FUNCIONARIO VIOLA POLITICA DE RETENCION DE REGISTROS PUBLICOS EN USA

>>  lunes, 11 de marzo de 2013

Oficial del Estado: la manipulación oficial de correos electrónicos Laptop violó la política
http://www.pressherald.com/ 11/03/2013
Defensor de acceso público del estado de Maine, 'credibilidad dice Jeff Mao ha sufrido "por el fracaso de hacer una copia de seguridad de documentos en las redes estatales.


AUGUSTA - El funcionario estatal a cargo de $ 13 millones de Maine programa de computadoras portátiles escuela almacenan toda su correspondencia electrónica fuera de las redes del estado durante ocho años, sin pasar por las salvaguardias contra la destrucción accidental o intencional de la información pública en aparente violación de la política estatal.


Jeff Mao, director de aprendizaje política tecnológica


Durante casi una década, Jeff Mao, director de la Iniciativa Tecnológica Maine portátil en el Departamento de Educación, tuvo acceso a su correo electrónico de forma que no dejó copias de seguridad en las redes de computadoras del estado, y se almacena en lugar de ellos y otros registros electrónicos en un disco duro externa unidad mantenido en su residencia. Mao - que supervisa el programa de $ 13 millones anuales y la concesión de decenas de millones de dólares en equipos relacionados, servicios y contratos de soporte - inició la práctica poco después de unirse al departamento en el año 2004, el departamento confirmó la semana pasada.

"Esta es una clara violación de las políticas de retenciones de registro, y se convierte en el aparato de registros en su cabeza", dijo el archivista del estado de Maine David Cheever. "Sería casi imposible que un empleado del estado veterano de no haber entrado en contacto con la política."

No está claro si los documentos se perdieron o fueron destruidos, mientras que en la custodia exclusiva de Mao.

La situación salió a la luz en las últimas semanas después de que Mao fue temporalmente incapaz de localizar cinco meses de correspondencia electrónica, en respuesta a una solicitud de registros públicos. La petición - iniciado en septiembre por el MacSmith, un equipo Portland firma de servicios cuyo propietario se preocupó acerca de cómo el programa estatal de escuela laptop estaba siendo gestionado - trató la información en dos contratos que la empresa había pujado por sin éxito en 2012.

El MacSmith queda satisfecho con los documentos que ha recibido hasta la fecha.

"Meses y meses de correos electrónicos todavía están desaparecidos", dijo el propietario MacSmith Stan Smith viernes. "O ellos estaban escondidos o retenida o hay incompetencia grave".

El abogado de la MacSmith remitió el asunto al Defensor del Pueblo de registros públicos en la Oficina del Procurador General el 13 de febrero después de que Mao dio una serie de explicaciones aparentemente contradictorias por su incapacidad para cumplir con su solicitud.

Inicialmente, Mao escribió a principios de octubre que la solicitud tendría "2-3 días laborables" para completar. Después de haber recibido nada por el 26 de octubre El abogado de la MacSmith envió una segunda solicitud, Mao respondió con un pequeño número de documentos y dijo que "no había tenido todavía el tiempo" para buscar su correo electrónico para el resto. Impulsado por tercera vez el 17 de diciembre 20 de diciembre Mao escribió que su "cuenta perdido todos los correos electrónicos enviados y recibidos por una gran parte del tiempo, como resultado de la transición de un sistema estatal de servidor de correo electrónico", que, dijo, "fue , en parte, la razón de la lenta que la respuesta prevista. "

LAPTOP jefe 'EQUIVOCACIÓN TECNOLÓGICO "

Siguiendo el consejo del defensor del pueblo de registros públicos, Brenda Kielty, Smith pidió a la Oficina de Tecnología de la Información para proporcionar el contenido que falta - un bloque de cinco meses de correos electrónicos desde enero 25 a julio 17, 2012 - de su sistema de recuperación de copia de seguridad. La oficina de tecnología de la información descubrieron los correos electrónicos no residen en los servidores del Estado y por lo tanto no fueron respaldadas por allí. La dependencia informó que Mao les había dicho que estaba accediendo a su correo electrónico utilizando el protocolo de oficina de correos, o POP, mensajes de correo electrónico en el que pasa a través del servidor de estado pero en realidad no viven allí y por lo tanto no fueron respaldadas por allí.

A medida que el defensor del pueblo y Maine Sunday Telegram comenzó a hacer gestiones ante el departamento, Mao informó Kielty el 27 de febrero que había encontrado una copia de seguridad antigua y reveló que sus unidades de disco duro se mantuvieron en su residencia. Después de decir inicialmente que estaba teniendo problemas para mover los correos electrónicos de un archivo, anunció al día siguiente que había encontrado en su computadora portátil después de todo.

