Gestión de Activos Digitales: Encontrar el ajuste correcto para su empresa
http://www.cmswire.com/ 31/07/2013
Estás sentado en una reunión de estrategia de TI, cuando de repente alguien dice: "Necesitamos un proyecto de la presa!" Alguien responde: "¿No tenemos ya suficientes maldita proyectos! ¿Por qué necesitamos una presa? "
Muchas empresas se enfrentan a una decisión difícil en los últimos tiempos: ya sea para instalar una nueva gestión de activos digitales del sistema (DAM) para mejorar la gestión de sus activos o reemplazar un sistema heredado existente. La elección puede ser desalentadora, con cientos de vendedores que ofrecen buenas soluciones DAM que varían en precio, funcionalidad y complejidad.
Aunque el proceso puede parecer abrumador, puede estar seguro que hay una solución DAM que se ajuste a las necesidades y presupuesto únicas de su empresa. La clave es empezar - y pronto. Muchas empresas ya no pueden permitirse el lujo de poner en práctica soluciones puntuales "silo-ed", o continuar con el legado de sistemas informáticos de explotación, mientras que sus activos digitales se multiplican por las horas.
Entonces, ¿qué solución DAM es adecuado para su empresa? Y ¿cómo convencer a su director general para financiar este proyecto?
Establecer Metas
Antes de empezar a mirar a los vendedores, que necesita para desarrollar los objetivos y metas para el proyecto de la presa.
las preguntas claves a considerar incluyen:
¿Por qué necesitamos una presa? ¿Qué problemas que estamos tratando de resolver con una solución DAM?
¿Qué es lo que queremos hacer con un DAM? ¿Cuáles son los casos de uso?¿Cuáles son los beneficios?
¿Qué clase de activos será la necesidad de gestionar DAM? Usted querrá asegurarse de que la solución DAM puede manejar todos los formatos de archivos: imágenes, documentos, gráficos, archivos creativos de audio, videos, etc
¿Qué sistemas deben integrarse? ¿Existen otros sistemas que podrían integrarse en el futuro, tales como DRM, gestión de documentos, herramientas de BI, CRM y CMS? ¿Cómo estos sistemas se integrarán?
¿La solución DAM apoyar a nuestra meta? La mayoría de las soluciones DAM apoyarán metadatos estándar como, IPTC, EXIF y XMP fuera de la caja.
¿Cuál será el coste total de propiedad (TCO)? Es fundamental definir claramente el caso de negocio para la implementación de un DAM. Se obtendrán los DAM un ROI positivo? Idealmente, usted querrá aprovechar el DAM para reducir los costos de TI a través de la optimización del flujo de trabajo, optimizar los procesos y la eficiencia, y la eliminación o consolidación de los sistemas de legado anticuados. Vamos a sumergirnos más en esto más adelante.
Una vez que haya respondido a estas preguntas con confianza, usted está listo para comenzar a evaluar soluciones DAM mejor ajuste.
Platform Enterprise o Commercial Off the Shelf - ¿Cuál es adecuada para su empresa?
Soluciones DAM gama de plataformas empresariales que requieren un alto nivel de personalización de los productos comerciales off-the-shelf (COTS) que son, básicamente, plug and play. ¿Cuál es la diferencia entre los dos extremos? He proporcionado una comparación de alto nivel para describir los pros y los contras de cada uno.
Plataformas empresariales
Pros:
Más flexibilidad para la personalización
Normalmente más escalable para la empresa
Complejos flujos de trabajo personalizados /
Integración con otros sistemas
Contras
Alto nivel de esfuerzo
Por lo general más caros (TCO)
Más larga línea de tiempo para implementar
Mayor nivel de apoyo continuo
COTS Productos
Pros:
Rápido de implementar, línea de tiempo corto
Menos costoso
Más fácil de mantener
Contras:
Menos flexibilidad, se obtiene lo que se obtiene
Puede no ser tan escalable
No puede ofrecer la visión completa de los proyectos
Si está atrapado tratando de averiguar qué tipo de solución que funciona mejor para su entorno, por lo general puede reducir sus opciones al preguntar:
¿Necesitamos una gran solución empresarial escalable? Esto es casi siempre una solución muy costosa.
¿Necesitamos una pequeña solución de nicho? Esta solución será menos costoso, sino que tendrá una capacidad limitada y no puede escalar bien o proporcionar la flexibilidad que necesita.
¿Necesitamos algo en el medio de estas dos opciones?
La comprensión de cómo la solución se ajusta en el entorno actual y la cultura de la organización es la clave para la selección de la solución adecuada gestión de activos digitales para su negocio.
Ahora que sabes lo básico, es el momento de averiguar hasta qué punto el proyecto va a costar para seleccionar la solución adecuada, justificar el proyecto de la presa y predecir el gasto en TI y el ROI.
Costo Total de Propiedad¿Qué es TCO y cómo se puede empezar? TCO es una estimación financiera que se utiliza para determinar los costes directos e indirectos de un producto o sistema .Echemos un vistazo a lo que está normalmente incluido en los "costos directos".
