La Convergencia entre los Principios FAIR y la Ciencia Archivística

La Convergencia entre los Principios FAIR y la Ciencia Archivística: Un Marco de Gestión para la Era Digital
Por: Lic. Carmen Marín con el apoyo de Gemini

Resumen / Abstract

Resumen: El presente artículo analiza la convergencia entre los Principios FAIR (Localizabilidad, Accesibilidad, Interoperabilidad y Reutilización) y la ciencia archivística contemporánea, tomando como eje técnico el estándar ISO 23081 (Metadatos para la gestión de documentos). En el actual entorno de transformación digital, la gestión documental debe trascender el almacenamiento pasivo para convertirse en una infraestructura de datos dinámica y confiable. El estudio profundiza en cómo la correcta aplicación de esquemas de metadatos no solo garantiza la preservación a largo plazo, sino que posiciona al Archivólogo como el arquitecto crítico de la gobernanza de la información. Se concluye que la integración de la ISO 23081 es el habilitador indispensable para que los activos documentales cumplan con los requisitos de la economía del dato y la transparencia institucional.

Palabras clave: Archivología, Principios FAIR, ISO 23081, Metadatos, Gestión Documental, Gobernanza de la Información, Preservación Digital.

Abstract: This article analyzes the convergence between the FAIR Principles (Findability, Accessibility, Interoperability, and Reusability) and contemporary archival science, using the ISO 23081 standard (Metadata for records) as its technical core. In today's digital transformation environment, records management must transcend passive storage to become a dynamic and reliable data infrastructure. The study delves into how the correct application of metadata schemes not only guarantees long-term preservation but also positions the Archivist as the critical architect of information governance. It concludes that the integration of ISO 23081 is the essential enabler for documentary assets to meet the requirements of the data economy and institutional transparency.

Keywords: Archival Science, FAIR Principles, ISO 23081, Metadata, Records Management, Information Governance, Digital Preservation.

Introducción y Fundamentación

En el ecosistema actual de la producción documental intensiva, la gestión de activos digitales demanda marcos que trasciendan el almacenamiento pasivo y se orienten hacia la explotación inteligente de los datos. Los Principios FAIR, concebidos originalmente para optimizar la gestión de datos de investigación, encuentran un terreno de aplicación natural y crítico en el entorno archivístico de gestión documental. Estos principios no solo complementan los requisitos tradicionales de autenticidad, integridad y fiabilidad, sino que actúan como un catalizador para garantizar la explotación sistémica de la memoria institucional.

Desglose de Aplicación en el Entorno Archivístico

 
Localizabilidad (Findability): La Evolución del Control Institucional Desde la praxis archivística, la localización no se limita a la búsqueda por palabras clave; implica la asignación de Identificadores Persistentes (PID) y una estructura de metadatos robusta que contextualice el documento. Un archivo es "localizable" cuando su descripción técnica y su procedencia están vinculadas de forma que el sistema de gestión pueda recuperar no solo el objeto, sino su trayectoria administrativa y su valor probatorio.

 
Accesibilidad (Accessibility): Protocolos de Disponibilidad y Seguridad La accesibilidad bajo el estándar FAIR en archivos requiere la implementación de protocolos de comunicación abiertos y estandarizados. Para el profesional archivólogo, esto significa asegurar que el acceso esté mediado por reglas de negocio claras, donde la autenticación y la autorización sean transparentes pero rigurosas, garantizando que el documento esté disponible a largo plazo, independientemente de la vigencia del software que lo generó.

 
Interoperabilidad (Interoperability): El Lenguaje Común de la Información Este principio representa el núcleo de la gestión documental moderna. La aplicación de vocabularios controlados, tesauros y esquemas de metadatos (como el estándar ISO 23081) * es lo que permite que los sistemas de archivo dialoguen con otros sistemas de la organización (ERP, CRM, plataformas de e-Administración). La interoperabilidad asegura que el contexto jurídico y administrativo del documento se mantenga intacto al transitar entre diferentes infraestructuras tecnológicas.

 
Reutilizabilidad (Reusability): El Valor del Documento como Activo de Conocimiento Un documento archivístico es reutilizable cuando su procedencia está nítidamente documentada y cumple con estándares de preservación digital. En este sentido, el archivólogo actúa como garante de la confiabilidad del dato, permitiendo que la información técnica o administrativa sea utilizada para la toma de decisiones futuras, auditorías o investigación, bajo licencias de uso claras y descripciones que expliquen el "por qué" de su creación.

Conclusión Profesional

La integración de los principios FAIR en la gestión documental no representa un cambio de paradigma, sino una sofisticación de la metodología archivística. Al adoptar estos criterios, el profesional de la archivología reafirma su rol como arquitecto de la información, transformando depósitos de documentos en activos dinámicos que garantizan la eficiencia operativa, la transparencia institucional y la preservación del patrimonio digital.

*El estándar ISO 23081 es, en esencia, la piedra angular de la gestión de metadatos para documentos de archivo (records). Mientras que la ISO 15489 establece los principios generales de la gestión documental, la ISO 23081 se adentra en la arquitectura técnica y funcional que permite que esos documentos sean auténticos, fiables y utilizables a lo largo del tiempo.

A continuación, una profundización técnica y académica sobre sus componentes clave:

Análisis Técnico del Estándar ISO 23081: Metadatos para la Gestión de Documentos

1. Definición Ontológica del Metadato

Para la ISO 23081, el metadato no es solo "datos sobre datos". Se define como información estructurada o semiestructurada que permite la creación, gestión y uso de documentos en el tiempo y a través de dominios.

Desde la perspectiva archivística, el estándar establece que los metadatos deben documentar no solo el contenido del documento, sino también su contexto, su estructura y su historia de gestión (trazabilidad).

2. El Modelo de Entidades (La Jerarquía de Contexto)

Uno de los aportes más significativos de este estándar es que propone que los metadatos no pertenecen únicamente al "objeto documental", sino que deben describir cinco entidades interrelacionadas:
Documento: Metadatos sobre la unidad documental (fondo, serie, expediente, tipo documental).

 
Agente: Metadatos sobre las personas, unidades administrativas o sistemas de IA/software que crean o interactúan con el documento.

