BENEFICIOS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

>>  lunes, 6 de agosto de 2012

¿Cómo Servicios Electrónicos de gestión de documentos puede hacer empresas más eficientes
http://goarticles.com/ 06/08/2012

En el mundo de los negocios, hay ciertos aspectos dentro de la empresa, que también crece en relación a su crecimiento continuo, y algunos de estos aspectos pueden ser peligrosas para la empresa si no se controla. Un buen ejemplo de un aspecto tan problemático en las empresas es el aumento del volumen de los documentos necesarios por la empresa para operar. Y lo peor de todo es que la mayoría, si no todos, de estos documentos están en papel, por lo que el almacenamiento y la clasificación a través de ellos muy difícil y propenso a errores humanos. Como respuesta a las crecientes necesidades de las empresas (tanto grandes como pequeños), los servicios electrónicos de gestión de documentos se están convirtiendo en muy popular.

La razón por la gestión de documentos electrónicos de las demandas van en aumento se debe a que una gran cantidad de tiempo que se desperdicia cada día en el manejo de documentos de negocios solamente, tiempo que podría haber sido más eficiente utilizado en otros lugares. Esto dio lugar a la idea de tener todos los documentos necesarios para el funcionamiento de la empresa que se almacenan en los ordenadores, de ahí el término oficinas sin papel. Pero va sin papeles significa digitalizar y guardar un sinnúmero de documentos en papel en formato digital, y si alguno de estos documentos están mal guardado que sólo hará que día a día las operaciones mucho más ineficientes. Esta es la razón por un montón de empresas de contratar servicios profesionales para todas sus necesidades de gestión de documentos electrónicos.

Además de no tener que digitalizar miles de documentos por sí mismos, las empresas también pueden beneficiarse de los servicios electrónicos de gestión de documentos en muchas otras maneras. Normalmente, si un empleado necesita un documento especial de edad para terminar su trabajo, él tiene que ir a la sala de presentación y pasar un par de horas navegando a través de varios archivadores en busca de ese documento difícil de alcanzar, y por el tiempo que vuelve a su escritorio , la jornada de trabajo será casi terminado. Wasted horas-hombre en realidad cuestan las empresas cientos de miles de dólares cada año, por lo que para ahorrar tiempo y dinero que se necesita una solución en la que todos los empleados pueden tener fácil acceso a todos los archivos que necesitan desde el equipo en sus escritorios. Lo que solía tomar horas para hacer a mano, ahora sólo toma un par de minutos y un par de clics de ratón, gracias a la gestión de archivos electrónicos.

Otra razón por la cual los servicios electrónicos de gestión de documentos son lo que en la demanda en estos días es porque son más seguras que la documentación en papel. Además de la digitalización del cliente lo más importante y los archivos de las operaciones de una empresa, los servicios de gestión de documentos también se aplican ciertas medidas de seguridad, para que toda esa información está a salvo de cualquier manipulación interna o externa. Y en los casos en los que los servidores de la compañía ir hacia abajo, resultando en la pérdida inminente de los archivos de la compañía, los servicios de gestión también puede proporcionar servicios de recuperación para que puedan continuar con sus operaciones tan pronto como sea posible.

En el cierre ...

Los servicios de gestión de documentos son una gran ayuda para las empresas, especialmente ahora que los ordenadores son frecuentes. Estos servicios no sólo a las empresas ahorrar tiempo y dinero, sino que también proporcionan contramedidas para evitar la alteración de datos o el borrado accidental. Si una empresa quiere crecer en esta era digital, entonces hay que aprender a hacer uso de la tecnología actual, que es lo que los servicios electrónicos de gestión de documentos estamos aquí.

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