Ley 20/2015 del 29 de julio de Modificación de la Ley 10/2001 de 13 de julio de archivos y documentos (DOGC de 04 de agosto de 2015)
http://www.iustel.com/ 05/07/2015
La Ley 10/2001, de 13 de julio , de archivos y documentos, regula, en su título IV, el acceso a los documentos públicos y el ejercicio de este derecho. Asimismo, crea la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental, atribuyéndole amplias funciones sobre el acceso a la documentación. La Ley 19/2014, de 29 de diciembre , de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, ha pasado a regular y garantizar el derecho de acceso de las personas a la información y documentación públicas, en el marco de la Ley del Estado 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y deroga algunos preceptos de la Ley de archivos y documentos para evitar contradicciones o duplicidades normativas.
Concretamente, la Ley 19/2014 deroga una parte de la regulación sobre el acceso a los documentos públicos y suprime determinadas funciones de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental, tales como las relativas a informar acerca de las reclamaciones de personas y entidades por vulneración del derecho de acceso a los documentos y sobre derogaciones singulares de la normativa relativa al acceso a los documentos.
Este nuevo marco legal introducido por la legislación de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno hace necesario modificar la Ley 10/2001 para que se ajuste plenamente a ella. En este sentido, la disposición final segunda de la Ley 19/2014 establece que el Gobierno debe elaborar y presentar al Parlamento, en el plazo de seis meses a contar desde la publicación de la Ley en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, un proyecto de ley de modificación de la Ley de archivos y documentos, con el fin de adaptar su contenido al nuevo régimen de acceso a la información y documentación públicas.
Por consiguiente, es necesario modificar la Ley de archivos y documentos para adaptarla al nuevo marco legal de transparencia y acceso a la información pública. En primer lugar, dada la importancia que alcanzan los sistemas de gestión de los documentos públicos para garantizar la transparencia de acuerdo con la Ley 19/2014, se considera adecuado actualizar la definición de sistema de gestión documental y hacer referencia expresa a la gestión documental en varios artículos, así como establecer que, a partir de la entrada en vigor de la presente ley, la denominación de la Ley de archivos y documentos debe incluir la referencia a la gestión de documentos.
Asimismo, la Ley establece que corresponden a la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental tanto funciones de evaluación documental como de acceso a los documentos públicos, sin perjuicio de las funciones asignadas por la Ley 19/2014 a la Autoridad Catalana de Protección de Datos y a la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública. Se opta por mantener la función que ha desempeñado la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental de hacer constar el régimen general aplicable al acceso a los documentos en el momento de resolver las solicitudes de evaluación de documentos públicos y en las tablas de acceso y evaluación documental.
De acuerdo con la disposición adicional sexta de la Ley 19/2014, se introducen medidas de coordinación entre la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental, la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública y la Autoridad Catalana de Protección de Datos, para garantizar una aplicación homogénea, en sus respectivos ámbitos de actuación, de los principios y reglas sobre protección de datos personales y acceso a la información. En primer lugar, la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental debe tener representación de los otros dos organismos; la segunda medida consiste en la cooperación entre los tres organismos para establecer los criterios sobre la aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos públicos.
Finalmente, como medida de transparencia, se establece la obligación de los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña de hacer públicos los instrumentos de descripción documental que contienen información de interés público y que permiten la trazabilidad de la información y documentación que custodian, a través del portal de la transparencia y de la sede electrónica o sitio web del organismo titular del servicio de archivo y gestión documental. Los archivos también deben informar a los usuarios de los medios de impugnación y de los sistemas de garantía de que disponen si consideran vulnerado su derecho de acceso a la información pública.
Artículo 1. Modificación del artículo 2 de la Ley 10/2001
Se modifica la letra e del artículo 2 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que queda redactada del siguiente modo:
“e) Sistema de gestión documental: el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, cuya finalidad es controlar de forma eficiente y sistemática la creación, recepción, mantenimiento, uso, conservación y eliminación o transferencia de los documentos.”
Artículo 2. Modificación del artículo 5 de la Ley 10/2001
Se modifica el artículo 5 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que queda redactado del siguiente modo:
“Artículo 5. Promoción del uso de las tecnologías
“Las administraciones públicas deben promover de forma activa el uso de las tecnologías de la información y la comunicación para dotarse de un sistema de información común e interoperable que garantice que el tratamiento de la documentación, en todos sus aspectos de gestión documental, preservación y difusión de los documentos, cumpla la finalidad de ponerlos al alcance de los usuarios y de los ciudadanos.”
Artículo 3. Modificación del artículo 7 de la Ley 10/2001
Se modifica el apartado 1 del artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que queda redactado del siguiente modo:
“1. Todas las administraciones y entidades titulares de documentos públicos deben disponer de un único sistema de gestión documental que garantice el correcto tratamiento de los documentos en las fases activa, semiactiva e inactiva y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia.”
Artículo 4. Modificación del artículo 17 de la Ley 10/2001
Se modifican las letras e y f del apartado 1 del artículo 17 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que quedan redactadas del siguiente modo:
“e) Establecer programas de actuación archivística y gestión documental.
“f) Inspeccionar el cumplimiento de la normativa sobre archivos y gestión documental.”