 
Actividad/Proceso de Negocio: Metadatos que explican por qué y en el marco de qué función administrativa se generó el documento.

 
Regulación: El marco normativo, leyes o políticas que rigen la creación y disposición del documento.

 
Relaciones: Crucial para la Interoperabilidad (FAIR), ya que documenta cómo se vinculan las entidades anteriores entre sí.

3. Funciones Estratégicas del Estándar

El estándar se divide en varias partes (Principios, Elementos de Implementación y Guía de Autoevaluación) que buscan cumplir objetivos archivísticos críticos:

 
Garantía de Evidencia: Los metadatos sirven como prueba de que el documento es lo que dice ser (autenticidad).

 
Preservación Digital: Aseguran que, aunque el formato tecnológico cambie, la información contextual (quién lo hizo, cuándo, con qué permisos) sobreviva a la obsolescencia.

 
Gobernanza de Información: Permite automatizar procesos de disposición (transferencia o eliminación) mediante reglas preestablecidas en los metadatos de "Regulación" y "Actividad".

4. Relación con los Principios FAIR

La ISO 23081 es la herramienta que materializa los principios FAIR en un archivo:

 
Findability: Mediante esquemas de metadatos descriptivos únicos.
Accessibility: Definiendo metadatos de derechos y acceso.
Interoperability: Al estandarizar el lenguaje para que diferentes sistemas entiendan el contexto del documento.
Reusability: Al mantener la integridad del contexto original, permitiendo que un usuario futuro comprenda el valor probatorio de la información.

La ISO 23081 establece al profesional archivólogo como un "arquitecto de metadatos", ya que es esta norma la que permite que la lógica archivística gobierne sobre la infraestructura puramente informática.

Esta norma no define un conjunto obligatorio de metadatos, sino que proporciona un marco para que cada organización defina los suyos según sus necesidades, siendo coherente con la norma ISO 15489 de gestión documental. 

(https://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/429/441#)

 

Nota del Autor: La ISO 23081 como habilitador de los Principios FAIR

"La implementación de los Principios FAIR en el ecosistema de la gestión documental no debe entenderse como una capa tecnológica adicional, sino como la evolución lógica de la descripción archivística tradicional. Mientras que los principios FAIR dictan el qué (que la información sea localizable, accesible, interoperable y reutilizable), el estándar ISO 23081 proporciona el cómo técnico y metodológico.

Es a través de la arquitectura de metadatos definida por esta norma que logramos capturar no solo el contenido, sino el contexto de creación y la trazabilidad de los documentos. Sin la estructura ontológica que propone la ISO 23081 —que vincula agentes, procesos y regulaciones—, la interoperabilidad sería una meta inalcanzable y la reutilización carecería de la garantía de autenticidad necesaria. En definitiva, el archivólogo actúa como el arquitecto de este puente, asegurando que el patrimonio documental de las organizaciones no solo se conserve, sino que permanezca vivo y funcional en la era de la inteligencia de datos."

"Para comprender la simbiosis entre la normativa archivística y la gestión de datos moderna, se presenta a continuación una matriz de correspondencia. En ella se evidencia cómo cada nivel de metadatos propuesto por la ISO 23081 actúa como el soporte técnico necesario para que un documento de archivo cumpla con los estándares internacionales de la economía del dato (FAIR)."

Cuadro comparativo que sintetiza conceptos complejos de la ISO 23081 y los traduce a la lógica de los Principios FAIR.

 

Nivel de Metadatos (ISO 23081)	Función Archivística Principal	Relación con Principio FAIR	Beneficio Estratégico para la Organización
Entidad Documento	Identificación única, estructura y contenido del registro.	Findability (F)	Garantiza que el activo sea localizable mediante Identificadores Persistentes (PID).
Entidad Agente	Registro de creadores, custodios y sistemas (humanos o IA).	Accessibility (A)	Define quién y bajo qué protocolos de seguridad se puede acceder al documento.
Entidad Proceso / Actividad	Contexto de negocio y función administrativa que originó el dato.	Reusability (R)	Permite que futuros usuarios comprendan el propósito original y la validez del documento.
Entidad Regulación	Marco legal, plazos de conservación y esquemas de disposición.	Accessibility (A) / Reusability (R)	Gestiona derechos de autor, privacidad (GDPR/Leyes locales) y la integridad legal para su reúso.
Entidad Relación	Vinculación lógica entre documentos, agentes y procesos.	Interoperability (I)	Permite que el contexto migre íntegro entre diferentes sistemas (ERP, Archivo Digital, Cloud).

 Referencias Bibliográficas y Recursos de Consulta

NOTA IMPORTANTE: Dado que los estándares ISO son documentos protegidos por derechos de autor se han seleccionado referencias que incluyen guías de implementación abierta, repositorios académicos y sitios oficiales donde cualquier lector puede consultar los fundamentos de forma gratuita.  

· FORCE11 (2016). The FAIR Data Principles. Recuperado de:
https://www.force11.org/group/fairgroup/fairprinciples

Referencia matriz que define los principios de Localizabilidad, Accesibilidad, Interoperabilidad y Reutilización.

· GO FAIR Initiative. FAIR Principles: Detailed explanations and resources for implementation.
https://www.go-fair.org/fair-principles/

Portal esencial para comprender la aplicación técnica de los principios en diversos dominios de datos.

· International Organization for Standardization (ISO). ISO 23081: Information and documentation — Metadata for records. Resumen y estructura técnica disponibles en:
https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:23081:-1:ed-2:v1:en

Plataforma de Navegación en Línea (OBP) de ISO, que permite visualizar los términos, definiciones y la estructura del estándar de forma gratuita.

· Ministerio de Cultura y Deporte de España. Directrices para la Elaboración de Metadatos en la Gestión de Documentos. Recuperado de:
https://www.cultura.gob.es/cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas.html

Guías prácticas en español basadas en la norma ISO 23081, accesibles para cualquier profesional iberoamericano.

· Wilkinson, M. D., et al. (2016). The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. Scientific Data, 3, 160018. DOI:
10.1038/sdata.2016.18

Artículo académico original de libre acceso (Open Access) que fundamenta la necesidad de los principios FAIR en la era digital.

