar o eliminar documentos, reduciendo el riesgo de cambios no autorizados.
Automatización: Implemente sistemas automatizados para registrar cada evento en el ciclo de vida del documento. Esto minimiza los errores humanos y garantiza un registro completo.
Políticas de conservación: Establezca políticas claras para la retención y eliminación de documentos, cumpliendo con la normativa aplicable.

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