SISTEMA ESPAÑOL DE ARCHIVOS QUE REGULA EL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO Y DE SUS ORGANISMOS PÚBLICOS Y SU RÉGIMEN DE ACCESO.
>> viernes, 25 de noviembre de 2011
Sistema
Español de Archivos
http://www.iustel.com/ 25/11/2011
Real
Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema
Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración
General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. (BOE de
25 de noviembre de 2011) Texto completo.
El Real Decreto 1708/2011 establecer el Sistema Español de
Archivos, previsto en el artículo 66 
de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español, formado por los archivos de la Administración General del Estado y el
resto de archivos públicos y privados, vinculados al Sistema mediante los
correspondientes instrumentos de cooperación.
de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español, formado por los archivos de la Administración General del Estado y el
resto de archivos públicos y privados, vinculados al Sistema mediante los
correspondientes instrumentos de cooperación.
Asimismo regula el Sistema de
Archivos de la Administración General del Estado como conjunto de todos los
archivos de titularidad de la Administración General del Estado, así como de
las entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de ella.
Finalmente establece el
procedimiento común para el acceso a los documentos obrantes en el Sistema de
Archivos de la Administración General del Estado.
La Ley 16/1985, de 25 de junio,
del Patrimonio Histórico Español puede consultarse en el Libro Séptimo del
Repertorio de Legislación Vigente de Iustel.
REAL DECRETO 1708/2011, DE 18 DE NOVIEMBRE,
POR EL QUE SE ESTABLECE EL SISTEMA ESPAÑOL DE ARCHIVOS Y SE REGULA EL SISTEMA
DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO Y DE SUS ORGANISMOS
PÚBLICOS Y SU RÉGIMEN DE ACCESO.
Preámbulo
El tratamiento de los archivos públicos se ha
venido abordando en nuestro ordenamiento jurídico, tradicionalmente, desde una
perspectiva eminentemente histórico-patrimonial. Un enfoque muy centrado en la
conservación y protección de nuestro patrimonio documental que, aunque
fundamental, hoy resulta insuficiente. La creciente heterogeneidad de los
documentos producidos por las Administraciones públicas y los particulares, los
cambios derivados de la incorporación de las tecnologías de la información y de
la comunicación, la aparición de nuevos modelos de gestión, con sistemas mixtos
digitales y en papel, y el reconocimiento de una serie de derechos ciudadanos
que inciden en la gestión documental y archivística, han configurado un nuevo
escenario que demanda completar el tratamiento tradicional de los archivos con
una regulación de mayor alcance y perspectiva. Se hace precisa una mejor
gestión de los heterogéneos fondos documentales que facilite la puesta a
disposición de los ciudadanos de la gran variedad de documentos que se
contienen en los archivos públicos y que garantice, a la vez, su correcta
ordenación y conservación.
El presente Real Decreto establece el Sistema
Español de Archivos, configurado sobre la base de relaciones de cooperación
voluntaria, de conformidad con la Ley 16/1985, de 25 de junio , del
Patrimonio Histórico Español. La nueva regulación pretende dotar a las
Administraciones y agentes implicados de herramientas suficientemente flexibles
que posibiliten la comunicación archivística dentro de un marco dinámico de
cooperación interadministrativa. Con este objetivo se crea el Consejo de
Cooperación Archivística, órgano colegiado específico de composición
interadministrativa, encargado de canalizar la cooperación archivística entre
las administraciones públicas implicadas.
, del
Patrimonio Histórico Español. La nueva regulación pretende dotar a las
Administraciones y agentes implicados de herramientas suficientemente flexibles
que posibiliten la comunicación archivística dentro de un marco dinámico de
cooperación interadministrativa. Con este objetivo se crea el Consejo de
Cooperación Archivística, órgano colegiado específico de composición
interadministrativa, encargado de canalizar la cooperación archivística entre
las administraciones públicas implicadas.
Por otro lado, la norma establece unas directrices
para la coordinación de los criterios archivísticos aplicables en la
Administración General del Estado y los organismos públicos de ella
dependientes. La nueva Comisión de Archivos de la Administración General del
Estado, órgano con representación interministerial, tiene encomendada la
coordinación de la política archivística de los ministerios y organismos
públicos en tanto que integrantes del Sistema de Archivos de la Administración
General del Estado. En el diseño del Sistema se tiene en cuenta que, en la fase
activa del ciclo de vida de los documentos, la gestión eficaz de la información
administrativa resulta clave tanto para la organización interna como para la
actividad externa de la Administración, en tanto que, finalizada la fase
activa, es la dimensión histórico-patrimonial y cultural de documentos y
archivos la que adquiere progresivamente mayor relevancia. En consecuencia con
esto, el presente Real Decreto prevé una regulación común, de carácter general,
para asegurar un tratamiento archivístico adecuado de los documentos
administrativos a lo largo de su ciclo vital.
Esta norma pretende, asimismo, facilitar el
ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y documentos
administrativos, mediante la clarificación de los criterios fijados en la muy
diversa legislación aplicable y con la introducción de un procedimiento común,
muy simplificado, de solicitud de acceso. En la regulación del procedimiento,
que pretende suprimir incertidumbres y eliminar cualquier ocasión de
arbitrariedad, está muy presente la necesidad de proteger intereses públicos y
privados en los términos reconocidos en la Constitución y las Leyes, que justifican la existencia de especiales requisitos
y condiciones para el acceso a documentos que no son de libre consulta y
requieren autorización. En especial, esta regulación es respetuosa del delicado
equilibrio que debe mantenerse entre la salvaguarda del derecho fundamental a
la protección de datos personales-de acuerdo con la regulación contenida en la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre , de
protección de datos de carácter personal- y el derecho de acceso a documentos y
archivos. Con el fin de proceder a una ponderación lo más ajustada posible, la
norma distingue una variedad supuestos en relación con el acceso a documentos
que contienen datos personales y gradúa, atendiendo al tipo de datos, la edad
del documento, las circunstancias del caso y la finalidad del acceso, las
condiciones y requisitos que se han de reunir para levantar las restricciones
al acceso.