· InterPARES Trust. Recursos sobre Preservación Digital y Autenticidad de Documentos.
https://interparestrust.org/

Repositorio de investigación internacional con documentación abierta sobre la gestión de documentos electrónicos y metadatos.

 

 

 

 

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Principios FAIR

Los Principios FAIR
Lic. Carmen Marín con el apoyo de Google Modo IA

Los Principios FAIR son un conjunto de directrices internacionales diseñadas para optimizar el uso de los datos de investigación, permitiendo que sean fácilmente localizables y utilizables tanto por humanos como por sistemas computacionales.

El término es un acrónimo en inglés que se desglosa de la siguiente manera:

1. Findable (Localizables)

El objetivo es que los datos y sus metadatos puedan encontrarse con facilidad.

• Identificadores persistentes (PID): Se asignan códigos únicos y permanentes (como un DOI) para que los datos siempre sean rastreables.
• Metadatos enriquecidos: Los datos deben estar descritos con información detallada que facilite su indexación en buscadores y repositorios.

2. Accessible (Accesibles)

Una vez localizados, se debe saber cómo acceder a ellos, aunque esto no siempre signifique que sean "abiertos" o gratuitos.

• Protocolos estándar: El acceso debe realizarse mediante protocolos de comunicación abiertos y universales.
• Longevidad de metadatos: Incluso si los datos ya no están disponibles, sus metadatos deberían seguir siendo accesibles.

3. Interoperable (Interoperables)

Los datos deben poder integrarse con otros datos y trabajar con diferentes aplicaciones o flujos de trabajo.

• Lenguajes comunes: Uso de formatos y vocabularios controlados que sigan los estándares de cada disciplina. 
• Referencias cruzadas: Inclusión de vínculos calificados hacia otros datos o recursos relacionados.

4. Reusable (Reutilizables)

El fin último es que los datos puedan ser replicados o combinados en nuevas investigaciones.

• Licencias claras: Deben tener condiciones de uso explícitas (como las licencias Creative Commons).
• Contexto de procedencia: Documentación detallada sobre cómo se generaron los datos para asegurar su fiabilidad científica.

Diferencia importante: FAIR vs. Datos Abiertos

No todos los datos FAIR son necesariamente Datos Abiertos (Open Data). Mientras que FAIR se enfoca en que los datos sean estructurados y localizables, los datos abiertos se centran en la libertad de acceso y uso sin restricciones legales o técnicas.

Links  de Referencias

https://www.youtube.com/watch?v=NCUma-JF5Zk&t=485

https://www.youtube.com/watch?v=83xmX5LtQV4&t=456

https://www.cienciaabiertauach.cl/faq/principios-fair/#

https://datos.gob.es/es/noticias/principios-fair-buenas-practicas-para-la-gestion-y-administracion-de-datos-cientificos#

https://biblioguias.ucm.es/datos-investigacion/fair#

https://translate.google.com/translate?u=https://www.niaid.nih.gov/research/fair-data-principles&hl=es&sl=en&tl=es&client=sge#

https://blog.orvium.io/es/principios-fair/

https://red-documentacion.minciencias.gov.co/Gestion_Datos_Investigacion/Principios-FAIR#:

https://www.uoc.edu/portal/es/coneixement-obert/dades-fair/index.html#:

https://epos-es.org/que-es-la-ciencia-abierta-y-por-que-son-importantes-los-principios-fair/#:

https://www.idecor.gob.ar/principios-fair-como-hacer-tus-datos-accesibles-e-interoperables/

https://translate.google.com/translate?u=https://www.niaid.nih.gov/research/fair-data-principles&hl=es&sl=en&tl=es&client=sge#:

https://biblioguias.ucm.es/datos-investigacion/fair#:

https://datos.gob.es/es/noticias/principios-fair-buenas-practicas-para-la-gestion-y-administracion-de-datos-cientificos#:

https://www.udc.es/es/biblioteca.fic/investiga/datos-de-investigacion/principios-fair/

https://www.fesabid.org/en-accion/propiedad-intelectual/#:

https://unavdadun.wordpress.com/2018/11/13/principios-fair/#

https://datosabiertos.bogota.gov.co/about#:

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Parlamento Europeo instan a introducir normas que obliguen a empresas de IA a revelar materiales utilizados para entrenarlas

Europa toma medidas para proteger a los creadores mientras los legisladores impulsan nuevas normas para el entrenamiento de la IA
https://smartfinrank.com

El rápido crecimiento de la inteligencia artificial ha generado un importante debate en toda Europa sobre cómo deben utilizarse las obras creativas en el entrenamiento de los sistemas de IA. Ahora, los legisladores del Parlamento Europeo impulsan nuevas normas diseñadas para proteger a artistas, escritores, músicos y otros creadores cuyas obras puedan utilizarse para entrenar potentes modelos de IA.

Esta iniciativa refleja la creciente preocupación de que los desarrolladores de IA estén creando sistemas capaces de generar imágenes, texto, música y vídeos a partir de enormes conjuntos de datos, a menudo sin el conocimiento ni el consentimiento de los creadores originales.

Impulso a la transparencia en el entrenamiento de la IA

Los miembros del Parlamento Europeo instan a los reguladores a introducir normas más claras que obliguen a las empresas de IA a revelar los materiales utilizados para entrenar sus modelos. Los defensores de la propuesta argumentan que los creadores deberían tener derecho a saber cuándo su obra se ha incluido en conjuntos de datos utilizados para desarrollar herramientas de inteligencia artificial.

Los defensores afirman que la transparencia es esencial para garantizar una compensación justa y mantener la confianza entre el sector tecnológico y las industrias creativas.

Algunos legisladores también abogan por sistemas que permitan a los creadores optar por no permitir que su obra se utilice en el entrenamiento de la IA.

Los creadores expresan su preocupación

Artistas y editores de toda Europa han manifestado cada vez con mayor frecuencia su preocupación por la posibilidad de que las herramientas de IA generativa repliquen estilos artísticos, produzcan textos similares o imiten voces sin reconocer ni compensar adecuadamente a los creadores originales.

Los grupos de la industria creativa argumentan que, sin salvaguardias, las empresas de IA podrían perjudicar sectores enteros como la edición, la producción musical, el diseño y el arte digital.

