El Documento Digital de Archivo
>> jueves, 13 de noviembre de 2025
¿Qué es un documento digital de archivo?,
Lic. Carmen Marín
En el contexto actual, la información se articula y reside en el documento digital, un soporte diseñado intrínsecamente para la gestión electrónica. Esta transición no solo optimiza y dinamiza los flujos operativos de manejo de datos, sino que también garantiza la integración funcional de los procesos administrativos y organizacionales, insertándolos de lleno en la acelerada dinámica del ecosistema tecnológico global.
A continuación expondremos algunos puntos importantes para la comprensión del tema:
La diferencia principal radica en el origen y el propósito de su existencia dentro de un proceso:
| Concepto | Documento Digital | Documento Electrónico |
| Definición General | Un archivo en formato legible por computadora. Es una representación digital de información. | Un documento que participa de manera activa en un proceso o flujo de trabajo automatizado. |
| Origen Común | Puede ser un documento que nace en digital (creado en Word), o un documento digitalizado (escaneado de un original en papel). | Nace y se gestiona exclusivamente en el entorno electrónico (ej. un formulario web, un email de confirmación, una factura generada automáticamente). |
| Énfasis Archivístico | Énfasis en el soporte y la lectura. Es el formato de la información. | Énfasis en el proceso y la funcionalidad. Es la evidencia de la actividad. |
| Ejemplo | La imagen (PDF o JPEG) de una antigua acta de nacimiento (que fue escaneada). | Una solicitud de vacaciones enviada y aprobada a través de un sistema de RR.HH. (que lleva metadatos de aprobación, tiempo, y firma electrónica). |
Digital y Electrónico describen el soporte y los medios que permiten su existencia ("producido, tratado, y conservado por medios electrónicos o informáticos").
El término Documento Electrónico de Archivo (DEA) o Documento Digital de Archivo (DDA) se refiere, por lo general, a aquel que cumple con la condición de ser evidencia de una actividad y que ha sido gestionado dentro de un sistema para garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo.
En la práctica, muchos profesionales usan Documento Electrónico para enfatizar que el documento no solo está en formato de computadora, sino que está integrado en los sistemas de gestión y cumple con los requisitos legales y funcionales de un documento de archivo.
El término Documento Electrónico de Archivo (DEA) o Documento Digital de Archivo (DDA) se refiere, por lo general, a aquel que cumple con la condición de ser evidencia de una actividad y que ha sido gestionado dentro de un sistema para garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo.
En la práctica, muchos profesionales usan Documento Electrónico para enfatizar que el documento no solo está en formato de computadora, sino que está integrado en los sistemas de gestión y cumple con los requisitos legales y funcionales de un documento de archivo.
El Documento Digital de Archivo
Un documento digital de archivo es aquel producido, tratado, y conservado por medios electrónicos o informáticos a lo largo de su ciclo de vida, que ha sido recibido o creado por una entidad o persona en el ejercicio de sus funciones o actividad, y que es considerado evidencia e información de valor para la organización.
Es fundamental que este documento cumpla con los principios archivísticos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad para ser considerado un verdadero documento de archivo.
Características Esenciales
Las características que definen a un documento digital desde la perspectiva archivística son:
Para la conservación a largo plazo, la Archivística prefiere formatos que aseguren la preservación y la accesibilidad futura. Se clasifican generalmente en:
1. Formatos Abiertos y Estándares (Ideales para Archivo)
Son aquellos cuyas especificaciones son de dominio público y que no dependen de un software o proveedor específico, facilitando la migración y la preservación.
Un documento digital de archivo es aquel producido, tratado, y conservado por medios electrónicos o informáticos a lo largo de su ciclo de vida, que ha sido recibido o creado por una entidad o persona en el ejercicio de sus funciones o actividad, y que es considerado evidencia e información de valor para la organización.
Es fundamental que este documento cumpla con los principios archivísticos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad para ser considerado un verdadero documento de archivo.
Características Esenciales
Las características que definen a un documento digital desde la perspectiva archivística son:
- Autenticidad: Garantía de que el documento es lo que dice ser y que fue creado o enviado por quien afirma haberlo hecho. Se mantiene mediante metadatos y firmas electrónicas.
