La nueva ISO 9001:2015: valor de la gestión documental

>>  viernes, 12 de junio de 2015

La nueva ISO 9001:2015: una oportunidad para la puesta en valor de la gestión documental
http://www.iso30300.es/ 12/06/2015
En el marco del XV Congreso de Archivística de Cataluña (organizado por la Asociación de Archiveros-Gestores de Documentos de Cataluña, AAC-GD) y de las XIV Jornadas Españolas de Documentación(organizadas por la Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y Museística, FESABID), se llevó a cabo el 29 de mayo de 2015 una actividad paralela desde las sedes de ambos eventos (Lérida y Gijón), coordinada por el Grupo de trabajo “Observatorio y difusión de normas de gestión documental” del subcomité CTN 50/SC 1 “Gestión documental y aplicaciones” de AENOR.

En la mesa redonda, bajo el título “La nueva ISO 9001:2015: una oportunidad para la puesta en valor de la gestión documental”, se realizó una aproximación a los nuevos requisitos de la información documentada en los sistemas de gestión de la calidad y a la posible contribución para el cumplimiento de estos requisitos de la norma ISO 30301.

Desde Gijón participaron en la mesa redonda Carlota Bustelo, presidenta del subcomité CTN/50 SC 1, Carlos Carrero, administrador del Sistema de Gestión e Información de Archivos del Gobierno del Principado de Asturias, y José Ángel Valderrama, gerente de Nuevas Tecnologías de AENOR.

Carlota Bustelo realizó la presentación de la mesa redonda y comentó que en la reunión plenaria del comité ISO TC 46/SC 11 “Archives/Records Management”, celebrada recientemente en Pekín (1-4 de junio de 2015), se trataría la adaptación de la norma ISO 30301 al Anexo SL de ISO/IEC Directives, Part 1 — Consolidated ISO Supplement — Procedures specific to ISO. (En la reunión plenaria del comité se ha resuelto finalmente llevar a cabo esta adaptación y, asimismo, desarrollar un documento explicativo sobre los procesos y controles de gestión documental requeridos para implementar el apartado 7.5Documented information en las normas de sistemas de gestión ISO).

Carlos Carrero centró su intervención, “La norma ISO 30301 como herramienta para la mejora continua”, en la utilidad de la norma para implementar los procesos de gestión documental en la Administración pública y en su aportación al valor de la información pública (Normalizar > Integrar > Interoperar > Optimizar > Democratizar) y al aumento de la eficacia de los servicios a los ciudadanos y la transparencia.

Por su parte, José Ángel Valderrama realizó en su ponencia, “Las nuevas normas de sistemas de gestión y los cambios en los requisitos de la documentación”, una aproximación a la ISO 9001:2015 y comentó tresaspectos relevantes de la nueva versión de la norma de sistemas de gestión de la calidad: a) la nueva estructura de contenidos, de acuerdo a las directrices ISO; b) los requisitos de la información documentada según el capítulo 7.5 (creación y actualización, control); c) la información documentada requerida en la nueva versión de la norma (documentos del sistema de gestión de la calidad, información creada para las operaciones de la organización y evidencias de los resultados).

Desde Lérida, Anahí Casadesús, coordinadora de Formación Continua de la Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (ESAGED) y moderadora de la mesa redonda, realizó la presentación de los siguientes ponentes: José Alberto Alonso, director y consultor de ebla Gestió Documental, y Jordi Serra, director del Master de Gestión Documental e Información en las Empresas (MGDIE) de la Universidad de Barcelona.

José Alberto Alonso expuso en su intervención, “Estrategias para abordar el cumplimiento de los requisitos de la información documentada con el apoyo de la norma ISO 30301”, los propósitos y beneficios de tener correctamente documentado un sistema de gestión de la calidad o un sistema integrado de gestión y las posibles líneas de trabajo a la hora de armonizar la norma ISO 9001 y la norma ISO 30301, destacando la importancia del enfoque basado en procesos para este fin.

Por último, Jordi Serra trató en su ponencia, “Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental en el contexto de la nueva ISO 9001:2015”, de la crisis del “records management” tradicional y de cómo los gestores documentales, teniendo en cuenta la serie ISO 30300, la próxima ISO 15489 y la próxima versión de la ISO 9001, han de ser capaces de incrementar el valor para los usuarios del sistema a la vez que se reducen los riesgos para la organización e integrar la gestión de procesos (BPM, ERP), la gestión documental (RM) y la inteligencia empresarial (BI).

Tras el turno de preguntas de los asistentes (valoración de documentos, enfoque a procesos) se dio por concluida la actividad paralela.

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