Advierten que los modelos de IA entrenados con material protegido por derechos de autor podrían reproducir elementos de dichas obras, difuminando la línea entre la innovación y la infracción de la propiedad intelectual.

Equilibrio entre innovación y protección

Por otro lado, las empresas tecnológicas advierten que una regulación demasiado restrictiva podría frenar la innovación en el sector de la IA, que crece rápidamente en Europa. Muchos desarrolladores argumentan que el entrenamiento de los modelos de IA requiere acceso a conjuntos de datos amplios y diversos para mejorar la precisión y el rendimiento.

Los reguladores europeos se enfrentan ahora al reto de equilibrar estos intereses contrapuestos: proteger a los creadores y, al mismo tiempo, garantizar que Europa siga siendo competitiva en la carrera global por desarrollar tecnologías avanzadas de IA.

El debate también se relaciona con la implementación general del marco regulatorio de la Unión Europea para la IA, cuyo objetivo es establecer estándares globales para el desarrollo responsable de la inteligencia artificial.

¿Qué sucederá después?

La iniciativa del Parlamento Europeo para reforzar la protección podría dar lugar a una nueva legislación que exija a los desarrolladores de IA proporcionar documentación detallada sobre las fuentes de datos de entrenamiento y los acuerdos de licencia.

De aprobarse, estas normas podrían transformar la forma en que se desarrollan los sistemas de IA en Europa y, potencialmente, influir en las regulaciones de otras regiones.

Para los creadores, las propuestas representan un paso hacia un mayor reconocimiento de sus derechos en la era de la inteligencia artificial. Para las empresas tecnológicas, señalan un futuro en el que la transparencia y la rendición de cuentas podrían convertirse en requisitos clave para la implementación de sistemas de IA en los principales mercados.

Aviso legal:

Este artículo tiene fines meramente informativos y no constituye asesoramiento legal, financiero ni de inversión. Se recomienda a los lectores que realicen su propia investigación al evaluar los avances tecnológicos y las políticas regulatorias.

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Nueva función de resúmenes de audio en Google Docs

Tus documentos te hablarán gracias a esta función de IA que Google añadió en Docs

https://www.infobae.com
PorJuan Ríos

La función de resúmenes de audio en Google Docs utiliza inteligencia artificial Gemini 

para sintetizar documentos rápidamente. (Imagen Ilustrativa Infobae)

La llegada de resúmenes de audio a Google Docs marca un avance en las herramientas de productividad respaldadas por inteligencia artificial. Esta nueva función, basada en la tecnología Gemini de Google, permite a los usuarios escuchar una síntesis breve y natural de sus documentos, abriendo la posibilidad de comprender el contenido sin necesidad de leer cada palabra.

En qué consiste la nueva función de resúmenes de audio en Google Docs

La actualización, anunciada por Google y desplegada desde la segunda semana de febrero de 2026, ofrece la opción de escuchar un resumen verbal de los archivos directamente dentro de la interfaz de Google Docs. El objetivo principal es facilitar el acceso rápido a la información contenida en documentos extensos, sin exigir al usuario una lectura completa.

La función aparece como una nueva alternativa denominada Audio dentro del menú Herramientas. Al seleccionarla, los usuarios tienen dos posibilidades: escuchar la pestaña activa o el resumen general del documento. El resumen generado por Gemini se caracteriza por ser breve, manteniéndose por debajo de unos pocos minutos de duración.

El sistema emplea un estilo de voz natural, lo que ayuda a captar con mayor facilidad las ideas centrales y los puntos más relevantes de cada archivo.

Cómo utiliza Google la inteligencia artificial para generar estos resúmenes

El corazón de la función radica en la integración de Gemini, la arquitectura de inteligencia artificial desarrollada por Google. Esta IA analiza el contenido del documento y produce una síntesis oral que condensa los elementos clave.

El resumen no solo incluye los puntos más destacados de un solo texto, sino que también puede abarcar varias pestañas dentro del mismo archivo, proporcionando una visión global del material trabajado.

Uno de los aspectos más destacados es el tono natural de la voz seleccionada para la lectura de los resúmenes. Google ha puesto especial énfasis en lograr que la experiencia auditiva sea fluida y comprensible, evitando la monotonía propia de muchos sistemas de lectura automática.

Al escuchar el resumen, el usuario puede captar rápidamente la esencia del documento, lo que resulta útil para ponerse al día antes de una reunión o repasar los aspectos más importantes de un informe extenso en pocos minutos.

Para quién está disponible la función de resúmenes de audio en Google Docs

El despliegue de esta característica se realiza de forma gradual, con un ritmo estimado de hasta 15 días desde el inicio de la implementación. Sin embargo, la disponibilidad de los resúmenes de audio está restringida a usuarios de ciertos servicios de pago.

Google especifica que la función será accesible únicamente para suscriptores de Google AI Pro y Ultra, el complemento Google AI Pro for Education, el complemento Google AI Ultra for Business, y para quienes utilicen las versiones Enterprise Standard y Plus, así como Business Standard y Plus.

Esto significa que los usuarios de cuentas gratuitas en Google Docs no podrán acceder a la función de resúmenes de audio generados por Gemini. Tampoco existen controles administrativos ni configuraciones específicas para habilitar o desactivar la herramienta, ya que su activación depende exclusivamente del tipo de suscripción.

Cómo se utilizar la función de resúmenes en Docs

Acceder a los resúmenes de audio es sencillo. El usuario solo debe dirigirse al menú Herramientas en Google Docs y seleccionar la opción Audio. Desde allí, se puede elegir entre escuchar el documento completo o solo la pestaña activa. Al activar la reproducción, un reproductor multimedia aparece en la página, permitiendo controlar la experiencia auditiva y ajustar tanto la velocidad como el estilo de voz.

No se requieren configuraciones adicionales por parte del usuario ni de los administradores de dominio. Toda la gestión se realiza desde la propia interfaz de Google Docs, lo que agiliza la incorporación de la función en el flujo de trabajo cotidiano.

