Cómo librarse del sistema de carpetas tradicional para mejorar acceso a los documentos de la empresa

>>  sábado, 6 de junio de 2015

La era de las carpetas de la computadora está muerto - ahora deja de usarlos
http://www.information-age.com/ 06/06/2015

Durante décadas, los empleados han sido provistos de carpetas para gestionar archivos de negocios. Un modelo de almacenamiento jerárquico que complace a ese poco de obsesión por el control en todo el mundo - o no. 


Ellos son en realidad un poco antinatural. Enseñar a la gente la forma en que trabajan no fue una tarea fácil, pero la generación de más edad han crecido con nada más y que ahora están tan profundamente arraigado en la cultura del lugar de trabajo que la gente no puede dejar ir - tanto es así, de hecho, que las nuevas ofertas en la nube , tales como DropBox y One Drive, ofrecer el mismo modelo.

Es extraño que la gente vive por carpetas en el trabajo y luego ir a casa y utilizar la carpeta libre, internet fantásticamente investigable en casa. La gente rara vez se detienen a pensar en los aspectos negativos de la gestión de archivos basada en carpetas - y hay varios.

En primer lugar, el enfoque general es inconsistente o caótica con la variación en las estructuras a través de los empleados. El número de carpetas proliferan, los nombres varían, y las variaciones de ortografía y formato fluencia.

Lo que está sucediendo es que los datos útiles acerca de un archivo o documento está siendo enterrados en la ruta de la carpeta. ¿Esta ruta de la carpeta parece familiar: \\ clientes \ Otra Co \ 2015 \ Consulting \ JohnP \ analysis.doc?

Vemos a un nombre de la empresa (cliente), un año, un tipo de servicio y un empleado se ha mencionado, pero ahora no podemos ordenar o filtrar adecuadamente por estos porque son simplemente enterrados en una cadena de letras y puede ser mal escritas o misarranged.

Un ser humano puede hacer conjeturas, pero no debe dejar que un ordenador los hacen en su nombre. Estos datos son todos, pero perdió en este nuevo mundo de grandes datos.

En segundo lugar, se necesita un esfuerzo para gestionar y ampliar las carpetas. Con cada nuevo año, el cliente y el proveedor, nuevas carpetas deben ser creados por la mano. Los datos de estos probablemente existe en un sistema CRM, finanzas, recursos humanos o las operaciones, pero que podría ser utilizado o, peor aún, ignorado.

Esta falta de integración entre los sistemas y carpetas rompe cualquier tipo de estructura y hace que las carpetas caótico. Simplemente pregunte a sí mismo acerca de la explotación de árboles, enormes recursos compartidos de archivos que tiene en su negocio que no se puede soportar para navegar a ti mismo - se puede vincular a ellos de sus sistemas? Probablemente no.

Por último, la realidad de tantos recursos compartidos de archivos es que simplemente no se pueden buscar de manera utilizable. El resultado de esto es que una gran cantidad de documentación es todo, pero perdió con el negocio debido al esfuerzo que se necesita para acceder a ella.

Este problema está aumentando a un ritmo exponencial y, con la cantidad de empresas de datos son la celebración, simplemente no puede continuar.

Dar a conocer la miseria

Muchas personas disfrutan de la simplicidad de compartir a través de servicios en la nube como Dropbox. Ellos son seducidos ya que parece funcionar, pero lo que realmente está pasando es el caos de las carpetas se replica y se comparte en una nueva escala, más grande.

Aquellos que usan DropBox muchos comienzan a ver las grietas en el sistema - archivos sobrescritos (pobres de versiones) y la propiedad poco clara de los datos. Sólo se tarda un par de decepciones y el servicio comienza a perder su brillo.

El resultado de una perspectiva descripción empresarial es peor: la colaboración que está sucediendo en el negocio, pero ahora no hay una visión clara o un fuerte control sobre la mayoría de los datos empresariales clave.

A diferencia de las carpetas, los datos clave acerca de un archivo o documento - conocida como metadatos - se define explícitamente como lo que es. Esto permite a los de búsqueda y navegación significativa poderosas personas disfrutan en Internet. Las fechas pueden ser fechas que los usuarios la búsqueda de antes y después, los números tienen el orden y rango, los nombres del personal deben estar en una lista válida.

Lo que también es diferente es que los usuarios pueden optar por restringir los valores que se incluyen en estos datos y si es necesario o no. Integración de los documentos con los sistemas se convierte en factible y más fácil de manejar.

El resultado es que los usuarios tienen un conjunto de documentos que se pueden recuperar al instante en la forma en que realmente quiere mucho mejor organizado. La gente todavía quiere ser capaz de controlar los datos y compartimentar, pero que no es necesario para crear un millar de carpetas para lograrlo - sólo un puñado de particiones para el acceso seguro lo haría.

Todos los usuarios están contentos con la búsqueda en el hogar. Muchos ahora están utilizando la búsqueda en el trabajo y el número va en aumento. Los dispositivos móviles han enseñado a los usuarios que la jerarquía de carpetas no es la única manera de manejar los datos.

Los gerentes de TI están buscando maneras de cerrar estos archivos compartidos dinosaurio que añaden poco valor. Gerentes de cumplimiento están exigiendo verdadera visibilidad y consulta en los documentos en poder de la empresa. Ops directores están demandando una mejor integración entre los sistemas y documentos.

Todos estos factores intencionadamente afirman que la era del sistema de carpetas está prácticamente muerto. Las personas sólo tienen que dejar de depender de él.



Procedente de Stuart Evans, Invu



Autor: Publicado por Ben Rossi

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