Reconocimiento óptico de caracteres OCR

Glosario de tecnología: qué significa Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)https://www.infobae.com/
Omar López

Conocer términos tecnológicos se ha vuelto indispensable para la vida al usarla en casi todos los ámbitos

La tecnología es muy útil en las actividades diarias. (Infobae)

En las últimas décadas la tecnología no solo se convirtió en una herramienta básica, sino en parte de nuestra vida diaria, al punto de que es casi imposible imaginar cómo sería realizar labores sin ella.

Sin duda, la pandemia de COVID-19 impulsó a partir del 2020 que en todo el mundo las personas se aproximaron más al internet de las cosas, para a su vez, acercarse a las personas con las que se tuvieron que alejar físicamente. De repente, hasta los más renuentes se acercaron a la tecnología y tuvieron que aprender a usarla para sacarle provecho.

Sin embargo, las cosas no terminaron con la pandemia. Ha quedado más que claro que la tecnología no solo seguirá en nuestra vida, si no que seguirá tomando importancia en la forma en que realizamos todas nuestras actividades, por ello es necesario que nuestro entendimiento y conocimiento siga ampliándose para evitar quedar rezagados.

Qué es Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología que permite a una computadora leer y reconocer texto escrito en imágenes. Esta característica se utiliza para convertir documentos digitalizados o escaneados como libros, revistas, documentos corporativos, etc., en archivos digitales editables. De esta manera, el OCR facilita la indexación, búsqueda y accesibilidad de contenido textual contenido en documentos digitalizados.

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una tecnología que ha sido desarrollada para convertir documentos escritos a mano y/o impresos en texto digital. Esta herramienta se ha vuelto cada vez más popular por los ahorros de tiempo y la facilidad de uso que ofrece.

¿Por qué es importante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se ha convertido en una herramienta fundamental para la digitalización de documentos. Esta tecnología permite a los usuarios extraer información de documentos impresos y escaneados, convirtiéndolos en contenido digital que puede ser fácilmente indexado para su posterior uso. Por esta razón, el OCR es un recurso clave para la gestión de documentos y la búsqueda automatizada.

A continuación enumeramos los principales beneficios del reconocimiento óptico de caracteres.

Rapidez y eficiencia . El OCR permite a los usuarios digitalizar contenido impreso o escaneado mucho más rápido que si se realiza manualmente. Esta tecnología es capaz de procesar grandes cantidades de información sin perder calidad ni detalle, permitiendo ahorrar tiempo y recursos. Accesibilidad . Facilita el acceso a la información impresa por parte de personas con discapacidad visual, ya que convierte el contenido escrito en texto digital accesible para lectores de pantalla u otros programas diseñados para ayudar a las personas ciegas o con discapacidad visual. Mejora del flujo de trabajo . Gracias al OCR, los usuarios pueden pasar directamente del papel al archivo digital sin necesitar transcribir manualmente toda la información contenida en los documentos impresos o escaneados. Esto reduce el tiempo requerido para completar proyectos y mejora el flujo general del trabajo. Búsqueda automatizada . Además, permite indexar documentos digitalizados para su posterior búsqueda automatizada, lo que significa que los usuarios pueden encontrar rápidamente contenido relevante dentro de grandes volúmenes de datos sin necesidad de leerlos todos manualmente.

¿Cómo funciona el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología basada en la inteligencia artificial que se utiliza para convertir imágenes escaneadas o fotografías digitales en texto editable. Esta tecnología permite a los usuarios convertir documentos de papel, como libros y revistas, en documentos digitales que se pueden editar y compartir con facilidad. Aquí hay algunos ejemplos de lo que el OCR puede hacer.

Convertir imágenes escaneadas de documentos impresos a texto digital . El OCR convierte las imágenes escaneadas o fotografiadas de documentos impresos en texto digital. Esto significa que los usuarios pueden convertir libros, revistas y otros materiales impresos a formato digital para su edición y compartición sin tener que transcribirlo manualmente. Mejorar la indexación de archivos . También ayuda a indexar archivos para facilitar la búsqueda y recuperación posterior. Por ejemplo, si hay un gran volumen de documentos escaneados almacenados en una base de datos, el OCR proporciona los mecanismos necesarios para indexarlos por palabras clave u otros criterios para facilitar su búsqueda posterior. Reconocer letras manuscritas . Por otro lado, el OCR es capaz de reconocer letras manuscritas e identificarlas como palabras o frases legibles con alta precisión. Esta capacidad ayuda a los usuarios a convertir notas manuscritas, contratos u otros documentaciones escritas a mano en formato digital para su edición o compartición más fácilmente sin tener que transcribirlas manualmente primero. Automatizar procesamiento masivo . El OCR también se utiliza para automatizar el procesamiento masivo de datos mediante el reconocimiento automático de caracteres dentro del contenido del documento. Esta función permite extraer información útil comúnmente presentada en formatos estructurados (como nombres, direcciones, números telefónicos) desde documentación heterogénea sin necesidad de leer cada línea manualmente primero.

Tipos reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) es una importante herramienta informática que se utiliza para leer y convertir texto impreso o escrito en letras manuscritas a un formato digital. Esta tecnología se utiliza ampliamente en la industria para facilitar el procesamiento de documentos, reducir los costos y mejorar la eficiencia.

Existen muchos tipos diferentes de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), todos ellos con diferentes aplicaciones y usos. Algunos de los principales tipos son.

Reconocimiento de caracteres basado en modelos . Este tipo utiliza modelos predefinidos para identificar palabras o frases clave dentro del documento. Por ejemplo, puede usarse para leer un contrato y extraer información como nombres, direcciones o fechas. Reconocimiento óptico de caracteres basado en reglas . Utiliza reglas predefinidas para interpretar el contenido del documento. Se utiliza principalmente para procesar facturas, cheques e información bancaria. Reconocimiento óptico de caracteres basado en reconocimiento facial . Esta tecnología reconoce los patrones faciales almacenados en bases de datos biométricas para identificar a personas individualmente. También se puede usar para verificar si una persona está presentando documentación legal real o falsa. Reconocimiento óptico de caracteres basado en aprendizaje profundo . Esta técnica emplea redes neuronales profundas que permiten al software aprender por sí mismas y mejorar con el tiempo. Se emplean principalmente para tareas complejas como el análisis avanzado del lenguaje natural, la traducción automática y la indexación inteligente del contenido textual.

Ventajas y desventajas del reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una tecnología avanzada que ayuda a los usuarios a convertir documentos escaneados en archivos digitales. Esta tecnología se ha vuelto cada vez más popular por sus muchas ventajas, como la facilidad de almacenamiento y búsqueda, la mejora del accesibilidad y la capacidad para compartir documentos con otros usuarios. Sin embargo, también hay algunas desventajas que hay que considerar.

Ventajas :

• Mejora de la productividad . Permite a los usuarios convertir documentos escaneados en archivos digitales editables. Esto significa que los usuarios pueden realizar tareas más rápido y sin necesidad de transcribir manualmente los documentos. 
• Almacenamiento fácil . También posibilita almacenar grandes cantidades de información en un solo archivo digital, lo que facilita su búsqueda y recuperación. Esto hace posible organizar mejor la información y garantizar su seguridad. 
• Compatibilidad . Otra de las ventajas es que los usuarios compartir documentos fácilmente con otros usuarios sin importar el formato del archivo original. Esto hace posible compartir información entre diferentes plataformas y dispositivos, lo que es particularmente útil para proyectos colaborativos y empresariales. 
• Accesibilidad . Por último, también mejora el accesibilidad al permitir a las personas discapacitadas leer los contenidos del documento sin necesitar un lector externo.

Desventajas :

• Costoso . La tecnología OCR puede ser costosa para implementar debido a la cantidad de hardware o software necesario para su funcionamiento adecuado. 
• Errores comunes . Aunque el software OCR generalmente está diseñado para reconocer varios idiomas, puede producir resultados incorrectos si el documento está mal formateado o contiene caracteres no reconocidos por el programa. Esto puede reducir significativamente la calidad del resultado final e incluso provocar errores graves si no se corrigen a tiempo. 
• Tiempo extra para depuración . Debido a los errores mencionados anteriormente, es necesario revisar cuidadosamente todos los resultados antes de publicarlos o compartirlos con otros usuarios. Lo que puede llevar mucho tiempo dependiendo del tamaño del documento escaneado originalmente.

