Mistral AI: Plataforma de procesamiento documental impulsada por IA

MISTRAL AI presenta su nueva plataforma documental: velocidad y precisión para digitalizar documentos empresariales

https://wwwhatsnew.com/

La startup francesa Mistral AI ha dado un paso importante hacia la automatización documental con el lanzamiento de Document AI, una solución pensada para empresas que necesitan procesar grandes volúmenes de documentación con rapidez y exactitud. Este nuevo sistema promete cambiar la forma en que se manejan los archivos escaneados, contratos, formularios y documentos escritos a mano, gracias a una combinación de inteligencia artificial avanzada y procesamiento óptico de caracteres (OCR) de alta precisión.

¿Qué es Document AI y por qué es relevante?

Document AI es una plataforma de procesamiento documental impulsada por IA que permite extraer información estructurada a partir de documentos físicos o digitales, incluyendo imágenes escaneadas, manuscritos y archivos con formatos complejos. En lugar de simplemente digitalizar un documento como imagen o PDF, el sistema lo interpreta, lo entiende y convierte su contenido en datos utilizables.

Esto resulta clave para sectores como el legal, financiero, sanitario o administrativo, donde la información se presenta en estructuras complejas y variadas: tablas, cláusulas legales, notas manuscritas, formularios con múltiples campos, etc. Document AI permite que todos estos elementos sean transformados en formatos digitales estructurados, como JSON, listos para integrarse en bases de datos, ERP o sistemas de gestión documental.

OCR con 99% de precisión: un hito en la digitalización

El motor OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de Mistral AI presume de una precisión superior al 99% y soporte para más de 11 idiomas globales. Esta capacidad no solo mejora la eficiencia, sino que reduce drásticamente la necesidad de corrección manual posterior.

Mientras que las herramientas tradicionales suelen fallar con documentos de baja calidad, fuentes antiguas o escaneos defectuosos, Document AI demuestra un rendimiento notable incluso con contratos de hace décadas, tal como se evidenció en una demostración con un acuerdo legal del Washington Public Power Supply System. El sistema logró extraer cláusulas densas, estructuras legales complejas y anotaciones manuscritas con una exactitud que supera a muchos motores actuales.

Velocidad sin precedentes: hasta 2.000 páginas por minuto

La otra gran baza de Document AI es su velocidad de procesamiento, alcanzando hasta 2.000 páginas por minuto en una sola GPU. Esta capacidad resulta vital para empresas que deben digitalizar archivos históricos o gestionar flujos constantes de documentos, como aseguradoras, bancos o instituciones públicas.

Imagina una sala llena de archivadores físicos: lo que antes tomaba semanas en ser digitalizado y clasificado, ahora puede realizarse en horas o incluso minutos, sin sacrificar precisión.

Más allá del OCR: ciclo documental completo automatizado

Uno de los aspectos más interesantes de esta herramienta es que no se limita al OCR. Document AI incorpora funcionalidades para gestionar todo el ciclo de vida documental, desde la digitalización, clasificación automática y extracción de datos, hasta la monitorización de cumplimiento normativo. Esto significa que no solo convierte los documentos, sino que ayuda a las empresas a mantener sus archivos en orden, auditables y seguros.

Por ejemplo, en una empresa que deba cumplir con regulaciones como GDPR o leyes fiscales locales, Document AI puede identificar automáticamente qué documentos contienen información sensible, cómo deben clasificarse y si cumplen con los estándares de conservación.

Despliegue flexible para cumplir con normativas de privacidad

La solución está diseñada para ofrecer implantaciones tanto en la nube privada como en servidores locales (on-premise). Esto es especialmente relevante para sectores donde la soberanía de los datos es prioritaria, como en gobiernos, sanidad o defensa.

Al permitir a las organizaciones mantener los datos dentro de su propia infraestructura, se garantiza el cumplimiento de políticas internas de seguridad y se evitan riesgos asociados a la transferencia de información confidencial a la nube pública.

Un paso más en la estrategia de Mistral AI

Este lanzamiento se suma a una serie de movimientos recientes por parte de Mistral AI, que viene ganando protagonismo en el ámbito de la inteligencia artificial con productos innovadores como:

• Devstral, un modelo de código abierto especializado en tareas de programación del mundo real, que alcanzó un 46,8% de rendimiento en el benchmark SWE-Bench.
• Mistral Small 3.1, un modelo multimodal y multilingüe bajo licencia Apache, diseñado para ser ejecutado incluso en hardware doméstico.

Estas iniciativas reflejan una visión clara: democratizar el acceso a la IA de alto nivel, tanto en el desarrollo como en la gestión de la información empresarial.

¿Quién se beneficia de Document AI?

Cualquier organización que trabaje con grandes cantidades de documentos físicos o digitales puede obtener ventajas significativas:

• Despachos legales que manejan contratos con múltiples versiones y cláusulas.
• Entidades financieras que procesan formularios y documentos de identidad.
• Hospitales y clínicas que digitalizan historiales médicos y formularios de pacientes.
• Administraciones públicas que deben modernizar archivos antiguos cumpliendo con la legislación vigente.

Además, en un entorno empresarial cada vez más global, la compatibilidad con múltiples idiomas y la comprensión de diferentes estructuras documentales convierte a Document AI en una solución adaptable a distintas jurisdicciones y culturas.

Con Document AI, Mistral AI plantea una alternativa robusta y moderna para afrontar los retos de la transformación digital documental. Su capacidad de entender documentos complejos, interpretarlos y estructurarlos en tiempo récord lo convierte en una herramienta de gran valor estratégico para empresas de todos los tamaños.

A medida que crece la necesidad de gestionar archivos digitales de forma eficiente, segura y conforme a las normativas, soluciones como esta se perfilan como aliados esenciales.

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Archivos Electrónicos: VUMAR plataforma digital transforma procesos asociados a la recepción de naves

Ventanilla Única Marítima (VUMAR) ha reducido en 27 horas los trámites portuarios en la región del Biobío, sur de Chile
https://www.mundomaritimo.cl/

Próxima etapa de implementación será en los terminales de las regiones de Valparaíso y Coquimbo

En solo 30 días de operación en los puertos de la Región del Biobío, la Ventanilla Única Marítima (VUMAR), desarrollada por el Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones de Chile (MTT), ha evidenciado importantes mejoras en los tiempos de trámites que realizan los agentes de naves o las instituciones públicas que intervienen en el arribo y zarpe de los buques.

De acuerdo al balance del primer mes de implementación, que contempla el período que va desde el 31 de marzo al 30 de abril, la VUMAR ha permitido reducir un promedio de 27 horas los procedimientos de pre-arribo, que representa un 38% menos de tiempo, lo que también se traduce en mayor eficiencia en el ingreso anticipado de naves.

Respecto a las solicitudes de recepción y de despacho, estas han presentado una reducción de los tiempos de 3,83 y 5,43 horas, respectivamente.

“Vemos con mucha satisfacción el positivo rendimiento de VUMAR en los terminales portuarios del Biobío, la primera región del país en implementar esta revolucionaria plataforma digital que transformará los procesos asociados a la recepción de naves. Por lo pronto ya hemos observado una disminución en los tiempos de trámites que fluctúan entre el 16% y el 44%. Pero el impacto es mucho más que el ahorro de horas de trabajo o del inicio de faenas de carga y descarga. VUMAR implica también una mayor eficiencia en la entrega de insumos, menos costos para las empresas importadoras y exportadoras, una reducción importante en el uso del papel y disponibilidad de información que permite orientar acciones para seguir optimizando procesos”, señaló el ministro de Transportes y Telecomunicaciones, Juan Carlos Muñoz.

La VUMAR es una plataforma digital que sistematiza y procesa los datos de los agentes navieros y las instituciones públicas intervinientes. Con esto, el MTT asegura que Chile se pone a la vanguardia de Latinoamérica en materia de gestión y logística para la recepción de naves, medida que también ha sido adoptada por Alemania, Suecia, Noruega y Australia.

“Sabemos que en esta etapa de implementación pueden surgir algunas incidencias menores, propias de una transformación digital como ésta, pero desde el MTT estamos en permanente monitoreo y entregando todo el apoyo que requieran las y los usuarios de la ventanilla”, agregó el secretario de Estado.

En su primer mes de implementación en la región del Biobío, se realizaron 97 recepciones internacionales y 52 nacionales. Mientras, los despachos al exterior llegaron a 81 y los domésticos a 51.

La ejecución de VUMAR se realizará de forma paulatina y programada durante este año. Las próximas regiones en poner en operación la plataforma serán Valparaíso y Coquimbo a fines de julio.

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La Inteligencia Artificial y la gestión de documentos en la administración pública

Administración pública e IA: Más eficiencia y mejor atención al ciudadano
https://www.eldiariodemadrid.es/

En este artículo analizamos cómo la IA está transformando la administración pública a través de los casos de éxito del Ayuntamiento de Madrid y el sistema de registros administrativos impulsado por Altia

El sector público enfrenta el reto de modernizar sus procesos y mejorar la atención a la ciudadanía en un mundo cada vez más digitalizado. La inteligencia artificial se ha convertido en una herramienta clave para agilizar trámites, reducir la burocracia y optimizar el acceso a los servicios públicos.
Modernización digital en el Ayuntamiento de Madrid

En un esfuerzo por mejorar la eficiencia de los servicios municipales, el Ayuntamiento de Madrid, en colaboración con Accenture, ha implementado Easy(DRO), un agente de soporte TI basado en IA generativa. Este sistema ha permitido modernizar el entorno digital de los empleados municipales, optimizando la resolución de incidencias y facilitando la gestión de tareas desde cualquier dispositivo.

Gracias a Easy(DRO), más de 6.000 empleados municipales han logrado reducir significativamente las tareas administrativas rutinarias, permitiendo una mayor dedicación a actividades de valor añadido. La implementación de este sistema ha resultado en un 74 % de solicitudes gestionadas digitalmente y un nivel de satisfacción superior al 80 %.