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Documentación y gestión de infraestructuras de TI en 2026

4 tendencias en documentación y gestión de infraestructuras de TI este 2026

https://www.muycomputerpro.com/
José Montes

Nota de prensa. A medida que la transformación digital avanza y las infraestructuras de TI se vuelven más complejas e interdependientes, disponer de información fiable, completa y actualizada se convierte en un factor crítico. La visibilidad sobre los activos, la calidad de los datos y la capacidad de anticipación serán factores determinantes para que las empresas afronten con éxito los retos que tecnológicos y operativos de 2026. En este contexto, el proveedor de software FNT Software, identifica cuatro tendencias clave que marcarán la evolución de la documentación y la gestión de infraestructuras de TI en los próximos años.

1. La documentación evoluciona hacia el concepto de gemelo digital

En 2026, la documentación de TI avanzará hacia modelos que representen la infraestructura de forma integral, dinámica y contextual, incorporando tanto los elementos físicos como los lógicos, así como las relaciones entre ellos. Este enfoque permite comprender cómo interactúan cables, racks, sistemas, aplicaciones y servicios, ofreciendo una visión coherente y accionable del entorno tecnológico.

Este tipo de documentación facilita la planificación de cambios, el análisis de impactos y la reducción de errores operativos. De este modo, deja de ser un repositorio estático para convertirse en una herramienta activa de apoyo a la toma de decisiones técnicas y estratégicas.

2. Fin de las herramientas aisladas y los registros informales

El uso de hojas de cálculo, diagramas estáticos o soluciones desarrolladas internamente pierde eficacia a medida que aumenta la complejidad de las infraestructuras. De cara a 2026, la tendencia apunta claramente a la adopción de plataformas profesionales de documentación, capaces de mantener la información actualizada, estructurada y accesible.

Una documentación centralizada mejora la colaboración entre equipos, reduce la dependencia del conocimiento individual y acelera la respuesta ante incidencias o cambios, especialmente en entornos híbridos y distribuidos, donde la falta de visibilidad puede convertirse en un riesgo operativo.

3. La preparación anticipada como factor diferencial

La implantación de un sistema de documentación avanzado no es inmediata y requiere una planificación cuidadosa. Antes de ponerlo en marcha, es necesario realizar inventarios completos, depurar la calidad de los datos, definir estándares y validar el sistema en entornos controlados.

Las organizaciones que inicien este proceso con suficiente antelación podrán abordar la transición de forma progresiva, minimizando riesgos y evitando escenarios de urgencia. La preparación anticipada se convierte así en un factor diferencial para comenzar 2026 con sistemas estables, bien adoptados por los equipos y alineados con los objetivos del negocio.

4. Documentación orientada a la eficiencia y al control de costes

Más allá de su valor operativo, la documentación de TI se consolida como una herramienta clave para la optimización de recursos y el control del gasto. Contar con información precisa permite identificar activos infrautilizados, evitar compras innecesarias y ajustar la capacidad real de la infraestructura a las necesidades del negocio.

Además, el uso de representaciones visuales avanzadas —como vistas de rack, planos de planta o modelos 3D— reduce errores en la ejecución de cambios y mejora la planificación. Todo ello se traduce en una mayor eficiencia operativa y en un control más riguroso de los costes asociados a la infraestructura de TI.

«En un contexto de infraestructuras cada vez más distribuidas y cambiantes, la documentación de TI deja de ser un ejercicio administrativo para convertirse en un activo estratégico. Las organizaciones que no cuentan con información fiable y actualizada pierden capacidad de reacción, aumentan sus costes operativos y asumen riesgos innecesarios», destaca Stefan Kühn, especialista de FNT Software.

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Estructura de Prompts

¿Quieres que ChatGPT trabaje para ti y no al Revés?.
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DOMINA la ESTRUCTURA PERFECTA de un PROMPT en 4 Pasos y lleva tu Productividad a otro Nivel. **Te Regalo Decenas de Ejemplos**

1. IDENTIDAD o ROL. 

Define el papel o función que asumirá ChatGPT durante la interacción. Esto proporciona un marco contextual sobre cómo debería responder el modelo, ya sea como ingeniero, analista, consultor, etc.

EJEMPLOS DE FÓRMULAS DE "IDENTIDAD" APLICADAS A LA RED SOCIAL X PARA CHATGPT:

Actúa como un(a)...

Ejemplo: "Actúa como un creador de contenido viral que optimiza sus publicaciones para maximizar la interacción en X."

Eres un(a)...

Ejemplo: "Eres un experto en captar la atención en los primeros 5 segundos de un tweet, generando una reacción inmediata en los seguidores."

Serás mi...

Ejemplo: "Serás mi estratega de contenido, encargado de diseñar hilos de X que multipliquen las visualizaciones de forma orgánica."

Haz el papel de...

Ejemplo: "Haz el papel de un influenciador que domina las tendencias y crea contenido que se comparte de manera explosiva."

Asume el rol de...

Ejemplo: "Asume el rol de un profesional en marketing digital, especializado en la creación de contenido viral para redes sociales."

Quiero que seas un(a)...

Ejemplo: "Quiero que seas un creador de contenido visual que diseñe tweets atractivos y efectivos en menos de 280 caracteres."

Conviértete en un(a)...

Ejemplo: "Conviértete en un maestro de la narrativa en X, creando hilos que cautiven a la audiencia desde el primer tweet."

2. SITUACION o CONTEXTO. 

Aquí se describe la situación o escenario en el que se necesita la información o respuesta. Proporcionar un contexto claro ayuda a la IA a entregar respuestas más ajustadas y precisas al entorno que se está manejando.

EJEMPLOS DE FÓRMULAS DE "SITUACIÓN" ADAPTADAS A LA RED SOCIAL X
PARA CHATGPT:

Información previa o situacional: Ejemplo: "Estás revisando las estadísticas de interacción de tus últimos hilos en X, buscando patrones que te ayuden a optimizar el engagement."

Específico del sector o área de trabajo: Ejemplo: "En el contexto de creación de contenido, estás analizando los tweets de competidores para mejorar tus estrategias de crecimiento."

Objetivos de la tarea: Ejemplo: "Tu objetivo es proporcionar un análisis de las interacciones que generan tus publicaciones más exitosas en X."

Problema o desafío: Ejemplo: "El reto que enfrentas es crear un hilo que logre captar la atención en los primeros segundos, en una plataforma tan dinámica como X."

Escenario futuro o hipotético: Ejemplo: "Imagina que necesitas presentar una estrategia de contenido en X a una marca que busca mejorar su presencia en redes sociales."

