Para entidades mercantiles y no mercantiles que lleven libros de actas y de socios en forma electrónica (Colombia)

>>  miércoles, 2 de julio de 2014

Cámaras de Comercio ya están efectuado registros de libros electrónicos de actas y socios
http://actualicese.com/ 02/07/2014


Desde el pasado mes de mayo de 2014, y de acuerdo con lo indicado por el Decreto 805 de abril de 2013 y las Circulares 01 de enero de 2014 y 04 de mayo de 2014 de la Superintendencia de industria y Comercio, las diferentes cámaras de comercio empezaron a ofrecer este servicio. En cada cámara los trámites para este proceso pueden terminar siendo muy diferentes.

Un año después de que el Gobierno nacional hubiera expedido el decreto 805 de abril de 2013 con las instrucciones para lo que sería el proceso de la inscripción en Cámaras de Comercio de los libros electrónicos de actas y de socios, y luego de que la Superintendencia de Industria y Comercio hubiera expedido sus Circulares 01 de enero 17 de 2014 y 04 de mayo 27 de 2014, las diferentes Cámaras de Comercio (como las deBogotá y Cali) empezaron a ofrecer desde mayo de 2014 el servicio para el registro de dichos libros y de los documentos con que se alimentarían.

En las Circulares de 2014 de la Superintendencia de industria y comercio antes mencionadas, dicha entidad dispuso que les entidades mercantiles y no mercantiles que opten por llevar sus libros de actas y de socios en forma electrónica lo tendrán que notificar de manera expresa a la respectiva Cámara.

Para ello, y en el caso por ejemplo de la Cámara de Comercio de Bogotá, lo que se indica en la zona especial del portal de internet de dicha entidad es que la entidad interesada en este servicio tendría que diligenciar primero y manualmente un “formato de inscripción” (que se descarga de dicho portal) y luego llevarlo físicamente hasta las sedes de dicha cámara donde será radicado y luego la propia Cámara le avisará vía correo electrónico de la aceptación del proceso para que el interesado de nuevo acuda a las sedes de la Cámara a hacer el pago de los derechos de inscripción del libro. En cambio, en el caso de la Cámara de Comercio de Cali, la zona especial del portal de dicha entidadsí tiene habilitado el proceso de solicitud de inscripción del libro electrónico mediante procesos que son enteramente virtuales.

Luego de que el libro electrónico esté inscrito en la respectiva Cámara de Comercio, lo que se indica en las Circulares de la Superintendencia de industria y comercio es lo siguiente:

a. En el caso del libro de actas de juntas de socios o accionistas, la entidad que inscribió el libro tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio por el termino de un (1) año los archivos electrónicos en donde consten las actas de dicho órgano los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. Adicionalmente, se debe elaborar una solicitud para asentar dicho archivo electrónico y dicha solicitud deberá estar suscrita digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.

b. En el caso del libro de socios o accionistas, la entidad que inscribió el libro tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio por el termino de un (1) año archivos electrónicos destinados a ese libro los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.

Una vez recibido el archivo, la Cámara también lo firmará digitalmente y se lo devolverá al correo electrónico de la entidad que había solicitado su registro con indicación de la fecha y hora en que fue remitido. Además, la Cámara en ese mismo correo deberá estar recordando la fecha en que se vencería la oportunidad para estar inscribiendo documentos electrónicos relacionados con cada libro.

En relación con ese proceso para la inscripción de las actas electrónicas, en el portal de la Cámara de Comercio de Bogotá se indica por ejemplo que el interesado tendría que ir hasta las sedes de la Cámara para radicar un formato denominado “formato de solicitud de conformación” (que se descarga en el portal de dicha Cámara) y el que indica el tipo de actas o documentos que quiere asentar. Luego de que se lo radiquen y revisen, le avisarán por correo electrónico que puede ir entonces otra vez a la sede de la Cámara a llevar las archivos digitales de las respectivas actas o documentos las cuales deberán estar elaboradas en formato PDF e incluyéndolas dentro de un CD o USB o DVD debidamente rotulado y no pesar más de 20 MB. Luego de recibido el documento, la Cámara de Comercio lo firmará digitalmente pero no se indica que la Cámara lo despacharía por correo electrónico sino que el interesado tendría que ir otra vez hasta la Cámara a que se lo entreguen.

Por su parte, la Cámara de Comercio de Cali, y para el mismo proceso de asentar las actas electrónicas, sí tiene otro tipo de plataforma donde varios de los pasos anteriores se pueden realizar virtualmente sin tener que ir tantas veces hasta la sede física de dicha entidad.

Visto lo anterior, queda claro que los interesados en el proceso de llevar sus libros de actas y de socios en forma electrónica van a tener que sujetarse a los estilos particulares con que cada Cámara del país decida prestarles este servicio.

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