Automatización de registros administrativos con inteligencia artificial

Uno de los mayores desafíos en la atención ciudadana es la gestión de documentos en los registros administrativos presenciales. Hasta ahora, el personal debía revisar manualmente formularios, documentos adjuntos y datos esenciales, un proceso que consumía tiempo y recursos.

Para solucionar esta problemática, Altia ha desarrollado un sistema basado en IA que automatiza la identificación, clasificación y extracción de información de documentos administrativos. Este sistema emplea tres componentes clave:

• Separador de documentos administrativos: Procesa documentos digitalizados y los segmenta automáticamente en archivos individuales.

• Clasificador de documentos: Identifica el tipo de documento administrativo (DNI, certificado de empadronamiento, formulario, etc.) y lanza alertas cuando faltan documentos esenciales.

• Extractor de información estructurada: Extrae datos clave (nombre, DNI, dirección) para agilizar su registro en bases de datos, eliminando la necesidad de mecanización manual.

Esta solución ha optimizado los tiempos de espera en oficinas de atención al ciudadano, reduciendo colas y mejorando la eficiencia en la tramitación de solicitudes.

El impacto de la IA en la gestión pública

La integración de inteligencia artificial en la administración pública está logrando:

• Mayor rapidez en la gestión de trámites: Reducción del tiempo necesario para procesar documentos y atender solicitudes.

• Reducción de la carga administrativa: Automatización de tareas repetitivas, permitiendo que los funcionarios se enfoquen en la resolución de problemas complejos.

• Mayor satisfacción del ciudadano: Procesos más ágiles y accesibles que eliminan la burocracia innecesaria.

• Mejor trazabilidad y transparencia: La IA permite auditar y registrar cada paso del proceso administrativo, asegurando un mayor control y cumplimiento normativo.

La inteligencia artificial, una apuesta para optimizar la administración pública

La inteligencia artificial está transformando la manera en que los ciudadanos interactúan con las administraciones. Su capacidad para agilizar procesos, mejorar la eficiencia operativa y garantizar una mayor accesibilidad a los servicios públicos la convierte en una herramienta clave para el futuro de la gestión pública.

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Los archivos en los museos

Los archivos en los acervos de los museos: una tarea pendiente

https://www.informador.mx/
Por: María de Guadalupe Núñez Figueroa

Los museos no sólo generan y resguardan documentos administrativos fundamentales para su gestión, sino que también conservan otro tipo de archivos entendidos estos como archivos de objetos y archivos históricos que forman parte constitutiva de sus acervos. Sin embargo, la falta de normativas específicas y la escasa aplicación de la legislación archivística han dejado en un estado de vulnerabilidad a ambos tipos de archivos, afectando la preservación de la memoria cultural.

Los museos, como instituciones culturales, producen documentos esenciales para su funcionamiento: oficios administrativos, correspondencia de directores, catálogos de exposiciones, registros curatoriales y museográficos, entre otros. Estos archivos documentan su historia y son claves para comprender la evolución de los recintos, la adquisición de colecciones y su impacto en la sociedad.

Si bien la Ley General de Archivos (LGA) y otras normativas establecen principios para la gestión, conservación y acceso a estos documentos para los sujetos obligados, en la práctica muchas instituciones no los aplican rigurosamente. La falta de conocimiento del marco legal, la ausencia de normativas internas y la insuficiencia presupuestal dificultan su cumplimiento, dejando documentos esenciales en riesgo de deterioro o pérdida.

Además de sus propios documentos administrativos, los museos conservan archivos históricos dentro de sus colecciones. Estos pueden incluir manuscritos, mapas, códices, correspondencia, fotografías y registros sonoros, entre otros. Son fuentes primarias de gran valor para la historia y la investigación, ya que documentan hechos, personajes y contextos específicos del pasado.

A diferencia de los documentos administrativos, estos archivos suelen quedar relegados dentro de las colecciones, sin estrategias claras de clasificación, conservación y consulta. En muchos casos, carecen de digitalización y de acceso público, limitando su aprovechamiento como fuentes de conocimiento.

Uno de los principales retos es que las instituciones deberían aplicar las normas de organización, tanto para los archivos administrativos como a los históricos, pues dejan a estos últimos sin un tratamiento adecuado o un plan eficaz que permita su clasificación apegada a la LGA. Mientras que los documentos administrativos cuentan con claves y registros para su identificación, los archivos en los acervos suelen almacenarse sin la aplicación de normativas claras, afectando su conservación y disponibilidad.

A nivel internacional, países como Canadá y Noruega han implementado modelos de integración entre bibliotecas, archivos y museos para optimizar la gestión documental y fomentar la investigación interdisciplinaria. En México, en cambio, la falta de un esquema específico o su aplicación como lo marca la LGA para los archivos en los acervos museísticos ha dificultado su correcta conservación y consulta.

Es imprescindible que los museos adopten políticas claras para el resguardo y acceso de sus archivos históricos y administrativos. La correcta aplicación de la Ley General de Archivos garantizaría la conservación de los documentos que dan cuenta de la gestión de los museos, mientras que estrategias específicas permitirían salvaguardar y difundir los archivos dentro de sus acervos.

Si bien el panorama está cambiando con una mayor conciencia sobre la responsabilidad de los museos en la gestión documental, aún queda mucho por hacer para que los archivos en sus acervos y los generados por su labor institucional reciban la atención que merecen.

Para saber

Esta entidad está compuesta por aspectos de índole multicultural que durante su proceso evolutivo ha forjado de manera distintiva su identidad. Sus habitantes como parte esencial de sus componentes producen la herencia cultural material e inmaterial, representada por su entorno natural, arquitectura, urbanismo y tradiciones, los cuales, se encuentran sujetos a un proceso constante.

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Proceso de expurgo documental con el objetivo de optimizar la gestión de archivos: Ayuntamiento de Ciudad Real

Ciudad Real avanza en la modernización de la Administración Electrónica con el expurgo de documentos administrativos

https://eldiadigital.es/

El Ayuntamiento de Ciudad Real continúa dando pasos firmes en su apuesta por una administración moderna, eficiente y digital y, en el marco del Plan de Modernización de la Administración Electrónica 2023-2027, se ha llevado a cabo un importante proceso de expurgo documental con el objetivo de optimizar la gestión de archivos y facilitar la digitalización de los servicios municipales.

Todo ello, tras la aprobación, en esta semana, de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha, quien dictaminó favorablemente el expediente de expurgo de determinados documentos municipales, aquellos de mayor antigüedad y carentes de valor.

Estas actuaciones se enmarcan dentro del proceso de modernización administrativa 2023-2027, que está ejecutándose por este equipo de Gobierno, ha informado el Consistorio en nota de prensa.

Así, acelerado, en el último año, el proceso de implantación de la administración electrónica en este Ayuntamiento, todos los documentos municipales ya se producen en formato electrónico y, en ese mismo formato, electrónico, se archivan en los servidores municipales habiéndose, por tanto, abandonado el documento en papel en esta administración.

Tal y como comenta la concejal de Administración Electrónica, Mar Sánchez, "procedía, llegados a este punto, el análisis de qué documentos históricos existentes en formato papel carecen de valor y, respecto a estos, la tramitación del expediente de expurgo y su destrucción material. En esos términos se ha actuado".

Este proceso ha consistido en la revisión, selección y eliminación controlada de documentos administrativos que han agotado su vigencia legal y administrativa, siguiendo estrictamente los criterios establecidos por la normativa archivística. El expurgo ha permitido liberar espacio físico en dependencias municipales, mejorar la organización de la documentación activa y avanzar hacia un modelo de archivo más ágil, sostenible y accesible.

Sánchez señala que "ello va a permitir recuperar, en torno a 100 metros cuadrados de dependencias municipales de la Casa Consistorial, que estaban ocupadas por estas cajas de documentos carentes de valor y su conversión en oficinas municipales para mejorar los servicios que se prestan a los ciudadanos".

Desde el área municipal se destaca que esta actuación se enmarca en la estrategia para implantar una Administración Electrónica moderna, centrada en la eficiencia interna y, en ofrecer una mejor atención a la ciudadanía. "Reducir el papel, facilitar el acceso digital a los expedientes y agilizar los trámites administrativos es fundamental para ofrecer un servicio público más transparente y cercano", declara la concejal de Administración Electrónica, Mar Sánchez.

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La Armada Argentina no puede destruir la documentación de su Archivo General

La justicia le prohibió a la Armada destruir sus archivos  

https://www.pagina12.com.ar/
luciana bertoia

La jueza federal de San Martín Alicia Vence dictó una medida cautelar a pedido de la querella que encabeza Pablo Llonto y de la fiscalía.

La Armada no podrá mudar su Archivo General (AGA) ni “depurar” ni “triturar” la documentación, tal como lo tenía previsto. La jueza federal de San Martín Alicia Vence así lo resolvió después de que el abogado Pablo Llonto y el fiscal Miguel Blanco García Ordás advirtieran que podría ser una maniobra para poner en riesgo la prueba esencial para las causas de lesa humanidad.

El AGA está ubicado en Bolívar 1622 y tiene alrededor de 8 kilómetros lineales de documentación. Entre la información que almacena hay legajos de militares, legajos de personal civil, legajos de conscriptos, libros de navegación, partes de personal, memorias anuales, partidas de matrimonio, certificados de nacimiento y defunción, partes de viaje, historias clínicas del Hospital Naval Río Santiago y del Hospital Naval Pedro Mallo, expedientes de la justicia militar, manuales y reglamentos derogados y boletines navales.

A través de un mensaje naval reservado, la Armada dispuso el traslado del AGA a lo que se conoce como Garage Central, ubicado en la zona de Retiro. Los pormenores de la decisión son todavía una incógnita.