3. INDICACION o INSTRUCCION. *** Esta es la acción principal que el usuario desea que la IA ejecute. *** Debe ser clara, directa y concisa, especificando lo que se espera que ChatGPT haga, resuelva o explique.

EJEMPLOS DE FÓRMULAS DE "INDICACIÓN" ADAPTADAS A LA RED SOCIAL X
PARA CHATGPT:

Crear: Ejemplo: "Crea un hilo sobre optimizar publicaciones en X para aumentar el engagement en un 50%."

Explicar: Ejemplo: "Explica los beneficios de utilizar herramientas de análisis en tiempo real para mejorar el rendimiento de tus tweets."

Analizar: Ejemplo: "Analiza las interacciones de tus 5 mejores publicaciones en X para identificar patrones que incrementen la visibilidad."

Comparar: Ejemplo: "Compara los resultados de publicar en horarios de máxima audiencia y fuera de ella para optimizar tus publicaciones en X."

Evaluar: Ejemplo: "Evalúa la efectividad de tus estrategias de contenido actuales en X y su impacto en el crecimiento de tus seguidores."

Predecir: Ejemplo: "Predice el impacto que tendrá la implementación de tendencias de contenido viral en tu crecimiento de seguidores en X."

Recomendar: Ejemplo: "Recomienda las mejores estrategias de hashtags para aumentar la interacción de tus publicaciones en X."

Debate: Ejemplo: "Debate los pros y contras de usar hilos largos frente a publicaciones breves para generar mayor impacto en X."

Escribir: Ejemplo: "Escribe un hilo detallado sobre cómo planificar una estrategia de contenido efectiva para aumentar el alcance en X."

4. ESTRUCTURA DE RESPUESTA o FORMATO DE SALIDA. Se refiere a la manera en que se quiere que ChatGPT entregue la respuesta, ya sea en formato de lista, párrafo, tabla, código, etc. Esto asegura que el resultado final se alinee con las expectativas del usuario.

EJEMPLOS DE FÓRMULAS DE "RESPUESTAS" ADAPTADAS A LA RED SOCIAL X
PARA CHATGPT:

Lista numerada: Ejemplo: "Devuélveme los pasos clave en una lista numerada sobre cómo crear un hilo viral en X."

Párrafo: Ejemplo: "Redacta la información en un párrafo coherente y fluido sobre la importancia de usar hashtags estratégicos en X."

Tabla: Ejemplo: "Organiza la información en una tabla comparando los resultados de diferentes horarios de publicación en X."

Puntos clave (bullet points): Ejemplo: "Resúmelo en puntos clave o viñetas sobre cómo utilizar hilos de manera efectiva en X."

Código: Ejemplo: "Proporciona la salida en formato de código para automatizar la programación de tweets utilizando una API de X."

Informe detallado: Ejemplo: "Escribe un informe detallado en tres párrafos sobre cómo mejorar el alcance de las publicaciones en X."

Diagrama o flujo: Ejemplo: "Devuélveme un diagrama de flujo que ilustre el proceso de creación y publicación de contenido en X."

Diálogo o Conversación: Ejemplo: "Organiza la respuesta como un diálogo entre dos creadores de contenido sobre las mejores prácticas para generar más engagement en X."

Infografía: Ejemplo: "Proporciona los datos clave en un formato que podría ser usado para una infografía sobre las mejores horas para publicar en X."

5. Junta la estructura perfecta de un Prompt. Ahora solo junta la Identidad, Situación, Indicación y Respuesta para crear el Prompt perfecto e Interacciones poderosas en X. Saca el máximo provecho de tu contenido con estos 4 pasos.

EJEMPLOS (3) DE LOS 4 ITEMS JUNTOS FORMANDO EL "PROMPT PERFECTO" ADAPTADO A LA RED SOCIAL PARA CHATGPT:

1IDENTIDAD: ACTÚA COMO UN EXPERTO EN MARKETING DIGITAL ESPECIALIZADO EN REDES SOCIALES.

SITUACIÓN: ESTÁS AYUDANDO A UN CREADOR DE CONTENIDO EN X (EX TWITTER) A OPTIMIZAR SUS PUBLICACIONES PARA AUMENTAR EL ENGAGEMENT.

INDICACIÓN: PROPORCIONA UNA ESTRATEGIA CLARA EN 3 PASOS PARA MEJORAR LA INTERACCIÓN EN SUS TWEETS.

RESPUESTA: DEVUÉLVEME LA ESTRATEGIA EN FORMATO DE LISTA NUMERADA, DESTACANDO LOS PUNTOS CLAVE PARA MEJORAR EL ENGAGEMENT.

2 IDENTIDAD: ERES UN ANALISTA DE DATOS PARA REDES SOCIALES, ESPECIALIZADO EN X (EX TWITTER).

SITUACIÓN: ESTÁS REVISANDO LAS MÉTRICAS DE LAS ÚLTIMAS PUBLICACIONES DE UN CREADOR DE CONTENIDO PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE CRECIMIENTO.

INDICACIÓN: ANALIZA LOS DATOS Y RECOMIENDA 3 MEJORAS QUE PUEDEN IMPLEMENTARSE PARA AUMENTAR LA VISIBILIDAD DE SUS TWEETS.

RESPUESTA: PROPORCIONA LAS RECOMENDACIONES EN FORMATO DE PUNTOS CLAVE, CON EXPLICACIONES BREVES PARA CADA MEJORA.

3 IDENTIDAD: CONVIÉRTETE EN UN ESTRATEGA DE CONTENIDO ENFOCADO EN LA CREACIÓN DE HILOS VIRALES EN X.

SITUACIÓN: ESTÁS DISEÑANDO UN HILO INFORMATIVO SOBRE CÓMO USAR LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD.

INDICACIÓN: CREA UNA GUÍA PASO A PASO SOBRE CÓMO ESTRUCTURAR EL HILO PARA MAXIMIZAR SU ALCANCE Y GENERAR CONVERSACIÓN.

RESPUESTA: DEVUÉLVEME LA GUÍA EN FORMATO DE PÁRRAFO DETALLADO, EXPLICANDO LA LÓGICA DETRÁS DE CADA PASO.

