LEY ESTATAL DE ARCHIVOS PARA SINALOA

>>  viernes, 7 de septiembre de 2012

La Ley Estatal de Archivos, una pisada a la modernidad
http://www.noroeste.com.mx/ 06/09/2012

A los archivos públicos hay que verlos como un instrumento de transparencia y rendición de cuentas, además, de darles la categoría jurídica y presupuestal para digitalizarlos

"La Soberanía emana inmediatamente del Pueblo, el que sólo quiere depositarla en sus representantes. . . . que deben ser sujetos sabios y de probidad".
Morelos

Compromiso de la LX Legislatura de Sinaloa es "sacar" adelante le Ley Estatal de Archivos. Lo ha mostrado en hechos; pero falta la decisión de convocar a la consulta, no tanto de la sociedad en general ni de los gremios, así laborales, políticos o empresariales, sino a quienes por años han trabajado en el rescate de los documentos públicos.

Algo se ha avanzado en la generación de repositorios para los documentos históricos, y de ello podría hablarse con amplitud de sus éxitos y de sus tropiezos. Pero hoy día, el sentir de la administración pública, y no menos los sectores sociales, es otro, dado que, por una parte cada vez es más exigible la rendición de las cuentas públicas, y por otra la tecnología impone acciones aceleradas para innovar las relaciones públicas y sociales, a la par que la población urbana crece, como en una carrera de obstáculos sin fin, compitiendo, sobre todo, con las técnicas informáticas.

El problema de emitir una Ley de Archivos, más que de disposición legislativa, es lo que en su entorno ha de generarse, toda vez, que, aunado al valor histórico y documental de éstos, el principal escollo está en adecuar todo el marco jurídico, desde la Constitución Política misma del Estado, y, sobre todo, en la reordenación funcional de las estructuras operativas con que ahora el Estado se esfuerza en cumplir sus funciones.

Archivos históricos, sí; más los administrativos

De origen, la Ley tiene que ponderar, como factor prioritario, la distinción entre los archivos históricos y los administrativos. Los históricos, quizás, presenten menos problemas, porque son de suyo abiertos y consultables en todo tiempo; los administrativos no tanto, porque, en primer lugar, son de generación inmediata y de vigencias inacabadas, de los cuales los servidores públicos tiene que nutrirse para la toma de decisiones.

Por inercia y una mala entendida función de los archivos administrativos, durante un tiempo éstos se tiraban o desechaban al término de un período de gobierno; esto permitió la ausencia de información y, por supuesto, la ineficiencia, dado que los nuevos funcionarios, ignorando su existencia, convertían sus funciones en decisiones meramente políticas o personales, por el sólo hecho de la autoridad que les deba el cargo.

El siguiente paso fue acumular los documentos sin orden alguno, sin clasificación, sin análisis de sus contenidos, y por lo mismo predominó durante años el mote de "archivos muertos". Hubo un tiempo, incluso, que los fabricantes de envases o cajas para la guarda documental, así les llamaban y comercializaban, es decir: cajas para "archivos muertos". Por supuesto, ningún interés había en que los responsables de la guarda archivística fueran personas capaces para el puesto, y a éste iban como celdas de castigo, sin ningún conocimiento de su responsabilidad.

Consensos con los que saben, no con políticos

Hoy día, las cosas parecen cambiar. Se cuenta ya con personal especializado --poco para la magnitud de acciones que la Ley habrá de generar--; se tiene mayor conciencia en la importancia de la conservación y ordenación de los documentos públicos, y, particularmente, son ahora instrumentos inexcusables para respaldar los procesos de las cuentas públicas y la transparencia informativa.

A esta pléyade de osados promotores de la dignificación archivística, habrá que recurrir para la elaboración de cualquier diseño o inciativa de Ley sobre Archivos. Por fortuna, ya hay experiencias local y nacional para abrevar no solamente la normatividad idónea para cada caso, sino para conocer los resultados y ponderar ventajas y desventajas.

En una primera incursión en busca de este tipo de experiencias, se sabe que 26 estados cuentan con leyes de archivos; seis, entre ellos Sinaloa, no la tienen. Algunas leyes fueron dictadas desde 1986, es decir, desde hace 26 años. Pero lo más destacable es que recientemente se incluyó, en el artículo 6° constitucional, la obligación de los tres niveles de gobierno (federal, estatal y municipal) de conservar y ordenar los archivos públicos para luego "subirlos" a la consulta informática.

Los escollos se pueden superar, sin problemas

Dos escollos parecieran retrasar la expedición de la Ley:

--Uno.- El riesgo que los políticos pudieran no querer jugar, con que la documentación oficial sea conocida y les limite su modo personal y cultural de entender los archivos.

--Dos.- Entrar y adaptarse a las nuevas disposiciones constitucionales en la aplicación de la tecnología digital, quizás por costosa, por carecer de experiencia o, simplemente, para no incurrir en que ésta se convierta en un "frankestein" que agobie la convivencia humana.