Kielty no quiso hacer comentarios sobre el contexto o la existencia de una investigación en curso, pero en un 01 de marzo carta al Comisionado de Educación de Stephen Bowen que se obtuvo mediante el telegrama, ella escribió: "La respuesta del Sr. Mao al (los registros públicos El MacSmith 's) solicitud ha tomado una cantidad excesivamente largo de tiempo mientras andaba de excusas para culpar, llegando finalmente a una confesión de su metedura de pata tecnológica propia credibilidad .... Mr. Mao ha sufrido y su capacidad para asegurar que los registros del gobierno estatal se conservan y se mantiene como lo requiere la la ley está sujeta a discusión. "

El Departamento de Educación dijo que no haría Mao disponible para una entrevista, y él no respondió a una solicitud de entrevista. En una serie de entrevistas y las respuestas escritas a las preguntas de la semana pasada, el portavoz del departamento David Connerty-Marin describe la secuencia de eventos en detalle, reconoció que el sistema no ha funcionado como debiera, y dijo que el departamento está tomando medidas para abordar plenamente la técnica La solicitud de la emisión y MacSmith de registros.

"Nos tomamos en serio la transparencia y la capacidad de respuesta y tener un buen historial. Dejamos caer la pelota en este caso", dijo Connerty-Marin. "Hemos identificado el problema y ... ya aplicadas en gran medida la solución".

La situación se desarrolló más de una década atrás, cuando el programa de Maine portátil comprado Macs. Mao y un puñado de otros miembros del personal del Departamento de Educación que trabajó muy de cerca con las escuelas participantes Macs también adoptados, pero se encontró con problemas para interactuar con la red estatal de ordenador basado en PC y los servidores de correo electrónico.

"Hicimos lo mejor que pudimos con los años para construir una solución para realizar copias de seguridad de correo electrónico y documentos", dijo Connerty-Marin, y señaló que a partir de 2004 Mao copia de seguridad de su propio material, con un disco duro externo generalmente se mantienen en su casa. "Estamos de acuerdo en que deberíamos haber actuado con mayor rapidez en la resolución de este problema de tecnología para garantizar una copia de seguridad para el Mac".

PORTAVOZ: SERIE DE ERRORES DE INOCENTES

Funcionarios de alto rango eran aparentemente sin darse cuenta de la violación de la política de retención de registros. "Yo no lo sabía y claramente habría esperado había una copia de seguridad y no se dio cuenta de que era lo que estaba pasando", dice Sue Gendron, quien fue comisionado de la educación desde 2003 a 2010.

Connerty-Marin dijo que Mao es el único equipo que hasta hace poco no estaba siendo respaldado en los servidores del Estado. Me dijo que tenía entendido que a mediados de julio, la Oficina de Tecnología de la Información había actualizado los servidores, permitiendo a los correos electrónicos de Mao para hacer copias de seguridad, a pesar de que la oficina no respondió a las preguntas para confirmar esto.

Describió una serie de eventos que puede haber dado la impresión de impropiedad sino que afirmó eran realmente el producto de errores inocentes de Mao: la distracción a causa del trabajo a la concesión de un importante programa de ordenador portátil de renovación de contrato, una serie de errores de error de software del usuario que lo llevaron a creer falsamente que había perdido meses de correo electrónico, el descubrimiento accidental del error y una mala interpretación por el departamento del alcance de los registros públicos La MacSmith había solicitado.

La práctica no era claramente de acuerdo con la política del Estado, pero si no hay registros fueron destruidos intencionalmente, no sería probablemente como resultado un castigo legal, dijo Cheever, el archivista del estado. "Si usted está en una posición de autoridad y responsabilidad, se espera que se adhieran a la política de retención de registros, y no hacer lo que se mete en problemas administrativos", dijo. "La sanción legal, sin embargo, es en realidad la destrucción de los registros".

Connerty-Marin dijo que su departamento estaba retrocediendo disco duro externo de Mao y se lo entregue a la Oficina de Tecnología de la Información para garantizar que no hay registros que responden a la solicitud del MacSmith se había perdido accidentalmente. La oficina fue confirmar que el equipo de Mao y la cuenta de correo electrónico y los de cualquier otro departamento de Macs se está realizando una copia de seguridad cada noche. Todas las solicitudes futuras de registros públicos debían ser gestionados por Gregg Scott, Libertad oficial del departamento de Acceso coordinador Ley, según el procedimiento departamento apropiado.

Él también estaba bajo la impresión de que la semana pasada MacSmith había recibido todos los documentos solicitados en la cuenta de Mao, pero la compañía dijo que este no es el caso y que no estaban todavía mirando las lagunas en los registros.

"No se supone que debe haber transparencia en el gobierno y hay millones de dólares en juego, y sin embargo se solicitó información y no se lo dado", dijo Smith, propietario de la empresa. "Si ellos no pueden ser transparentes acerca de los contratos, y dada la cantidad de dinero en juego, ¿cómo puede el público confiar en ellos?"

Autor: Colin Woodard  cwoodard@pressherald.com

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