Costos Directos
Los costos directos incluyen los gastos de licencias de software, servicios profesionales, soporte y mantenimiento, y el hardware necesario para apoyar la solución de gestión de activos digitales. Los vendedores suelen hacer un buen trabajo de estimar el costo directo inicial, sino por naturaleza son enfocadas a corto plazo. Después de todo, tienen que asegurarse de que garantizar los fondos necesarios para comprar el software y hardware. Es por lo tanto, corresponde al comprador para estimar con precisión el impacto total de los costos directos durante la vida útil del sistema (TCO) al tener en cuenta las futuras necesidades de crecimiento de su negocio.
Dos áreas que requieren atención adicional al estimar los costes de gestión de activos digitales a través de la vida del sistema son:
Honorarios por servicios profesionales: los servicios profesionales pueden costar entre 1 y 3 veces el costo del contrato de licencia.Productos fuera de la plataforma y las soluciones SaaS con una personalización mínima generalmente tienen costos de servicios profesionales más bajas.Asegúrese de estimar la cantidad de servicios profesionales para cubrir su aplicación.
Modelos de licencia de proveedor: el tipo de modelo de licencia que seleccione puede tener un impacto sustancial en los costos directos durante la vida del proyecto. Entender las futuras necesidades de crecimiento de su empresa - y cómo su empresa se va a utilizar el sistema durante la vida del proyecto (3-5 años) le ayudará a determinar cómo el modelo de licencia de software afectará TCO.
Por ejemplo, un modelo de coste por asiento va a funcionar bien si se prevé sólo unas pocas personas que utilizan la solución DAM. Sin embargo, si usted piensa que el sistema será adoptado ampliamente en toda la organización, puede no tener sentido en el largo plazo. Un software alojado como un modelo de servicio (SaaS) es una buena opción si usted tiene experiencia interna limitada o pequeños grupos de usuarios en múltiples ubicaciones. Pero un modelo SaaS no es ideal para un negocio que tiene grandes necesidades de almacenamiento o en crecimiento.
Los datos clave para recopilar y revisar con el fin de determinar el mejor modelo de licencia DAM para su negocio son:
Número de Procesadores CPU (servidores)
Número de asientos (con base en el número de usuarios simultáneos)
Número de consultas de los usuarios (el uso de los usuarios)
Volumen de datos (tamaño del índice)
Cantidad de almacenamiento necesario
Ancho de banda requerido
Redundancia de Planificación de la continuidad (BCP)
Soporte (niveles de apoyo de base a la prima basada en el tiempo de respuesta y el nivel de servicio)
Add-Ons (futuros módulos para añadir funcionalidades y características)
Crecimiento (necesidades futuras, escalabilidad)
Recuerde, siempre hay espacio para la negociación - la mayoría de los vendedores tienen la flexibilidad para negociar su licencia de software y costos de soporte. ¿Las matemáticas, a continuación, asegúrese de entender completamente cómo el modelo de licencia tendrá un impacto en el TCO.
Costes indirectos
Evaluación de TCO no se detiene con la implementación inicial o costos directos, ya que hay muchos costos indirectos asociados con un proyecto de gestión de activos digitales también. Puede ser condenadamente difícil de calcular todos los costos indirectos, en especial:
Servicios de Apoyo período de garantía
Soporte post-implantación (Nuevo desarrollo, características y funcionalidad)
Capacitación
Personal para mantener y apoyar nuevo sistema (tipos de habilidades necesarias)
Documentación
Infraestructura (espacio de rack, equipos de red, ancho de banda)
Electricidad
Enfriamiento
Seguridad
Planificación de la continuidad (redundancia)
Una cuestión clave a considerar es que se va a manejar esta nueva solución de gestión de activos digitales? Puede que tenga que contratar personal adicional para apoyar y mantener el nuevo sistema DAM. De acuerdo con el estudio de los sueldos de la Fundación DAM informó la media salarial para los gerentes de activos digitales es EE.UU. $ 82,198.
Estimación de todos los costos directos e indirectos relacionados con el proyecto le dará una idea clara de la verdadera TCO.
Armado con todo este conocimiento, usted será capaz de comparar proveedores en unas condiciones de igualdad y en última instancia, determinar qué solución es la mejor opción para su empresa.
Una solución DAM bien diseñada e implementada le permitirá aprovechar sus activos para aumentar la productividad y los ingresos y puede mejorar su ventaja competitiva al ofrecer un menor tiempo de lanzamiento al mercado de sus productos. No es momento de recibir ese proyecto DAM comenzó?
Título cortesía de alphaspirit (Shutterstock)
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Sobre el autor: Jeff Lawrence es un director compromiso con celeridad , una consultora de aceleración empresarial con sede en McLean, Virginia. Jeff es un visionario con 15 años de experiencia ofreciendo estrategia, evaluación, selección de la plataforma, en toda la empresa la aplicación de soluciones de medios digitales - específicamente relacionado con la búsqueda empresarial, el acceso unificado de información, gestión de contenidos, digital y gestión de medios sin fines de lucro para la educación, clientes de entretenimiento y medios de comunicación.
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