HERRAMIENTAS DE FLUJO DE TRABAJO SIN PAPEL

>>  miércoles, 10 de octubre de 2012

Proporcionar opciones de flujo de trabajo sin papel para la gestión de documentos
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Servicios gestionados de impresión creados para supervisar y mantener las impresoras multifunción que ejecutan de manera eficiente puede ser la base de flujo de trabajo sin papel y soluciones de gestión documental en el canal de TI. Proveedores de soluciones dicen que estos servicios no tienen que ser tan sofisticado. En algunos casos, la atención se centra simplemente en la organización de las versiones electrónicas de los documentos importantes en un orden lógico. Sin embargo, algunas empresas ven la gestión sin papel documento como una forma de mejorar los flujos de trabajo y reducir la cantidad de papel asociado a funciones de trabajo diferentes.

"Todo el mundo está enfermo y cansado de papel", dijo Guy Baroan, fundador, presidente y director general de Tecnologías Baroan en Elmwood Park, NJ "Con todos los correos electrónicos que están recibiendo, todo el papel que se está imprimiendo, es una locura la cantidad de manejo de documentos que está pasando. "

El motivador grande es por lo general una sobrecarga de información, aunque para algunas compañías, es parte de una estrategia deliberada para reducir la cantidad de espacio de almacenamiento físico requerido para los documentos - y los costos asociados con ella, Baroan dijo.

Uno de los clientes de su empresa, un contable, ha dejado de manejar cualquier documento en papel. Juntos desarrollaron un sistema para analizar y desmenuzar todo el papel real.Con el tiempo, va a terminar con un flujo de trabajo completamente sin papel, dijo.

Para el proveedor de solución, que significa tener conversaciones con los clientes acerca de la captura de documentos, las necesidades de organización y archivo y políticas de almacenamiento. Con el tiempo, estos sin papeles servicios de gestión de documentos se pueden superponer en la parte superior de los servicios más básicos para la reposición multifunción suministros y mantenimiento, de acuerdo con los proveedores de soluciones.La herramienta común para obtener un mejor manejo de la gestión de documentos sin papel es la impresora multifunción, porque vienen más integrado o incluido con el software de escaneo que ayuda a las empresas a obtener un mejor manejo de estas tareas, dijo Becky Connolly, director de servicios de impresión gestionados , suministros informáticos y accesorios de Grupo de Tecnología de Integración , en San Diego, California

"Lo que tenemos que empezar a hablar es la automatización de procesos y la entrega de una solución de extremo a extremo de flujo de trabajo", dijo Connolly.

Estas soluciones implican a menudo una estrategia de despliegue de múltiples fases, debido a la migración a un enfoque de flujo de trabajo más sin papel lleva mucho tiempo y puede ser intimidante desde el punto de vista de inversión. "No es que la gente tiene el capital para empezar de cero", dijo. "Hay que estar atento. Usted desea tomar ventaja de lo que tienen, pero trabajar hacia una solución más reflexivo".

Paperless discusiones de gestión de flujo de trabajo más sentido como hardware de almacenamiento se hace menos costoso, dijo Darrel Bowman, director general demynetworkcompany.com en Tacoma, Washington "Ahora, quiero ser capaz de llegar a todos sus archivos - no importa si tienen 10 años o una semana de vida ", dijo.

Sin embargo, las empresas más pequeñas y medianas empresas (pymes) también están buscando soluciones que combinan la gestión sin papel documento con servicios de almacenamiento en la nube , dijo Bowman. "Cuando les mostramos que podemos eliminar una pieza de hardware, les encanta", dijo.

Paperless soluciones de flujo de trabajo son altamente específica de la empresa, lo que significa que cualquier proveedor de soluciones con la esperanza de centrarse en esta área se deben tener conocimientos de consultoría de procesos de negocio, dijo Bowman. Esté preparado para ir a través de un análisis conjunto de las operaciones de la perspectiva del cliente cuando se formula sin papel de gestión documental soluciones, dijo.

La naturaleza personalizada de estas soluciones significa que hay una amplia gama de software que puede proporcionar el pegamento para las soluciones de gestión de documentos. Algunos enfoques de gama alta de líderes de la categoría de empresa, comoLaserfiche puede requerir una inversión de $ 100.000 en hardware de almacenamiento y software, proveedores de soluciones, dijo.

Pero hay muchas opciones SMB emergentes. Algunas de las aplicaciones de software específicas que las Tecnologías de Baroan se recomiendan para las PYMES incluye Nuance Paperport de Comunicaciones, que se pueden utilizar en combinación con los servicios de almacenamiento en la nube, y eCopy ShareScan (también de Nuance), que convierte el papel en información digital.

"Lo que estamos haciendo es trabajar clientes para comprender hasta qué punto ellos están tratando de organizar sus negocios", dijo Baroan. "¿El propietario que desea es tomar papel de su escritorio, o es la empresa en busca de algo mucho más amplio? Que impulsa la decisión".

Por: Heather Clancy

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