- Fiabilidad (o Confiabilidad): Capacidad del documento para ser prueba fidedigna de la operación o actividad que documenta. Su contenido es completo y preciso.
- Integridad: El documento está completo e inalterado. No ha sufrido modificaciones no autorizadas desde su creación.
- Disponibilidad: El documento puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado por el usuario autorizado a lo largo del tiempo, independientemente de los cambios tecnológicos.
- Interrelación: El documento está vinculado a su contexto de creación (función, actividad, procedimiento) y a otros documentos relacionados a través de metadatos.
Para la conservación a largo plazo, la Archivística prefiere formatos que aseguren la preservación y la accesibilidad futura. Se clasifican generalmente en:
1. Formatos Abiertos y Estándares (Ideales para Archivo)
Son aquellos cuyas especificaciones son de dominio público y que no dependen de un software o proveedor específico, facilitando la migración y la preservación.
| Formato | Tipo de Contenido | Uso en Archivística |
| PDF/A (ISO 19005) | Texto, Gráficos | Estándar de facto para la preservación de documentos de texto e imagen estática. |
| ODT, ODS, ODP | Texto, Hoja de cálculo, Presentación | Formatos abiertos de la Open Document Format (ODF), alternativa a los formatos propietarios. |
| XML, JSON | Datos estructurados | Cruciales para la preservación de metadatos y bases de datos. |
| TIFF (sin compresión), JPEG 2000 | Imagen | Usados para la digitalización de originales y conservación de imágenes de alta calidad. |
Requieren software o licencias específicas, lo que puede complicar su acceso futuro (obsolescencia tecnológica).
- docx, .xlsx, .pptx: De Microsoft Office. Requieren software específico o conversores para su acceso futuro.
- .dwg, .psd: Formatos específicos para dibujo asistido por ordenador (CAD) y diseño gráfico.
Expediente Digital
El expediente digital (o electrónico) es la unidad documental compuesta por excelencia. Es un conjunto orgánico de documentos digitales relacionados entre sí que responden a un mismo trámite, procedimiento o actividad administrativa, y que han sido generados y gestionados de forma electrónica desde su origen.
Sus características claves son:
El archivo digital (o archivo electrónico) es el conjunto organizado de documentos digitales de archivo, reunido por una institución en el ejercicio de sus funciones.
El concepto de "archivo digital" tiene dos acepciones complementarias:
Para entenderlo fácilmente, usemos una analogía:
Metadatos son como el Pasaporte del Documento
Piensa en un pasaporte o en un carné de identidad. El pasaporte no es la persona, pero contiene la información esencial sobre la persona:
Las Funciones Vitales de los Metadatos en el Archivo
Los metadatos cumplen cuatro funciones esenciales, respondiendo a las necesidades fundamentales del archivista:
1. Garantizar la Autenticidad y Fiabilidad (La Prueba Legal)
4. Facilitar la Recuperación y Acceso (El Índice de Búsqueda)
Tipos de Metadatos (Para Archivistas)
Aunque para el usuario final solo ve el resultado, los metadatos se organizan en tres grandes grupos dentro del SGDEA:
El expediente digital (o electrónico) es la unidad documental compuesta por excelencia. Es un conjunto orgánico de documentos digitales relacionados entre sí que responden a un mismo trámite, procedimiento o actividad administrativa, y que han sido generados y gestionados de forma electrónica desde su origen.
Sus características claves son:
- Unidad Funcional: Aunque los documentos están separados físicamente, el expediente mantiene su cohesión lógica a través de metadatos que definen su estructura, orden y relaciones.
- Metadatos de Expediente: Posee metadatos que describen el expediente en su conjunto (título, fechas de apertura y cierre, responsable, estado del trámite, etc.).
- Foliado Digital: Para mantener el orden y la integridad, se utiliza un índice electrónico o un sistema de sellado de tiempo que garantiza la inmutabilidad y la secuencia de los documentos.
El archivo digital (o archivo electrónico) es el conjunto organizado de documentos digitales de archivo, reunido por una institución en el ejercicio de sus funciones.
El concepto de "archivo digital" tiene dos acepciones complementarias:
- El Conjunto de Documentos: El fondo documental en sí mismo, compuesto por la totalidad de los documentos y expedientes digitales generados, recibidos y conservados por la organización.
