ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA A PUNTO DE CIERRE

>>  jueves, 15 de marzo de 2012

"Tal y como están las cosas, en cualquier momento podríamos cerrar al público”
difusion@dgan.go.cr  / 14/03/2012 
Directora del Archivo Nacional externa su preocupación por situación presupuestaria para el 2012
 San José, 14 de marzo de 2012.   Recientemente hubo una publicación en el sitio web www.puntojuridico.com  en relación con la difícil situación presupuestaria del Archivo Nacional de Costa Rica, que pone en riesgo su funcionamiento. Esta publicación se efectuó en respuesta a una solicitud del Consejo Superior Notarial y generó una serie de inquietudes entre los lectores. La publicación mencionada indica que el Archivo Nacional está en serio riesgo de continuar su funcionamiento en el corto plazo, debido a una asignación insuficiente de presupuesto por parte del Ministerio de Cultura y Juventud, del cual es un órgano desconcentrado. 
Ante las inquietudes de los lectores, las autoridades del Archivo Nacional de Costa Rica (ANCR) consideran pertinente aclarar e informar lo siguiente: 

1.  El ANCR es una entidad desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ). Se trata de una institución  que tiene tres misiones, una de la cuales se relaciona con las funciones y competencias del Archivo Notarial. La legislación indica que es en el Archivo Nacional donde se resguardan, conservan y facilitan todos los protocolos notariales de Costa Rica. Además, es el sitio en el cual los notarios del país deben entregar sus índices notariales dos veces al mes. Es así como el Archivo Notarial es un órgano fundamental para la seguridad jurídica de la Nación. 

2. La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada en 1974, recibe ingresos por medio de los presupuestos. El primero de ellos está integrado por fondos propios, que para el año 2012 se estiman en la modesta suma de ¢252 millones de colones. Se trata de fondos que se han administrado de la mejor forma posible, a pesar de que son sumamente exiguos, si se comparan con los que generan otras instituciones descentralizadas y del gobierno central.  

 La segunda fuente de ingresos es el presupuesto que se recibe mediante transferencia  del MCJ, el cual se utiliza para pagar la planilla y los gastos operativos de la institución. Anualmente, el Ministerio de Hacienda  le asigna un monto global a cada ministerio y el jerarca respectivo decide la forma en que distribuye los fondos. Es importante que el público sepa que desde hace cinco años se le han asignado al Archivo Nacional recursos insuficientes, por lo que cada vez la crisis es mayor. Por dicha razón, en los últimos años el MCJ ha tenido que recurrir a presupuestos extraordinarios que le permitan a la institución honrar compromisos, como el pago de aguinaldos.

 3.      Esta Junta ha realizado grandes esfuerzos por cumplir con los compromisos legales que le asigna la ley 7202, en su artículo 11.  En consecuencia, los fondos propios únicamente se pueden destinar a infraestructura y su mantenimiento, equipo, mobiliario y actividades relacionadas con su la función del ANCR como ente rector del Sistema Nacional de Archivos –tales como actividades de capacitación y publicaciones-.  

4.      En este sentido, vale la pena aclarar que los esfuerzos de la Junta están enfocados en este momento en la construcción de la III etapa del edificio que se destinará para las nuevas instalaciones del Archivo Notarial y depósitos documentales.  Se trata de una edificación que destinará el 75% de su área a los depósitos del Archivo Notarial y del Archivo Histórico, y únicamente el 25% estará dedicado a áreas administrativas y de atención al público. Por varios años la institución planteó esta necesidad ante los Ministerios de Hacienda y Cultura, sin éxito alguno. Ante dicha situación, la Junta Administrativa vendió, en 2008, poco más de una hectárea de terreno al Registro Nacional, con lo cual se está financiando la construcción que se inició en 2011. 

5.      Ante la insistencia de la Junta Administrativa, no fue sino hasta octubre de 2011 cuando las autoridades del MCJ aceptaron resolver la situación y tramitar la asignación de los recursos indispensables al Archivo Nacional para que operara durante 2012. Sin embargo, las gestiones del MCJ ante la Asamblea Legislativa no fueran conocidas ni aprobadas. 

Es así como al día de hoy el MCJ tramita dos modificaciones de su presupuesto ante el Ministerio de Hacienda para dotar al ANCR del monto mínimo requerido  para operar con normalidad: ¢250 millones de colones. Hasta ahora, dichas gestiones han resultado infructuosas. 

Para afrontar la crisis, la Junta Administrativa del Archivo Nacional ha aprobado modificaciones internas dentro de su reducido presupuesto. Esto le ha permitido a la institución pagar las facturas de servicios eléctricos, agua, telecomunicaciones y la compra de suministros mínimos  y urgentes para estos primeros meses del año, en espera de la solución definitiva que está en manos del MCJ. 

6.      Si tuviéramos que llegar a un cierre, sin duda alguna los más perjudicados serían nuestros usuarios. Como ejemplo, se indica que en  2011 la Sala de Consulta del Archivo Histórico atendió  a más de 800  investigadores que consultaron 14 407 documentos, y el Archivo Notarial recibió índices y protocolos de más de 8 mil notarios, así como resolvió más de 30 mil consultas. A esto se suma el servicio de visitas guiadas, 64 cada año -a grupos y estudiantes de todo el país- y todos los servicios que presta a los más de 300 Archivos de igual número de instituciones públicas, como rector del Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. 

Finalmente, el ANCR pone a disposición de todos los interesados la información relativa al presupuesto y su ejecución en su sitio web, en la sección dedicada al tema de la transparencia administrativa, así como el expediente completo en las oficinas de la Dirección General.

Más información con Maureen Herrera, coordinadora de Difusión del Archivo Nacional: tels. 2283-1400, ext. 232; 8302-5057; difusion@dgan.go.cr  
*difusión, mhb, consecutivo 06, 14 de marzo de 2012 

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