IMPLEMENTAR SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

>>  miércoles, 10 de octubre de 2012

Evaluar las opciones de implementación primer plan de gestión documental ampliable
http://searchcontentmanagement.techtarget.com/ 10/10/2012
La mayoría de los profesionales de TI entienden que el desarrollo de un exitoso y ampliable plan de gestión de documentos  requiere la identificación y cuantificación de los factores de negocio que impulsan las necesidades de una empresa de gestión de documentos en el primer lugar. Pero las organizaciones a menudo esperan hasta el último momento para examinar cómo implementar mejor sus sistemas de gestión documental . Peor aún, algunos ni se Le ocurra tratar de entender - sólo ciegamente, o establecer una estrategia de implementación sin sopesar las diferentes opciones.

Si bien las opciones de despliegue puede ser vertiginoso, en lo esencial, se reducen a estas tres opciones:
Instalación de un sistema de forma local y gestión del mismo con su propia gente;
Instalación del sistema de forma local, pero confiar en un proveedor de servicios externo para gestionar por usted, y
Tener un host del proveedor de servicios y administrar el sistema.

Mantener una solución ampliable de gestión de documentos estrategia dentro de la empresa ha sido la forma de muchas empresas en los últimos años. Si lo hace, implica la adquisición de las licencias de software adecuados, la instalación del software en los servidores adecuados, configurándolo para satisfacer las necesidades de la organización y proporcionar acceso a los usuarios finales designados. En la casa de TI parches de personal, mejoras y amplía los sistemas en consulta con el proveedor de software. Y al final del día, muchos altos responsables de TI estar tranquilo al saber todo el esfuerzo está dentro de su control directo.

Totalmente la externalización de la gestión de un documento programa para que su sistema está alojado y gestionado por un proveedor de servicios - a menudo hoy en día como una aplicación de nube - se despliegue un paso más allá. En este escenario, su organización esencialmente "alquila" el software, servidores, capacidad de la red y las personas necesarias para ejecutar y escalar el sistema sin problemas. Esta opción de outsourcing es atractivo para un gran número de organizaciones, especialmente las que podría no ser tan grande como empresas globales o compañías de Fortune 1000 aún tienen similares necesidades de gestión de documentos .Implementación de la tecnología de forma local, pero su gestión con la gente de la empresa externa que puede ofrecer esa misma medida de la comodidad, porque todo el trabajo con el software se lleva a cabo bajo el techo de la organización. El hecho de que las personas que hacen el trabajo son empleados por alguien más a menudo carece de importancia porque realizan el trabajo en su ubicación, y se pueden supervisar. Y debido a que ellas podrían tener habilidades que nadie en la organización hace, podrían estar mejor calificado para hacer el trabajo de su propia fuerza de trabajo es.

Mapeado de esta manera, las tres opciones parecen bastante distinta. Pero en la práctica, a menudo se superponen entre sí en gran medida. Como resultado, muchas organizaciones de terminar la construcción de los sistemas de gestión de documentos mediante el aprovechamiento de sus propios recursos (tanto tecnológicos como humanos) y luego llenar los agujeros con la tecnología y conocimientos especializados externos, según sea necesario. La parte difícil es averiguar si, y la mejor forma de mezclar y combinar componentes internos y externos.

Elementos de la construcción-vs-buy evaluación
Afortunadamente, hay algunas consideraciones establecidas para tomar bajo consideración al tomar esta decisión build-vs-buy. Uno tiene que ver con las habilidades existentes en su organización. Siempre que sea posible, tiene sentido elegir un producto que se basa en la tecnología y la infraestructura de los sistemas de que su personal ya está familiarizado. Si encuentra uno, bien podría ser una señal de que ejecuta el sistema interno y la gestión de su propio plan escalable de gestión de documentos es el camino a seguir.

Otra consideración involucra a los otros proyectos que su personal está trabajando y la cantidad de tiempo que tiene que centrarse en su estrategia de gestión de documentos.Incluso el partido mejor de los conjuntos de habilidades en los requisitos no significará nada si el personal simplemente no puede llegar a las tareas a mano. En estos casos, con lo que en un equipo externo puede ser la respuesta, ya que puede manejar los más mundanos del día a día las tareas de gestión, dejando a tu pueblo para hacer frente a proyectos críticos.

El tema de la carga de trabajo también apunta a un tercer factor importante a tener en cuenta: la economía del trabajo. Para muchas organizaciones, esto se manifiesta en la forma de una pregunta: "¿Cómo puedo pagar menos por el mismo nivel de calidad y los resultados?" Cada vez más, la respuesta es: "Por la externalización mediante la nube." Bajo el modelo de nube, las organizaciones pagar a medida que avanzan sobre la base de las tarifas que escalar hacia arriba o hacia abajo con sus sistemas y necesidades de procesamiento. No hay costes fijos de mano de obra para absorber o cargar de nuevo a las unidades de negocio, ya que hay si usted maneja un sistema o compartir esa tarea en casa.

Una cuarta consideración tiene que ver con las preferencias de contabilidad. Por ejemplo, mientras que los servicios de outsourcing a menudo se clasifican como gastos de funcionamiento, licencias de software tienden a ser tratados como gastos de capital - como son los servidores y otros equipos necesarios para el funcionamiento del propio sistema de gestión documental . Puesto que las prácticas contables diferentes tienen diferentes efectos en el balance de situación y cuenta de resultados, no se sorprenda si su director financiero tiene una voz importante en lo que podría parecer una decisión técnica.

Si usted está haciendo su trabajo correctamente, usted sabe lo importante que es, mientras que la planificación de un sistema de gestión documental a realizar por adelantado diligencia debida - por ejemplo, el cálculo de las cantidades y tipos de documentos que su organización trata con la evaluación y cómo se mueven los documentos toda la organización. Pero es igualmente importante recordar que el trabajo de preparación no está terminado hasta que analizar a fondo las opciones de implementación que mejor funcionan.

Esta evaluación podría llevar a mantener las cosas en la casa, instalar la tecnología, sino utilizar ayuda externa para gestionarlo, aprovechar al máximo los recursos de outsourcing o adoptar un enfoque modificado que toma prestados elementos de cada opción. Cualquiera que se asientan en, recuerde que en realidad no hay respuestas equivocadas - sólo aquellos que no han sido debidamente investigados a fin de ayudar a determinar qué plan escalable de gestión de documentos es la mejor opción para sus necesidades.

AUTOR: Steve Weissman

0 comentarios :

Google+ Followers

ARCHIVÍSTICA EN VÍDEO

Loading...

Snap Shots

Get Free Shots from Snap.com

  © Free Blogger Templates Autumn Leaves by Ourblogtemplates.com 2008

Back to TOP