Artículo 5. Modificación del artículo 18 de la Ley 10/2001
Se modifica el artículo 18 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que queda redactado del siguiente modo:
“Artículo 18. Consejo Nacional de Archivos y Gestión Documental
“1. El Consejo Nacional de Archivos y Gestión Documental es el órgano consultivo de la Administración de la Generalidad en materia de archivos y gestión documental. Su composición debe establecerse por reglamento, el cual debe disponer que, entre sus miembros, los haya representativos de los profesionales de los archivos, de la Administración de la Generalidad, de las administraciones locales, del ámbito de la investigación y de las entidades sociales y culturales del país.
“2. Son funciones del Consejo Nacional de Archivos y Gestión Documental:
“a) Proponer actuaciones e iniciativas en materia de archivos y gestión documental.
“b) Emitir informe sobre los proyectos de disposiciones generales en materia de archivos y gestión documental.
“c) Emitir informe sobre las normas técnicas básicas a las que deben adecuarse los sistemas de gestión documental de los archivos que forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña.
“d) Emitir informe previo a la incorporación de un archivo al Sistema de Archivos de Cataluña.
“e) Emitir informe previo a la inclusión de un documento en el patrimonio documental de Cataluña en aplicación del artículo 19.2.e de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán.
“f) Emitir informe previo a la aprobación del Mapa de archivos de Cataluña y de sus variaciones.
“g) Emitir informe sobre los programas globales de actuación archivística.
“h) Emitir informe sobre la memoria anual que debe elaborar el órgano que tiene asignadas las funciones del departamento competente en materia de cultura con relación al Sistema de Archivos de Cataluña.
“i) Hacer el seguimiento de la elaboración del Inventario del patrimonio documental de Cataluña, de acuerdo con lo establecido por el artículo 60 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán.
“j) Emitir informe sobre cualquier asunto relacionado con archivos y gestión documental que el director general competente en esta materia someta a su consideración.”
Artículo 6. Modificación del artículo 19 de la Ley 10/2001
Se modifica el artículo 19 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que queda redactado del siguiente modo:
“Artículo 19. Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental
“1. La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental es un órgano colegiado de carácter técnico, adscrito a la dirección general competente en materia de archivos y gestión documental. Su composición debe establecerse por reglamento, el cual debe disponer que, entre sus miembros, los haya designados por las entidades representativas de los profesionales de los archivos y de las administraciones locales; una persona representante de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública, y otra de la Autoridad Catalana de Protección de Datos.
“2. La Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental ejerce las siguientes funciones:
“a) Establecer criterios sobre la aplicación de la normativa que rige el acceso a los documentos públicos, en coordinación con la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública y la Autoridad Catalana de Protección de Datos, de acuerdo con lo establecido por la disposición adicional sexta de la Ley 19/2014.
“b) Elaborar las tablas de acceso y evaluación documental, elevarlas a la aprobación del consejero de Cultura y controlar su correcta aplicación.
“c) Resolver las solicitudes de evaluación de documentos públicos. La resolución de la Comisión debe hacer constar el régimen general aplicable al acceso a los documentos.
“d) Evaluar los documentos privados integrantes del patrimonio documental que no hayan sido declarados de interés nacional ni incluidos en el Catálogo del patrimonio cultural catalán, autorizando su eliminación, en su caso.”
Artículo 7. Modificación del artículo 22 de la Ley 10/2001
Se modifica el apartado 1 del artículo 22 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que queda redactado del siguiente modo:
“1. Los archivos integrados en el Sistema de Archivos de Cataluña deben tener personal técnico y cualificado suficiente en número para cubrir las necesidades del archivo y la gestión documental y para alcanzar los objetivos de la presente ley. Deben regularse por reglamento las titulaciones y la formación que debe tener el personal técnico de los archivos y las condiciones que ha de cumplir dicho personal. En todo caso, la dirección de los archivos debe ser ejercida por personas con titulación universitaria superior.”
Artículo 8. Modificación del artículo 34 de la Ley 10/2001
Se modifica el artículo 34 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que queda redactado del siguiente modo:
“Artículo 34. Acceso a los documentos públicos
“1. Las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos en los términos y con las condiciones que establecen la Ley 19/2014, de 29 de diciembre , de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y el resto de normativa de aplicación.
“2. Las administraciones públicas y los archivos integrantes del Sistema de Archivos de Cataluña han de dotarse de los recursos y medios técnicos necesarios para facilitar a los ciudadanos el ejercicio del derecho de acceso a los documentos.”
Artículo 9. Modificación del artículo 35 de la Ley 10/2001
Se modifica el artículo 35 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos, que queda redactado del siguiente modo:
“Artículo 35. Publicidad activa y transparencia
“1. Con el fin de que los usuarios puedan localizar e identificar los documentos y puedan acceder a ellos, los archivos del Sistema de Archivos de Cataluña deben cumplir las siguientes obligaciones de transparencia:
“a) Hacer públicos los instrumentos de descripción documental que permiten a investigadores y ciudadanos localizar la documentación de que disponen.
“b) Hacer público el registro de eliminación de documentos.
“c) Hacer públicas las limitaciones a la consulta de documentos custodiados e informar de la fecha en que dichos documentos son accesibles.
“d) Informar a los usuarios de su derecho a reclamar y de los procedimientos a seguir en el supuesto de denegarse su derecho de acceso.
“2. La información a que se refiere el apartado 1 debe poder ser consultada en el portal de la transparencia y en la sede electrónica o sitio web del organismo titular del servicio de archivo y gestión documental.”
Disposición adicional. Referencia al nombre de la Ley 10/2001
A partir de la entrada en vigor de la presente ley, la Ley 10/2001, de 13 de julio , de archivos y documentos, ha de ser citada como Ley de archivos y gestión de documentos.
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