La importancia de conocer el significado de términos tecnológicos

A pesar de que la tecnología se encuentra en todos los ámbitos de la vida, es posible que haya personas que aún no sepan usarla o no sepan actuar adecuadamente frente algunas situaciones; sin embargo, la mejor manera de seguir así, es aprender más para estar más preparado.

Por ejemplo, solo una persona que sabe distinguir el phishing puede evitar ser víctima de un fraude y alertar a otros en caso de notar algo anormal en los sitios que visita.

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Organizando nuestro correo electrónico de Gmail

¿Cómo mantener Gmail totalmente organizado?

https://www.adslzone.net/
Rocío GR

Utilizamos Gmail cada día para enviar correos electrónicos y recibirlos y es una herramienta fundamental en nuestras vidas, pero su uso es mucho más sencillo si podemos organizar Gmail fácilmente con una serie de herramientas, trucos, opciones y configuraciones. Esto nos permitirá mantener ordenada la bandeja de entrada, eliminar correos de forma automática o controlar y revisar los remitentes o los nuevos emails que nos llegan a ella.

Índice

• Organizar la bandeja de entrada
• Ver y ordenar conversaciones
• Gestionar mensajes recibidos
• Responder y reenviar
• Evita borrar o archivar sin querer un correo

Gmail se ha convertido en uno de los proveedores de correo más populares y utilizados. Primero, porque es este el correo que usamos para multitud de servicios, como YouTube o la Play Store para descargar apps. Pero segundo, porque las numerosas herramientas de productividad de Google, como Google Drive o Docs, lo han convertido en una plataforma colaborativa ideal para trabajar con otras personas de forma online.

Por ello, es muy probable que en algún momento hayas tenido que usar los servicios de Google con su respectivo correo electrónico de Gmail.

Dado que es una gran suite de productividad, para que puedas usarlo de la forma más profesional y tener muy organizada tu correspondencia digital, te puede beneficiar hacer uso de los diversos ajustes con los que organizar la bandeja de entrada y no dejar pasar nunca un mail importante de tu jefe o compañero de trabajo, así como propuestas laborales u otros asuntos, distinguiéndolos del spam y guardándolos para poder recuperarlos en el futuro si fuera necesario.

También hay funciones que probablemente desconozcas relacionadas con el formato del texto, para que no tengas confusiones con la tipografía que usas, o para que no envíes un texto copiado de otro lugar que no se adapte bien al formato de Gmail.

Con todos estos consejos, dejarás de ser uno de esos con cientos o incluso miles de correos sin leer o pendientes en tu bandeja, que actúan como una contaminación que puede causarte la pérdida de información importante, notificaciones de administraciones públicas u otro tipo de mensajes urgentes.

Organizar la bandeja de entrada

Puedes elegir añadir etiquetas, puedes mover a carpetas por temáticas o por tipo de email recibido o podemos ordenar o borrar los mensajes que no nos sirvan para nada y que nos molesten, por ejemplo. Hay todo tipo de opciones por defecto en Gmail y otras que podemos conseguir gracias a extensiones para el navegador.

Etiquetas

Podemos añadir etiquetas e iconos a los diferentes mensajes y es una de las mejores formas de gestionar la bandeja de entrada de Gmail y tenerla completamente organizada. Basta con tocar sobre cualquier mensaje que tengas y seleccionarlo con el check en la parte izquierda del mismo. En la parte superior, ve a la barra de iconos y herramientas y elige las etiquetas que verás similar a la captura de pantalla anterior.

Aquí tendremos la opción de usar una de las etiquetas disponibles que están creadas por defecto o podemos elegir la opción “Crear etiqueta” para hacer una nueva. Podemos añadir el nombre que queramos a la etiqueta, elegir un color diferente e incluso anidar unas dentro de otras por si quieres crear categorías y subcategorías que estén relacionadas pero diferenciadas a la vez.

Una vez que las tengas creadas, puedes ir a la parte izquierda de la bandeja de entrada donde verás todos los colores y etiquetas y podrás elegir la que quieras para ver todos los emails que hay en ellas.

También podemos usar extensiones que nos ayudan a etiquetar de forma automática cualquier correo de Gmail que recibamos por defecto. Gmelius es una herramienta que permite automáticamente que los mensajes recibidos se asignen automáticamente a una etiqueta que previamente hayamos configurado. Es una herramienta que ayuda a la gestión pero que realmente no necesitarás si quieres añadir etiquetas. Te ayudará a tener una mejor organización, pero no es imprescindible. Puedes añadirla como extensión a Google Chrome y también Gmelius cuenta con otras herramientas extra para gestionar Slack, LinkedIN o Gmail.

Crear carpetas

Similares a las etiquetas son las carpetas que nos permitirán que podamos mover el correo de la bandeja de entrada a cualquier otra bandeja. Crearlas funciona igual que en el caso de las etiquetas pero con el icono que encontrarás justo al lado de la opción anterior. Selecciona los emails que quieras y en la parte superior de Gmail elige “Mover a…” Aquí tendrás que elegir una carpeta de todas las creadas. El correo desaparece de la bandeja general de entrada y pasará a una de las que has creado tú previamente.

Añadir iconos

Más allá de lo anterior, podremos añadir un pequeño icono de la tienda o web que nos envía el email si queremos identificar fácilmente cada correo. Podemos hacerlo a través de una extensión ya que esto no está disponible por defecto en el servicio de correo electrónico. La extensión se llama Gmail Sender Icons y es gratuita desde la tienda de extensiones de Chrome.

Una vez que tenemos instalada Gmail Sender Icons en nuestro navegador Chrome, al ir a la bandeja de Gmail veremos cómo junto a cada mensaje recibido nos aparece junto al nombre del remitente un icono y el nombre del dominio o la plataforma utilizada para el envío del mensaje. Es decir, si recibimos un nuevo mensaje de correo de un sitio al que estamos suscritos nos aparecerá el icono de ese sitio, concretamente el favicon utilizado por esa web, junto con el nombre del dominio. Por ejemplo, si recibimos un mensaje de Dropbox indicándonos que estamos a punto de quedarnos sin espacio en nuestra cuenta, veremos en la bandeja de entrada de Gmail un icono con el logotipo de Dropbox junto con la dirección dropbox.com.

De esta forma, cuando estemos buscando un mensaje en nuestra bandeja de Gmail, será mucho más fácil identificar a los remitentes de los mismos con simplemente ver los iconos y nombre de los sitios junto a cada mensaje. Si en algún momento queremos ocultar esta información, basta con hacer clic sobre el icono de Gmail Sender Icons que nos aparece junto a la barra de direcciones de Chrome y deslizar el interruptor de los iconos o nombres de dominio a la posición OFF. Esto hará que los iconos o nombres de los sitios web de los remitentes se oculten en nuestra bandeja de entrada de Gmail.

Filtros

Los filtros son una gran herramienta para ordenar automáticamente los correos electrónicos entrantes. Por ejemplo, es posible que queramos ordenar todo el correo que proviene de nuestro gestor contable en la etiqueta de Finanzas, o todo el correo que contiene «Urgente» o «Importante» en la línea de asunto en la etiqueta de Urgente.

Para configurar filtros:

• Iremos a la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla.
• Hacemos clic en la flecha a la derecha.
• Introduciremos los parámetros de los correos electrónicos que desea filtrar, por ejemplo, por destinatario, palabra clave, línea de asunto.
• Haremos clic en Crear filtro.
• Elegiremos lo que queremos que suceda con estos correos electrónicos, por ejemplo, aplicar una etiqueta, reenviar, eliminar, marcar como leído, etc.
• Hacer clic en Crear filtro.

Elegir bandeja de entrada

Al seleccionar un tipo de bandeja de entrada que funcione para nosotros, podemos comenzar a administrar los correos electrónicos entrantes de manera más eficiente. Por ejemplo, si queremos ver los correos electrónicos importantes o destacados primero, podemos seleccionar este como el tipo de bandeja de entrada.

Para cambiar el tipo de bandeja de entrada, iremos a Configuración y nos desplazaremos hasta Tipo de bandeja de entrada. Aún así, también podemos personalizar aún más el tipo de bandeja de entrada yendo a la pestaña Bandeja de entrada dentro de Configuración.

Una de las características que pueden mejorar más tu organización de Gmail es la elección de la última opción de la lista: «Varias bandejas de entrada«. En el pasado fue una de las funciones más utilizadas en Gmail Advance (Gmail Labs) y, con el tiempo, se llegó a introducir en la versión normal de la herramienta, por lo que tienes acceso a ella con total facilidad.

