Cada hora guardada en la búsqueda de documentos perdidos equivale a dinero ahorrado

Gestión de documentos - no sólo para los peces grandes
http://www.cabume.co.uk/ 11/09/2013

Mayoría de las pequeñas empresas de alta tecnología están más que dispuestos a invertir en software de contabilidad para gestionar los activos financieros, ERP para la gestión de inventarios, o los sistemas de recursos humanos para administrar los activos humanos, pero cuando se trata de la gestión de sus activos de propiedad intelectual, que se inclinan a adoptar una "esperar lo mejor" enfoque.Esto es sorprendente teniendo en cuenta que la propiedad intelectual es la base de su negocio.

Las dos razones principales que no están dispuestos a considerar un sistema de gestión de documentos (DMS) son costo - DMS es a menudo percibida como un gasto innecesario - y el tiempo.

Sin embargo, si las pequeñas empresas tuvieran en cuenta que el trabajador promedio gasta una cantidad desproporcionada de tiempo (alrededor de un día a la semana de acuerdo con estimaciones de la industria), tratando de encontrar los documentos que necesitan para realizar su trabajo con éxito

La salida más cara para una pequeña empresa de alta tecnología es su nómina, recursos tan perdido es el gasto que no puede realmente permitirse. Tecnólogos capaces de generar productos e ideas innovadoras no son baratas y cada hora guardada en una búsqueda de documentos perdido equivale a dinero ahorrado.

Al tomar el tiempo para implementar un DMS, no sólo todo el personal tenga la información pertinente disponible en el tecleo de un ratón, todos los documentos y archivos generados estarían sincronizados y respaldados de forma automática, por lo que el riesgo de perder información valiosa se elimina . Además tendrían la gestión de archivos y la funcionalidad de control de versiones a su disposición, que son características importantes para fines de desarrollo de productos / software.

Además, los equipos ejecutivos serían capaces de sacar rápidamente reunir la información necesaria para los inversores para una reunión de la junta o como parte de un proceso de due diligence para fines de adquisición - clave para los dueños de negocios que quieren un factor en una estrategia de salida como parte de su compromiso a largo plazo planes de negocio.

Los beneficios de DMS para las empresas de alta tecnología más pequeñas son:


Ahorro de costes - que se miden en tiempo de búsqueda guardados y no de almacenamiento byte


Ahorro de tiempo - al asegurar la consistencia del proceso


Control de acceso - que resulta en una mayor seguridad, dando diferentes equipos de acceso a la información que necesitan y nada más


Acceso remoto - para facilitar las prácticas de trabajo en cualquier parte (importante para las empresas que no cuentan con el espacio normal de oficina)


Instalaciones de recuperación de desastres (DR) - por lo que es "business as usual" en el caso de la ocurrencia imprevista


Indicadores útiles - mejores análisis para marcar si un equipo o un proyecto se ha retrasado debido a la falta de información

DMS ya no es costoso de implementar y muchos proveedores ofrecen soluciones que son escalables, por lo que las empresas sólo tienen que comprar licencias que necesitan al principio, pero se puede ampliar fácilmente ya que su negocio se expande.

Si usted todavía cree DMS es un gasto innecesario, es posible que desee revisar.

Autor: Sue Hunt es Director de Marketing de Cognidox