Por fin la oficina sin papel
>> domingo, 12 de enero de 2020
El final del papel en las oficinas
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Ellos acompañan a las empresas y administraciones públicas en uno de los retos más importantes que han tenido que afrontar en las últimas décadas. No importa que sean trámites cotidianos o la gestión de archivos, la digitalización no solo es una realidad, sino una necesidad que afecta a más parcelas del día a día de cualquier organización.
Unayta, con sede en O Milladoiro, se adelantó a esas necesidades en el año 2009 con un primer lema comercial muy revelador: ‘Vive a rede’. «O principal obxectivo era achegar formación a aquelas persoas que quixeran usar a informática e Internet coma un medio normal de comunicación, evitando na medida do posible a quebra dixital», explica Brais Moares, coordinador de producción y márketing. Con estas bases se ponían los cimientos de esta compañía, formada por una decena de talentos especializados en digitalización documental y en proyectos de oficina sin papel. Sus perfiles, de lo más variado para atender las necesidades de cada encargo. El equipo de Unayta está enfocado principalmente a la producción de proyectos, pero también incorpora a técnicos de campo a demanda. «Son sobre todo técnicos informáticos, técnicos en administración e técnicos documentalistas e de arquivos, especialistas en márketing dixital para facer unha boa difusión cultural», apunta Manuel Calvo, responsable de ventas.
Los servicios que más les demanda la empresa privada tienen que ver con la necesidad de eliminar el papel de su realidad. Los servicios de oficina sin papel son los que más les identifican como compañía. «O uso do papel na era dixital resulta máis unha incomodidade que unha plataforma útil. Está claro que aínda custa moito abandonar un hábito tan estendido coma ler ou escribir documentos en papel», comenta Moares, a la vez que detecta que tanto responsables públicos como empresarios son conscientes de que se trata de un paso que tienen que dar. «A seguridade, trazabilidade, custodia e mobilidade, sumando a rendibilidade, forman parte do valor engadido que aportan estes proxectos. Ademais, os beneficios medioambientais e a redución do uso de papel son evidentes», añade.
Sus clientes les piden servicios de firma biométrica, gestión documental y destrucción certificada, captura de datos, factura electrónica, además de custodia documental. También lo hace la Administración, pero en muchos casos incluyendo la organización y catalogación de archivos. «Que unha empresa ou unha institución nos confíe o seu fondo documental para que o clasifiquemos, describamos e dixitalicemos para facer un arquivo e difundilo en redes para que sexa coñecido é o noso maior estímulo. Confiaron en nós dende grandes concellos, confrarías ou grandes compañías agrícolas da nosa comunidade», asegura Brais Moares. Y es que, en muchos casos, manejan grandes joyas de la historia de Galicia. Por ejemplo, el Concello de Ribadeo ha sido uno de los que les ha confiado la tarea de digitalizar sus documentos históricos desde 1573. También, la Coral de Ruada o la Fundación Camilo José Cela. Así, conservan esos valiosísimos archivos en el formato más actual. «Un arquivo dixital é unha plataforma de xestión onlinepensada para organizar e difundir o patrimonio documental de calquera organización. Tanto a súa documentación histórica, coma os fondos fotográficos, son tratados con criterios técnicos e adaptados para ser conservados e publicados», desarrolla Manuel Calvo. Es decir, para cada proyecto hay una metodología y unas necesidades que Unayta debe estudiar. «Moitas fases dos proxectos están pouco valoradas pero son fundamentais. Entendemos a innovación como a adopción de novas formas de actuar sobre un determinado proceso co fin de obter unha maior eficacia cos menores custes», sentencia Calvo.
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El trabajo de la empresa compostelana Unayta se basa en ayudar a las compañías e instituciones a dar el salto definitivo hacia la digitalización de su día a día. Terminan con los documentos, pero también se dedican a la transformación, conservación y difusión de archivos históricos
Unayta, con sede en O Milladoiro, se adelantó a esas necesidades en el año 2009 con un primer lema comercial muy revelador: ‘Vive a rede’. «O principal obxectivo era achegar formación a aquelas persoas que quixeran usar a informática e Internet coma un medio normal de comunicación, evitando na medida do posible a quebra dixital», explica Brais Moares, coordinador de producción y márketing. Con estas bases se ponían los cimientos de esta compañía, formada por una decena de talentos especializados en digitalización documental y en proyectos de oficina sin papel. Sus perfiles, de lo más variado para atender las necesidades de cada encargo. El equipo de Unayta está enfocado principalmente a la producción de proyectos, pero también incorpora a técnicos de campo a demanda. «Son sobre todo técnicos informáticos, técnicos en administración e técnicos documentalistas e de arquivos, especialistas en márketing dixital para facer unha boa difusión cultural», apunta Manuel Calvo, responsable de ventas.
Los servicios que más les demanda la empresa privada tienen que ver con la necesidad de eliminar el papel de su realidad. Los servicios de oficina sin papel son los que más les identifican como compañía. «O uso do papel na era dixital resulta máis unha incomodidade que unha plataforma útil. Está claro que aínda custa moito abandonar un hábito tan estendido coma ler ou escribir documentos en papel», comenta Moares, a la vez que detecta que tanto responsables públicos como empresarios son conscientes de que se trata de un paso que tienen que dar. «A seguridade, trazabilidade, custodia e mobilidade, sumando a rendibilidade, forman parte do valor engadido que aportan estes proxectos. Ademais, os beneficios medioambientais e a redución do uso de papel son evidentes», añade.
Sus clientes les piden servicios de firma biométrica, gestión documental y destrucción certificada, captura de datos, factura electrónica, además de custodia documental. También lo hace la Administración, pero en muchos casos incluyendo la organización y catalogación de archivos. «Que unha empresa ou unha institución nos confíe o seu fondo documental para que o clasifiquemos, describamos e dixitalicemos para facer un arquivo e difundilo en redes para que sexa coñecido é o noso maior estímulo. Confiaron en nós dende grandes concellos, confrarías ou grandes compañías agrícolas da nosa comunidade», asegura Brais Moares. Y es que, en muchos casos, manejan grandes joyas de la historia de Galicia. Por ejemplo, el Concello de Ribadeo ha sido uno de los que les ha confiado la tarea de digitalizar sus documentos históricos desde 1573. También, la Coral de Ruada o la Fundación Camilo José Cela. Así, conservan esos valiosísimos archivos en el formato más actual. «Un arquivo dixital é unha plataforma de xestión onlinepensada para organizar e difundir o patrimonio documental de calquera organización. Tanto a súa documentación histórica, coma os fondos fotográficos, son tratados con criterios técnicos e adaptados para ser conservados e publicados», desarrolla Manuel Calvo. Es decir, para cada proyecto hay una metodología y unas necesidades que Unayta debe estudiar. «Moitas fases dos proxectos están pouco valoradas pero son fundamentais. Entendemos a innovación como a adopción de novas formas de actuar sobre un determinado proceso co fin de obter unha maior eficacia cos menores custes», sentencia Calvo.
Autor: GLADYS VÁZQUEZ
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