Pequeñas empresas también necesitan un software de gestión de documentos

Software de gestión de documentos y de su pequeña empresa
http://www.firmology.com/11/09/2013

Gestión Digital de la creciente pila de documentos simplificada con un software útil

Casi todos los negocios están en el sol de ofertas con una montaña de papeles. Ciertas industrias tratan más que otros, pero con el tiempo su negocio está obligado a acumular un montón, ya sea de sólo digital o una combinación de copias en papel y archivos digitales.

Mientras que las pequeñas empresas sin duda no se ocupan de la misma cantidad de documentos que las empresas multinacionales, sino que también no tienen casi tantas personas para hacer frente a los documentos. Ahí es donde el software de gestión de documentos realmente puede ser útil para las pequeñas empresas.

Software de gestión documental no puede ser algo que usted es consciente de que un pequeño empresario, pero es casi seguro que algo que su empresa puede utilizar, especialmente si es sólo que el funcionamiento de su negocio.

¿Qué es el software de gestión de documentos?

Software de gestión documental es un programa que le permite almacenar, organizar , clasificar y recuperar los documentos relacionados con su negocio. Si bien ya se puede hacer eso con una serie de carpetas, hay algunos software de gestión documental razones trabaja de manera más eficiente, especialmente si usted está tratando con años y años de facturas, registros y datos de pago.

Búsqueda de Documentos

Al guardar los archivos en una serie de carpetas, lo más probable es guardar los documentos por tipo, cuando no se está usando un sistema de gestión de archivos. Eso está bien cuando tienes un puñado de documentos, pero cuando tienes cientos o miles y necesita recuperarlos rápidamente, es posible que no sea capaz de encontrar el archivo correcto. Localización de los archivos más antiguos se vuelve especialmente difícil cuando te ves obligado a ordenar a través de los documentos sin saber dónde, cómo o cuándo se guardan en el sistema.

Con el software de gestión de documentos, puede buscar documentos mediante el uso de metadatos que se pone en el documento cuando lo guarde. Por ejemplo, podría incluir la fecha de un trabajo terminado, el día se crea una factura, el nombre del cliente, o cualquier otro dato relevante. Lo mejor de todo, con los metadatos se pueden incluir varias etiquetas para que pueda buscar el mismo documento en una variedad de maneras diferentes y en realidad encontrarlo rápidamente, incluso si usted no recuerda todos los detalles del trabajo.

Se puede dar el lujo de gestión de documentos?

Muchos propietarios de pequeñas empresas se preocupan por mantener los costos bajos, y para algunos la idea de implementar software de gestión de documentos en sus sistemas los hace ver rojo-literal y figurativamente.

Mientras que algunos sistemas de gestión de documentos con parámetros complejos y funciones personalizadas pueden ser un poco caro, la mayoría de las pequeñas empresas no necesitan sistemas caros. En la mayoría de los casos, el más básico de software de gestión documental puede ser muy útil para almacenar, organizar y recuperar documentos.

Propietarios de pequeñas empresas a menudo no piensan que realmente necesita el software, hasta la gestión de documentos que tienen problemas para encontrar o recuperar un documento importante.Para algunos propietarios de negocios, esto puede resultar en una pérdida de negocio o resultar en busca profesional frente a clientes o proveedores.

La incorporación de software de gestión de documentos en su sistema también puede hacerlo más profesional en su trabajo y le permiten centrarse en conseguir y hacer su trabajo sin tener que ordenar a través de un sinfín de archivos de forma regular.