La idea es que tu pantalla principal de Gmail se encontrará dividida en varias bandejas de entrada que elegirás de forma independiente en base a tus intereses. Eso te permitirá una mejor organización y tener un control de la interfaz mucho más simplificado. No obstante, ten en cuenta que esta función solo se encuentra disponible en la versión de escritorio de Gmail y no en las apps para móviles. Cuando marques «Varias bandejas de entrada», Gmail te dará una serie de parámetros que tendrás que completar.

Puedes tener hasta 5 bandejas de entrada complementarias y, para configurarlas, debes introducir el parámetro que las defina en la columna de la izquierda, justo donde pone «Consulta de búsqueda». Los códigos a introducir son del tipo: «is:starred» para correos destacados, «is:drafts» para borradores o varias combinaciones para distintos usos, como «from:Pepe@pepe.com» para los correos que recibas desde esa dirección de email. Puedes poner un nombre opcional a cada una de las bandejas de entrada y personalizar el aspecto en línea con el diseño, colores y estilo que hayas definido para el resto de elementos de tu Gmail.

Asimismo, se da la posibilidad de definir la cantidad de mensajes que aparecerán en cada una de las bandejas de entrada y la posición de las mismas respecto a la bandeja de entrada principal (a la derecha, encima o debajo).

Ver y ordenar conversaciones

Puedes ver y ordenar conversaciones en Gmail como más te guste o más cómodo sea: podemos buscar conversaciones aunque no sepamos el remitente, ver todos los emails de la misma persona o eliminar correos que hayan sido recibidos entre dos fechas concretas.

Ver todos los correos de un mismo remitente

Es muy frecuente, querer tener a mano otros mensajes de correo de un mismo remitente al recibir un nuevo mensaje de ese contacto. Así, podemos consultar mensajes anteriores para mayor información o tenerlos a mano para hace referencia a cualquier detalle de ellos.

Podemos hacerlo desde la bandeja de entrada de Gmail donde tienes todos los mensajes recibidos o enviados. Pon el cursor sobre el nombre del remitente y elige la opción “Más información”. Aparecerá un recuadro en la parte derecha de la pantalla donde verás los datos del contacto y las “interacciones recientes”. Aquí podrás ver todos los correos enviados y recibidos por parte de esa persona y podrás ir tocando sobre cada uno de ellos para leerlos cuando quieras.

Encontrar mensajes de un remitente que no sabemos

Cuando queremos buscar un determinado mensaje pero no conocemos el nombre del remitente, la cosa se complica. Sin embargo, Gmail nos ofrece esta posibilidad aprovechando la barra de búsqueda de Google que se muestra en la parte superior de nuestro correo. Simplemente debes escribir aquí cualquier palabra del correo electrónico que quieras para buscarlo en la lista de mensajes recibidos o en todas las bandejas. Puede ser una palabra o palabras del email o el nombre de los archivos adjuntos.

Borrar mensajes de Gmail de un remitente

Hay ciertas suscripciones a las que podemos darnos de baja fácilmente, sin embargo puede que en determinadas ocasiones recibamos mensajes de correo de una dirección en concreto de los que queremos deshacernos. A continuación, vamos a mostrar cómo eliminar los mensajes recibidos de una dirección en Gmail de forma automática.

Si nos hemos suscrito a alguna newsletter de manera intencionada o sin darnos cuenta, es importante saber que podemos darnos de baja fácilmente. Muchas veces no te registras ni te suscribes pero al hacer una compra o pedido puntual se queda tu email guardado en esa base de datos y te siguen llegando correos de publicidad y ofertas durante años. No siempre nos interesa lo que nos mandan y puede llegar a resultarnos molesto tener cada mañana doce, quince o veinte emails publicitarios así que te explicamos cómo bloquear todos los correos de un remitente.

Darte de baja de una newsletter

Para ello, lo que tenemos que hacer es buscar uno de los mensajes recibidos y en la parte inferior, en la letra pequeña, buscar la opción Darse de baja. Lo normal es que esto nos lleve a la página del sitio del que queremos cancelar nuestra suscripción y donde debemos indicar el motivo o simplemente confirmar la baja. En otros casos, aunque esto dependerá de varios factores y del tipo de dispositivo que estés utilizando para hacer la lectura de tu correo, el botón de «Anular suscripción» aparecerá en la zona superior de la pantalla.

Gracias a ello, Gmail te permite librarte con más facilidad de las suscripciones que hayas realizado en, por ejemplo, tiendas y que quizá ya no te interese seguir recibiendo en tu bandeja. El botón, como puedes ver en la imagen, aparece justo al lado de la dirección de correo electrónico del remitente.

Puede que lo encuentres de muchas formas diferentes, dependerá de la newsletter en concreto. Puedes ver «cancelar suscripción» en la parte inferior del correo electrónico o puede mostrarse también como «anular suscripción». Hay algunos emails o correos que no lo muestran y deberás mostrar el mensaje completo, por ejemplo. Sea como sea, siempre debes encontrar el mensaje al final del email se muestre como se muestre.

Ahora bien, el problema viene cuando recibimos mensajes de correo de una dirección concreta o remitente que no nos permite darnos de baja de una newsletter o similar y del que recibimos mensajes de correo de forma periódica.

La primera opción es enviar un mensaje a esa misma dirección pidiendo que no queremos recibir más mensajes y que por favor borren nuestra dirección de correo de su lista de destinatarios.

Si tenemos suerte puede que borren nuestra dirección de correo y dejemos de recibir este tipo de correos que no queremos tener cada poco tiempo en nuestra bandeja de entrada, sin embargo, es posible que los sigamos recibiendo. En ese caso, la solución pasa por configurar nuestro cliente de correo para bloquear este tipo de mensajes.

Si somos de los que usamos Gmail, entonces es importante saber que el servicio de correo electrónico de Google nos permite deshacernos de los mensajes de un mismo remitente de forma rápida, sencilla y sobre todo, de manera automática. A continuación, vamos a mostrar los pasos a seguir para eliminar automáticamente los mensajes de una dirección de correo concreta que recibimos en Gmail.

Eliminar automáticamente

Para poder borrar todos los mensajes de correo de una misma dirección de forma automática vamos a tener que echar mano de los famosos filtros de Gmail. Una utilidad disponible en el servicio de correo de Google y que nos permite realizar diferentes configuraciones para filtrar mensajes o realizar ciertas acciones sobre algunos de los mensajes que recibimos.

En esta ocasión, lo que vamos a hacer es crear un filtro que nos permita identificar los mensajes de esa dirección que queremos bloquear y que directamente los elimine automáticamente. Para ello:Abrimos una ventana de nuestro navegador web favorito

• Vamos a Gmail.
• Iniciamos sesión con nuestra cuenta de Google.
• Hacemos clic en el icono del engranaje.
• Seleccionamos la opción Configuración.
• Entramos en la pestaña Filtro y direcciones bloqueadas.

Hacemos clic en la opción Crear un filtro.

Esto nos abrirá una ventana para crear el filtro con el que queremos eliminar los mensajes de un remitente automáticamente.

Poner filtro

Los detalles que tenemos que rellenar en el filtro son los siguientes:

• De quién es el email
• Para quién es el email
• Con qué asunto
• Contiene las palabras…
• No contiene las palabras
• Tamaño: Mayor que / menor que X cantidad de MB / KB
• Contiene o no archivos adjuntos
• No incluir chats

Puedes rellenar todos los datos o solo algunos datos. Una vez que lo tengas, toca en “Crear filtros” para poder filtrar según lo que necesites y podrás borrarlo todo.

Con todo configurado a nuestro gusto, pulsamos en Crear Filtro.

Esto nos mostrará una nueva ventana en la que vamos a indicar la acción que queremos realizar cuando recibamos un mensaje que cumple con las condiciones configuradas. Podemos elegir entre muchas opciones:

• Saltar Recibidos
• Marcar como leído
• Destacar
• Aplicar la etiqueta… Elige una etiqueta
• Reenviar
• Eliminar
• No marcar nunca como spam
• Enviar plantilla…
• Marcar siempre como importante
• No marcar nunca como importante
• Clasificar como… – Elige una categoría –
• Aplicar el filtro a los X mensajes que cumplen los criterios

En este caso, marcamos la opción Eliminar.

Pulsamos de nuevo en Crear filtro.