y las Leyes, que justifican la existencia de especiales requisitos
y condiciones para el acceso a documentos que no son de libre consulta y
requieren autorización. En especial, esta regulación es respetuosa del delicado
equilibrio que debe mantenerse entre la salvaguarda del derecho fundamental a
la protección de datos personales-de acuerdo con la regulación contenida en la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre , de
protección de datos de carácter personal- y el derecho de acceso a documentos y
archivos. Con el fin de proceder a una ponderación lo más ajustada posible, la
norma distingue una variedad supuestos en relación con el acceso a documentos
que contienen datos personales y gradúa, atendiendo al tipo de datos, la edad
del documento, las circunstancias del caso y la finalidad del acceso, las
condiciones y requisitos que se han de reunir para levantar las restricciones
al acceso.
El régimen previsto -requisitos de la solicitud
para el ejercicio del derecho de acceso, regulación de la tramitación y
resolución, derecho a la obtención de copias- es conforme con lo previsto en la
Ley 30/1992, de 26 de noviembre , de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, que en su artículo 37 dispone que “los ciudadanos tienen
derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un
expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma
de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que
figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados
en la fecha de la solicitud”, al tiempo que menciona una variedad de materias
que se rigen por su regulación específica. Efectivamente, este Real Decreto no
interfiere en la normativa específica que rige en ámbitos sectoriales, como
sucede con la información ambiental, con la información tributaria o la
relativa a datos sanitarios. Se trata de un desarrollo reglamentario, que
complementa y facilita la aplicación de disposiciones legales que se refieren
con carácter general al derecho de acceso a documentos, como las contenidas en
la mencionada Ley 30/1992 , en la
Ley 16/1985, de 25 de junio , de patrimonio
histórico español, en la Ley 11/2007, de 22 de junio , de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos o, más
recientemente, en la Ley 52/2007, de 28 de diciembre, por la que se reconocen y
amplían derechos y establecen medidas a favor de quienes padecieron persecución
o violencia durante la guerra civil y la dictadura.
, de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, que en su artículo 37 dispone que “los ciudadanos tienen
derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un
expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma
de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que
figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados
en la fecha de la solicitud”, al tiempo que menciona una variedad de materias
que se rigen por su regulación específica. Efectivamente, este Real Decreto no
interfiere en la normativa específica que rige en ámbitos sectoriales, como
sucede con la información ambiental, con la información tributaria o la
relativa a datos sanitarios. Se trata de un desarrollo reglamentario, que
complementa y facilita la aplicación de disposiciones legales que se refieren
con carácter general al derecho de acceso a documentos, como las contenidas en
la mencionada Ley 30/1992 , en la
Ley 16/1985, de 25 de junio , de patrimonio
histórico español, en la Ley 11/2007, de 22 de junio , de
acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos o, más
recientemente, en la Ley 52/2007, de 28 de diciembre, por la que se reconocen y
amplían derechos y establecen medidas a favor de quienes padecieron persecución
o violencia durante la guerra civil y la dictadura.
En conclusión, la presente norma no altera el
régimen material de acceso a los documentos contenidos en los archivos de la
Administración General del Estado, que sigue determinándose, como no puede ser
de otro modo, por las correspondientes normas legales generales y sectoriales
de aplicación en cada materia. Esa pluralidad de regímenes materiales, sin
embargo, es compatible con el reconocimiento de un procedimiento administrativo
común para la solicitud de acceso a los documentos conservados en los archivos
de la Administración General del Estado. Tal regulación procedimental viene a
ofrecer claridad y seguridad a todos los interesados, determinando además las
particularidades procedimentales existentes en virtud de algunas de las
situaciones de acceso restringido y resulta de aplicación general a los
archivos de la Administración, con exclusión tan sólo de los de oficina o
gestión, en razón de la tramitación pendiente o la continua utilización y
consulta que constituyen las características definitorias de estos archivos y
que exigen, precisamente, un régimen procedimental de acceso distinto al de los
documentos que han sido ya transferidos a los archivos centrales o generales y
de los depositados en los archivos intermedio e históricos.
En la elaboración de la presente norma han sido
consultadas las Comunidades Autónomas.
La norma se dicta al amparo del artículo 149.1.28 CE que atribuye al Estado en exclusiva la competencia sobre los
archivos de titularidad estatal. No obstante, para el establecimiento del
Sistema español de archivos regulado en los dos primeros Capítulos, se invoca
el artículo 149.2 CE que reconoce la competencia concurrente en materia de cultura,
en términos reiterados por la jurisprudencia del Tribunal Constitucional y de
modo consecuente con el principio de cooperación.
CE que atribuye al Estado en exclusiva la competencia sobre los
archivos de titularidad estatal. No obstante, para el establecimiento del
Sistema español de archivos regulado en los dos primeros Capítulos, se invoca
el artículo 149.2 CE que reconoce la competencia concurrente en materia de cultura,
en términos reiterados por la jurisprudencia del Tribunal Constitucional y de
modo consecuente con el principio de cooperación.
En su virtud, a propuesta del Ministro de la
Presidencia y la Ministra de Cultura, con la aprobación previa del
Vicepresidente del Gobierno de Política Territorial y Ministro de Política
Territorial y Administración Pública, de acuerdo con el Consejo de Estado y
previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 18 de
noviembre de 2011,
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