En julio pasado vino a Culiacán, Jorge Nacif Mina, director académico de la Escuela Nacional de Archivística. Dictó una conferencia muy nutrida de información sobre La Importancia de los Archivos del Poder Legislativo como mecanismo de Rendición de Cuenta.

Lo que sigue fueron sus últimas recomendaciones:

--"Los archivos que no se consultan no tienen razón de existir y eso es muy importante que lo observemos en el derecho a la información.

--"¿Dónde converge, dónde se justifica la actividad archivística en la rendición de cuentas, en el derecho a la información y en la transparencia?; pues allí mismo, en los archivos.

--"Cuando a una determinada dependencia se le pide información, primero se deben conocer sus atribuciones. Si no la pueden dar, porque no la tienen, entonces ¿de qué sirve esa dependencia?

--"Porque la rendición de cuentas tiene que apoyarse en las atribuciones que han de perfilarse en un reglamento interior.

--"La transparencia es un juicio sobre como la dependencia cumplió con sus atribuciones.

--"Los archivos se organizan clasificando atribuciones y el papel que se juega en las funciones.

--"Tenemos que entender en el papel de las funciones, que el instrumento idóneo de la transparencia y la rendición de cuentas, son los archivos públicos".

Preceptos que deben incluirse en la Ley

Como corolario de lo anterior, habría que establecer las siguientes premisas, que bien pudieran abonar el proceso consultivo al que la Lagislatura tiene contemplado acudir cuando llegare la iniciativa formal de quien corresponda:

La Ley debe ser preceptiva y no casuística, para que pueda tener eficacia en todas instituciones gubernamentales, incluyendo los ayuntamientos.

La Ley tiene que alentar que en cada instancia de gobierno se hagan reglamentos según sus particularidades y capacidad de desarrollo.

La Ley tiene que ser muy clara en los alcances constitucionales que pide a los gobiernos obligados a digitalizar los documentos públicos para su consulta informática.

La Ley debe establecer las bases para que los archivos adquieran figura jurídica de bien público y se le puedan asignar recursos, particularmente en las demandas de modernización.

La Ley o las iniciativas respectivas deben ser resultado de consensos entre quienes se ocupan de dicho quehacer, y no ponderarlas desde las perspectivas de los partidos políticos.

La Ley debe contemplar, con las debidas salvedades, los archivos privados y los parroquiales como fórmula para su ponderación histórica.

La Ley ha de determinar las sanciones a quienes deliberadamente, por descuido o ignorancia, destruya los documentos públicos.

Igualmente, la Ley debe sancionar a quienes incumplan la preservación archivística en los casos que así se determine.

Asimismo, deben aplicarse correctivos a responsables de informar sobre los contenidos de los archivos que sean susceptibles de dominio público.

Finalmente, para los efectos de clasificar los archivos o documentos públicos como confidenciales o reservados, la Ley debe prever la creación de autoridades competentes debidamente reglamentas, sea por comisiones, mandatos o funciones específicas.

Cuanto se ha dicho, todo es posible. Como nunca, ahora la Legislatura cuenta con asesorías en la materia que podrán auxiliarla en su capacidad dictaminadora.<>

adrian.garcía@noroeste.com

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

ENTIDADES SIN  DE ARCHIVOS

--Chihuahua, Durango, Jalisco, Nuevo León, Sonora, Sinaloa, Baja California

LAS MÁS ANTIGUAS:

--Estado de México, 1986, Quintana Roo, 1986, Zacatecas, 1987, Tabasco, 1987, 

LAS MÁS RECIENTES:

--Nayarit, 2012, Tlaxcala, 2011, Campeche, 2010, 
(f/internet)

MARCO JURÍDICO

Reforma a la Constitución Política del Estado de Sinaloa para introducir la adición a la Constitución de la República, respecto del artículo 6° sobre documentos oficiales y la consulta informática.

Reforma o adición al artículo 121, del capítulo Municipio Libre, de la Constitución Política de Sinaloa para introducir en las funciones municipales la figura de los archivos públicos.

Reforma a la Ley de Acceso a la Información de Sinaloa, para hacerla congruente con sus fuentes básicas como son los archivos públicos.

Reforma a la Ley de Gobierno Municipal para precisar la implementación de los archivos públicos conforme lo prescribe la Constitución de la República.

Expedición de la Ley General de Archivos de Sinaloa.

06. Reformas a los reglamentos de archivos en vigor en los diversos municipios.

07. Adecuación de las diversas instancias responsables de los archivos para que los incluyan como elementos prioritarios en los procesos de entrega-recepción.

08. Iniciativa de ley para que en los procesos de presupuestación se establezca como un bien público, la dinámica archivística y pueda ser beneficiaria de las partidas asignadas a la cultura, la investigación y, sobre todo, como respaldo de la información pública y la transparencia.
Adrián García Cortés

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