Automáticamente se creará el filtro que acabamos de configurar y que permite eliminar de forma automática todos los mensajes que recibamos de una dirección de correo concreta. A partir de ese momento, cada vez que esa dirección nos envíe un mensaje, será eliminado directamente y no nos aparecerá en la bandeja de entrada de nuestro correo.
Ordenar conversaciones al revés

Aunque no tienes una gran cantidad de opciones para ordenar las conversaciones en Gmail, hay extensiones que puedes usar para ampliarlas. Puedes ordenar las conversaciones de un correo electrónico haciendo que estén justo al revés: las más recientes aparecerán primero.

La extensión en cuestión se llama Gmail reverse conversation, y como su propio nombre indica, ha sido desarrollada precisamente para eso, para ordenar las conversaciones o respuestas de nuestros mensajes de correo en orden inverso. Es decir, al principio veremos la última respuesta al hilo de nuestras respuestas en lugar de ver la más antigua en primer lugar y tener que bajar hasta abajo de todo el hilo para ver la última respuesta.

Lo primero que tenemos que hacer para poder tener ordenadas las respuestas de nuestros mensajes de correo en Gmail de esta manera es instalar la extensión en nuestro navegador. Una vez hecho esto, si teníamos abierto Gmail debemos cerrarlo y volverlo a abrir para que Gmail reverse conversation pueda organizar nuestras respuestas como queremos. En ese momento, ya podremos ir a hilo de cualquier mensaje de correo que tengamos con varias respuestas y comprobar cómo la primera que nos aparece es la última recibida. De esta forma, ya podremos responder rápidamente a los mensajes de Gmail sin tener que andar bajando hasta abajo en una conversación para encontrar la última respuesta.

Marcar todos como leídos

Seguro que en más de una ocasión te has juntado con decenas de mensajes de correo sin leer en tu bandeja de Gmail y te has dispuesto a marcar todos ellos como leídos. Para ello, lo habitual es ordenar nuestra bandeja de tal forma que se muestren los no leídos los primeros e ir marcando todos los mensajes de cada página para posteriormente marcarlos desde las opciones del menú como leídos.

Si son pocos los mensajes que tenemos como no leídos, puede que no requiera de mucho esfuerzo, pero si acumulamos gran cantidad de mensajes no leídos, puede llegar a ser algo bastante tedioso. Sin embargo, Gmail ofrece varias formas de marcar de un solo golpe todos los mensajes no leídos como leídos.

La primera de ellas es quizás la más rápida y directa. Desde la bandeja principal o de recibidos, pulsamos sobre la opción marcar todos los mensajes y a continuación veremos cómo nos aparece un aviso justo encima del listado de mensajes donde se nos advierte que se han marcado X mensajes de la primera página y nos ofrece un enlace para seleccionar el resto de mensajes de la bandeja principal que se encuentran en el resto de páginas. Si no hacemos clic en este enlace, únicamente se marcarán los mensajes de la primera página y por lo tanto no conseguiremos marcar como leídos nada más que los mensajes no leídos de esa página.

Una vez hemos marcado todos los mensajes de nuestra bandeja Principal, ahora ya sí podemos ir a las opciones de menú Más y seleccionar Marcar como leído.

También podemos hacer algo similar a través del buscador que se muestra en la parte superior de Gmail. Escribimos is:unread y pulsar Enter. Automáticamente se nos mostrarán todos los mensajes que tenemos como no leídos y que debemos marcar para posteriormente marcarlos como leídos.
Borrar todo de tu cuenta de Gmail

Si quieres acabar con todo lo que tienes y ahorrar espacio y tener “hueco” para nuevos emails, podemos hacerlo rápidamente aunque debes pensártelo bien ya que puede haber información relevante. Simplemente debemos ir a nuestra bandeja de Gmail y tocar en el recuadro que hay en la parte superior de la pantalla, tal y como se indica en la imagen a continuación.

Una vez que lo tengas, ve a la barra superior de la página y toca el icono de la papelera. Todos tus emails se irán a la basura. Debes repetir el proceso con otras bandejas que tienes como “spam” o como “borradores. Ya tendrás todo en la papelera del correo…

Cuando esté todo en la papelera, ve a la parte izquierda del menú, elige “Papelera” y toca sobre “Vaciar la papelera ahora”. Se eliminará todo lo que haya en ella. Ten en cuenta que si no lo haces manualmente solo tendrás que esperar un mes: los mensajes que lleven más de 30 días en la papelera se eliminan automáticamente.

Gestionar mensajes recibidos

No todos los emails que nos llegan son necesarios o esperados. Es por eso que Gmail nos permite gestionar los mensajes recibidos y los remitentes. Podemos silenciar a determinados remitentes, bloquearlos, marcar como spam o decidir que son prioritarios y que queremos que se muestren siempre en la parte superior.

Silenciar
Para silenciar mensajes de correo en Gmail que no son de nuestro interés o preferimos no se notificados de los mismos, lo primero que tenemos que hacer es abrir nuestro correo de Gmail y a continuación, seleccionar el mensaje o cadena de mensajes que queremos silenciar. Una vez tenemos el mensaje de correo seleccionado, vamos a las opciones de menú que se activan en la parte superior y dentro de la opción Más, seleccionamos Silenciar.

Para silenciar mensajes en la app móvil de Gmail, abre la app, busca el mensaje que deseas silenciar, selecciónalo, toca los tres puntos del menú y elige Silenciar. Esto archivará automáticamente los mensajes relacionados, evitando que aparezcan en la bandeja de entrada o generen notificaciones. Puedes revertir la acción en cualquier momento seleccionando Dejar de silenciar.
Bloquear un remitente

Podemos marcar como spam o bloquear aun remitente si no queremos que nos lleguen más sus emails. Bloquearemos esa dirección de correo electrónica exclusivamente así que ten en cuenta que si tiene varias diferentes no afectará el bloqueo y deberás hacerlas una a una. Para ello, ve al email en cuestión y toca en los tres puntos de la parte superior derecha. Aquí elige la opción “bloquear a…” No te llegarán más emails de esa persona o empresa.

Si quieres ver qué tienes bloqueado, puedes ir a la revisión de seguridad de la cuenta de Google o a los ajustes del correo. Toca en el icono del engranaje en la parte superior derecha y abre la configuración. Una vez aquí, elige la pestaña “filtros y direcciones bloqueadas”. Verás todas las direcciones de correo que han sido bloqueadas y cuyos mensajes irán a spam.

Para desbloquear a un remitente simplemente toca en “desbloquear en la parte derecha” o selecciona varios de ellos y ve hasta el final de la página para elegir “desbloquear las direcciones seleccionadas”.
Reportar como spam

Una de las principales preocupaciones de Google para mantener satisfechos a los usuarios de su herramienta de correo electrónico es conseguir que el spam se pueda mantener a raya. Esto es algo que se puede llevar a cabo de varias maneras y, en realidad, ya habrás visto que hemos comentado varios sistemas con los que puedes acercarte al objetivo de no recibir correos de remitentes que no te resultan de ningún interés.

Otra de las cosas que puedes hacer es reportar como spam en el momento en el que recibes un mensaje que sabes que ni te interesa ni tiene una buena base. Son, por ejemplo, los mensajes de spam más descarados o aquellos que esconden estafas y otros intentos de delito, como ataques de phishing e intentos de timo similares. Por lo tanto, en el momento en el que recibas alguno de estos mensajes lo que tendrás que hacer será ir a la barra de navegación superior en la interfaz de tu correo electrónico y hacer clic en el icono de la exclamación. Se trata del segundo comenzando por el lado de la izquierda, así que no tiene pérdida.

Cuando hagas clic, Gmail te preguntará si lo quieres marcar como spam o si lo que estás intentando hacer es darte de baja de la recepción de esos correos. Con anterioridad era posible hacer las dos cosas de manera conjunta, pero ahora Google intenta que los informes sean más precisos y que haya menos margen de error. Por lo tanto, lo que tendrías que hacer para reportar sería pulsar en «Marcar como spam». Tal y como el sistema te dice, lo que haces al marcarlo como spam es elevar una denuncia del correo y de la dirección que te lo ha enviado para que Google se ponga a trabajar en su investigación.

Como puedes ver en la imagen, al hacer este tipo de denuncia lo que estás haciendo es colaborar con Google para que otros usuarios no tengan que encontrarse en tu situación y puedan evitar recibir ese tipo de spam.

Posponer mensajes de correo

Posponer un mensaje nos permite que no nos aparezca leído para verlo en otro momento, para recibirlo más tarde y poder responder correctamente sin que se nos olvide. Y podemos hacerlo desde la bandeja de Gmail sin instalar nada específico.