- El Sistema de Gestión (SGA): La infraestructura tecnológica y las políticas y procedimientos necesarios para la gestión, administración, conservación y acceso de esos documentos digitales a lo largo del tiempo. Este sistema es conocido en Archivística como Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).
- Asegurar la Cadena de Custodia: Garantizar que el documento se gestiona de forma controlada desde su creación hasta su disposición final.
- Aplicar las Tablas de Retención Documental: Ejecutar la transferencia, valoración y eliminación de los documentos de forma automática y reglementada.
- Garantizar la Preservación Digital: Mantener la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos a largo plazo a pesar de la obsolescencia tecnológica.
¿Qué son los Metadatos? (El "Dato sobre el Dato")
Para entenderlo fácilmente, usemos una analogía:
Metadatos son como el Pasaporte del Documento
Piensa en un pasaporte o en un carné de identidad. El pasaporte no es la persona, pero contiene la información esencial sobre la persona:
| Si el documento es la Persona... | El Pasaporte (Metadato) es la información sobre... |
| El contenido (el cuerpo de la carta) | Quién lo hizo (el autor/creador). |
| El formato (PDF, Word) | Cuándo se hizo (la fecha y hora de creación). |
| El documento en sí | Para qué se hizo (el trámite o la función a la que pertenece). |
| La foto y los sellos | Si es auténtico (la firma electrónica que lo valida). |
Las Funciones Vitales de los Metadatos en el Archivo
Los metadatos cumplen cuatro funciones esenciales, respondiendo a las necesidades fundamentales del archivista:
1. Garantizar la Autenticidad y Fiabilidad (La Prueba Legal)
- El metadato es lo que le dice a un juez o a un auditor que el documento es legítimo y no ha sido alterado.
- Ejemplo de Metadato: La firma electrónica y el sello de tiempo (que registra la hora exacta de creación).
- Función: Prueban quién creó el documento, cuándo y aseguran que no se ha modificado desde ese momento. Sin estos metadatos, cualquier archivo digital podría ser una falsificación, perdiendo su valor legal.
- Un documento de archivo no puede estar "suelto". Debe estar vinculado a la función o el trámite que lo generó.
- Ejemplo de Metadato: El código del Expediente Digital al que pertenece, el nombre del procedimiento administrativo (ej: "Convocatoria de Subvenciones 2024").
- Función: Mantiene la cohesión lógica del archivo. Permite saber por qué existe ese documento y cuál fue el contexto de la actividad que lo originó, incluso si la información se mueve de un sistema a otro.
- Los programas y formatos cambian constantemente. Un archivo creado hoy podría ser ilegible en 20 años.
- Ejemplo de Metadato: La descripción del formato original (ej: application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document - Word DOCX) y el historial de migraciones (ej: "Migrado de DOCX a PDF/A el 15/05/2030").
- Función: Informan al sistema de archivo sobre cómo abrir y leer el documento en el futuro. Permiten planificar las acciones de conservación (como las conversiones de formato), garantizando que el documento siga siendo accesible dentro de 50 años.
4. Facilitar la Recuperación y Acceso (El Índice de Búsqueda)
- Sin metadatos, sería como tener millones de documentos digitales sin índice; no podrías encontrar nada.
- Ejemplo de Metadato: El título, el asunto, el autor y las palabras clave (o tesauros).
- Función: Hacen posible la búsqueda precisa. Permiten que un usuario autorizado encuentre el documento buscando por "Asunto: Pago de nóminas", "Autor: Juan Pérez" o "Fecha: 2023", sin tener que leer el contenido de cada archivo.
Aunque para el usuario final solo ve el resultado, los metadatos se organizan en tres grandes grupos dentro del SGDEA:
- Metadatos Descriptivos: Son los que usamos para identificar y buscar (Título, Asunto, Fechas, Palabras clave, Autor). Son como la ficha de un libro en una biblioteca.
- Metadatos Estructurales: Muestran la relación entre las partes del documento. Por ejemplo, indican qué páginas o anexos pertenecen a un documento, o cómo se ensamblan varios documentos para formar un Expediente Digital.
- Metadatos Administrativos/de Preservación: Detallan la gestión y la custodia del documento (Formato del archivo, Seguridad, Derechos de acceso, Tablas de Retención Documental, Historial de cambios y migraciones).
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