En una nota enviada el 9 de enero, el capitán de navío Jorge Javier Raimondo, de la Secretaría General de la Armada, informaba que ese día se iniciaría la “depuración/selección” de la documentación y que, a partir del 10 de febrero, se efectuaría el traslado del mobiliario y los archivos vigentes. El resto quedaría para ser digitalizado o triturado.

Desde Archivistas en Función Pública Argentina (AFPA) difundieron un comunicado en el que alertaban sobre la orden de eliminar documentación. “Es urgente y necesario garantizar la conservación de los documentos de valor permanente, ya sea porque contienen información única sobre la historia, la memoria institucional o porque están vinculados a graves violaciones a los derechos humanos”, advirtieron.

Hay varias jurisdicciones en las que se investiga el accionar criminal de la Armada durante los años del terrorismo de Estado: en la Ciudad de Buenos Aires, Mar del Plata, Bahía Blanca, La Plata y San Martín, particularmente.

Si bien hubo presentaciones en la mayoría de ellas, la primera en reaccionar fue la justicia de San Martín. Allí se probó que el Arsenal Naval de Zárate, inserto en la llamada Área 400, funcionó como un centro clandestino de detención durante la última dictadura.


La jueza Vence dictó una medida cautelar de prohibición de "modificar, mudar, alterar y/o introducir cambios y, así evitar cualquier manipulación que pueda alterar o destruir --ya sea total o parcialmente--dicha documentación que está vinculada a crímenes de lesa humanidad", según surge de la resolución a la que accedió Página/12.

“Considero que los documentos resguardados en el Archivo General de la Armada resultan ser de un valor histórico inconmensurable para nuestro país y, fundamentalmente, para las investigaciones que se sustancian no solo en este sumario que dirijo sino además en los múltiples procesos que a lo largo del territorio nacional tienen por objeto la averiguación de la verdad en los crímenes cometidos durante el terrorismo de Estado, en el período 1976-1983”, escribió Vence.


La magistrada, además, explicó que tomaba esta decisión por los derechos de las víctimas y con el propósito de honrar los compromisos internacionales asumidos por el país en materia de derechos humanos. La resolución será comunicada tanto al ministro de Defensa, Luis Petri, como al jefe del Estado Mayor de la Armada, Carlos María Allievi.
Los otros tribunales

En distintas jurisdicciones se replicaron los pedidos para que la Armada no pueda destruir documentación --algo que ya fue frenado por la decisión de la jueza Vence.

En la causa por los crímenes cometidos en el campo de concentración de la Escuela de Mecánica de la Armada (ESMA), la jueza María Eugenia Capuchetti --que está durante el último tramo del receso de verano a cargo del Juzgado Federal 12-- habilitó feria para tratar el pedido de las distintas querellas que encabezan Llonto, el Centro de Estudios Legales y Sociales (CELS), H.I.J.O.S Capital, Flavia Fernández Brozzi (Kaos) y Myriam Bregman.


Miguel Palazzani fue el primer fiscal en pedir que se dicte una medida cautelar sobre el AGA. Lo hizo ante el juzgado federal de Bahía Blanca. Su colega Laura Mazzaferri hizo lo propio ante el Tribunal Oral Federal (TOF) de Mar del Plata y ante el juzgado de Santiago Inchasti.

En Comodoro Py, el fiscal Alejandro Alagia también se presentó ante el TOF de feria para reclamar que se trate la cuestión durante la feria, que ya está concluyendo. "Cualquier medida que implique la alteración, la destrucción y/o el traslado de los archivos y documentos originales del Archivo General, provocaría un perjuicio de imposible reparación posterior, porque afecta la tarea de este Ministerio Público Fiscal en el desarrollo de los procesos penales en curso y atenta directamente contra el deber del Estado de garantizar el derecho a la verdad, la justicia, la reparación y la no repetición", advirtió Alagia.

Un freno

"Saludamos la decisión de la jueza Alicia Vence de San Martín, que es la más acertada y afortunadamente quien ha comprendido con velocidad las obligaciones del Estado argentino y del Poder Judicial de cumplir los compromisos internacionales de juzgar y sancionar a quienes han cometido los más aberrantes crímenes y ello incluye hacer todo lo que haya que hacer para la preservación de los documentos", afirmó Llonto en diálogo con este diario.

"Veremos si el Ejecutivo cumple esta orden, porque estamos frente a un Presidente y ministros a quienes la ley, la justicia y los Derechos Humanos les importan un bledo y eso nos hace dudar del cumplimiento efectivo. Los años nos pusieron cautelosos. De todos modos, cuando una jueza o juez le hace recuperar un poco de esperanza a la humanidad, debemos saludar una decisión como la de la jueza Vence", completó.

A nivel administrativo, la Asociación de Trabajadores del Estado (ATE) --tanto la conducción nacional de Rodolfo Aguiar como la seccional Capital de Daniel "Tano" Catalano-- hizo saber su oposición a la decisión del traslado del AGA.

Victoria Montenegro, presidenta de la comisión de Derechos Humanos de la Legislatura porteña, denunció la situación ante distintas relatorías de la Organización de Naciones Unidas (ONU).

En general, todos recordaron que la resolución de la Marina tiene un antecedente claro: la decisión del ministro Luis Petri de desmantelar los equipos de relevamiento y análisis (ERyA) que funcionaron en Defensa desde 2010 para contribuir con las causas de lesa humanidad.

En las últimas horas, Petri se jactó en su red social X de haber contribuido al cierre de la Comisión Nacional por el Derecho a la Identidad (Conadi), el organismo del Poder Ejecutivo encargado de buscar a los niños y las niñas robados durante la dictadura. En realidad, la Conadi no se cerró; lo que sí hizo Javier Milei fue eliminar la unidad especial de investigación (UEI) y vedar el acceso a los archivos en poder del Estado.

"Fui muchos años miembro de la Conadi designado por procuradores", le respondió el fiscal Félix Crous. "La creó Carlos Menem, la preside por ley el secretario de Derechos Humanos y la integran el Ministerio Público Fiscal, el Ministerio Público de la Defensa. La Conadi no fue cerrada. No sabe lo que escribe, pero ya sabemos lo que quiere", concluyó Crous.

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USAID ordena a sus empleados la destrucción de sus documentos

USAID ordenó la destrucción de documentos clasificados

https://remolacha.net/

Empleados de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) recibieron este martes correos electrónicos con instrucciones para que destruyeran, trituraran o quemaran documentos clasificados y cajas fuertes con información sensible en su sede de Washington DC

Las comunicaciones llegaron a través de la secretaria ejecutiva interina de USAID, Erica Carr, indicándoles que procedieran a deshacerse de los archivos a primera hora del martes, informaron medios de EE.UU. con acceso a capturas de pantalla de los ‘emails’.

«Destruya primero la mayor cantidad de documentos posible y guarde las bolsas de incinerado para cuando la trituradora no esté disponible o necesite un descanso (…) El único etiquetado obligatorio en las bolsas es la palabra «SECRETO» y «USAID/(B/IO) con rotulador permanente oscuro, si es posible», reza el correo electrónico.

La subsecretaria de prensa de la Casa Blanca, Anna Kelly, dijo este martes que los documentos que se están destruyendo eran «antiguos» y que existen copias en los sistemas informáticos, pero fuentes familiarizadas con el asunto citadas por la prensa de EE.UU. apuntan a que se estarían destruyendo pruebas fundamentales para varias de las demandas judiciales que afronta la Administración Trump.

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El Archivo Electrónico

¿Qué es un archivo electrónico? Definición y ventajas
https://start.docuware.com/
Autor: nick-ivins

El archivador tradicional ha sido eclipsado por su equivalente electrónico: el sistema de archivo electrónico. Comprender la gestión de archivos electrónicos se vuelve cada vez más crucial a medida que avanzamos hacia una sociedad sin papel.

Terminar la fase activa de un documento no disminuye su importancia sino que aumenta la importancia de una gestión segura y responsable.

Este artículo proporciona todo lo que necesita saber sobre el archivo, incluida su definición, beneficios, tipos de documentos que necesitan archivarse y el papel de la tecnología en el archivo digital.

Este artículo le proporciona todo lo que necesita saber sobre los archivos electrónicos, cómo mantenerlos y cómo implementar con éxito un sistema de archivo electrónico.

• ¿Qué es un archivo electrónico?
• La diferencia entre un sistema de gestión de archivos electrónicos y un DMS
• Las ventajas de la gestión electrónica de archivos
• Características de un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos
• Implementación de un sistema de archivos electrónicos
• Mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos

¿Qué es un archivo electrónico?

En pocas palabras, un archivo electrónico es un contenedor digital que se utiliza para almacenar información electrónicamente.

Piense en un contrato: contiene toda la información en hojas de papel. Un archivo electrónico es lo mismo, pero a diferencia de los documentos físicos, los archivos electrónicos son digitales, accesibles y manipulables a través de computadoras u otros dispositivos electrónicos. Estos archivos pueden abarcar diversos formatos, como documentos, hojas de cálculo, imágenes y videos.

Los archivos electrónicos son la piedra angular del almacenamiento de datos moderno, ofreciendo flexibilidad, accesibilidad y escalabilidad inigualables. Las organizaciones optimizan el uso del espacio, reducen los costos operativos y agilizan los procesos de recuperación de información al migrar de documentos físicos a formatos electrónicos.

Estos archivos se almacenan en sistemas de archivo electrónico, iguales a los sistemas de almacenamiento físico, pero en línea.

Los sistemas de archivo electrónico facilitan el acceso remoto, los flujos de trabajo colaborativos y la sincronización de datos en tiempo real, lo que permite a los equipos trabajar eficientemente a través de fronteras geográficas.

