GESTIÓN DE EMERGENCIAS Y PREPARACIÓN ANTE CATÁSTROFES: MANUAL DE PROTECCIÓN DE ARCHIVOS

RECURSO DEL MES (2025.1): GESTIÓN DE EMERGENCIAS Y PREPARACIÓN ANTE CATÁSTROFES: MANUAL DE PROTECCIÓN DE ARCHIVOS
https://www.ica.org/

París I 16 de abril de 2025

En esta edición del recurso en línea del mes, queremos destacar un manual creado por Margaret Crockett y Emilie Gagnet Leumas, titulado “Gestión de emergencias y preparación ante catástrofes: Manual de protección de archivos”, publicado en octubre de 2024.

¿Por qué lo hemos seleccionado?

La gestión de emergencias y la preparación ante desastres son fundamentales para la preservación de archivos y documentos históricos. Este manual fue desarrollado con el objetivo de ayudar a las instituciones archivísticas a planificar e implementar estrategias eficaces de mitigación, respuesta y recuperación ante desastres.

Fenómenos como incendios, inundaciones, actos vandálicos, plagas o ciberataques causan daños materiales considerables, afectando directamente la conservación del patrimonio documental. La destrucción puede tomar múltiples formas: desde la quema total hasta daños por humo o agua, pérdida de objetos debido al robo o vandalismo, y deterioro causado por moho o plagas. A su vez, los documentos digitales pueden corromperse o eliminarse por fallos tecnológicos, amenazas cibernéticas o errores humanos, volviéndolos inaccesibles. Incluso si los documentos se recuperan, su integridad y fiabilidad pueden verse comprometidas, afectando la memoria colectiva y la transparencia histórica.

La importancia de este manual radica en su enfoque práctico y completo, que ofrece directrices claras para la gestión de riesgos, la conformación de equipos de respuesta y la planificación de contingencias. En un mundo donde los riesgos derivados de desastres naturales y humanos son cada vez mayores, contar con una guía estructurada es esencial para garantizar la protección y recuperación de las colecciones archivísticas.

Portada del Manual para la protección de archivos

Como enfatizan las autoras,

El plan de desastres es, en sí mismo, un seguro. Protege activos irremplazables de formas que las pólizas de seguro monetarias no pueden.

Este principio subraya la necesidad de que toda institución archivística cuente con un sólido plan de gestión de emergencias.

¿Qué encontrará en este recurso?

El manual proporciona directrices detalladas para la creación e implementación de planes de gestión ante desastres, abordando todas las fases del ciclo de gestión de emergencias:

Mitigación: Estrategias para minimizar riesgos y prevenir desastres.

Preparación: Desarrollo de planes de respuesta y formación de equipos.

Respuesta: Acciones inmediatas para contener daños y proteger materiales archivísticos.

Recuperación: Procedimientos para restablecer operaciones y recuperar documentos afectados.

La gestión de riesgos implica identificar, evaluar y priorizar amenazas, seguida de la aplicación coordinada de recursos para minimizar o eliminar sus efectos negativos. Si bien no todos los desastres pueden prevenirse, el análisis de riesgos permite implementar medidas eficaces para reducir su probabilidad y mitigar sus consecuencias. La prevención busca eliminar completamente las amenazas cuando sea posible, como almacenar documentos en condiciones adecuadas para evitar daños ambientales. La mitigación, por su parte, pretende reducir el impacto de los desastres inevitables, por ejemplo, mediante el uso de cajas protectoras que retrasen el daño en caso de incendio. Estos esfuerzos son esenciales para garantizar la seguridad de las colecciones, proteger identidades y preservar la memoria institucional.

Además de ofrecer pautas prácticas para la mitigación, respuesta y recuperación, el manual destaca la importancia de la documentación y el aprendizaje continuo a partir de experiencias previas. Tras cualquier incidente, es crucial registrar los detalles de los daños, las acciones tomadas y los desafíos enfrentados, asegurando así la mejora continua y la no repetición de errores. Se recomienda llevar un diario de desastres, donde cada evento quede documentado, facilitando así la revisión y actualización de los planes de emergencia. Este enfoque no solo refuerza la resiliencia institucional, sino que también mejora la capacidad de los equipos para actuar de manera eficiente y coordinada en futuras emergencias.

Cronología de un desastre – Manual para la protección de archivos (p.5)

Asimismo, el manual incluye listas de verificación, formularios modelo y ejemplos prácticos para ayudar a las instituciones a adaptar el contenido a sus necesidades específicas.

El mensaje central del manual es claro: incluso incidentes pequeños, como una tubería con fugas, pueden derivar en la pérdida de documentos valiosos. Una respuesta rápida y eficaz es esencial para minimizar daños y costes.

