Pilares de la gestión de documentos

Cuatro pilares de la gestión de documentos:
http://www.accountingweb.com/ 11/09/2013

Parte 1 - Interoperabilidad - empresa de contabilidad Tecnologías Trabajando Juntos

Cada firma de contabilidad es única. Independientemente de si una empresa opta por correr con su software corresponde o si ha reunido a un mejor ambiente de su clase, con una superposición de productos, servicios y tecnologías para gestionar el trabajo ya no es la excepción, es la norma. ¿Qué tan bien funcionan estos productos juntos se denomina "interoperabilidad".

El grado en que los mejores productos de su clase interoperar impactos del flujo de trabajo y la eficiencia. Un ejemplo de una empresa de contabilidad utilizando los mejores productos de su clase sería uno que trabaja con su programa de impuestos corresponde (por ejemplo, CCH, Thomson, etc) a la vez que la aplicación de diferentes programas informáticos para la gestión documental, el tiempo y la facturación y la nómina.

El movimiento de alejamiento de operar con solamente un producto horizontal se está discutiendo en toda la industria. Doug Sleeter habla chunkification masterización y el movimiento de las empresas lejos de tener un solo producto horizontal de toda la empresa.Sleeter también analiza cómo las empresas de hoy en día son la adición de software basado en la selección de la mejor solución para la función y el proceso, y cómo consultores de la industria deben tener control sobre cómo estos sistemas interactúan entre sí.

Mike Sabbatis, ex presidente y CEO de CCH Tax Accounting y América del Norte - Wolters Kluwer Fiscal y Contable, lleva un libro blanco mesa redonda 2013 y abarca el tema de la interoperabilidad. Sabbatis se unió en esta conversación por Randy Johnston, que analiza los beneficios de contar con sistemas de conectar y mover la información clave como un beneficio para cualquier empresa de contabilidad. Gail Perry, CPA, menciona sistemas eficaces de gestión de documentos son el pegamento que une a todos los otros sistemas de software en conjunto, y Darren raíz, CPA, CITP, CGMA, afirma cómo la interoperabilidad crítico es cuando las empresas utilizan las mejores soluciones de su clase.

Este movimiento hacia mejores soluciones de su clase se alimenta de deseos contadores "para aprovechar la mejor colección de potentes soluciones para su entorno único.Interoperabilidad en su máxima expresión se trata de dar una profunda funcionalidad e integración de procesos en todos los productos, servicios y tecnologías.

Preste atención a cómo las soluciones best-of-breed interoperan para asegurarse de que está haciendo las mejores decisiones para la empresa.


Parte 2 - Política y Normalización

Política y la normalización, el desarrollo de un proceso de toda la empresa consistente en todo el flujo de trabajo y gestión de documentos, conforman el segundo de los cuatro pilares que exploraremos en este documento, serie de artículos de gestión.

Política - las normas que regulan cómo una empresa gestiona el trabajo y los procesos de trabajo - es una necesidad y único para todas las empresas. Estandarización de un proceso de múltiples flujos de trabajo dentro de una empresa de contabilidad, con el objetivo final de la asignación de recursos con mayor eficacia, se ha convertido en la práctica magistral gestión de hoy entre los líderes de opinión.

Política varía en función de factores tales como tamaño de la empresa, la experiencia interna, área de práctica, y la tecnología que se utilice. En 2013 el Libro Blanco Doc.It 's, ¿Cómo una suite de gestión de documentos Transforma una empresa de contabilidad , Darren Root, CPA, CITP, CGMA, comentarios sobre las políticas escritas que permitan a las empresas a crecer de manera eficiente y eficaz.

Randy Johnston, presidente de Network Management Group Inc., también se pesa, y advirtió a las empresas a mirar por el incumplimiento para asegurar el costo de mantener las preferencias de pareja se destinan a la contratación y considerado en contra de compensación socio.

Tecnología blogger de Dave McClure escribe sobre el desarrollo de los procesos de toda la empresa consistentes en todo el flujo de trabajo. Términos McClure este desarrollo de la revolución de flujo de trabajo , lo que sugiere que se inició hace dos décadas con el concepto de "oficina sin papeles". Según McClure, la revolución de flujo de trabajo es sobre la definición de un proceso que se convierte en la política, el resultado de mezclar con éxito varios flujos de trabajo de impuestos, auditoría, nómina, contabilidad, etc, con el fin de eliminar los pasos y recursos innecesarios.

Sin una política por escrito y acordados, las diferencias en cómo los socios y el trabajo y los procesos de mango personal puede dar lugar a incoherencias en lo que se está haciendo para los clientes. Política va más allá de trabajo del cliente, sino que afecta a todos los aspectos de una empresa - desde la gestión empresarial a cómo se manejan y analizan a la de incorporación de nuevos empleados compromisos basados ​​en el valor, y se va tan lejos como todos los aspectos de la gestión de documentos. A pesar de que una empresa puede tener una política escrita, el cumplimiento de la política no puede venir fácil.Según Gail Perry, CPA, cuando todo el mundo se adhiere a la política, todos se beneficiarán de la eficiencia y la confianza. Esencialmente, todos los socios deben estar a bordo con la política escrita.

Discusiones asociadas en todo la política debe basarse en la determinación de la mejor manera, más eficiente de hacer las cosas. La tecnología puede tener un impacto político.Según Root, "cualquier proceso dado, no importa qué tan avanzado, es sólo un ciclo tecnológico de convertirse en irrelevante".

Al igual que los equipos de fiscales sostienen reuniones informativas anuales de impuestos, Johnston sugiere reuniones de política deberían ser de rutina, y la empresa también debe planear un flujo de trabajo anual y debriefing de gestión de documentos. Uno de los resultados de estas reuniones es una política por escrito que los resultados en materia de normalización.

La normalización es el de toda la empresa la adopción de procesos sistemáticos y de flujo de trabajo. Normalización se convierte en el subproducto de aprovechar la tecnología para desarrollar los procesos que dan lugar a menores costes operativos y la coherencia en la práctica (por ejemplo, archivos de denominación, organización de archivos y la retención, almacenamiento y entrega de documentos). Normalización es impactado por la tecnología y único para cada empresa, con base en el flujo de trabajo arraigado en las mejores prácticas de la industria y el cumplimiento normativo.

Normalización no termina cuando el trabajo se haya completado. Según Mike Sabbatis, ex presidente y CEO de CCH Tax Accounting y América del Norte - Wolters Kluwer Tax & Accounting, almacenamiento de documentos como archivos de formato de documento portátil (PDF) se asegure de que son independientes de la aplicación de software, hardware y sistemas operativos de código abierto que sea fácil de compartir. En última instancia, la normalización en el almacenamiento mediante el uso de archivos PDF asegura una fácil colaboración con una empresa y sus clientes.

Nota: Para obtener más información sobre la política y la normalización, la descarga ¿Cómo una suite de gestión de documentos Transforma una empresa de contabilidad .

Esté atento a la tercera parte de esta serie de cuatro artículos para la discusión de la economía del almacenamiento en la gestión de documentos.

Autor: Por Brock Philp, Presidente y CEO, Doc.It