Para posponer un mensaje de correo en Gmail desde la versión web del servicio de correo de Google, lo primero que tenemos que hacer es entrar en Gmail con nuestra cuenta y tener activada la nueva interfaz de Gmail. A continuación, en la bandeja de entrada del correo buscamos el mensaje que queremos posponer y al pasar el ratón sobre ese mensaje nos aparecerán una serie de iconos en la parte de la derecha.

Entre estos iconos, encontraremos en el lado derecho uno representado por un reloj, que es precisamente el que buscamos, ya que es el que nos permite posponer mensajes de correo para recibirlos en otro momento. Al hacer clic sobre él, nos aparecerá un menú con distintas opciones, Hoy más tarde, Mañana, Este fin de semana, Próxima semana, Algún día o Elegir fecha y hora. Elegimos la que queramos y automáticamente se nos guardará entre los mensajes pospuestos de Gmail.

Si queremos posponer mensajes de correo desde el móvil, antes de nada debemos comprobar que tengamos la app de Gmail actualizada en el móvil para asegurarnos que nos vamos a encontrar con esta función. Una vez hecho esto, ya podemos abrir Gmail en el móvil e ir al mensaje de correo que queremos posponer. Para ello, nos desplazamos por la bandeja de entrada y tocamos sobre el correo que queremos recibir en otro momento.

Tras haber tocado sobre el mensaje, lo siguiente que tenemos que hacer es pulsar sobre el botón de menú que aparece en la parte superior derecha con los tres puntos y seleccionar la opción Posponer. Esto nos mostrará una ventana en la que nos aparecen varias opciones y representadas por diferentes iconos, Hoy más tarde, Mañana, Este fin de semana, Próxima semana, Algún día o Elegir fecha y hora.

Elegir mensajes y remitentes prioritarios

Gmail permite que siempre tengamos visible lo más importante. La interfaz cuenta con una opción de configuración que nos permite que los correos que todavía no hayamos contestado o aquellos de los que quieras hacer un seguimiento aparezcan al principio de tu bandeja de entrada en Gmail.

Tenemos que seguir unos pasos:

Vamos a nuestra cuenta de Gmail
Tocamos en el icono del engranaje en la esquina derecha
Abrimos la opción “Ver todos los ajustes”
Vamos al apartado “General”
Hacemos scroll hasta el final
Buscamos “Recordatorios automáticos”

Aquí veremos dos opciones que podemos marcar:Sugerir correos a los que responder: Los correos a los que quizás hayas olvidado contestar aparecerán al principio de tu bandeja de entrada
Sugerir correos de los que hacer un seguimiento: Los correos enviados de los que quizás quieras hacer un seguimiento aparecerán al principio de tu bandeja de entrada

Puedes marcar las opciones para activar estos recordatorios automáticos para que los correos importantes siempre aparezcan en la parte superior.
Responder y reenviar

Más allá de recibir correos, Gmail también nos sirve para responder o enviar a nosotros y por eso hay otros trucos útiles para organizar los emails como crear respuestas automáticas que nos permitan avisar si estamos de vacaciones.

Crear respuestas automáticas

Si te has ido de vacaciones, es posible que quieras configurar Gmail indicando que no vas a responder hasta dentro de varias semanas. De esta manera, nuestra cuenta de correo de Gmail, enviará una respuesta automática a la dirección de correo que nos envía el mensaje informando que estaremos ausentes durante unos días. Así se confirma a la persona que trata de contactar con nosotros que el mensaje se ha recibido correctamente y que no podremos contestar hasta que no volvamos de vacaciones.

Para crear y configurar una respuesta automática en Gmail, lo primero que tenemos que hacer es entrar en nuestra cuenta de correo y desde el icono del engranaje que se muestra en la parte superior izquierda acceder a la configuración.

• Abre Configuración en Gmail
• Ve a la pestaña de General en el menú de ajustes
• Busca el apartado “Respuesta automática”
• Asegúrate que está habilitada
• Elige el primer día y elige el último día si lo hay
• Añade un asunto que quieres que tenga la respuesta

• Rellena el email con la información que vas a dar
• Marca “Guardar cambios”

Desde Gmail explican que la respuesta no se enviará siempre: Si un contacto te envía varios mensajes, esta respuesta se enviará una vez cada cuatro días como máximo. Puedes elegir, además, marcar una casilla en la que la respuesta se mande a todos los emails o solo a tus contactos.

Borrar el formato

Si has recibido un email que quieres copiar pero sin formato, también puedes hacerlo y es uno de los mejores trucos para Gmail. Hay dos maneras de borrar el formato de texto en Gmail, la primera de ellas es hacerlo antes de pegarlo en la propia ventana donde redactamos nuestro mensaje, y la segunda una vez que ya lo hayamos copiado.

Para la primera de ellas, podemos usar ciertos atajos de teclado que nos permiten pegar texto sin formato. Por ejemplo, podemos usar Ctrl+Mayúsculas+V para pegar un texto copiado previamente en el portapapeles de Windows sin el formato de origen. Además, también podemos pegar texto sin formato si en la aplicación de destino hacemos clic con el botón derecho del ratón y elegimos la opción pegar texto sin formato.

El problema suele venir cuando ya hemos copiado el texto con formato y queremos borrarlo. Entonces tenemos la opción de volverlo a borrar, copiar y pegarlo sin formato o bien usar una extensión como Gmail unformatter. Se trata de un complemento desarrollado para Google Chrome que podemos conseguir de forma gratuita en la Chrome Web Store.

Con Gmail Unformatter instalado en Google Chrome, a la hora de pegar un texto con formato al redactar un mensaje de correo, podremos borrar el formato de texto con un solo clic desde la opción que nos aparecerá en la parte superior del cuerpo del mensaje. Este mensaje será mostrado por la propia extensión cada vez que detecte que se ha pegado texto con formato, pero con solo un clic podremos borrar el formato del texto en nuestros mensajes de correo en Gmail.

Evita borrar o archivar sin querer un correo

Un simple toque sin darnos cuenta sobre el ratón, puede hacer que eliminemos, archivemos o marquemos un mensaje como leído y lo perdamos sin querer. De ahí que muchos usuarios prefieran desactivar u ocultar los iconos de borrar o archivas para evitar problemas. Para ocultar estas acciones que se muestran con el simple hecho de pasar el puntero del ratón sobre cualquiera de los mensajes de nuestra bandeja de entrada en Gmail, estos son los pasos que debemos seguir:Vamos a Gmail en nuestro navegador.

• Iniciamos sesión en nuestra cuenta de Google.
• Hacemos clic sobre el icono del engranaje que se muestra en la parte superior derecha.
• Seleccionamos la opción Configuración del menú.

• Marcamos la pestaña General.
• Nos desplazamos hacia abajo hasta encontrar la opción Acciones de colocar el cursor sobre un elemento.

• Marcamos la opción Inhabilitar acciones de colocar el cursor sobre un elemento.
• Nos desplazamos hasta abajo del todo y pulsamos el botón Guardar cambios.

Automáticamente, veremos que la página de Gmail se refrescará y se actualizará con los cambios que acabamos de realizar. Una vez que se vuelva a cargar la bandeja de entrada de nuestro correo, ya podemos comprobar cómo al pasar el puntero del ratón sobre cualquier mensaje, ya no aparecen los iconos con estas acciones. De esta forma, ya no tendremos problemas de pulsar sobre la opción eliminar o archivar sin querer y perder algunos mensajes.

Si en algún momento queremos volver a mostrar los iconos con las acciones de eliminar, archivar, marcar como leído o no leído y posponer, lo único que tenemos que hacer es seguir los mismos pasos que hemos indicado anteriormente, activar o marcar la opción Habilitar acciones de colocar el cursor sobre un elemento.

Cambiar botones por texto

Estas mismas y otras acciones que se muestran al situarnos sobre uno de nuestros mensajes son las que nos aparecen en la parte superior del listado de mensajes de la bandeja de entrada. Acciones que podemos ejecutar sobre los mensajes de correo marcados y que están representadas por iconos.

Estos iconos pueden parecer claramente representativos de lo que hace cada uno de ellos, sin embargo, puede que ciertos usuarios confundan unos con otros. 

Para evitar esto, Gmail nos permite cambiar estos iconos por texto y que de esta forma ya no nos podamos confundir. Para ello:

• Vamos a Gmail en nuestro navegador.
• Iniciamos sesión en nuestra cuenta de Google.
• Hacemos clic sobre el icono del engranaje que se muestra en la parte superior derecha.
• Seleccionamos la opción Configuración del menú.
• Marcamos la pestaña General.
• Nos desplazamos hacia abajo hasta encontrar la opción Iconos o texto en botones.