Descubra el recurso aquí

Para acceder al manual completo y profundizar en los conocimientos sobre gestión de emergencias y preparación ante desastres aplicados a los archivos, consulte Gestión de emergencias y preparación ante catástrofes: Manual de protección de archivos.

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Curso “Introducción a la organización y gestión de archivos digitales para el ámbito laboral”

 

Curso sobre archivos digitales: Humanidades lanza nueva propuesta de formación profesional
https://solochaco.com/

La Facultad de Humanidades de la UNNE presenta una capacitación para el mundo laboral actual, destinada a quienes trabajan con documentos digitales y necesitan organizarlos, gestionarlos y preservarlos de forma segura y eficiente.

Se trata del curso “Introducción a la organización y gestión de archivos digitales para el ámbito laboral”, una propuesta de formación profesional orientada a brindar herramientas prácticas para el manejo documental digital en distintos contextos de trabajo.

Capacitación para diversos perfiles laborales

La propuesta está dirigida a empleados públicos y privados, monotributistas, trabajadores autónomos, gestores de microemprendimientos y cualquier persona interesada en adquirir competencias para optimizar la gestión de sus documentos digitales.

La iniciativa responde a una necesidad creciente en múltiples ámbitos: el tratamiento adecuado de documentos digitales es hoy una habilidad esencial para garantizar la trazabilidad, la autenticidad y la preservación de la información, tanto en organizaciones como en la vida cotidiana.

Modalidad, duración y enfoque

El curso tendrá una duración de cuatro semanas, con un total de 24 horas reloj, y se dictará en modalidad virtual, combinando instancias teóricas y prácticas. La propuesta tiene formato de taller, lo que permite partir de las experiencias reales de los participantes en sus propios entornos laborales y adaptar los contenidos a sus necesidades concretas.

Contenidos para el manejo documental

A lo largo del trayecto formativo, se abordarán temas como: Ciclo de vida de los documentos de archivo; Gestión de documentos nacidos digitales y digitalizados; Preservación digital; Introducción al uso de Repositorios Digitales Archivísticos Confiables (RDC-ARQ); y Autenticidad de los documentos en entornos digitales.

La capacitación estará a cargo de un equipo especializado, conformado por la Mgter. Fernanda Frasson Martendal como docente responsable, junto al Arch. Julio Ocampo y la Bib. y Arch. Milagros Petcoff Riquelme, en calidad de tutores.

Inscripción y costo

El curso es arancelado, con un costo de $19.000. 

Las inscripciones se encuentran abiertas y se realizan a través de formulario online.

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El rol del archivista y la IA

AGN: la inteligencia artificial redefine el rol del archivista para desarrollar nuevas competencias tecnológicas
https://www.gob.pe/

Este enfoque fue destacado en el inicio del ciclo de conferencias “Jueves Archivístico”, que organiza la Escuela Nacional de Archivística del AGN.

La inteligencia artificial (IA) no solo es una herramienta que revoluciona los procesos archivísticos, sino que también redefine el rol del archivista, impulsándolo a desarrollar nuevas competencias tecnológicas y a ser un garante ético en la preservación de la información. Esta nueva corriente tecnológica permite aprovechar las oportunidades para la innovación de la archivística y la gestión del conocimiento.

Este enfoque fue planteado por destacados especialistas durante la primera conferencia virtual del “Jueves Archivístico” denominado Los archivos y la inteligencia artificial: ¿nuevo desafío o la extinción?, organizado por la Escuela Nacional de Archivística (ENA), entidad educativa del Archivo General de la Nación.

El panel estuvo integrado por la Dra. Marlene Reyes y el Dr. Sergio Valcárcel, ambos expertos del ámbito tecnológico y archivístico, quienes compartieron su visión sobre el impacto de la digitalización, así como los desafíos y oportunidades que la IA plantea en la archivística y la gestión documental.

El director de la ENA, Santiago Tácunan Bonifacio, destacó la participación de los especialistas en el exitoso inicio del ciclo de conferencias. “Los expertos destacaron la necesidad de que se adopten herramientas tecnológicas que ofrecen las IA para optimizar los procesos de gestión documental, garantizando eficiencia y transparencia en la administración pública”, señaló.

Durante el evento, la Dra. Marlene Reyes subrayó que la digitalización en la administración pública ya no es una opción, sino una necesidad ineludible para garantizar eficiencia, transparencia y accesibilidad en la gestión administrativa bajo el Reglamento de la Ley del Gobierno Digital. Además, enfatizó en la importancia de realizar una transición adecuada hacia la digitalización legalmente válida.

