DIGITALIZACION DE ARCHIVOS

Digitalizar, quebradero de cabeza para conservar archivos

EN: EL FARO DIGITAL.ES

SITE: http://www.elfarodigital.es

FECHA: 10/05/2010

AUTOR: Asier Solana

“Hay mucha confusión en cuanto al mundo digital”, comienza explicando Rocío Valriberas, la directora del Archivo de Ceuta. En pleno  proceso de digitalización, los cambios que se esperan sucedan a lo largo de este año son sustanciales.

Un servidor en Internet mucho más potente y un nuevo programa para gestionar los documentos digitales del Archivo.

Dos novedades que traerán grandes posibilidades al ciudadano para acceder a los documentos, pero que pueden causar algún problema a los archiveros. El primero, la transferencia de los expedientes de un programa a otro. “En el último cambio desaparecieron muchos archivos. Nos costó tiempo investigar qué había sucedido, y era simplemente que algunos tenían un punto al final del nombre y no los reconocía. Por eso, esta vez queremos ir con cuidado y sobre seguro”, aclara la directora del Archivo.

Pero la mayor dificultad ha sido, desde siempre, la pervivencia de los formatos, “y si podrán leerse en un futuro”. “Muchos se generan actualmente en formato digital, y tenemos que asegurarnos de que podrán ser accesibles dentro de un tiempo”, reflexiona Valriberas. 

Hoy día se generan tal y como dictan los programas que existen, pero nadie garantiza que, dentro de 30 años, sigan siendo accesibles. Eso se complica en determinados expedientes que tienen parte digital y parte en papel, “hablando siempre del original”. Este tipo de documentación no se conserva para la historia, excepto una muestra que permitiera, en un futuro, ver cómo funcionaba la administración. Pero su valor jurídico hace que tengan que preocuparse por que en un futuro sean legibles. “Es como lo de los CDs; parecía que iban a ser el standard, pero nadie los usa. Es más, ni siquiera utilizamos DVDs, sino memorias externas”, comenta la directora del archivo. Precisamente, una de las veces en las que se pidieron DVDs, éstos se corrompieron enseguida y resultó muy complicado recuperar lo que almacenaban.

Al menos tres copias

Más sencillo resulta el proceso de digitalización de documentos físicos ya existentes, que se han pasado a imágenes. En este caso, se ha optó por pasarlas a los formatos .tiff o .jpeg. El segundo de ellos es comprimido, mientras que el primero guarda en bruto toda la información; dependiendo de la importancia del archivo. En total, se ha digitalizado aproximadamente un 20% del archivo, labor que comenzó en 1998 pero se ha estancado por falta de espacio en el servidor de Internet, donde hay en torno a un 15% de los expedientes. “Pasar a digital es un proceso caro, y tenemos que guardarnos las espaldas contra cualquier eventualidad”, según Valriberas.
Aunque no es mucho, se toman las medidas. Cada archivo tiene, al menos, tres reproducciones. El original, y dos copias en sendos discos duros externos con un terabyte de capacidad. Y, si es el caso, una cuarta en Internet. Aunque esta última suele presentar menor calidad, para que pueda caber en el servidor de la página web el máximo posible. Por ejemplo, mientras una foto se guarda a 600 pixeles por pulgada, en la web se ofrece a 72, lo que rebaja su calidad a la hora de imprimir pero no a la hora de consultarlo en web.

Una web que pronto cambiará, si no en diseño, sí en contenido. El Centro de Procesamiento de Datos (CPD) sustituirá el servidor de la Ciudad, cuya capacidad es de 40 gigabytes (equivalente a unos nueve DVDs). El futuro tendrá 30 terabytes para toda la Ciudad. “Al menos uno irá directo al Archivo”, según comentó Rafael Lara, del CPD. Una capacidad que multiplica por veinticinco la actual.

CLAVES

Formato: El mayor problema de la digitalización es la posibilidad de leer, en un futuro, los formatos digitales con los que se generan los documentos originales.

20%: El veinte por ciento de los expedientes están digitalizados, aproximadamente. Su elevado coste y el hecho de que el servidor de Internet no tenga más capacidad han hecho que el proceso se haya parado.

Qué es accesible: Según la Ley de Patrimonio Histórico, un archivo debe ofrecer todos los documentos siempre que no afecten a otro derecho. Las más conflictivos son las series que pueden comprometer el derecho a la Intimidad, a la Privacidad o a la Propia Imagen. La norma general ha establecido “50 años desde la creación o 30 después del fallecimiento del titular.

Qué se ha digitalizado: Los primeros documentos en pasar a este formato fueron los más importantes de conservar, tales como los libros de actas y juntas del Ayuntamiento.

Cómo se ha digitalizado: Algunos documentos, como los libros, a través de empresas externas con equipo apropiado. De igual modo con algunas fotografías. Otros documentos han sido digitalizados en el propio Ayuntamiento, a veces con ayuda de otros departamentos.