Adoptar la gestión de archivos electrónicos es fundamental para navegar por el panorama digital. Al adoptar sistemas de archivo electrónico y las mejores prácticas en organización de archivos, seguridad y cumplimiento normativo, las organizaciones pueden aprovechar todo el potencial de los archivos electrónicos para impulsar la productividad, la innovación y el crecimiento en la era digital.Componentes críticos de la gestión de archivos electrónicos

• Organización de archivos: Un enfoque estructurado para organizar los archivos electrónicos es esencial para una gestión eficiente. Esto implica crear jerarquías lógicas, directorios y carpetas para categorizar y almacenar los archivos según su relevancia, propósito o departamento.
• Convenciones de nomenclatura: Las convenciones de nomenclatura de archivos consistentes y descriptivas facilitan la recuperación e identificación de archivos. Un formato de nomenclatura estandarizado, que incluya fechas, palabras clave o códigos de proyecto, puede agilizar la gestión de archivos.
• Metadatos: Los metadatos proporcionan información adicional sobre los archivos electrónicos, como la autoría, la fecha de creación y las propiedades del archivo. El uso de metadatos mejora la capacidad de búsqueda y facilita la indexación completa de archivos en los sistemas de archivo electrónico.
• Control de acceso: La implementación de controles de acceso garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos electrónicos. El uso de permisos y mecanismos de autenticación de usuarios protege la información sensible y mantiene la confidencialidad de los datos.
• Control de versiones: Los mecanismos de control de versiones rastrean las revisiones y modificaciones de los archivos electrónicos a lo largo del tiempo. Esto permite a los usuarios volver a versiones anteriores, realizar un seguimiento de los cambios y colaborar fluidamente en documentos compartidos dentro de los sistemas de archivo electrónico.
• Cumplimiento y seguridad: El cumplimiento de los requisitos regulatorios y los estándares del sector garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones de protección de datos. La implementación de cifrado, firewalls y software antivirus protege los archivos electrónicos contra amenazas de seguridad y accesos no autorizados.

La diferencia entre un sistema de gestión de archivos electrónicos y un DMS

Los sistemas de gestión documental (SGD) y los sistemas de gestión de archivos electrónicos comparten objetivos y funcionalidades similares, pero no son necesariamente iguales.

A continuación, se detalla cada uno para simplificar:

Sistema de gestión de documentos (DMS)

Definición

Un DMS es una solución de software diseñada para almacenar, administrar, rastrear y organizar documentos y archivos digitales.
Funcionalidad

Almacenamiento de documentos: DMS proporciona un repositorio centralizado para almacenar varios tipos de documentos, incluidos archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes y videos.

Recuperación de documentos: los usuarios pueden buscar, recuperar y acceder rápidamente a documentos utilizando metadatos, palabras clave o capacidades de búsqueda de texto completo.

Control de versiones: DMS a menudo incluye funciones de control de versiones para rastrear los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo, lo que permite a los usuarios volver a versiones anteriores si es necesario.

Colaboración: DMS facilita la colaboración al permitir que varios usuarios accedan, editen y compartan documentos simultáneamente. Puede incluir funciones como comentarios, anotaciones y automatización del flujo de trabajo.

Seguridad: Las características de seguridad como controles de acceso, cifrado y registros de auditoría se utilizan dentro de un DMS para proteger información confidencial y garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.

Sistema de gestión de archivos electrónicos

Definición

Un sistema de gestión de archivos electrónicos es un término más amplio que abarca varias soluciones de software para gestionar archivos y documentos electrónicos.

Funcionalidad

• Almacenamiento y organización de archivos: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos proporcionan una plataforma para almacenar, organizar y gestionar archivos electrónicos en formato digital.
• Acceso y recuperación: los usuarios pueden acceder y recuperar rápidamente archivos electrónicos utilizando funciones de búsqueda o estructuras de carpetas organizadas.
• Características de seguridad: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos suelen incluir cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para salvaguardar los archivos electrónicos y garantizar la integridad de los datos.
• Colaboración: Algunas soluciones de sistemas de gestión de archivos electrónicos ofrecen funciones de colaboración, lo que permite que varios usuarios trabajen en los mismos archivos y compartan información de manera eficaz y simultánea.
• Integración: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden integrarse con otras aplicaciones de software, como clientes de correo electrónico, suites de productividad o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), para agilizar los procesos comerciales y los flujos de trabajo.

Diferencias clave

Un DMS es un sistema de gestión de archivos electrónicos específico, diseñado específicamente para la gestión de documentos. Por el contrario, los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden abarcar una gama más amplia de archivos electrónicos, además de los documentos, como imágenes, vídeos o dibujos CAD.

El software de gestión documental suele centrarse en flujos de trabajo centrados en documentos. Incluye funciones avanzadas como la captura de documentos, el reconocimiento óptico de caracteres y la gestión del ciclo de vida de los documentos, que pueden estar presentes solo en algunas soluciones EFMS.

Si bien los sistemas de gestión de documentos y los sistemas de gestión de archivos electrónicos comparten objetivos y funcionalidades comunes, un DMS es un subconjunto especializado de los sistemas de gestión de archivos electrónicos, diseñado específicamente para la gestión de documentos digitales.

Descubra más sobre los sistemas de gestión documental aquí

Las ventajas de la gestión electrónica de archivos

Los sistemas de gestión de archivos electrónicos ofrecen numerosas ventajas sobre los métodos tradicionales basados ​​en papel, especialmente a medida que avanzamos hacia un entorno de oficina sin papel. 

Mayor seguridad y cumplimiento

Cifrado: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos suelen incorporar algoritmos de cifrado para proteger la información confidencial del acceso no autorizado. El cifrado convierte los datos a un formato codificado que solo puede descifrarse con la clave de cifrado adecuada, lo que garantiza la confidencialidad y la integridad de los datos.

Control de acceso: Los administradores pueden implementar controles de acceso granulares para regular quién puede ver, editar o eliminar archivos electrónicos dentro de la organización. El control de acceso basado en roles asigna permisos según los roles y responsabilidades de los usuarios, lo que limita la exposición a datos confidenciales y minimiza el riesgo de vulneraciones de datos.

Registros de auditoría: Muchos sistemas de gestión de archivos electrónicos mantienen registros de auditoría detallados que rastrean las actividades de los usuarios, incluyendo el acceso, las modificaciones y el uso compartido de archivos. Los registros de auditoría proporcionan visibilidad de las interacciones con los archivos, lo que permite a los administradores supervisar el cumplimiento de las políticas internas y los requisitos normativos.

Requisitos de cumplimiento: Los sistemas de gestión electrónica de archivos son cruciales para cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo, como el RGPD. Mediante la implementación de medidas de seguridad robustas, el mantenimiento de la integridad de los datos y la conservación de registros de auditoría, las organizaciones pueden demostrar su cumplimiento de las normas regulatorias y mitigar los riesgos legales asociados al incumplimiento.

Ahorro de costes

Reducción del uso de papel: al pasar de archivos en papel a archivos electrónicos, las organizaciones pueden ahorrar dinero en papel, impresión, tinta y suministros de almacenamiento.

Menores costos de almacenamiento: el almacenamiento de archivos electrónicos elimina la necesidad de archivadores físicos, lo que reduce los gastos inmobiliarios asociados con el almacenamiento y mantenimiento de documentos en papel.

Recuperación ante desastres y continuidad del negocio

Copia de seguridad y redundancia: Los sistemas de gestión electrónica de archivos suelen incluir mecanismos de copia de seguridad automática, lo que garantiza que los archivos se respalden periódicamente y se almacenen en múltiples ubicaciones. Esta redundancia minimiza el riesgo de pérdida de datos en caso de fallos de hardware, desastres naturales o ciberataques.

Recuperación más rápida: En caso de desastre, los archivos electrónicos se pueden restaurar más rápido que los impresos. Las organizaciones pueden reanudar sus operaciones con un tiempo de inactividad mínimo, manteniendo así la continuidad del negocio.

Sostenibilidad ambiental

Impacto ambiental reducido: la gestión electrónica de archivos sin papel contribuye a la sostenibilidad ambiental al conservar árboles, reducir las emisiones de carbono asociadas con la producción de papel y minimizar los desechos de la eliminación de papel.

Eficiencia energética: almacenar y acceder a archivos electrónicos consume menos energía que mantener documentos físicos, lo que reduce la huella de carbono de las organizaciones.
Escalabilidad y flexibilidad

Soluciones escalables: Los sistemas de gestión de archivos electrónicos pueden escalarse sin problemas para adaptarse al creciente volumen de datos a medida que las organizaciones se expanden. Ya sea que gestionen cientos o millones de archivos, las soluciones de almacenamiento digital ofrecen escalabilidad sin necesidad de infraestructura física adicional.

Acceso flexible: Se puede acceder a los archivos electrónicos desde diversos dispositivos, como computadoras, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Esta flexibilidad permite a los empleados trabajar de forma remota o desde cualquier lugar, lo que aumenta la productividad y la agilidad.
Automatización mejorada del flujo de trabajo

Integración del flujo de trabajo: Muchos sistemas de gestión de archivos electrónicos se integran con herramientas de automatización del flujo de trabajo, optimizando los procesos empresariales y reduciendo la intervención manual. Los flujos de trabajo automatizados facilitan la asignación de tareas, las aprobaciones y las notificaciones, mejorando la eficiencia y acortando los tiempos de ciclo.

Control de versiones: Los sistemas de gestión electrónica de archivos suelen incluir funciones de control de versiones que permiten a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo. Esto garantiza que todos trabajen con la última versión del documento, minimizando errores y confusiones.

Características de un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos

Destacamos brevemente al principio qué componentes clave forman un sistema de gestión de archivos electrónicos, pero ahora vamos a entrar en más detalle sobre por qué estas características son esenciales.

Un sistema eficiente de gestión de archivos electrónicos es esencial para que las organizaciones agilicen las operaciones, mejoren la productividad y garanticen la seguridad de los datos.

Control de versiones

El sistema debe mantener un historial de versiones completo para cada archivo, documentando todos los cambios realizados a lo largo del tiempo. Esto permite a los usuarios realizar un seguimiento de las revisiones, volver a versiones anteriores si es necesario y evitar la pérdida de información importante.