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Leviahub: Guía práctica sobre la transición hacia la gestión digital de la documentación de transporte.

Leviahub ofrece una guía práctica sobre la gestión digital de la documentación del transporte

https://www.rutadeltransporte.com/
María Teresa De Luis

A partir de octubre de 2026, el Documento de Control del transporte deberá gestionarse obligatoriamente en formato electrónico y estar disponible de forma inmediata en versión digital en caso de inspecciones por parte de las autoridades. En este nuevo escenario, Leviahub organiza un webinar gratuito el 24 de marzo a las 10:00, en el que ofrecerá una guía práctica sobre la transición hacia la gestión digital de la documentación de transporte.

El encuentro online, con una duración aproximada de 45 minutos, tiene como objetivo aclarar qué cambiará concretamente para el sector y cuáles son los pasos que deben darse para llegar preparados a las nuevas fechas límite.

El Documento de Control ya es hoy un documento administrativo obligatorio para el transporte por carretera previsto por la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT). Sin embargo, el marco normativo no se limita a esta obligación. Para los contratos de transporte con un valor superior a 150 euros se requiere la Carta de Porte nacional, mientras que en los transportes internacionales es obligatoria la CMR. Además, a nivel europeo, el proceso de digitalización continuará con la entrada en vigor del Reglamento eFTI, que para 2027 obligará a los Estados miembros a aceptar también la versión electrónica de la carta de porte internacional, el e-CMR.

En este contexto, Leviahub recuerda que la gestión en papel de múltiples documentos de transporte representa cada vez más un factor de complejidad operativa. La digitalización no solo supone una adaptación normativa, sino también una oportunidad concreta para mejorar la eficiencia operativa, la trazabilidad de los procesos y la sostenibilidad de las actividades logísticas. Durante el webinar, esta consultora ofrecerá una visión clara del marco normativo actual y de las próximas fechas clave, explicando qué cambiará para transportistas y empresas y cómo implementar una gestión completamente digital de los documentos de transporte. El encuentro también será una ocasión para profundizar en las ventajas operativas de los procesos sin papel y comprender cómo evitar errores, sanciones y criticidades operativas durante la fase de transición.

La plataforma Leviahub, desarrollada para digitalizar los flujos documentales en la logística, ya está preparada para apoyar a las empresas en este proceso. Gracias a la asociación con Pionira, empresa europea especializada en la digitalización de documentos de transporte, la solución permite crear, gestionar y archivar en formato digital documentos como el Documento de Control, la Carta de Porte y el e-CMR, garantizando su plena validez legal y su disponibilidad inmediata para conductores y autoridades.

El webinar cuenta con plazas limitadas y registro obligatorio a través de este enlace.

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Documentos estratégicos: Política de gestión de documentos electrónicos de la Administración y Sector Público madrileño y Esquema de metadatos

La Comunidad de Madrid publica dos documentos clave sobre gestión de archivos electrónicos

https://www.eldiariodemadrid.es/
Andrés Fidalgo

La Comunidad de Madrid ha puesto a disposición pública dos documentos técnicos fundamentales sobre gestión documental electrónica, con el objetivo de fomentar su revisión, difusión y la participación de profesionales y ciudadanos en su desarrollo.

El Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid ha aprobado la publicación de una versión preliminar de dos documentos estratégicos: la Política de gestión de documentos electrónicos de la Administración y Sector Público madrileño y el Esquema de metadatos correspondiente.

Ambos textos, disponibles en el Portal de Archivos regional, se presentan en versión 0.1, lo que implica que se encuentran en fase abierta a comentarios y aportaciones. El objetivo es recoger sugerencias que permitan perfeccionar estos instrumentos antes de su aprobación definitiva.

La iniciativa busca reforzar la transparencia y la participación en el desarrollo de normas técnicas que afectan a la gestión documental pública, un ámbito clave para garantizar el acceso a la información, la trazabilidad administrativa y la conservación del patrimonio documental.

En concreto, la política de gestión de documentos electrónicos establece los principios y criterios que deben regir la creación, organización, conservación y acceso a los documentos digitales dentro de la Administración autonómica. Por su parte, el esquema de metadatos define los elementos necesarios para describir, clasificar y gestionar estos documentos de forma estructurada y eficiente.

La publicación de estos documentos se enmarca en el proceso de modernización administrativa impulsado por la Comunidad de Madrid, en línea con la creciente digitalización de los procedimientos públicos. La correcta gestión de los documentos electrónicos es esencial no solo para el funcionamiento interno de la Administración, sino también para garantizar derechos ciudadanos como el acceso a la información o la seguridad jurídica.

Además, este proceso participativo pretende implicar a profesionales del ámbito archivístico, expertos en gestión documental y otros agentes interesados, favoreciendo un enfoque colaborativo en la elaboración de estándares técnicos.

Con esta iniciativa, la Comunidad de Madrid refuerza su apuesta por un sistema de archivos más accesible, transparente y adaptado a los retos de la administración digital, consolidando el papel de los archivos como herramientas clave para la gestión pública y la preservación de la memoria institucional.

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El enorme archivo de videojuegos clásicos Myrient, con un volumen de 385 TB, ha sido salvado de la desaparición.

Operación de rescate a gran escala: el archivo Myrient ha sido salvado

https://ixbt.games/

La comunidad de Internet se unió y creó una copia de seguridad totalmente verificada.

Hace apenas un mes, los administradores de la biblioteca anunciaron su cierre debido al aumento de los costos de los servidores y al encarecimiento de los medios de almacenamiento y la memoria operativa, provocado por el auge de los algoritmos de IA.

Los fanáticos de lo retro acudieron rápidamente al rescate. El equipo SaveMyrient confirmó el éxito de la iniciativa: todos los archivos del servidor original fueron descargados, verificados y guardados en nuevos discos.

Actualmente, los usuarios están creando masivamente archivos torrent para la distribución temporal, pero el objetivo principal es restaurar una plataforma completa para la descarga gratuita de clásicos.

El Myrient original cerrará a finales de mes, pero gracias al trabajo coordinado de los fanáticos, decenas de miles de juegos únicos han sido salvados, asegurando la preservación de un importante legado de la industria del juego.

