¿Te falta tiempo para el trabajo? Consejos para gestionar el tiempo de trabajo

Cómo gestionar el tiempo de trabajo
http://noticias.infocif.es/ 19/06/2015

Una de los lamentos más habituales que se puede escuchar en un lugar de trabajo es la falta de tiempo. Algunas personas no trabajan, sino que actúan por estímulos externos de todo tipo por lo que, en lugar de actuar, solamente reaccionan a lo que sucede a su alrededor.

Muchas personas encuentran solución a este problema prolongando su jornada laboral, ya que durante ella no tienen tiempo suficiente para realizar todo el trabajo. Como consecuencia, se genera estrés y el rendimiento no es el óptimo. En el ámbito profesional, el cansancio físico y mental tiene como consecuencia:

• Disminución de las expectativas
• Falta de motivación
• Aparición de frustraciones
• Menor eficiencia y satisfacción personal

En el ámbito privado puede provocar una vida personal pobre, menos dedicación a la familia y en un estado de ánimo que puede afectar directamente a la salud.

¿Qué características tiene el tiempo?
Al repartir las tareas, hay que tener en cuenta las características del tiempo, que es:

• Medible: es posible establecer una temporización con total precisión.
• Inmodificable: no se puede alargar ni reducir
• Fungible: es irrepetible, una vez ha pasado no se puede volver atrás
• Equitativo: es para todos igual
• Indispensable: sin él, ningún proyecto sería viable. Es imprescindible utilizarlo de la forma más eficiente posible para cumplir los objetivos marcados.

¿Qué carga de trabajo puede soportar cada persona?
La optimización del tiempo laboral se alcanzaría cuando la persona que ocupa un puesto de trabajo pudiera lograr todos sus objetivos sin dedicar a ello más tiempo que el establecido en su jornada laboral. En la práctica, en cambio, nos encontramos con sobre o subocupación.

La carga de trabajo establece ciertos límites a la cantidad de actividades que pueden ser encomendadas a cada puesto de trabajo. Se deben tener en cuenta aspectos como:

• Capacidades de cada trabajador
• Tiempo necesario estimado para realizar cada tarea
• Tipo de trabajo: si es más rutinario o exige de una creatividad
• Grado de satisfacción en el trabajo
• Capacidad de cooperación entre los compañeros de trabajo
• Recursos disponibles para realizar cada tarea
• Capacidad de los mandos superiores para delegar
• Sistema de información para tomar decisiones y supervisar
• Si hay que realizar funciones no habituales
• Si es posible agrupar funciones similares

¿Qué hay que estudiar antes de marcar un objetivo?
Antes de definir un objetivo, hay que estudiar los siguientes puntos:

• Sector de actuación y propósito inicial: analizar la situación actual, incluyendo los productos o servicios existentes, ámbitos y usuarios y las políticas básicas a aplicar.
• Recursos internos disponibles: hacer el análisis a todos los niveles: de recursos humanos, financiero y tecnológico.
• Descripción del entorno de la organización: hay que verificar las tendencias sociológicas, políticas, económicas y tecnológicas del entorno, teniendo en cuenta tanto los aspectos cuantitativos como cualitativos.
• Conseguir que todo el equipo sea responsable de su trabajo: la responsabilidad laboral es el cumplimiento de las funciones asignadas. Para ello, además de actitud, hay que definir correctamente las funciones de cada puesto de trabajo. Así, también se puede exigir con mayor firmeza su ejecución.

¿Qué se debe tener en cuenta al marcar un objetivo?
El objetivo es un fin, una meta, un propósito o un estado final de un punto que la empresa se ha propuesto alcanzar. Una mala definición de objetivos es el inicio de muchos de los problemas que experimenta la empresa. Para definirlo correctamente, se recomienda lo siguiente:

Indicar con claridad la meta a alcanzar, de forma comprensible para todo el personal.
Movilizar todos los recursos: tanto humanos como materiales

Para que sean operativos, los objetivos tienen que cumplir las siguientes condiciones:

• Claridad en la definición del estado final objetivo.
• Tiempo o plazo necesario para cumplirlo. 
• Definir criterios de medición o estándares de referencia que permitan medir o comparar el grado de cumplimiento del objetivo.
• Nombrar un responsable que dirija las operaciones para conseguir el fin propuesto.
• Marcar objetivos realistas, no imposibles de alcanzar, según los medios y recursos de que disponga la compañía.
• Ponderar objetivos según su importancia

¿Cuál es el orden de ejecución de las tareas?

La prioridad al ejecutar las tareas debe concederse en función de la importancia y la urgencia que conlleve la tarea.

• Tareas críticas: son aquellas tareas urgentes e importantes a la vez. Por lo tanto, tienen máxima prioridad. Normalmente son temas que en un principio eran importantes pero, al no resolverlos, se han convertido en urgentes.
• Tareas planificadas: son aquellas tareas importantes pero no urgentes. Así pues, merecen ser tratadas con tiempo suficiente y deben establecerse reservas de tiempo para su estudio y planificación.
• Tareas delegables: por su contenido e importancia deben ser delegadas en los colaboradores. Si no es posible, deberán resolverse personalmente, pero sin asignar más tiempo del requerido.
• Las “no tareas”: son las minucias que sólo sirven para perder tiempo. Por ese motivo, no hay que dedicarles ni un minuto.

¿Cómo gestionar los imprevistos?
Un imprevisto es algo inesperado, no deseado, no planificado y que altera la realización de un determinado proceso de trabajo. Pueden ocurrir por los siguientes motivos:

Causas propias: los responsables no han definido correctamente los objetivos o ha habido algún tipo de error en el procedimiento que no se había previsto anteriormente.
Causas externas: puede haber variaciones no controlables en el entorno de la empresa.

Para hacer frente a los imprevistos, la empresa debe seguir los siguientes pasos:

• Analizar los sucesos a través del tiempo para determinar lo que se esperaba y lo que en realidad ha sucedido.
• Evaluar la desviación producida tanto en los aspectos cuantitativos como cualitativos.
• Identificar, localizar y describir la desviación de forma clara.
• Determinar qué ha sido afectado por el imprevisto y diferenciarlo de aquello que no.
• Encontrar aquella característica, mecanismo o condición distintiva que produce el efecto no deseado.
• Establecer mecanismos para evitar que este imprevisto se repita más adelante y afecte a otros puntos del plan.