Los usuarios deben poder comparar versiones de archivos para identificar cambios, adiciones o eliminaciones, facilitando la colaboración y garantizando la precisión del documento.

Control de acceso

Los administradores deben poder asignar permisos granulares a usuarios o grupos, regulando el acceso a archivos y carpetas en función de roles, responsabilidades y niveles de autorización de seguridad.

El control de acceso basado en roles garantiza que los usuarios solo tengan acceso a los archivos y funcionalidades necesarios para realizar sus responsabilidades laborales, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado y violaciones de datos.

Funcionalidades de búsqueda

El sistema debe ofrecer funciones de búsqueda avanzada que permitan a los usuarios localizar rápidamente archivos mediante palabras clave, metadatos, propiedades del archivo o búsqueda de texto completo. Los filtros de búsqueda avanzada mejoran la eficiencia y facilitan la recuperación de información relevante.

Integración de metadatos

El sistema debe permitir la creación de campos de metadatos personalizados, adaptados a las necesidades específicas de la organización y a los requisitos de gestión de archivos. Estos campos permiten a los usuarios etiquetar archivos con atributos relevantes, como el nombre del proyecto, el ID del cliente, el tipo de documento o el departamento.

El sistema debe ser capaz de extraer automáticamente metadatos de los archivos o integrarse con fuentes externas para completar los campos de metadatos. La extracción automática de metadatos reduce la introducción manual de datos, garantiza la coherencia y mejora la eficiencia organizativa.

Seguridad

Un sistema eficaz debe implementar mecanismos robustos de autenticación de usuarios, como la autenticación multifactor (MFA) o el inicio de sesión único (SSO), para verificar las identidades de los usuarios y evitar el acceso no autorizado a archivos confidenciales.

Todos los archivos almacenados en el sistema deben estar cifrados, tanto en reposo como en tránsito, para proteger la confidencialidad e integridad de los datos. Los algoritmos de cifrado, como AES (Estándar de Cifrado Avanzado), garantizan que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos cifrados, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado y de vulneraciones de datos.

Escalabilidad y rendimiento

El sistema de gestión de archivos electrónicos debe contar con una arquitectura escalable que permita gestionar volúmenes de datos y usuarios crecientes sin sacrificar el rendimiento. La escalabilidad garantiza que el sistema pueda satisfacer las necesidades cambiantes de la organización y mantener un rendimiento óptimo.

Implementación de un sistema de archivos electrónicos

La transición de un sistema de archivo basado en papel a un sistema de gestión de archivos electrónicos es una tarea importante que requiere una planificación y ejecución cuidadosas.

Aquí encontrará una guía paso a paso para ayudarle a navegar por el proceso de transición, junto con
los desafíos comunes que puede encontrar y las estrategias para superarlos.

Pasos para la transición del papel a lo digital

Paso 1: Evaluar el sistema de archivo actual

Evalúe su sistema de archivo actual en papel, incluidos los tipos de documentos, el volumen de registros y la estructura organizacional.

Paso 2: Definir objetivos y requisitos

Determine sus objetivos para la transición a un sistema de archivo electrónico, como mejorar la eficiencia, reducir costos o optimizar la colaboración. Identifique las características y funcionalidades específicas que necesita en el nuevo sistema.

Paso 3: Seleccione un sistema de gestión de archivos electrónicos

Investigue y compare soluciones de gestión de archivos electrónicos según sus necesidades, presupuesto y escalabilidad. Considere factores como la facilidad de uso, las funciones de seguridad, las capacidades de integración y el soporte del proveedor.

Paso 4: Planificar la migración de datos

Desarrolle un plan de migración de datos para digitalizar los documentos en papel existentes y priorice los documentos según su importancia y frecuencia de acceso. Considere el equipo de escaneo, las convenciones de nomenclatura de archivos y el etiquetado de metadatos.

Paso 5: Establecer la estructura de organización de archivos

Diseñe una estructura lógica de carpetas y convenciones de nomenclatura de archivos para organizar los archivos electrónicos sistemáticamente. Considere categorizar los documentos por departamento, proyecto, fecha u otros criterios relevantes para facilitar la búsqueda y recuperación.

Paso 6: Implementar medidas de seguridad

Configure controles de acceso y permisos para restringir el acceso no autorizado a información confidencial. Implemente cifrado, mecanismos de autenticación y registros de auditoría para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.

Paso 7: Capacitación y apoyo

Capacite a los empleados sobre cómo usar eficazmente el nuevo sistema de archivo electrónico. Un proveedor de software eficaz estará disponible para brindar soporte. Ofrezca sesiones de capacitación completas, manuales de usuario y soporte continuo para resolver cualquier duda o problema durante la transición.

Paso 8: Probar e iterar

Realice pruebas exhaustivas del sistema de gestión de archivos electrónicos antes de su implementación completa. Identifique y solucione cualquier fallo técnico, problema de usabilidad o cuello de botella en el rendimiento. Repita los cambios según los comentarios de los usuarios para optimizar el sistema y lograr la máxima eficiencia.

Paso 9: Implementación y seguimiento

Implemente el sistema de archivo electrónico gradualmente, comenzando con un grupo o departamento piloto antes de expandirlo a toda la organización. Supervise el uso del sistema, recopile comentarios y ajústelo según sea necesario para garantizar una transición fluida y una adopción por parte de los usuarios.

Desafíos y soluciones comunes

La resistencia al cambio es un desafío común en la transformación digital. Aborde la resistencia de los empleados involucrándolos en el proceso de transición, brindándoles capacitación y apoyo, y destacando los beneficios del nuevo sistema.

Al transferir grandes cantidades de datos del almacenamiento físico al electrónico, es fundamental mantener la calidad y la consistencia de los datos. Asegure la precisión y la consistencia de los datos durante la migración estableciendo directrices claras para la nomenclatura de archivos, el etiquetado de metadatos y las comprobaciones de calidad.

Anticipe desafíos técnicos como problemas de compatibilidad, fallos de software o errores de migración de datos. Tenga planes de contingencia y solicite ayuda a expertos en TI o proveedores de software.

Aborde los requisitos de cumplimiento relacionados con la privacidad de datos, las políticas de retención y la normativa legal. Asegúrese de que el sistema de archivo electrónico cumpla con los estándares del sector y las mejores prácticas de seguridad de la información y cumplimiento normativo.

Fomente la adopción por parte de los usuarios mediante capacitación integral, soporte continuo e incentivos para el nuevo sistema de archivo electrónico. Solicite su opinión e implemente mejoras según sus necesidades y preferencias.

Mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos

Implementar las mejores prácticas en la gestión de archivos electrónicos es crucial para maximizar la eficiencia, mantener la organización y garantizar la integridad de los datos. A continuación, se ofrecen algunos consejos y consideraciones para ayudarle a establecer un sistema eficaz de gestión de archivos electrónicos.

Establecer convenciones claras de nombres de archivos

Es fundamental usar convenciones de nomenclatura de archivos consistentes para facilitar la búsqueda y recuperación. Utilice nombres descriptivos y significativos que reflejen el contenido del archivo.

Incluya palabras clave, fechas, códigos de proyecto u otros identificadores relevantes para facilitar la categorización y la clasificación.

Diseñar una estructura de carpetas lógica

Organice los archivos según divisiones departamentales, proyectos o categorías funcionales en carpetas jerárquicas.

Mantenga la estructura de carpetas simple e intuitiva para navegar, evitando anidamiento excesivo o redundancia.

Utilizar metadatos para la organización

Mejore la búsqueda y la categorización adjuntando metadatos a los archivos. Incluya atributos relevantes como autor, fecha de creación, palabras clave y tipo de documento.

Aproveche las funcionalidades de indexación y búsqueda de metadatos para localizar archivos rápidamente según criterios específicos.

Hacer cumplir los controles de acceso

Implementar controles de acceso y permisos para restringir el acceso no autorizado a información confidencial.

Asigne roles y permisos según las responsabilidades de los usuarios, garantizando que solo las personas autorizadas puedan ver, editar o eliminar archivos.

Habilitar registros de auditoría

Mantenga registros de auditoría detallados que registren las actividades de los usuarios, las modificaciones de archivos y los intentos de acceso.

Revise periódicamente los registros de auditoría para supervisar el cumplimiento de las políticas internas, identificar incidentes de seguridad y realizar un seguimiento de los cambios realizados en documentos críticos.

Realice copias de seguridad de los datos periódicamente

Implementar procedimientos de respaldo automatizados para protegerse contra la pérdida de datos debido a fallas de hardware, ciberataques u otros eventos imprevistos.

Almacene copias de seguridad de archivos electrónicos en ubicaciones seguras fuera del sitio para garantizar la redundancia de datos y la preparación para la recuperación ante desastres.

Asegúrese de que las políticas de retención sean claras

Establecer políticas claras de retención de datos es esencial para gestionar eficazmente los archivos electrónicos. Determine el tiempo que deben conservarse los distintos documentos según los requisitos legales, las necesidades del negocio y la normativa de cumplimiento. Revise y actualice periódicamente las políticas de retención para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar el espacio de almacenamiento.

Realizar mantenimiento y revisión regulares

Realizar actividades de mantenimiento periódicas, como limpieza de archivos, archivar documentos obsoletos y actualizar metadatos según sea necesario.

Revisar y optimizar periódicamente el sistema de gestión de archivos electrónicos para adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes, los avances tecnológicos y los cambios regulatorios.

Cómo un DMS puede apoyar la gestión de archivos electrónicos

El software de gestión de documentos es la piedra angular de una gestión eficaz de archivos electrónicos y ofrece una solución integral para agilizar los flujos de trabajo, mejorar la organización y garantizar la integridad de los datos.