                                        Fuente de la imagen Tomshardware

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Archivo General de Indias: «labor silenciosa» de los archiveros y los cambios desde el siglo XVIII hasta hoy en día.

‘El arte de preservar la memoria’: el día a día del Archivo General de Indias

https://efe.com/

Eva Ruiz Verde I Sevilla, (EFE)

La exposición ‘El arte de preservar la memoria: El Archivo General de Indias’ explica, a través de los fondos históricos de esta institución que acaba de cumplir 240 años, cuál es la «labor silenciosa» de los archiveros y los cambios por los que ha pasado desde el siglo XVIII hasta hoy en día.

«Si miras 200 años atrás al final el trabajo que hacemos es muy similar, simplemente las nuevas tecnologías te van dando otras herramientas», explica a EFE Antonio Castell, comisario de la muestra y responsable de la Sala de Consultas e Investigación del Archivo General de Indias.

Inaugurada este martes, la muestra reúne seis recreaciones ambientales, fotografías históricas inéditas y medio centenar de bienes patrimoniales en tres espacios de trabajo con los que Castell ha querido «abrir una ventana a la que los visitantes se puedan asomar» para conocer lo que hacen los archiveros.

Así, en las mesas de trabajo se puede ver la labor de ordenación y descripción de la documentación hoy en día, una mesa de restauración y digitalización y las distintas afecciones que han podido sufrir algunos documentos a través de la humedad, el fuego o los insectos y cómo se restauran.

Dirigida a un público general, la exposición, que podrá visitarse hasta el 15 de junio, concluye con una recreación del trabajo actual de los archiveros en un recorrido que presta especial atención a la accesibilidad universal a través de elementos museográficos adaptados.
Relevancia histórica

Todo ello jalonado con documentos de gran relevancia histórica, como el Tratado de Tordesillas, expuesto en «una vitrina especial con control de temperatura y de luz, además de con seguridad», algo que contrasta con cómo se exponían antiguamente los documentos.

«Como historiador soy partidario de no juzgar lo que se hacía antes», asegura el comisario, que destaca piezas como la Real Cédula de la fundación de la primera Cátedra de Cosmografía y Navegación de Europa que se crea en la sevillana Casa de la Contratación o una consulta de Felipe II «con la resolución autógrafa del propio rey».

Castell destaca que el Archivo General de Indias no solo conserva patrimonio cultural y documental importante, sino que tiene «un fondo bibliográfico muy rico y antiguo», como demuestra el Ortelius, el primer atlas considerado moderno que data del siglo XVI y que define como «espectacular».

En la muestra se puede ver asimismo la arqueta de Simancas del siglo XVI con la que se trasladó la documentación original al archivo y un retrato poco conocido de Carlos IV realizado por Francisco de Goya.

Reúne también documentos destacados, como los dibujos y las secciones del edificio trazados por Juan de Herrera, información sobre su puesta en marcha, el primer trabajo archivístico, el pago a los primeros funcionarios y registros de pasajeros a Indias.

Se exhiben asimismo piezas relacionadas con figuras históricas como Miguel de Cervantes y documentos sobre el envío de obras de arte a ultramar, entre ellos el que acredita el traslado a Colombia de esculturas de Martínez Montañés, firmado por el propio artista.
Territorios de ultramar

En el caso del Archivo General de Indias, que sirve como conductor para mostrar la labor de estas instituciones, se reúnen los fondos generados por los organismos encargados de la administración de los territorios de ultramar entre los siglos XVI y XIX, junto con otros bienes culturales de gran importancia.

La particularidad de este archivo, desgrana el comisario de la muestra, tiene que ver con lo que ocurría ya en el momento de su fundación.

«Normalmente un archivo se crea en el ejercicio de las funciones de la Administración: se generan documentos y los conservamos porque nos van a hacer falta. Pero este archivo se crea ya con una conciencia histórica en el contexto de la Ilustración», subraya.

La muestra recrea así también las figuras de José de Gálvez o Juan Bautista Muñoz, relevantes en la fundación de esta institución que «no es la más grande pero nace con la percepción de que la documentación tiene un valor histórico. EFE

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Nuevos lineamientos para la implementación y uso de la firma electrónica avanzada (e.firma)

Menos papel y más agilidad: ASA implementa firma electrónica avanzada
https://www.unotv.com

Alejandro Villa

Firma electrónica. Foto: Shutterstock /ilustrativa

El proceso de digitalización de trámites y ahorro de recursos va en serio en Aeropuertos y Servicios Auxiliares (ASA); este día se dieron a conocer, en la edición del Diario Oficial de la Federación (DOF), los nuevos lineamientos para la implementación y uso de la firma electrónica avanzada. 

De acuerdo con el organismo se buscará reducir el uso de papel, agilizar procesos administrativos y dar certeza jurídica a los documentos que emiten los servidores públicos.

Los nuevos lineamientos para la implementación y uso de la firma electrónica avanzada (e.firma) en ASA establecen que oficios, actas, notas, circulares y otros documentos podrán firmarse de forma digital, siempre que el proceso ya esté habilitado tecnológicamente dentro del organismo.

¿Qué cambia con la firma electrónica en ASA?

El objetivo principal es modernizar los trámites internos y externos, disminuir el manejo de documentos físicos y optimizar tiempos de atención.

De acuerdo con los lineamientos:

• Los documentos electrónicos firmados con e.firma tendrán el mismo valor que los firmados a mano
• Se podrán firmar digitalmente oficios, notas, actas, circulares y otros documentos administrativos
• La firma será personal e intransferible, por lo que cada servidor público será responsable de su uso
• En caso de fallas técnicas, los documentos podrán firmarse de forma autógrafa de manera temporal

Quiénes pueden usar esta herramienta

Para usar esta herramienta, los servidores públicos deberán contar con un certificado digital vigente emitido por el Servicio de Administración Tributaria.

Servicio de Administración Tributaria es la autoridad certificadora encargada de emitir los certificados que permiten validar la identidad del firmante y garantizar que el documento no sea alterado.

Cuándo entra en vigor

Los lineamientos entrarán en vigor a partir de su publicación en el Diario Oficial de la Federación o en la Normateca interna de ASA.

Además, los titulares de las unidades administrativas tendrán cinco días hábiles para designar al enlace que participará en la implementación del sistema.

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