• Marcamos la opción Texto.
• Nos desplazamos hasta abajo del todo y pulsamos el botón Guardar cambios.

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Liberar espacio en Gmail

Cómo liberar espacio en Gmail: 3 consejos clave para organizar su correo electrónicohttps://www.wradio.com.co/

Frank Reyes

Después de un tiempo, no es extraño que aparezca una alerta de que el espacio de almacenamiento se está llenando. Sin embargo, es posible conseguir más espacio libre de forma gratuita.

Uno de los servicios de correos electrónicos más utilizados en la actualidad sin duda es Gmail. De acuerdo con datos de la plataforma de marketing Mailchimp, más de 1.500 millones de personas lo usan en el mundo.

Las cuentas de Gmail se pueden conectar a un sinfín de servicios como Google drive, YouTube, Spotify y más, por lo que no es de extrañar que una gran mayoría de personas usen este correo electrónico.

Sin embargo, uno de los problemas más comunes que suelen encontrar los usuarios tiene que ver con el espacio de almacenamiento. Pasado un tiempo después de haber creado la cuenta, es posible que aparezca una alerta avisando que se está llenando el espacio designado, no se pueden recibir nuevos correos y se están limitando ciertos servicios.

Si bien Google ofrece la opción de ampliar el espacio de almacenamiento pagando una suscripción, no es la única solución a este problema. Esta plataforma de correos electrónicos ya cuenta con herramientas útiles para tales ocasiones y que son totalmente gratuitas.

¿Cómo limpiar un correo electrónico de Gmail y liberar espacio?

Según lo especifica Google en su Centro de Aprendizaje, la plataforma de correos electrónicos cuenta con la opción para eliminar múltiples correos de la bandeja de entrada. En particular, se aconseja seguir los siguientes lineamientos:Eliminar correos electrónicos con tamaños grandes, por ejemplo, superiores a 15 MB.

Eliminar correos electrónicos antiguos (más de 3 años) que ya no sean importantes

Eliminar correos de grupos o novedades de empresas que provengan de un mismo remitente, usualmente de publicidad o redes sociales.

La plataforma también aconseja eliminar correos con archivos adjuntos, sin embargo, se recomienda que los usuarios revisen en detalle qué archivos son de su interés y los descarguen o elaboren una copia de seguridad local.

Cabe destacar que Gmail cuenta con herramientas que permiten facilitar la eliminación de correos según las necesidades de cada usuario. Por ejemplo, se pueden encontrar en carpetas determinadas los mensajes provenientes de redes sociales o de cadenas de publicidad. Para limpiar su bandeja de entrada de Gmail puede seguir los pasos a continuación:Inicie sesión en su correo de Gmail

• Abra la barra desplegable a la izquierda de la bandeja de entrada, en PC.
• Seleccione la carpeta de ‘Promociones’ o ‘Social’.
• Haga clic en el cuadro ubicado en la esquina superior izquierda para seleccionar todos los correos de la carpeta.
• Haga clic en el ícono de bote de basura para eliminar todo lo seleccionado.
• Diríjase a la carpeta de Papelera y vuelva a seleccionar todos los correos.
• Escoja la opción de ‘Vaciar papelera’ y todos los mensajes con sus contenidos desaparecerán por completo.

Si bien los elementos en la papelera se eliminarán pasados 30 días, es importante vaciarla para que el cambio en el espacio de almacenamiento se vea de inmediato una vez hecha la limpieza. Eso sí, recuerde que una vez vaciada la papelera no habrá forma de recuperar ese contenido.

En caso de no querer eliminar todos los correos de una selección de inmediato, también puede usar palabras clave en la barra de búsqueda.

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Gestión de documentos municipales digitales

Guía práctica para gestionar documentos municipales digitales

https://sietediasalhama.com/

Manejar las herramientas básicas para editar documentos digitales ahorra tiempo y facilita el cumplimiento de plazos administrativos

La gestión de documentos municipales ha experimentado una transformación significativa en los últimos años. Los ayuntamientos españoles están adoptando cada vez más formatos digitales para agilizar trámites, reducir el uso de papel y mejorar la accesibilidad para los ciudadanos. Este cambio, aunque necesario, presenta nuevos retos para quienes necesitan interactuar con estos documentos.

Los vecinos de municipios como Alhama de Murcia se enfrentan regularmente a la necesidad de completar, modificar o firmar documentación oficial en formato digital. Desde solicitudes de licencias hasta formularios para actividades culturales, la capacidad de manejar archivos PDF se ha convertido en una habilidad prácticamente indispensable para la vida cotidiana.

Manejar las herramientas básicas para editar documentos digitales ahorra tiempo y facilita el cumplimiento de plazos administrativos. Además, reduce desplazamientos innecesarios a las oficinas municipales. Con el uso adecuado de ciertos recursos, cualquier persona puede gestionar su documentación desde casa.

La transformación digital en los trámites municipales

La digitalización de los servicios municipales en España avanza constantemente. Cada vez más ayuntamientos implementan plataformas digitales para gestionar trámites administrativos. Estos sistemas permiten la gestión de expedientes y certificados mediante procesos electrónicos más simples.

Entre los documentos municipales que requieren gestión digital se encuentran certificados de empadronamiento y solicitudes de licencias de obra. También incluyen formularios para servicios municipales y documentación tributaria local, tramitados principalmente a través de sedes electrónicas.

La digitalización beneficia tanto a ciudadanos como a administraciones. Los vecinos realizan trámites sin desplazarse, a cualquier hora y con confirmación inmediata. Para los ayuntamientos supone ahorro en papel, espacio y tiempo de gestión. También permite actualizar PDF cuando hay cambios normativos.

Herramientas esenciales para editar documentos municipales

Para gestionar documentos municipales desde casa se necesita un ordenador con internet y un navegador web. También es necesario disponer de una dirección de correo electrónico para recibir información y documentos. La digitalización de documentos en papel requiere un escáner o la cámara del móvil con aplicaciones específicas.

Entre los formatos utilizados por las administraciones, el PDF es el más común. Este formato mantiene el aspecto original en cualquier dispositivo y permite incluir firmas digitales. Además, ofrece opciones de seguridad para proteger información sensible en la gestión municipal.

Funciones clave para completar formularios municipales

Al trabajar con formularios municipales digitales, varias funciones resultan especialmente importantes. La más básica es el rellenado de campos de texto para introducir datos personales o descripciones. Los editores PDF online detectan automáticamente los campos rellenables.

La inserción de firmas digitales es otra función fundamental. Muchos trámites municipales requieren la firma del solicitante para validar la petición. Las herramientas de edición permiten crear firmas digitales mediante dibujo con ratón o subida de imágenes.

Los comentarios y anotaciones facilitan aclaraciones sobre aspectos de la solicitud. Las notas explicativas ayudan a los funcionarios a comprender mejor las peticiones o circunstancias particulares del solicitante.

Algunas soluciones incluyen opciones de dibujo para marcar áreas específicas en planos o documentos gráficos. Esta función resulta muy útil en solicitudes relacionadas con licencias de obra que requieren señalar ubicaciones concretas.

Pasos para digitalizar y organizar documentación municipal

El proceso de digitalización comienza con un buen escaneo. Los resultados óptimos requieren una resolución mínima de 300 ppp y buena iluminación del documento. Las aplicaciones móviles específicas permiten fotografiar documentos con calidad suficiente cuando no se dispone de escáner.

Nombrar los archivos de forma organizada facilita su localización posterior. Al trabajar con documentos electrónicos, una nomenclatura clara ayuda a la tramitación digital, como se observa en sistemas de archivo municipales modernos.

Organizar los documentos requiere una estructura lógica según el tipo de trámite municipal. La clasificación adecuada incluye categorías principales y subcategorías organizadas por año o estado del procedimiento administrativo.

Reducir el tamaño de los archivos sin perder calidad es importante cuando las plataformas municipales tienen límites para subir documentos. Los editores PDF online ofrecen opciones de compresión que mantienen la legibilidad mientras reducen el peso del archivo.

Creación de un archivo digital municipal personal

Crear un archivo digital personal permite gestionar trámites repetidos con mayor facilidad. La clasificación de documentos por tipo de trámite y departamento municipal facilita el acceso rápido. La estructura debe incluir las principales áreas administrativas municipales.