Así es como un DMS puede ayudar con las mejores prácticas que mencionamos anteriormente.
Nomenclatura y organización eficiente de archivos

Un DMS proporciona herramientas para establecer convenciones claras de nomenclatura de archivos y diseñar estructuras lógicas de carpetas. Los usuarios pueden localizar y acceder fácilmente a los documentos dentro del sistema gracias a una interfaz intuitiva y funciones de búsqueda.
Control de versiones y registros de auditoría

Un sistema de gestión de versiones (DMS) proporciona procesos automatizados de control de versiones, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios en los archivos y restaurarlos a versiones anteriores si es necesario. Registros de auditoría exhaustivos registran las actividades de los usuarios, lo que garantiza la rendición de cuentas y el cumplimiento de los requisitos normativos.

Gestión de metadatos

Un sistema de gestión documental permite adjuntar metadatos a los documentos, lo que mejora la búsqueda y la categorización. Las funciones avanzadas de indexación y búsqueda permiten a los usuarios encontrar documentos relevantes basándose en atributos y palabras clave específicos.

Controles de acceso y seguridad

Un DMS ofrece controles de acceso y permisos robustos, protegiendo la información confidencial del acceso no autorizado. El cifrado, los mecanismos de autenticación y el acceso basado en roles garantizan la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas regulatorias.
Copia de seguridad y recuperación ante desastres

Un sistema de gestión de documentos (DMS) incluye procedimientos automatizados de copia de seguridad para proteger contra la pérdida de datos y garantizar la continuidad del negocio. Las copias de seguridad de los documentos se almacenan de forma segura, lo que mitiga el riesgo de pérdida de datos debido a fallos de hardware o ciberamenazas.

Formación y apoyo

Los proveedores de DMS ofrecen recursos integrales de capacitación y soporte para capacitar a los usuarios sobre el funcionamiento del sistema y las mejores prácticas. La asistencia continua garantiza la adopción y el uso eficientes del DMS por parte de la organización.

Al aprovechar un DMS, las organizaciones pueden optimizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y garantizar la integridad de sus documentos digitales.

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GDE: Gestión de Documentos Electrónicos

EDM: ¿cómo funciona la gestión electrónica de documentos?

https://www.sydle.com/

EDM es una forma de centralizar toda la información de una empresa en un solo sistema, lo que facilita el acceso a la información y también hace que los datos sean más seguros.

GED significa Gestión de Documentos Electrónicos ( Gestión de Documentos Electrónicos ). Consiste en un conjunto de sistemas tecnológicos que permiten capturar, procesar, almacenar, indexar, compartir y respaldar documentos e información corporativa.

¿Por qué puede ser tan importante el GED para el crecimiento de su negocio?

Cuando hay papeles, hojas de cálculo, documentos, contratos, cuentas, registros y otros documentos desorganizados, tu rutina empresarial puede retrasarse. Esta situación sobre el terreno genera problemas en la ejecución de los procesos cotidianos, lo que también perjudica la toma de decisiones .

La buena noticia es que el papel se puede eliminar con el GED. Pero es mucho más que eso.

Descubra cómo funciona y qué impacto puede tener un GED en su negocio.
¿Qué es un sistema GED?

GED es una forma de reunir toda la información de una empresa en un mismo sistema , facilitando el acceso a la información (desde donde se encuentre) y además haciendo más seguros los datos.

Pero ¿cuál es el propósito del GED? Su principal ventaja es optimizar el trabajo día a día , mejorando la productividad y la eficiencia. Aprendamos más sobre esto a continuación.
¿Para qué sirve el GED?

El papel principal del GED es facilitar la transformación digital de las empresas en materia de documentación.

Todos los archivos, contratos, documentos, informes y papeles en general pueden ser digitalizados, es decir, las versiones impresas pueden transformarse en documentos digitales, y pueden organizarse con un sistema GED. De esta forma la información estará fácilmente disponible para ser consultada en cualquier momento.

En este proceso sobre el terreno es posible incluir textos, así como documentos en diferentes formatos, como imágenes, vídeos, grabaciones y más, para centralizar toda la información de un negocio en un solo entorno digital.

Más que simplemente almacenar y organizar archivos, el GED es extremadamente útil para reducir la presión , lo cual es esencial para las empresas ambientalmente responsables.

Además, sobre el terreno se pueden gestionar copias impresas de documentos, incluidos archivos que hayan sido creados digitalmente. A medida que la tecnología se convierte en parte de la vida cotidiana de la empresa, existe una tendencia a que los procesos se realicen completamente en línea .

Con GED podrás gestionar el flujo documental resultante tanto de procesos finalizados, para preservar los archivos de la empresa, como de procesos en curso. Esto contribuye a una mayor fluidez en el desarrollo de sus actividades.
¿Qué importancia tiene el GED?

La gestión documental es un paso importante en la gestión del conocimiento de una empresa . Al recopilar datos transparentes, podrá controlar la ejecución del proceso, medir los resultados y planificar mejoras. Como resultado, la toma de decisiones se basa en información organizada.

Podemos destacar varios beneficios que, en conjunto, pueden optimizar muchos procesos en la organización:

Reducción de costes

Una de las principales ventajas competitivas que aporta el GED es la agilización de los proyectos , lo que supone un ahorro de tiempo, copias y recursos humanos.

Imagina que en cada proceso de compra encontrarás papeles conteniendo datos de compras anteriores de tus clientes, registros de sus intereses, métodos de pago o acuerdos. A Suena le gusta mucho trabajar ¿verdad?

Reducción del espacio

Almacenar documentos electrónicamente también es esencial para ahorrar papel y espacio de copia.
Preservación de los activos de la empresa

Los documentos se almacenarán electrónicamente, lo que preserva los activos de la empresa a largo plazo. Con GED, puedes controlar la versión editada de cada documento , mantener registros y facilitar el proceso de auditoría.
Recuperación de documentos

Los documentos perdidos o dañados pueden ser una molestia para los departamentos de una empresa. Al gestionar sus documentos con base en GED, los contratos, recibos e informes se pueden almacenar en lugares preestablecidos y seguros . Además, podrás buscar documentos y encontrarlos más fácilmente.

Gestión visual

Con GED, usted puede mantener la transparencia de la información para toda la empresa, proveedores y clientes, al poner los documentos a disposición en la nube.

Entre otros beneficios, como poder monitorizar los procesos en tiempo real, la gestión visual permite monitorizar datos y métricas de tus procesos.

La atención al cliente, por ejemplo, podrá realizarse con mayor rapidez, ya que los datos necesarios para las respuestas estarán automatizados y visibles. Sólo tienes que buscar palabras clave y encontrarás información detallada sobre los documentos.

Mayor seguridad de los datos

La gestión documental también es esencial para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos corporativos . Una vez digitalizados, el responsable sólo podrá conceder acceso a los documentos a personas específicas.

Sostenibilidad

Todos podemos estar de acuerdo: en el siglo XXI no deberíamos imprimir papeles que se producirán en el futuro.

El sistema GED tiene como objetivo almacenar y distribuir documentos digitalmente. Por lo tanto, si muchos departamentos corporativos necesitan el mismo documento, por ejemplo, no hay razón para imprimirlo varias veces.

Gestión remota

El mundo es cada vez más digital y global, por lo que no tiene sentido tener únicamente documentos impresos. Imagínese lo que sucedió en el mundo, al comienzo de la pandemia de Covid-19 en 2020, si los equipos no tuvieran acceso a alfombras con contratos, facturas y otros documentos. Toda la operación estaría comprometida, ¿verdad?

El GED permite la gestión remota de documentos , especialmente si está integrado en un sistema en la nube como un BPMS.

Control de acceso de usuarios

Con GED, también puedes controlar los permisos de acceso a cintas y archivos. Estos permisos controlados, que pueden ser para todo el documento o sólo para una parte, nos dan una mayor seguridad de la información.

Los documentos también se pueden firmar digitalmente , lo que es esencial para los archivos financieros, legales y contables.

¿Cómo funciona el GED?

Como mencionamos anteriormente, el GED es un conjunto de tecnologías que permiten la gestión completa de documentos . En general incluye varias herramientas, como: : con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede escanear documentos y reconocer letras incluso en archivos de imagen. Esto le permite buscar palabras clave, encontrar información específica y copiar partes de un documento para usar en otro lugar.

: siguiendo la misma idea que OCR, el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) y el Reconocimiento Inteligente de Escritura a Mano (IHR) distinguen caracteres en documentos escritos a mano.

: con el Procesamiento de Imágenes de Documentos (DI), el escáner identifica, almacena y visualiza las imágenes de un documento, convirtiéndolas en imágenes digitales mediante un mapa de bits.

: el sistema también permite la Gestión Documental o Gestión de Registros


COLD/ERM : con Salida de Computadora a Disco Láser y Gestión de Informes Empresariales , puedes formatear, indexar y comprimir informes, inventarios, facturas y otros documentos, lo que libera más espacio y facilita la búsqueda de información.

Con todas estas características, el GED permite la gestión del conocimiento en las empresas mediante la organización, digitalización y distribución de documentos. La tecnología todavía permite el acceso en línea a los documentos sin necesidad de descargarlos.

¿Cuáles son las aplicaciones del GED en diferentes sectores?

El GED permite optimizar procesos en diferentes sectores, adaptándose a las necesidades de cada uno de ellos. A continuación, algunos ejemplos de estas aplicaciones.
Industria

En el sector industrial, el GED facilita la organización, el almacenamiento, el intercambio y la gestión de documentos esenciales, como procedimientos operativos, informes de control de calidad, contratos y documentos de cumplimiento normativo. Reducir el tiempo de búsqueda, mejorar la organización y garantizar el cumplimiento durante las auditorías, aumentando la eficiencia y reduciendo los costos operativos.

Energía

Para las empresas de energía, el GED facilita la gestión de documentos críticos, como licencias ambientales, informes de cumplimiento y contratos. Centraliza la información, mejora el acceso y garantiza la integridad de los datos, lo que aumenta la eficiencia operativa, reduce riesgos y ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios de forma más efectiva.

