Dale seguridad a tus documentos de Word o Excel, Cifralos

>>  martes, 2 de enero de 2018

Cómo podemos cifrar documentos de Word o Excel
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La seguridad es algo primordial a la hora de navegar o utilizar cualquier recurso de nuestro ordenador. Si hay algo que utilizamos muy frecuentemente y que quizás no le damos tanta importancia a la seguridad, es Word y Excel, entre otros. Estos programas de ofimática son muy utilizados no solo a nivel de usuario, sino también en empresas. Por ello conviene tomarse en serio la seguridad. En este artículo vamos a explicar cómo cifrar documentos Word o Excel. Es algo sencillo pero que nos puede venir muy bien.



Cifrar documentos

Microsoft Office nos permite poner contraseña a los archivos. Esto nos permite protegerlos frente a otros usuarios. Es muy interesante cifrar documentos para quienes compartan ordenador con otras personas, por ejemplo. También puede venirnos bien cuando tengamos documentos de Excel o Word en un pendrive y vayamos a dejárselo a alguien.

Podemos, por tanto, cifrar los archivos para que nadie pueda abrirlos sin saber la contraseña. La operación es reversible. Es decir, podemos volver a abrir los documentos y que cualquiera pueda abrirlos.

Contraseña para archivo Word

En el caso de Word, tenemos que hacer los siguientes pasos:
  • Lo primero es abrir el archivo que queramos proteger.
  • Una vez abierto, vamos a Archivo. Pinchamos en Información y le damos aProteger documento, Cifrar contraseña.
  • Acto seguido nos pide que pongamos una clave dos veces. En cuanto aceptemos, quedará registrada.
Si llegado el momento queremos revertir la situación, es muy sencillo. Para ello hay que seguir los pasos como antes. Una vez estemos en Cifrar contraseña, simplemente tendremos que borrarla y dar clic en aceptar. Nuestro archivo de Word quedará abierto nuevamente.

También podremos hacer que nuestro documento sea sólo de lectura, restringir la edición u otorgar permisos sólo a ciertos usuarios.

Contraseña para archivo Excel

Para quienes quieran poner una contraseña a documentos de Excel, el proceso es muy similar:
Tenemos que abrir el documento e ir a Archivo, Información.
Una vez aquí pinchar en permisos, proteger libro y cifrar con contraseña.
Lo mismo que con el documento Word, nos pedirá una clave por dos veces. A partir de aquí nuestro archivo estará cifrado con una contraseña.

Para revertir la situación debemos de realizar el mismo proceso. Borrar la clave que hemos puesto y pulsar en aceptar.

La importancia de las contraseñas

De esta manera tendremos nuestros documentos de Word y Excel protegidos por contraseña. Algo muy sencillo pero que puede ayudarnos a no perder trabajo importante realizado. Evitamos también que alguien ajeno pueda leer nuestra información.

Respecto a las contraseñas y claves hemos hablado en muchas ocasiones. Es muy importante contar con contraseñas fuertes y que sean difíciles de romper. Por ello debemos de utilizar letras, números y otros símbolos. Además hay que contar con mayúsculas y minúsculas. Un error común es poner números o palabras que nos relacionen. Por ejemplo nuestro nombre, fecha de nacimiento o número de teléfono.

Si contamos con una contraseña fuerte será más complicado de romper por parte de los usuarios, pero también de los programas informáticos.

Autor: Javier Jiménez

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