Un criterio uniforme al nombrar los archivos mejora la eficiencia en la gestión documental. El formato recomendado incluye fecha, tipo de documento y una descripción sencilla. Esta estructura facilita la localización eficiente de documentos.

La revisión y actualización del archivo digital debe realizarse periódicamente. Esta práctica evita la acumulación de documentos innecesarios y mantiene la información relevante accesible. La revisión anual permite eliminar archivos obsoletos y reorganizar la estructura cuando sea necesario.

Las herramientas de búsqueda del sistema operativo ayudan en la localización rápida de documentos. La búsqueda por fecha, palabras clave o tipo de archivo aprovecha la estructura organizada de los archivos digitales municipales.

Seguridad y protección de datos en documentos municipales

La gestión de documentos municipales está sujeta al Reglamento General de Protección de Datos y a la Ley Orgánica de Protección de Datos. Estas normativas establecen obligaciones para administraciones y ciudadanos en el tratamiento de información personal.

Al manejar documentación oficial en formato digital existen riesgos específicos. Los problemas más comunes incluyen el acceso no autorizado a información sensible y la suplantación de identidad. También existe la posibilidad de pérdida de documentos por fallos técnicos.

La protección de documentos sensibles requiere contraseñas robustas en los archivos importantes. El cifrado es recomendable para aquellos que contengan datos especialmente delicados. Muchos editores PDF permiten establecer contraseñas para abrir documentos o modificarlos.

Antes de utilizar cualquier plataforma para manejar documentos oficiales, es necesario verificar su seguridad. Los servicios con conexiones seguras (https) y políticas de privacidad claras son preferibles. Lo más recomendable son aquellos que no almacenan los documentos en sus servidores más tiempo del necesario.

Trámites municipales específicos en Alhama de Murcia

La gestión documental digital va más allá de digitalizar y organizar. Conocer los pasos concretos de los trámites municipales de Alhama de Murcia ayuda a evitar errores durante la presentación digital. Esto simplifica el proceso administrativo desde la preparación hasta la finalización.

Los trámites frecuentes digitalizados incluyen solicitudes de certificados de empadronamiento e instancias generales. Los formularios para actividades culturales y deportivas, así como solicitudes de licencias menores siguen modelos de gestión digital estandarizados.

El acceso a la sede electrónica municipal se realiza a través de la web oficial del Ayuntamiento en la sección correspondiente. Allí se encuentra un catálogo de procedimientos disponibles, organizados por áreas o departamentos administrativos.

El procedimiento para presentar instancias digitales requiere identificación mediante certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve. Tras la identificación, se selecciona el trámite deseado, se completan los formularios y se adjunta la documentación necesaria en formato digital.

Numerosos certificados pueden obtenerse sin desplazamiento físico a las oficinas municipales. Entre ellos se incluyen volantes de empadronamiento, certificados de convivencia y justificantes de pago de impuestos. Estos documentos se entregan firmados electrónicamente, con la misma validez legal que los tradicionales en papel.

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Como organizar los documentos digitales

Consejos para archivar tus documentos digitales
https://www.docunecta.com/
Miguel Aparisi

Has tomado la decisión de involucrar a tu empresa en un proceso de digitalización. ¡Excelente idea! Gracias a él conseguirás innumerables ventajas para tu compañía: más rapidez en todos sus procesos, ahorros de costes, mayor versatilidad, mejora en la atención al cliente… Te los explicamos de forma detallada en el último artículo de nuestro blog.

A la hora de digitalizar, una de las primeras cosas que harás será ocuparte de los documentos. Dejarás de tener una cantidad enorme de papeles por todas partes, con el ahorro que eso supone en espacio y el extra de seguridad que te dará no depender de un soporte físico que puede acabar degradándose.

Pero a cambio te encontrarás con otra cantidad igualmente enorme de archivos digitales de distintos tipos, formatos y tamaños. Por el bien de tu empresa, es importante que también aquí pongas un poco de orden. A continuación te explicamos los motivos y las maneras más adecuadas para hacerlo.

¿Por qué es importante organizar tus documentos digitales?

Puede darte la tentación de, una vez digitalizados los documentos, ir guardándolos todos en el mismo sitio, sin ningún criterio definido, pensando que ya está todo el trabajo hecho. Pero mantener los documentos digitales en orden es igual de importante que hacerlo con los de papel. Estas son algunas de las razones:Facilidad para encontrar lo que buscas. Si has establecido un sistema de clasificación eficaz y necesitas una factura o un contrato en concreto, tardarás muy poco en localizarlo. Si no, echarás horas rebuscando en las carpetas del disco duro, y quizás ni siquiera consigas descubrir dónde está. Y precisamente el ahorro de tiempo es una de las principales ventajas de la digitalización. ¡No la desaproveches con una estructura de archivos confusa!

Puede que haya archivos con contenido delicado o sensible, a los que solo deben tener acceso algunos miembros concretos de la organización. Si los tienes bien localizados te será más fácil establecer medidas de protección y evitar que, por despiste, alguno de ellos se quede desprotegido y al alcance de cualquiera.

Poder compartir. La excusa de “yo entiendo mi desorden” que le ponías a tus padres cuando te mandaban limpiar tu habitación ya no vale. Porque sí, puede que en el caos de tu ordenador tú sepas dónde está todo lo importante, pero recuerda que en una empresa se trabaja en equipo. Otras personas también tienen que encontrar lo que necesiten sin estar siempre preguntándote.

Eficiencia de espacio. Si trabajamos en entornos informáticos y no en soportes físicos, no se usa espacio como tal: no hay estanterías llenas de papeles. Pero sí hay megabytes y gigabytes de datos. Por un lado, si no tienes un orden claro corres el riesgo de duplicar información, ocupando más espacio de la cuenta (y llevando a gastar más dinero para comprar sitio en forma de discos duros, memorias flash o en la nube). Y por otro, una mala ordenación es uno de los factores de riesgo para que la unidad de almacenamiento se fragmente, especialmente si usas discos duros; esto, en la práctica, baja el rendimiento de la máquina.

Por todas estas causas, organizar los documentos digitales es una tarea de gran importancia. La parte buena es que no te resultará difícil. Solo tendrás que seguir un procedimiento.

Pasos para organizar tus documentos digitales

Hay muchas maneras de ordenar un conjunto de documentos digitales; la adecuada dependerá sobre todo del tipo de información que manejes y de las necesidades que tengas. En general, siguiendo las indicaciones del TIC Portal del Centro Europeo del Conocimiento para la Tecnología de la Información, los pasos que te ayudarán a organizar tus archivos son:Establecer el objetivo y el proceso de trabajo. Por qué y para qué vas a crear tu archivo digital. ¿Será solamente para uso interno en tus oficinas? ¿Darás acceso a clientes o colaboradores externos? ¿Pretendes incluir los documentos nuevos que generes a partir de ahora o también todo el archivo histórico? Según lo que contestes a estas preguntas tendrás que explorar unas alternativas u otras.

Selección de documentos para el archivo digital. Quizás no te haga falta digitalizar absolutamente todos los documentos. Puede que haya algunos con poco valor, o que ya hayan quedado obsoletos. Elegir bien cuáles vas a incluir te ayudará tanto a ahorrar costes y tiempo en el proceso como a tener después un archivo más claro y manejable, sin materiales superfluos que te confundan.

Determinar la estructura. ¿Qué criterios vas a utilizar para ordenar tus archivos? ¿Por temática, por fecha, por tipología (textos, imágenes, etcétera)? ¿Qué le resulta más conveniente al funcionamiento de tu empresa? Saber esto condicionará dónde guardarás después cada cosa.

Elección del paquete correcto. Una vez tengas claro cómo se va a organizar tu archivo, busca un gestor documental adecuado. Que no se quede corto, es decir, que sea capaz de procesar todo lo que necesitas, pero que tampoco se pase y te aporte funcionalidades que nunca vas a utilizar. Sistemas de gestión documental como Documanager son muy versátiles y se adaptan a tus necesidades.

Digitalización de documentos. Es la parte más laboriosa: el proceso de escaneado propiamente dicho y conversión del material en papel a archivos digitales. Algunos documentos, sobre todo los más sensibles por sus implicaciones legales, deberán ser validados a mano para asegurarse de que todo es correcto.

Adición de metadatos. Los metadatos son etiquetas que se añaden a los archivos digitalizados y que aportan información extra sobre aspectos como el origen de los documentos, la entidad que los ha emitido, la fecha, etcétera. Serán muy útiles para luego llevar cada cosa a su sitio.