Financiero

En el sector financiero, el GED facilita la gestión de documentos como contratos, facturas y recibos de pago.

Al digitalizar y organizar estos archivos, las instituciones financieras pueden, por ejemplo, reducir el tiempo dedicado a buscar documentos e información esencial para auditorías y análisis financieros, mejorando la seguridad de la información, el servicio al cliente y la toma de decisiones.

Telecomunicaciones

Las empresas de telecomunicaciones gestionan una gran cantidad de contratos, registros de clientes y documentación técnica.

La implementación del GED permite centralizar esta información, facilitando el acceso a los datos de los clientes y contratos, permitiendo una gestión eficiente de los contratos y reduciendo la necesidad de procesos manuales, lo que reduce errores y aumenta la productividad.

Salud

En el sector salud, la gestión de historias clínicas, exámenes y registros de pacientes es crítica. En este escenario, el GED contribuye al acceso rápido a estos historiales, permitiendo consultar los registros médicos de inmediato.

También garantiza la seguridad y confidencialidad, protegiendo los datos sensibles de los pacientes, de acuerdo con la normativa de privacidad.

Construcción

Las empresas de construcción gestionan proyectos complejos que involucran diversos documentos, como planos, contratos e informes.

El GED ayuda a organizar estos archivos, centralizando la información relevante y facilitando el acceso y la colaboración entre equipos.

Educación

Para el sector educativo, el GED posibilita acciones como el almacenamiento y acceso facilitado a registros escolares, diplomas y certificados, la digitalización de matrículas, inscripciones y otros procesos, así como el intercambio eficiente de información entre departamentos y con los estudiantes.

¿Cuál es la diferencia entre ECM y GED?

Si ha oído hablar de GED o DMS (Sistema de gestión de documentos), probablemente conozca ECM. Pero no son lo mismo.

Mientras que GED es un conjunto de tecnologías desarrolladas para facilitar la gestión documental y optimizarla digitalmente, ECM –según AIIM ( The Association for Intelligent Information Management ) – es un conjunto de tecnologías utilizadas para gestionar el ciclo de vida de la información no estructurada , pasando por las siguientes etapas:

creación o captura
almacenamiento
control de versiones
indexación
gestión
limpieza
distribución
publicación
investigación y archivo

Es importante resaltar que ECM conecta todo el contenido dentro de los procesos de negocio .

Por lo tanto, es posible decidir que la Gestión de Contenidos Empresariales – Enterprise Content Management (ECM) – es el desarrollo de GED. Además de gestionar y organizar documentos , el ECM también gestiona y estructura la información de la empresa , lo que permite un mejor seguimiento de los datos y la gestión de archivos.

Por ejemplo, con ECM, puedes modelar y almacenar la información de todos los empleados. Desde allí, podrás conectarlo con otros datos registrados, como documentos (fotos, papeletas, contratos, documentos), proyectos en los que trabajan, sus líderes y subordinados. Estos datos estarían sujetos, por supuesto, a permisos de acceso y edición adecuados.

Toda esta estructura de datos y documentos puede llegar a ser aún más potente si el ECM cuenta con herramientas de Business Process Management (BPM) y workflows , lo que no siempre ocurre, pero ofrece una importante ventaja competitiva. Más que simplemente facilitar el acceso a los datos, ECM permite introducir datos en los procesos y optimizarlos.
BPMS: avanzando hacia una gestión más completa

Si bien GED gestiona específicamente el contenido corporativo, el objetivo de Business Process Management es gestionar los procesos completamente de principio a fin en todas las áreas del negocio.

Disponer de un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) con un GED integrado de forma nativa permite una gestión más inteligente.

BPMS es una herramienta que permite automatizar la gestión de procesos. Todo el flujo de trabajo se puede mapear, diseñar, ejecutar, analizar y optimizar en tiempo real, lo que aumenta la productividad y la calidad de los entregables para los clientes.

Cada proceso de negocio requiere inherentemente varios documentos, y un BPMS con un GED integrado le permite registrar, ver y compartir el conocimiento pertinente a estos procesos entre las personas involucradas. Crear una base de datos de información que apoye la toma de decisiones en el proceso.

Además de los propios archivos, el sistema puede integrar datos documentales en la ejecución del proceso y permitir una automatización más avanzada.

Un ejemplo es que, con BPMS, puedes almacenar el documento en el sistema, realizar OCR automáticamente y comprobar si el documento adjunto tiene los datos que necesitas. También puede realizar una búsqueda rápida utilizando la base de datos de contratos de un cliente para encontrar soluciones que brinden el mayor valor.

¡Y ser más integrados!

Para aumentar la integración de la gestión, es una buena idea tener otras soluciones integradas en un BPMS, además del GED. Con Analytics, por ejemplo, todos los datos recopilados de los procesos y almacenados en el sistema se pueden procesar y analizar en gráficos y otros tipos de representación gráfica.

Cuando los gerentes pueden acceder a estos documentos en tiempo real, pueden obtener rápidamente información importante para la toma de decisiones , lo cual es esencial para adaptarse a un mercado dinámico.

Con un CRM, los datos capturados por el GED son determinantes para tener una buena relación con los consumidores, para generar ventas más asertivas y ofrecer un proceso post venta más personalizado.

En el siguiente vídeo podrás ver cómo SYDLE ONE brinda una gestión integrada, con varias soluciones corporativas en un solo lugar (BPM, ECM, GED, Analytics, CRM, Service Desk, E-commerce, Invoice y más).

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Gestiona los Documentos con AI

Las 5 mejores soluciones de gestión de documentos con IA (mayo de 2025)

https://www.unite.ai/
By Alex MacFarland

En la acelerada era digital, las empresas buscan constantemente soluciones innovadoras para optimizar sus procesos de gestión de documentos. A medida que la inteligencia artificial (IA) continúa transformando varios aspectos del trabajo moderno, los sistemas de gestión de documentos basados ​​en IA se han convertido en revolucionarios, ofreciendo eficiencia, precisión y seguridad incomparables. Estas herramientas aprovechan el poder de máquina de aprendizaje, procesamiento natural del lenguaje y automatización inteligente para simplificar la creación, el almacenamiento y la recuperación de documentos comerciales críticos.

Desde clasificación y extracción inteligentes de documentos hasta una integración perfecta con los flujos de trabajo existentes, estas principales herramientas de gestión de documentos de IA ofrecen una amplia gama de funciones diseñadas para satisfacer diversas necesidades empresariales. En este artículo, exploraremos las mejores soluciones de gestión de documentos de IA que están redefiniendo la forma en que las organizaciones manejan sus activos digitales, permitiéndole tomar una decisión informada al seleccionar la plataforma ideal para los requisitos de gestión de documentos de su organización.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect es una potente solución de software de captura de documentos y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que simplifica el proceso de captura, procesamiento y distribución de documentos de una variedad de fuentes. El software está diseñado para integrarse perfectamente con los flujos de trabajo existentes, admitiendo una amplia gama de tipos y fuentes de documentos, como controladores de impresión, carpetas, navegadores web y sistemas de correo electrónico.

Aprovechando las tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático, DeskConnect automatiza el proceso de captura de datos reconociendo y extrayendo información relevante de los documentos. Esta característica reduce significativamente la necesidad de ingresar datos manualmente, ahorrando tiempo y minimizando el riesgo de errores. Las capacidades avanzadas de OCR del software garantizan una alta precisión al procesar documentos rasterizados, lo que lo convierte en una opción confiable para las empresas que manejan una amplia gama de formatos de documentos.

FabSoft también ofrece Document Companion con una integración avanzada de AI Chat impulsada por ChatGPT. Esta mejora de vanguardia redefine la gestión de documentos al simplificar la importación y combinación de documentos, ofrecer acceso instantáneo al chat impulsado por IA para un análisis de documentos eficiente y garantizar la precisión con tecnología OCR de última generación.

Características clave de FabSoft DeskConnect:Soporte de documentos versátil: Admite controladores de impresión, carpetas, navegadores web, sistemas de correo electrónico y más.

Extracción inteligente de datos: Utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para reconocer y extraer datos de documentos automáticamente.

Rendimiento superior de OCR: Proporciona una precisión líder en la industria para documentos rasterizados.

Distribución optimizada de documentos: Automatiza la captura y distribución de documentos a soluciones locales o en la nube, incluidos Microsoft OneDrive, SharePoint y Power Apps.

API personalizable: Ofrece una API fácil de usar que permite complementos para controlar la entrega de documentos y automatizar acciones y métodos de envío.

Medidas de seguridad robustas: Implementa funciones de seguridad de primer nivel para proteger la confidencialidad de los documentos y restringir el acceso a usuarios autorizados.

La API fácil de usar de FabSoft DeskConnect permite a las empresas crear flujos de trabajo e integraciones personalizados, optimizando aún más sus procesos de procesamiento de documentos y extracción de datos. Las sólidas medidas de seguridad del software garantizan que los documentos confidenciales permanezcan confidenciales y sean accesibles sólo para el personal autorizado.

2. FaseDocu

DocuPhase es una solución integral de software de gestión de documentos diseñada para optimizar los procesos de almacenamiento, escaneo, recuperación y archivo de documentos para empresas de cualquier tamaño. Esta plataforma va más allá de las capacidades de un simple archivador digital y ofrece funciones que administran, rastrean y completan el trabajo en curso, lo que aumenta significativamente la productividad.

Una de las características destacadas de DocuPhase son sus capacidades de captura de datos y recuperación de documentos impulsadas por IA. Estas herramientas inteligentes simplifican el proceso de extracción de información crucial de varios documentos y recuperación de datos de archivos antiguos. La funcionalidad impulsada por IA puede escanear rápidamente documentos de varias páginas, identificando y extrayendo información relevante, eliminando así la necesidad de realizar búsquedas manuales que consumen mucho tiempo. Además, las capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático de la plataforma permiten el enrutamiento e indexación automáticos de archivos, lo que ahorra a los usuarios tiempo y esfuerzo valiosos.