“Se ha venido trabajando una digitalización sin valor legal, y ahí es donde entra a tallar la norma técnica peruana (NTP) 392.030-2:2015 que establece los resultados para el almacenamiento y producción de microformas; por ello, es que se debe hacer un traspaso adecuado con políticas claras”, mencionó.

Por su parte, el Dr. Sergio Valcárcel resaltó los avances en digitalización en el país. “En el 2021, el Estado peruano pudo digitalizar el 34 % de los documentos, pero al 2024 esta cifra subió al 72 %”, sostuvo. También abordó los modelos de gestión documental y su evolución de lo físico a lo biocibernético, indicando que “con la llegada de la IA muchos paradigmas cambiaron y entramos a una era más digital”.

El webinar concluyó con un llamado a las instituciones públicas y privadas a implementar estrategias claras para la digitalización de documentos, promoviendo la capacitación continua de los profesionales del sector. Este esfuerzo permitirá consolidar una gestión documental más eficiente, inclusiva y adaptada a los retos de la era digital.

Como parte de los anuncios destacados, se informó que la certificación del webinar será gratuita, facilitando a los participantes la obtención de este importante reconocimiento. Además, se anunció que el próximo tema del Jueves Archivístico será “Archivos y Transparencia: garantizando el Derecho de Acceso a la Información”.

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OpenAI actualizó la función de Proyecto

6 nuevas funciones de los proyectos ChatGPT que debes conocer

https://www.unite.ai/
Alex MacFarland

ChatGPT Projects acaba de recibir su actualización más importante desde su lanzamiento, y las implicaciones para la productividad son sustanciales. OpenAI actualizó la función de Proyecto, añadiendo varias herramientas importantes que deberían mejorar tu productividad al usar el chatbot. Para quienes usan Proyectos para organizar investigaciones, gestionar repositorios de código o coordinar trabajos creativos complejos, estas seis nuevas funciones revolucionan las posibilidades de la plataforma.

6 nuevas funciones de los proyectos ChatGPT

1. El modo voz llega a los proyectos

El Modo de Voz Avanzado de ChatGPT ya está disponible en Proyectos. Puedes hablar de tus archivos y chats anteriores con la IA por voz. No se trata solo de una función práctica, sino que transforma los flujos de trabajo móviles. Imagínate revisando informes trimestrales mientras caminas, intercambiando ideas sobre las características del producto durante el trayecto al trabajo o dictando documentación de código con las manos libres.

La implementación supera la transcripción básica. El modo de voz mantiene el contexto completo del proyecto, lo que significa que puedes consultar documentos específicos, conversaciones previas o instrucciones personalizadas de forma natural. Esta función es útil para generar ideas, revisar documentos o hacer preguntas sobre la marcha. La IA responde como si hubiera participado en todas las conversaciones del proyecto, porque, efectivamente, así ha sido.

2. Memoria mejorada que realmente recuerda

La actualización de memoria podría ser la incorporación más transformadora. Si eres usuario Plus o Pro, la memoria ahora puede consultar chats anteriores en tu proyecto para mantener las respuestas enfocadas y basadas en tus conversaciones previas. Esto crea una verdadera continuidad entre sesiones.

Considere un proyecto de marketing que abarca varias campañas. Antes, era necesario recordar a ChatGPT las decisiones sobre la voz de la marca, los conceptos rechazados o los cambios estratégicos en cada nuevo chat. Ahora, la IA conserva esta información institucional automáticamente. ChatGPT ahora utiliza sus conversaciones recientes para ofrecer respuestas más relevantes y personalizadas, ampliando esta capacidad específicamente dentro de los límites del proyecto.

3. Funcionalidad móvil completa

Ahora puede cargar archivos y cambiar de modelo directamente desde la aplicación móvil ChatGPT. Esto elimina la dependencia del ordenador que antes dificultaba el trabajo de campo. Los arquitectos pueden fotografiar las condiciones del terreno e integrarlas inmediatamente en sus proyectos de diseño. Los periodistas pueden subir transcripciones de entrevistas in situ. Los investigadores pueden capturar y analizar datos sin tener que volver a sus escritorios.

La capacidad de cambio de modelo en dispositivos móviles es particularmente notable. Los usuarios pueden alternar entre GPT-4o para razonamiento complejo y modelos más rápidos para consultas rápidas, optimizando la profundidad o la velocidad según las necesidades inmediatas, todo desde sus teléfonos. Esta flexibilidad se alinea con... mejores modelos de lenguaje grande Disponible en 2025, donde diferentes modelos sobresalen en diferentes tareas.

4. Controles de intercambio quirúrgico

Los proyectos ahora permiten generar un enlace único para compartir una sola conversación, sin exponer el resto de los archivos ni las instrucciones del proyecto. Este control granular resuelve un desafío persistente en el trabajo colaborativo de IA.