Destrucción del archivo físico. Este paso es opcional, porque, si no tienes problemas de espacio, quizás quieras conservarlo como copia de seguridad.

De todos estos pasos, quizás el más importante sea el tercero. De cómo montes la estructura dependerá el resto de decisiones. Cada empresa es un mundo con sus propias peculiaridades, pero sí que hay una serie de recomendaciones básicas.

Consejos para archivar eficientemente tus documentos

Estas nociones pueden ayudarte a que tu sistema de organización de documentos digitales sea más claro y fácil de usar:Crea subcarpetas. Huye de la tentación de meterlo todo en el mismo sitio, porque es la garantía de que ese documento concreto que estás buscando se te perderá en medio del caos.

Usa nombres de archivo descriptivos. Pon la fecha, el tema, las personas o empresas implicadas… todo lo que te ayude a saber de qué va sin necesidad de perder el tiempo en abrirlo.

Escribe las fechas de manera inversa. Primero el año, luego el mes y finalmente el día. No es lo natural en nuestro idioma, pero de esta manera el listado saldrá ordenado automáticamente.

Usa colores y marcas visuales. Habrá quien piense que queda “poco serio”, pero es una ayuda muy eficaz para encontrar más rápido lo que estés buscando.

Asegúrate de que todo el equipo de trabajo conoce y está familiarizado con las pautas que establezcas. El mayor enemigo del orden es que varias personas accedan al mismo sistema y cada uno haga la guerra por su cuenta. Debe haber un método común.

Establece la rutina de, nada más generar un archivo, clasificarlo y nombrarlo según las normas que tengas. No lo dejes para “más tarde”, porque más tarde es probable que se te olvide y se quede para siempre sin hacer, y todos los esfuerzos anteriores serán inútiles.

Documanager te ayuda a organizarte digitalmente

Como ves, organizar documentos digitales es una tarea muy laboriosa. Si intentas hacerle frente tú solo, probablemente te supondrá un esfuerzo tremendo, además de mucho tiempo perdido que podrías dedicar a tareas más productivas.

Por este motivo, desde Docunecta te recomendamos que utilices sistemas de gestión documental como Documanager. Tendrás a tu disposición un software especializado con el que mantener siempre en orden, con la máxima sencillez y comodidad, todos los materiales nuevos que vayas generando. Podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo de tu empresa, editarlos y enviarlos de manera rápida y ahorrarte horas de búsquedas cada vez que necesites alguno. Y además, también podrás digitalizar documentos más antiguos para incorporarlos a tu archivo, y así prescindir completamente del papel. Todo esto, con todas las garantías de confidencialidad y seguridad que tu compañía necesita.

Búsqueda documental: encontrar datos entre documentos digitalizados

¿Acumulas una gran cantidad de papeles en tu empresa? ¿Pierdes demasiado tiempo buscando un determinado documento?

La mala gestión documental perjudica la agilidad operativa de un 70% de las empresas. La mayoría no es capaz de controlar lo que gasta en gestionar su documentación. Las grandes organizaciones y las pymes se enfrentan a diario a los problemas provocados por la mala gestión de sus documentos.

La búsqueda documental de facturas, archivos, nóminas, albaranes y fichas de clientes, entre otros, se convierte en una odisea y supone una pérdida de tiempo y de recursos humanos que invierten en la calidad de atención al cliente.

¡Ponle solución y descubre un método de gestión documental práctico y diferente!

Sistema OCR para agilizar la búsqueda documental

A veces, la búsqueda de documentos entre una marea de papeleos almacenados se convierte en una tarea muy compleja que conlleva demasiado tiempo. Y no solo ocurre con los documentos físicos, también puede ser difícil encontrar la información que buscamos aun estando digitalizada, si no contamos con el sistema de búsqueda documental adecuado.

Por eso, en Docunecta hemos desarrollado un software inteligente de gestión documental diferente. Recibe el nombre de DocuManager y se encarga de leer los documentos a través de un sistema OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres), reconociendo los datos en ellos escritos y clasificándolos conforme a ellos. De esta forma, puedes realizar una búsqueda a través de una palabra o palabras que correspondan con un documento y localizarlo rápidamente.

El OCR es el complemento ideal para cualquier sistema de gestión documental, ya que permite extraer la información rápida y precisa para pasarla al formato electrónico. Se capturan los datos, los almacena con un formato reconocido y hace posible la recuperación documental sencilla para poder usarlos en otros sistemas o aplicaciones.

¡DocuManager es 100% seguro y te ayuda a ser más productivo!

Ventajas de implantar DocuManager en las pymes

Lo mejor de este sistema no son solo sus características y funcionalidades, sino todo lo que puedes hacer con él. Desde la recuperación y la búsqueda documental, hasta la organización de los ficheros y el incremento de la productividad. Vamos a mostrarte todas las ventajas de trabajar con este software inteligente en tu negocio:Disminuye el espacio físico que utilizamos habitualmente para almacenar documentos.

Aumenta la seguridad de la información, ya que se evita su pérdida y deterioro y solo se permite el acceso a las personas autorizadas. Por el contrario, cuando tenemos nuestros documentos almacenados en estanterías y archivadores, corren el riesgo de ser robados.

Reduce el tiempo invertido en la búsqueda y recuperación de documentos.

Ahorra costes, tanto en recursos humanos como en papel, tinta y otros elementos derivados del proceso.
Reduce el impacto medioambiental, ya que eliminamos el uso del papel.

Sin embargo, queremos dejar claras algunas cosas antes de que te decantes por cualquier programa de gestión documental:Las empresas siempre buscan ahorrar, y eso solo se consigue al eliminar tareas que quitan tiempo a los empleados para hacer su verdadero trabajo.

El hecho de que una empresa tenga muchos documentos no implica la necesidad de implantar un gestor documental. Lo verdaderamente importante es que tenga que buscar habitualmente muchos documentos, lo que implica tiempo, deterioro y pérdida de información, además del espacio que ocupan.

El acceso rápido a la información es fundamental para dar una respuesta rápida a sus clientes.

Si algunos de tus problemas concretos son: ahorrar costes, eliminando tiempos y tareas innecesarias, necesitas esta solución.

4 pilares básicos del gestor documental de Docunecta

Las patas sobre las que se sustenta DocuManager se encuentran en:

• La búsqueda documental rápida de cualquier dato contenido en los mismos. Como te hemos contado, nuestro gestor documental lo consigue gracias a un sistema OCR. Cuando una empresa crece, buscar un documento se va volviendo cada vez más difícil, incluso si se comparte un disco, muchos trabajadores todavía tienden a almacenarlo localmente, pensando que así podrán encontrar fácilmente sus archivos. Sin embargo, esta metodología de trabajo afecta al control de versiones y los flujos de trabajo.
• Clasificación de documentos. El OCR se encarga de leer los datos contenidos en el documento y de clasificarlo correctamente.
• Almacenamiento automático. Un gestor documental te permite conservar tus documentos de forma permanente y almacenarlos a largo plazo, en vez de disponer de ellos de manera efímera.
• Seguridad en el acceso. Las empresas encuentran numerosos problemas en el acceso a los documentos de su compañía: escasa colaboración en equipo, pérdida de tiempo, etc.

En realidad, ya no tienes que preocuparte por nada. El sistema OCR de DocuManager se encarga de realizar todas estas tareas de manera segura y automática. ¡Solicita un demo y mira cómo funciona!


Agilizar los procesos documentales: 

conclusiones

¿Te suena familiar alguno de los supuestos que hemos mencionado? ¿Has notado alguno de estos hándicaps en tu actividad? ¿Estás haciendo algo para resolverlos?

Muchas empresas sufren a diario los efectos de una mala gestión documental, lo que no solo afecta a nivel operativo, sino legal. Facilitar la búsqueda, recuperación y almacenamiento de los datos te ayudará a mantener el control sobre los mismos y, por tanto, a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Las soluciones que aporta el gestor documental no es un simple escaneo a tu PC, son soluciones para pymes alejadas de ser un software complicado.

No solo el tiempo es un inconveniente de carecer de un programa de gestión documental, sino también la posible pérdida de datos confidenciales, la escasa productividad de los empleados, la escasa seguridad en el almacenamiento, así como el acceso a los mismos desde distintos soportes y ubicaciones.

Podríamos afirmar que esta tecnología, aplicada a la gestión documental, permite a las empresas tener su información en ‘un armario bajo llave’.

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