Características clave de DocuPhase:

Captura de datos impulsada por IA: Extracción inteligente de información esencial de diversos documentos.

Recuperación eficiente de documentos: Recuperación rápida y precisa de datos de archivos antiguos utilizando capacidades avanzadas de IA.

Enrutamiento e indexación automática de archivos: Automatización basada en inteligencia artificial y aprendizaje automático para una organización optimizada de documentos.

Integración Perfecta: Compatibilidad con plataformas comunes, como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), para una mayor versatilidad y un menor cambio de programas.

Solución segura basada en la nube: Interfaz intuitiva para almacenar documentos digitales y eliminar papeleo innecesario.

Funciones de búsqueda avanzada: Herramientas de búsqueda configurables y de palabras clave para una rápida recuperación de documentos.

Interfaz amigable: Software fácil de aprender con capacitación guiada para una incorporación e integración del flujo de trabajo sin problemas.

La naturaleza fácil de integración de DocuPhase le permite conectarse sin problemas con otras plataformas comunes, como los sistemas ERP, lo que la convierte en una herramienta versátil para manejar las operaciones diarias. Esta integración reduce el tiempo que los usuarios dedican a cambiar entre programas, optimizando su flujo de trabajo. La solución basada en la nube del software proporciona una interfaz segura e intuitiva para almacenar documentos digitales, eliminando efectivamente el papeleo innecesario.

3. fluido

Fluix es una plataforma móvil de gestión de flujos de trabajo y documentos diseñada para la gestión de servicios de campo. Este software innovador permite a las empresas almacenar y acceder de forma segura a documentos y formularios críticos dentro de un repositorio centralizado. Al proporcionar a los gerentes y técnicos de servicio de campo un fácil acceso a archivos esenciales, incluso en ubicaciones con conectividad a Internet limitada o nula, Fluix agiliza el trabajo remoto y mejora la productividad general.

Una de las características clave de Fluix son sus flujos de trabajo personalizados, que fomentan la comunicación efectiva y la responsabilidad entre los miembros del equipo. La plataforma permite actualizaciones y notificaciones en tiempo real sobre nuevas tareas, cambios o mensajes importantes, lo que garantiza que todas las partes interesadas permanezcan informadas y alineadas. Las capacidades de indexación y enrutamiento automático de archivos de Fluix reducen significativamente el esfuerzo manual, lo que permite a las empresas optimizar sus flujos de trabajo y aumentar la eficiencia.

Características clave de Fluix:Diseño móvil primero: 

Optimizado para la gestión de servicios de campo, lo que permite el almacenamiento seguro de documentos y el acceso sobre la marcha.

Repositorio de documentos centralizado: Proporciona una ubicación única y de fácil acceso para documentos críticos relacionados con el campo.

Flujos de trabajo personalizados: Facilita la comunicación y la responsabilidad entre los miembros del equipo a través de actualizaciones y notificaciones en tiempo real.

Integración Perfecta: Compatible con plataformas comunes como sistemas ERP, lo que agiliza las operaciones diarias y minimiza el cambio de programas.

Tecnología OCR: Admite el reconocimiento óptico de caracteres para una conversión precisa de imágenes de texto en texto codificado por máquina.

Función de chat de IA: Desarrollado por ChatGPT, ofrece acceso instantáneo a información relacionada con documentos, eliminando búsquedas manuales.

Configuración fácil de usar: Configuración sencilla de la función OpenAI Chat en Document Companion.

La arquitectura fácil de integrar de Fluix le permite conectarse sin problemas con otras plataformas predominantes, como los sistemas ERP. Esta integración permite a las empresas manejar las operaciones diarias de manera más eficiente y reduce el tiempo dedicado a cambiar entre programas. Además, Fluix admite la tecnología OCR, lo que garantiza que los datos transmitidos a la función de chat de IA sean precisos y completos para un análisis detallado.

4. Archivos M

M-Files es una plataforma inteligente de gestión de información que ofrece un enfoque más inteligente para gestionar contenidos durante todo su ciclo de vida. Al conectar contenido sin problemas y aprovechar la automatización inteligente, M-Files permite a los trabajadores del conocimiento ser más productivos al entregar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado.

La plataforma proporciona una visión integral del contenido de toda la organización sin requerir una migración compleja y costosa a un único repositorio. La solución de gestión de documentos digitales de M-Files cuenta con potentes capacidades de búsqueda y recuperación, lo que permite a los usuarios localizar documentos rápida y fácilmente sin perder tiempo buscando archivos extraviados o luchando por recordar dónde se almacenó algo. La plataforma también simplifica la creación de documentos al ofrecer plantillas, funciones sencillas de nombrar y guardar, y la capacidad de descubrir documentos ocultos y datos oscuros a través de tecnología habilitada por IA.

Características clave de M-Files:

Gestión Inteligente de la Información: Combina contenido conectado y automatización inteligente para aumentar la productividad y proporcionar una vista de 360 ​​grados del contenido.

Búsqueda y recuperación rápidas: Permite a los usuarios encontrar documentos de forma rápida y sencilla, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Creación de documentos simplificada: Ofrece plantillas, nombrar y guardar documentos fácilmente y descubrir documentos ocultos y datos oscuros.

Cumplimiento y seguridad automatizados: Garantiza el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la empresa y proporciona seguridad de los datos mediante derechos de acceso y cifrado.

Colaboración perfecta: Permite la coautoría, los comentarios y las anotaciones en documentos simultáneamente.

Integración con herramientas populares: Ofrece integración con Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook y otras aplicaciones ampliamente utilizadas.

Procesos impulsados ​​por IA: Utiliza IA, como M-Files Aino, para organizar información, comprender el contexto de los documentos e interactuar con el conocimiento utilizando el lenguaje natural.

Las capacidades de automatización de M-Files agilizan el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la empresa, garantizan la seguridad de los datos mediante derechos de acceso estrictos y cifrado de nivel empresarial, y permiten una colaboración sencilla mediante la coautoría, los comentarios y las anotaciones en documentos simultáneamente. Creado sobre una plataforma altamente configurable, M-Files se puede personalizar fácilmente para satisfacer necesidades comerciales específicas a través de API, plantillas de soluciones y complementos de terceros.

5. IA de SharePoint

Microsoft SharePoint es una potente plataforma de colaboración y gestión de documentos que, cuando se integra con tecnologías de inteligencia artificial, transforma los flujos de trabajo, mejora la colaboración y aumenta la productividad de las organizaciones. Al incorporar capacidades de IA en SharePoint, las empresas pueden automatizar procesos, optimizar la gestión de documentos, mejorar la funcionalidad de búsqueda y obtener información valiosa a partir de los datos.

SharePoint AI permite a los empleados trabajar de forma más inteligente y rápida, al tiempo que reduce los esfuerzos manuales y mejora la productividad. La plataforma ofrece varios beneficios, incluida la gestión inteligente de documentos, la automatización del flujo de trabajo, la integración de chatbot y el análisis predictivo, lo que permite a las organizaciones optimizar las operaciones, mejorar la colaboración y mantenerse competitivas en el panorama actual. SharePoint Premium, la plataforma avanzada de experiencias y administración de contenido, brinda inteligencia artificial, automatización y seguridad adicional a las experiencias, el procesamiento y la gobernanza del contenido, lo que ayuda a las organizaciones a administrar y proteger el contenido crítico durante todo su ciclo de vida.

Características clave de la IA de SharePoint:

Gestión de documentos inteligente: Procesamiento de documentos impulsado por IA, clasificación, extracción y etiquetado automático de información de documentos, lo que conduce a una mayor eficiencia y flujos de trabajo optimizados.

Automatización del flujo de trabajo: La automatización del flujo de trabajo mejorada con IA analiza datos históricos, aprende de decisiones pasadas y toma decisiones inteligentes al automatizar tareas y enrutar documentos.

Integración de chatbot: Los chatbots con tecnología de inteligencia artificial integrados con SharePoint permiten a los empleados interactuar con el sistema a través del lenguaje natural, brindando respuestas y soporte instantáneos.

Análisis predictivo: Aprovecha la IA para analizar datos y proporcionar información valiosa, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos y mantenerse a la vanguardia.

Gestión avanzada de contenido: IA, automatización y seguridad adicional a las experiencias, el procesamiento y la gobernanza del contenido, lo que ayuda a las organizaciones a gestionar y proteger el contenido crítico durante todo su ciclo de vida.

Soluciones de documentos de alto valor: ofrece soluciones para trabajar con documentos de alto valor, como contratos, declaraciones de trabajo, pedidos y facturas.

Las capacidades inteligentes de gestión de documentos de SharePoint AI permiten la clasificación, extracción y etiquetado automáticos de información de los documentos, lo que mejora la eficiencia y optimiza los flujos de trabajo. Las capacidades de análisis predictivo de la plataforma aprovechan la IA para analizar datos y proporcionar información valiosa, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos y mantenerse a la vanguardia.

Optimice su flujo de trabajo con soluciones de gestión de documentos de IA

En el acelerado entorno empresarial actual, las soluciones de gestión de documentos impulsadas por IA se han convertido en herramientas esenciales para las organizaciones que buscan optimizar sus flujos de trabajo, mejorar la colaboración e impulsar la productividad. Las soluciones de gestión de documentos de IA que se analizan en este artículo ofrecen una amplia gama de funciones y capacidades diseñadas para satisfacer diversas necesidades empresariales.

Desde la clasificación y extracción inteligente de documentos hasta la integración perfecta con los flujos de trabajo existentes, estas herramientas aprovechan el poder de la IA para simplificar la creación, el almacenamiento y la recuperación de documentos comerciales críticos. Al automatizar los procesos manuales, mejorar la funcionalidad de búsqueda y proporcionar información valiosa, estas soluciones permiten a las organizaciones optimizar sus operaciones, reducir costos e impulsar una mejor toma de decisiones.

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