Los consultores pueden compartir análisis específicos con los clientes sin revelar metodologías propietarias. Los educadores pueden distribuir lecciones individuales mientras protegen currículos completos. Los equipos de desarrollo pueden mostrar funcionalidades sin exponer bases de código completas. El sistema de intercambio respeta tanto las necesidades de transparencia como las preocupaciones sobre propiedad intelectual, lo que lo hace ideal para Herramientas de colaboración de IA en escenarios profesionales.

5. Mayor capacidad e inteligencia de archivos

Puedes subir hasta 20 documentos por proyecto, pero el verdadero avance reside en cómo ChatGPT procesa estos archivos. El sistema ahora comprende mejor las relaciones entre documentos, realiza referencias cruzadas de información automáticamente y mantiene un registro de las jerarquías de archivos.

Al subir un archivo a un proyecto, este solo se aplicará al contexto de ese proyecto. Este aislamiento evita la fuga de datos entre proyectos y permite una integración profunda entre ellos. Los analistas financieros pueden cargar años de informes, sabiendo que ChatGPT sintetizará la información sin contaminar el trabajo de otros clientes. Esta capacidad rivaliza con la de los proyectos dedicados. Herramientas de IA para analistas de datos, pero dentro de la interfaz familiar de ChatGPT.

6. Instrucciones personalizadas a nivel de proyecto

Las instrucciones establecidas en su proyecto no interactuarán con ninguna conversación externa y prevalecerán sobre las instrucciones personalizadas establecidas en su cuenta de ChatGPT. Este sistema jerárquico permite una especialización sin precedentes.

Un redactor técnico puede configurar un proyecto para la documentación de API con requisitos de formato específicos, mientras que otro se centra en guías de usuario con necesidades de voz y estructura completamente diferentes. Cada proyecto se convierte en un asistente de IA especializado, optimizado para tareas específicas.

Los controles de privacidad abordan las preocupaciones de las empresas

OpenAI no usará la información de Proyectos para mejorar ChatGPT de forma predeterminada para los usuarios de Team, Enterprise y Edu. Los usuarios de Free, Plus y Pro deberán desactivar la opción "Mejorar el modelo para todos" para que sus datos no se usen para entrenar la IA.

Este modelo de privacidad escalonado reconoce las diferentes necesidades de los usuarios. Las empresas que gestionan datos confidenciales reciben protección automática, mientras que los usuarios individuales mantienen el control mediante la configuración. OpenAI afirma que los proyectos heredan la configuración de privacidad existente y que, si dicha configuración está desactivada, no se utilizan datos para entrenar modelos.

Las implicaciones estratégicas y la mirada hacia el futuro

Estas actualizaciones posicionan a los Proyectos de ChatGPT como algo más que una herramienta organizativa: crean espacios de trabajo de IA persistentes que aprenden y evolucionan con sus usuarios. La combinación de integración de voz, memoria contextual y controles granulares sugiere que OpenAI considera los Proyectos como una función fundamental para el futuro de ChatGPT, más que como una función secundaria.

Los proyectos se implementarán en ChatGPT Enterprise/Edu a principios del próximo año, lo que indica que la adopción institucional sigue siendo una prioridad. A medida que las organizaciones integran cada vez más la IA en sus flujos de trabajo principales, funciones como Proyectos se convierten en infraestructura esencial en lugar de simples añadidos. Esto se alinea con un enfoque más amplio. Tendencias de IA para 2025 mostrando cómo la IA pasa de ser herramientas experimentales a necesidades operativas.

El camino es claro: los proyectos de ChatGPT probablemente incorporarán funciones de colaboración en tiempo real, integraciones más profundas con terceros y, posiblemente, plantillas de proyecto para casos de uso comunes. Las actualizaciones actuales sientan las bases para estas expansiones, a la vez que atienden las necesidades inmediatas de los usuarios.

Para los profesionales que ya han invertido en proyectos de ChatGPT, estas funciones permiten enfoques completamente nuevos para el trabajo asistido por IA. La pregunta no es si adoptar estas funciones, sino con qué rapidez las organizaciones pueden reestructurar sus procesos para aprovecharlas al máximo.

A medida que proliferan las herramientas de IA, los proyectos ChatGPT demuestran que las plataformas ganadoras no serán las que tengan más funciones, sino las que mejor comprendan cómo funcionan realmente los humanos. Al centrarse en la continuidad, el contexto y el control, OpenAI ha creado algo cada vez más inusual en el ámbito de la IA: una herramienta que mejora la capacidad humana sin necesidad de que los humanos cambien radicalmente su forma de pensar.

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