"Sin información organizada no puede existir la transparencia en las instituciones, públicas o privadas"

>>  sábado, 31 de agosto de 2013

La organización de la información y la transparencia
http://www.cronica.com.mx/ 31/08/2013

La reforma constitucional en proceso en materia de transparencia y acceso a la información, presentada por la Senadora Arely Gómez, tiene muchas aristas que suelen no comentarse en los medios de comunicación, ya que no tienen contenido noticioso, ni mucho menos escandaloso. Son simplemente útiles y necesarias, lo que no es común que atraiga al periodismo.

Conforme a la redacción de la minuta de la Cámara de Diputados, remitida a la colegisladora para su aprobación, en razón a los cambios que introdujo, destaco el caso de la adicción de una fracción al artículo 73 identificada con la XXIX-S, que transcribo:

“Art. 73 El Congreso tiene facultad: ...XXIX-S Para expedir la ley general que establezca la organización y administración homogénea de los archivos en los órdenes federal, estatal, municipal y del Distrito Federal, que determine las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos”.

Esta facultad se encuentra vinculada con la obligación de los sujetos obligados (valga la redundancia) de preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y la facultad de organismo garante del acceso a la información de coordinar sus acciones con la Auditoria Superior de la Federación y la entidad en materia de archivos, que es el Archivo General de la Nación, conforme a la Ley Federal de Archivos, publicada el 23 de enero de 2012.

El ordenamiento citado define al archivo administrativo actualizado como “aquél que permite la correcta administración de documentos en posesión de los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial, de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno”.

¿Por qué se incluye las cuestiones de archivo en la materia de transparencia de acceso a la información? Simple y llanamente, en razón a que sin información organizada no puede existir la transparencia en las instituciones, públicas o privadas. La acción de archivar correcta y consistentemente la documentación es la base mínima para cualquier sistema de información abierto a la consulta de los usuarios de la misma, tanto internos como externos.

En este sentido, si bien existe un efecto benéfico que tiene la transparencia en la rendición de cuentas, la participación ciudadana y la democracia, también hay otro que contribuye a mejorar el desempeño de las instituciones, es decir, los archivos administrativos actualizados sirven, en primera instancia a los organizaciones que los tienen, y, en un segundo momento, a quienes se interrelacionan con ellas, como puede ser cualquier ciudadano que interesado en conocer la actividad de las organizaciones públicas.

La frase, la información es poder, solo es verdadera bajo dos condiciones: que la información esté organizada correcta y consistentemente y que se comparta. La no sistematizada o no compartida produce cotos de poder, pero no contribuye a generar cambios sociales y organizacionales, que es el verdadero sentido de la palabra poder en este contexto.

Un gobierno eficaz requiere necesariamente de que la información pública que genera, obtenga, adquiera, transforme o conserven esté organizada con criterios compartidos y sea aprovechable por las dependencias y entidades que lo integran. Además, la coordinación de acciones entre los poderes y las instancias de gobierno federal, estatal, municipal y del Distrito Federal exige que los criterios se homologuen. En este sentido, sólo los gobiernos eficaces son transparentes, porque para ser eficaces la información organizada y, entonces, no debieran guardar ninguna reserva para hacerla pública, ya que el riesgo de inconsistencia se minimiza. En cambio, los entes públicos que carecen de sistemas de información confiables para su trabajo cotidiano (esto sin tomar en cuenta la obligación de transparentar la actividad pública) tienen que resolver cuestiones administrativas internas y eliminar inconsistencias antes de entregar la información pública que los ciudadanos solicitan.

Bajo esta perspectiva, la opacidad de los entres públicos no es necesariamente una actitud negativa ante la democracia y la rendición de cuentas del servidor público, sino la carencia de archivos administrativos actualizados.

Lo dicho es suficiente para demostrar la importancia de la adición de la fracción XXIX-S al artículo 73 constitucional. La buena organización de la información administrativa es la base para cualquier acción de transparencia y aquella empieza con trabajar aún más en los procesos de homogenización de las formas y los lineamientos de los archivos.

Afortunadamente, no vamos a empezar de cero, pero falta mucho por hacer en esta materia y la creación de un Sistema Nacional de Archivos, en los términos planteados por el Congreso de la Unión a las legislaturas de los estados para su aprobación, es un paso importante. Por lo menos, hay la conciencia difundida con el trabajo de muchos años, que la mejora administrativa y la coordinación entre entes públicos sólo es posible si existe información confiable y consistente que se pueda consultar con oportunidad por la forma en que se archiva.

P.D. Enhorabuena el nombramiento del Senador Raúl Cervantes Andrade como Presidente de la Mesa Directiva del Senado. Sus antecedentes políticos, profesionales y académicos son garantía de una buena gestión.


Opinión de (Carlos F. Matute González) * Profesor del INAP, cmatutegonzalez@yahoo.com.mx

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